全局統(tǒng)籌、科學管理提高行政事務人員工作效率

谷紅明

[摘 要] 我國當下的事業(yè)單位正在不斷進行改革，為了適應新的發(fā)展形勢，必須做出相應調整，尤其是事業(yè)單位中的行政事務人員，要注重日常工作的管理方法與效率。這一點對于行政事務人員的個人能力有著較高的要求，也是整個事業(yè)單位發(fā)展的關鍵，想要做出創(chuàng)新、改革，就要從行政事務人員的日常工作入手，除了讓相關人員提高專業(yè)素質，還要有更科學的管理方法。

[關鍵詞] 行政事務人員；日常工作；管理方法

為了滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，行政事務人員的工作必須進行調整，要隨著時代的進步而做出改進，促使日常工作能更好地開展，提高整個事業(yè)單位的工作效率。當下的事業(yè)單位工作改進重心，應該放在工作效率、工作形式上，這就需要事業(yè)單位能夠對行政事務人員的能力進行提高。行政事務人員的日常工作是非常復雜、繁瑣的，除了要有較高的能力、素質外，最重要是切實的管理方法，這才是提升工作效率、質量的關鍵所在。

一、行政事務工作概述

1.行政事務工作核心

行政事務人員是指行政機關內，運用國家權力執(zhí)行公務實施社會事務的公共管理，或者完成自身內部事務管理的工作人員，所以是國家發(fā)展的重要組成部分，也是國家機關運轉的關鍵因素。行政事務人員在工作中，應該充分關心人民，以服務人民為工作重心，并且積極解決人民的問題，這樣才能發(fā)揮出事業(yè)單位的作用，也能推動國家的行政建設。當下的行政事務工作人員，在日常工作中應該做到國家政策與人民意識對接，并積極創(chuàng)新工作形式與方法，改善整體的工作效率與質量。

2.行政事務人員必備的知識與方法

在行政事務人員的日常工作中，要針對臺賬進行分類是事業(yè)單位工作中非常重要的部分之一，所以必須有效開展臺賬分類工作，首先要建立各類項目臺賬，具體包括房產臺賬、車輛管理臺賬、上級公文處理臺賬、日常水電項目臺賬等等，并且及時進行更新，從而減少因臺賬出現(xiàn)的問題。在處理臺賬的時候，為了能夠更加標準、規(guī)范，可以使用先進的計算機技術，來建立臺賬數(shù)據庫，利用這個方法進行分類管理，更不容易出錯。其次事業(yè)單位的參與、組織、協(xié)調、監(jiān)督等也都屬于行政事業(yè)人員的工作范疇，甚至是信息溝通、公務接待，因此要想做好這些重要工作，除了對自身的能力有著較高要求外，還要在工作中不斷總結經驗、創(chuàng)新工作方法、完善工作技巧等等，進一步提高自身綜合能力[1]。

3.行政事務人員領導工作任務的處理

在行政事務人員的日常工作中，上級領導會交予各種各樣的事務、任務以及會議舉辦等等，必須及時處理且按時完成，在開展過程中，行政事務人員必須按照上級領導的要求、意圖、計劃去安排會議。例如指揮會議車輛、安排話筒、大屏幕投影等等，這些內容都是行政事務人員的必備技能。在開展相應工作時，應該考慮周全、細心一些，精確好參與會議的人員、地點、時間，做好詳細的計劃、應急預案，保證會議的開展有條不紊。

二、行政事務人員在日常工作中應遵守的原則

1.強化主觀意識

在行政事務人員日常工作中，應該遵守盡職、盡責的工作要求，必須強化主觀意識、責任等，這樣才能做好相應工作，實現(xiàn)為人民服務的目標。作為國家機關的工作人員，最重要的是承擔責任并積極地解決問題，建立起良好的主觀意識、責任，是促進事業(yè)單位發(fā)展進步的關鍵。為了能夠讓人民與國家機關擁有良好的工作關系，必須有效監(jiān)督行政事務人員工作的進行，以此來提高工作效率，為事業(yè)單位發(fā)展奠定良好基礎[2]。

2.約束個人行為

作為國家機關的工作人員，行政事務人員在開展日常工作時，要嚴格約束自己，不能利用政府權力去為自己謀取私利，這樣會讓人民對事業(yè)單位產生不好的印象，從而影響事業(yè)單位的工作開展。那么在行政事務人員進行日常工作時，應該遵守相應的規(guī)章制度，并把為人民服務這一宗旨，放在首要的位置，另外行政事務人員還要認識到，自律不僅僅是在他人面前表現(xiàn)，也要在工作中嚴格遵守，必須正當行使自身的權力，不能出現(xiàn)違規(guī)、違法操作，以此來保證各項工作能夠正常開展。

3.提高工作效率

行政事務人員除了要有較高的專業(yè)素質外，還要有一定的應變能力，因為事業(yè)單位中的日常工作往往具有一定繁瑣性，應變能力強可以有效解決突發(fā)問題，并提高工作的靈活性。在日常工作中必須要合理安排工作，并加強個人隨機應變能力，這樣開展工作更有效率，在處理各種事務中，也會更加輕松自如。一般來說行政事務工作中，包括了處理電話接聽、指示傳達、來訪接待等工作內容，所以在工作安排上也要合理一些，以此來提高工作效率[3]。

三、行政事務人員在日常工作中管理方法

1.全局統(tǒng)籌法

為了能夠區(qū)分不同工作的重要程度，合理安排工作順序，行政事務人員必須統(tǒng)籌安排工作，合理實現(xiàn)工作的分工，讓日常工作可以有效地開展。在大部分日常工作中，都需要與其他部門一起合作，所以行政事務人員，應該及時與各部門負責人做好溝通，保證相應工作的開展與進行。除此之外行政事務人員，應當能夠同時進行多份工作，避免由于某一項工作滯后，導致其他工作受到影響，這樣也可以提高工作效率，促進事業(yè)單位的正常運轉。

2.科學管理法

科學化管理行政事務工作，就是把一切工作進行科學、合理的分工以及細化，讓這些工作中的每一個環(huán)節(jié)，都能做到有人管理、監(jiān)督、負責，這樣工作任務也能得到合理的分配?？茖W管理的方法，也有助于提高行政事務人員的責任心、事業(yè)心等等，會大大增加日常工作效率。不過想要實現(xiàn)科學化管理，必須嚴格抓住工作細節(jié)，讓行政事務日常工作能夠進行創(chuàng)新、改革，例如在部門的方案、計劃、目標等，都要遵循科學的原則，體現(xiàn)出科學之處，通過從細節(jié)上做出的改變，來實現(xiàn)行政事務工作的突破。

3.協(xié)調溝通法

行政事務人員在日常工作中，不但要協(xié)調和溝通上級與下級、本單位與外單位的聯(lián)系，還要對地方政府部分進行緊密溝通，所以行政事務人員，需要具有一定的溝通能力。在工作當中，要注意找準思路，有大局觀念，可以幫助領導做好關系的協(xié)調，而這些協(xié)調也會體現(xiàn)在行政事務人員工作中的方方面面。無論領導工作的聯(lián)絡接待，還是日常統(tǒng)籌的安排，都要做到親力親為，態(tài)度上要做到謙遜，語言溝通則要委婉，這樣才能做好協(xié)調工作，并保證與各部門之間的聯(lián)系[4]。

4.日志記錄法

為了保證瑣碎的行政事務工作，能夠有條不紊地進行，可以采用日志記錄的方式來處理大量的工作任務，如果不進行記錄，就會導致工作任務雜亂無章，甚至會出現(xiàn)錯漏，引起嚴重的后果。因此行政事務人員，應該運用日志記錄的方式來解決這個問題，而且通過記錄還能提高工作效率，處理日常工作事半功倍，隨著現(xiàn)代信息技術的應用，利用信息管理軟件就能實現(xiàn)這一目標。針對每日工作的情況、問題進行信息記錄，還有通訊錄、工作日志、待辦事項、日常安排等等，都可以通過及時錄入，來避免遺漏的情況出現(xiàn)。

5.追根究底法

針對上級領導交辦的特殊工作、事務，可以利用追根究底的方式來進行處理，這些特殊事務往往存在線索少、難度大等特點，而且上級領導在交辦工作時，未必會將整個事務的過程講述清楚，所以行政事務人員，就要通過追根究底對工作事務進行認真審查，詳細了解工作內容，將事務的前因、后果了解清楚后找到工作重點，這樣才能明白領導的指示，從而順利完成相關任務，不會出現(xiàn)背道而馳的情況。

行政事務人員在日常工作中的管理方法，仍然需要做出改變、創(chuàng)新，可以根據工作經驗，來進行適當?shù)目偨Y，從而增加更多有效的管理方法。除此之外要定期對工作人員進行培訓，以此來提高工作人員的個人能力，尤其是日常工作中的應變能力，能夠輕松面對事業(yè)單位的日常工作，才是行政事務人員該有的素質與態(tài)度。當下行政事務人員，必須在工作中繼續(xù)摸索，探究新的工作方法，提高工作效率與質量。

參考文獻：

[1]周躍連.淺談事業(yè)單位行政事務人員的職業(yè)道德和修養(yǎng)[J].改革與開放，2020（Z1）：41-42+52.

[2]李青.事業(yè)單位行政事務人員在日常工作中實用方法淺談[J].科技資訊，2018，16（32）：231-232.

[3]周金龍.淺談事業(yè)單位行政事務人員在日常工作中的實用方法[J].農業(yè)開發(fā)與裝備，2017（05）：53.

[4]張東生.事業(yè)單位行政事務人員日常事務處理技巧淺析[J].才智，2014（09）：299+303.

[作者單位]

鹽城市鹽都區(qū)社會福利有獎募捐委員會辦公室。