自然資源檔案信息化之庫房自動化管理探索

張曄

摘? 要：管好、用好自然資源檔案，做好信息化工作，關系到自然資源管理工作長期、穩(wěn)定的發(fā)展。進行三維虛擬庫房建設，實現(xiàn)檔案庫房的自動化管理，對于提高自然資源檔案管理工作水平、加快自然資源檔案信息化工作進程具有非同尋常的意義。內蒙古自治區(qū)自然資源廳立足于檔案管理工作的實際，進行了三維虛擬庫房建設，以“構建數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化為一體的數(shù)字檔案”為主要目標，實現(xiàn)了“檔案管理虛擬化”“檔案利用便捷化”，推動了自然資源檔案信息化進程。

關鍵詞：自然資源檔案管理;三維虛擬庫房;遠程控制;在線管理

Abstract： Well manage and wisely use natural resources Archives and focus on informatization are related to the long-term and stable development of natural resources management. Developing a three-dimensional virtual warehouse and make the automated management of Archives warehouse come true is extremely meaningful for improving the management level of natural resources Archives and speeding up the process of natural resources Archives informatization. The Natural Resources Department of Inner Mongolian Autonomous Region proceeds the development of three-dimensional virtual warehouse based on the reality of Archives management， with the main goals of 'building digital Archives， which are digital， networked and intelligent'， the department has realized the 'virtualization of archive management' and 'convenience of using Archives'， as well as has promoted the progress of informatization of natural resources Archives.

Keywords： Natural resources Archives management; Three-dimensional virtual warehouse; Long-distance control; Online management

為進一步健全檔案工作機制，加強自然資源檔案的管理和利用，內蒙古自治區(qū)自然資源廳開展了三維虛擬庫房建設工作，實現(xiàn)了檔案庫房狀態(tài)遠程監(jiān)控、在線管理，提升了內蒙古自治區(qū)自然資源廳各級部門檔案管理工作能力。本文基于對內蒙古自治區(qū)自然資源廳三維虛擬庫房建設的必要性、主要內容以及應用效果三方面的分析，對自然資源檔案信息化管理進行了探索。

1 三維虛擬庫房建設的必要性

自然資源檔案作為土地、礦產利用情況的歷史記載，是自然資源合理規(guī)劃、利用的重要記錄，在自然資源規(guī)劃、生態(tài)文明、用途管制、空間治理、協(xié)同發(fā)展、科學施政等方面發(fā)揮重要作用。內蒙古自治區(qū)自然資源廳自然資源專業(yè)檔案類型繁多、數(shù)量龐大，其檔案管理工作具備一定的復雜性。防火、防水、防盜、溫濕度監(jiān)控、視頻監(jiān)控等信息不能在線顯示、遠程控制，檔案管理人員無法得知檔案庫房實時狀態(tài)，管理難度較大;檔案庫房巡查、密集架管理、檔案上下架、檔案數(shù)量統(tǒng)計等工作仍采用手動方式進行，效率低下的同時存在著安全隱患。因此，為更好地保護原始檔案資料、提高檔案管理人員工作效率、充分發(fā)揮自然資源檔案的利用效能，進行三維虛擬庫房建設十分必要，以實現(xiàn)檔案庫房的虛擬展現(xiàn)、遠程監(jiān)控、在線管理，提升自然資源檔案安全保障水平、智能化管理能力。[1]

2 三維虛擬庫房建設的主要內容

三維虛擬庫房建設內容主要包括：搭建集檔案庫房、密集架、檔案盒、庫房設備于一體的三維可視虛擬場景;與防火、防水、防盜、溫濕度監(jiān)控、視頻監(jiān)控等設備進行集成，對所監(jiān)控數(shù)據(jù)進行存儲、分析、顯示及輸出;實現(xiàn)密集架管理、檔案上下架、檔案數(shù)量統(tǒng)計、庫房信息展示、檔案信息瀏覽、檔案保管、檔案銷毀等在線管理功能。保證館藏資料的有序、安全、完整及快速識別、精確定位，打造可視化、虛擬化、智能化的檔案庫房。

3 應用效果

3.1 動態(tài)庫房虛擬展現(xiàn)。虛擬庫房采用三維技術，構建了與實體檔案庫房場景一致的虛擬空間，以三維空間圖形方式將檔案庫房和檔案裝備的實際狀態(tài)呈現(xiàn)在我們眼前，WebGL技術的應用實現(xiàn)了檔案庫房場景的虛擬現(xiàn)實，給人以實在的感受，直觀地表現(xiàn)了客觀世界的信息，提高了用戶對庫房空間的感知，明確了庫房空間位置信息，具有富交互性、高沉浸性、三維可視化等諸多優(yōu)點。同時，支持360度在庫房內進行巡走查看，可以模擬用戶對庫房內檔案裝備的操作，依據(jù)庫房實體檔案情況對數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)初始化及管理維護，如對庫房、排架、層、列等實體對象進行增、刪、改、查等操作;觸發(fā)密集架按鈕可打開、關閉密集架，觸發(fā)檔案盒能夠看到檔案盒內數(shù)據(jù)信息，并可進一步查看其中檔案內容;對實體檔案庫房動態(tài)進行模擬展示，包括檔案庫房庫存空間、溫度、濕度等信息的集中展示。三維虛擬庫房動態(tài)展示功能的實現(xiàn)，滿足了內蒙古自治區(qū)自然資源廳檔案管理工作的可視化、智能化需求。[2][3]

圖1? 三維虛擬庫房全景展示

3.2 庫房狀態(tài)遠程監(jiān)控

三維虛擬庫房實現(xiàn)了7×24小時對實體檔案庫房的遠程監(jiān)控。通過與庫房監(jiān)控設備的集成，庫房管理系統(tǒng)可記錄檔案實體在庫房的存儲狀態(tài)，形成庫房狀態(tài)記錄，可直接對防火、防水、防盜、溫濕度監(jiān)控、視頻監(jiān)控等信息進行實時呈現(xiàn)，實現(xiàn)對所監(jiān)控數(shù)據(jù)的存儲、分析、顯示及輸出功能。如溫濕度監(jiān)控管理，監(jiān)測的實時數(shù)據(jù)以圖形或表格方式顯示，包括各檔案庫房的庫內溫度、庫內濕度，庫外溫度、庫外濕度等數(shù)據(jù)，以及檔案庫房內空調、除濕機的運行狀態(tài);庫房溫濕度控制主要包括溫度調節(jié)、濕度調節(jié)、開關量等，歷史監(jiān)測數(shù)據(jù)以日志方式存儲，月度、季度、年度數(shù)據(jù)可隨時進行打印。當監(jiān)測數(shù)據(jù)出現(xiàn)“異常值”時，三維虛擬庫房管理系統(tǒng)會顯示報警信息，并通知預先設置的檔案管理人員進行網(wǎng)絡報警。三維虛擬庫房的遠程監(jiān)控功能，使得檔案管理人員可對庫房狀態(tài)進行實時了解，確保了檔案庫房環(huán)境安全可控，檔案實體安全存儲。[4][5]

3.3 實體庫房在線管理

內蒙古自治區(qū)自然資源廳三維虛擬庫房建設將庫房設備與檔案管理系統(tǒng)集成，在遠程動態(tài)展示庫房狀態(tài)的同時，具備密集架管理、檔案上下架、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案信息瀏覽、檔案保管、檔案銷毀等在線管理功能。

原來需要通過檔案管理人員手工操作完成的復雜流程，現(xiàn)在線操作即可進行實體聯(lián)動。檔案管理系統(tǒng)通過密集架中間件向密集架系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫插入指令，即可實現(xiàn)遠程打開和關閉指定的密集架的列、密集架燈光定位和通風;在檔案調整調架時，無需管理員到實體庫房對檔案柜、密集架進行逐一排查，尋找具有足夠空閑空間的檔案節(jié)，然后再將檔案遷移進去，也無需預先估算出剩余空間可以放置的檔案盒數(shù)量，三維虛擬庫房管理系統(tǒng)即可對庫房的各個細節(jié)進行直觀的反映和管理。當檔案組卷、裝盒完成進入庫房后，或者紙質地形圖打印完成放到密集架之后，系統(tǒng)即可記錄實體檔案的存放情況，檔案具體放在哪個柜架哪個節(jié)，是否已經被借出，并對庫房的各項指標進行統(tǒng)計，對庫房空間進行統(tǒng)計，統(tǒng)計密集架的利用率，在系統(tǒng)管理頁面上即可進行檔案上下架、調整、查檔、查看電子原文等操作;系統(tǒng)還可實現(xiàn)對檔案實體保管情況、銷毀情況的管理。當檔案丟失、損壞時，對具體情況進行登記、管理。當檔案需要鑒定銷毀時，對檔案銷毀情況進行登記和管理，在檔案著錄模塊中可以進行手動或自動的鑒定，對到期的自然資源檔案進行銷毀處理，將檔案條目轉入檔案銷毀庫進行管理;同時，系統(tǒng)可模擬進行庫房的巡查工作，減輕了檔案管理人員巡視工作壓力。三維立體庫房在線管理功能的實現(xiàn)，免去了檔案工作人員手動進行庫房日常作業(yè)的繁瑣工序，降低了時間、人力成本，大大提高了工作效率，使得自然資源檔案管理更加便捷化、自動化。

4 結語

綜上所述，內蒙古自治區(qū)自然資源廳三維虛擬庫房建設搭建了檔案庫房、密集架、檔案盒、庫房設備等可視的三維場景，創(chuàng)造出了一種可交互的虛擬環(huán)境，使用戶能夠在三維立體空間中有身臨其境的感覺，改變了以往單一的檔案管理模式，實現(xiàn)了館藏檔案的有序排列、安全存儲及快速識別、精確定位，實現(xiàn)了對檔案實體庫房的遠程監(jiān)控和在線管理。使自然資源檔案管理工作更加可視化、安全化、自動化，提升了內蒙古自治區(qū)自然資源廳檔案管理工作效率與智能化水平。

參考文獻：

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[3] 彭梅.云南省測繪檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（05）：11-12.

[4] 劉莉.檔案庫房環(huán)境智能化管理研究[J].機電兵船檔案，2017（04）：58-60.

[5] 張建波.提高檔案庫房安全 保護智能管理水平[J].城建檔案，2019（01）：87-88.

（作者單位：內蒙古自治區(qū)國土資源信息院 來稿日期：2020-06-17）