政務(wù)社交媒體文件歸檔管理初探

摘? 要：該文分析了政務(wù)社交媒體文件歸檔管理在收集政府機構(gòu)網(wǎng)上政務(wù)工作憑證、保存機構(gòu)乃至社會記憶、豐富補充檔案館藏資源等方面的重要意義，指出政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實踐面臨的重重困難與挑戰(zhàn)，進而從增強意識、促進合作、推進制度規(guī)范完善、技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新、加強人才隊伍建設(shè)等方面，提出政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的策略建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化? 社交媒體? 檔案管理? 電子政務(wù)

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）08（a）-0216-03

A Preliminary Study on the Archive Management of Social Media Files in Government Affairs

ZHONG Yisi

（Guangdong University of Finance & Economics， Guangzhou， Guangdong Province， 510320 China）

Abstract： This article analyzes the importance of the archives management of government social media files in collecting online government work vouchers for government agencies， preserving institutions and even social memories， and enriching the resources of supplementary archives. It points out the difficulties and difficulties faced by archives management practices in government social media Challenges， and then from the aspects of enhancing awareness， promoting cooperation， advancing system norms and perfection， technology research and development and innovation， and strengthening the construction of talent teams， etc.， put forward strategic suggestions for archive management of social media documents in government affairs.

Key Words： Archive informationization; Social media; Archive management; E-government

近年來，微博、微信、微視頻及手機APP客戶端等移動社交媒體逐漸被廣泛運用于電子政務(wù)工程建設(shè)之中。隨之，加強政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，成為檔案部門和檔案工作者面臨的新工作任務(wù)和挑戰(zhàn)。該文將從政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的意義、現(xiàn)狀及難點等入手，進行簡要分析，進而提出政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的策略建議。

1? 政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的意義

政務(wù)社交媒體文件是指在社交媒體平臺上，政府機構(gòu)發(fā)布的政務(wù)信息及網(wǎng)民公眾相關(guān)評論、轉(zhuǎn)發(fā)、傳播的各種形式信息及其元數(shù)據(jù)、背景信息等。政務(wù)社交媒體文件歸檔就是將具有保存價值的政務(wù)社交媒體文件經(jīng)系統(tǒng)整理、交由檔案部門保管保存的過程。政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，意味著政務(wù)社交媒體文件管理形態(tài)從無序分散過渡到有序保管[1]，對于收集政府機構(gòu)網(wǎng)上政務(wù)工作憑證、保存機構(gòu)乃至社會記憶、豐富補充檔案館藏資源具有重要意義。

1.1 政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，是收集保存政府機構(gòu)開展網(wǎng)上政務(wù)、履責(zé)履職憑據(jù)的重要舉措

政務(wù)社交媒體文件，記錄了政府機構(gòu)在社交媒體平臺上開展政務(wù)信息公開、收集民意、服務(wù)群眾的履職情況，是政府機構(gòu)利用新媒體開展政策宣傳、政務(wù)服務(wù)的原始性記錄。政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，將政府機構(gòu)開展網(wǎng)上政務(wù)、履責(zé)履職的過程客觀、真實、完整地記錄下來，將成為日后查考、研究和處理相關(guān)問題的依憑，認定網(wǎng)上政務(wù)辦理過程中法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)。

1.2 政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，有助完整保存機構(gòu)歷史乃至社會記憶

政務(wù)社交媒體文件中不乏政府機構(gòu)發(fā)布重要活動和政策法規(guī)的信息，這些生動記錄了機構(gòu)的運行痕跡、歷史沿革，也反映了國家在某一方面政策方針的變化發(fā)展，是政府機構(gòu)乃至國家社會發(fā)展的客觀歷史記憶;同時，政務(wù)社交媒體文件中還有網(wǎng)民公眾評論、反饋的意見建議，既反映了“官方思想”，又體現(xiàn)了“民間思維”，是豐富全面的社會記憶。政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，有助于及時完整地保存這些豐富生動的國家社會記憶，為歷史研究提供寶貴材料。

1.3 政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，有助于完善館藏結(jié)構(gòu)、豐富館藏內(nèi)容

目前，我國各級國家綜合性檔案館的館藏結(jié)構(gòu)中，以政府機構(gòu)的公務(wù)文書為主，且檔案載體以紙質(zhì)為多，非官方的非公務(wù)活動的館藏來源少，社會化、平民化程度仍然不能滿足社會與民眾的需要[2]。政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，正好可以彌補這種情況：政務(wù)社交媒體文件不僅記錄“官方記憶”，而且反映了民眾思想，且表現(xiàn)形式多樣，語言特點更為輕松活潑，以不同于常見公文文書的特別方式，形象生動地記錄歷史事件、社會變遷，是對國家、社會歷史記憶的有效補充。將社交媒體文件納入檔案館藏的范圍，有助于建立起更加豐富多彩、親近民眾的館藏結(jié)構(gòu)。

2? 政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的現(xiàn)狀及難點

作為新興產(chǎn)物，政務(wù)社交媒體文件歸檔管理工作的相關(guān)實踐較少，存在不少難點與挑戰(zhàn)。

2.1 政務(wù)社交媒體文件歸檔意識有待增強

政務(wù)社交媒體近年才逐漸興起，因而相關(guān)人員對歸檔管理的關(guān)注度不高，歸檔意識有待增強：在管理流程的前端，負責(zé)信息發(fā)布的政府機構(gòu)人員往往兼職較多，在社交媒體宣傳工作中更加重視發(fā)布信息的及時性與輿情搜集，對后期歸檔管理的重要性認識相對欠缺，缺乏主動歸檔意識;在管理流程的后臺，社交媒體平臺運營商作為商業(yè)公司，以盈利為主要目的，對長久保存社交媒體信息的后期考慮不足，主動進行歸檔、保存社交媒體文件的動力不強。而國家綜合檔案館、圖書館等文化部門雖已開始意識到政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的重要性，但仍缺少實質(zhì)性的、可推廣的實踐和經(jīng)驗。

2.2 政務(wù)社交媒體文件歸檔主體協(xié)同合作有待加強

政務(wù)社交媒體文件在生成、流轉(zhuǎn)、保存的過程中，涉及多方主體：政府機構(gòu)、網(wǎng)民公眾是政務(wù)社交媒體文件信息的生成者，社交媒體平臺是信息數(shù)據(jù)的實際占有者，政府機構(gòu)是政務(wù)社交媒體文件信息的所有者。同時，國家綜合檔案館、圖書館等文化部門對政務(wù)社交媒體文件歸檔保存也開展了少數(shù)實踐探索。因此，在政務(wù)社交媒體文件歸檔管理過程中，各方主體的職責(zé)權(quán)限有待明確，管理流程對接、協(xié)同合作有待加強。

2.3 政務(wù)社交媒體文件歸檔制度規(guī)范及標(biāo)準有待完善

目前我國在社交媒體文件歸檔方面的政策法規(guī)相對匱乏。國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，“要研究制定重要網(wǎng)頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法”，但對于社交媒體文件的歸檔管理至今尚未出臺具體文件。各地各部門政務(wù)社交媒體歸檔的工作仍屬于自行探索的階段，缺乏強制性的規(guī)定。在具體操作上，也缺乏相關(guān)的標(biāo)準指引，已經(jīng)開始的社交媒體文件歸檔探索實踐中，其歸檔時間、歸檔內(nèi)容、歸檔方式、保存格式等不盡相同，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。

2.4 政務(wù)社交媒體文件歸檔亟需技術(shù)支持及保障

與產(chǎn)生于OA辦公系統(tǒng)的傳統(tǒng)電子文件相比，政務(wù)社交媒體文件既包括文字、圖片、聲音、視頻等常見文件形式，也包括鏈接、碎片式記錄等信息類型;既有政府機構(gòu)通過社交媒體發(fā)布的原始政務(wù)信息，也有網(wǎng)民公眾互動產(chǎn)生的聊天記錄、轉(zhuǎn)發(fā)評論等，還有平臺管理產(chǎn)生的管理日志、元數(shù)據(jù)等信息。社交媒體文件類型豐富多樣，來源廣泛，且信息內(nèi)容動態(tài)變化顯著，導(dǎo)致對其進行收集、歸檔管理的技術(shù)難度更大。大量動態(tài)產(chǎn)生的文件信息如果一一保存，必將耗費大量的時間、人力、物力，占據(jù)大量的存儲空間;如果不保存，又將使語境信息不完整，會喪失部分重要的背景信息及元數(shù)據(jù)。同時，由于評論、轉(zhuǎn)發(fā)等信息與政府機構(gòu)原始發(fā)布信息的時間會存在延遲，如何選擇歸檔時間節(jié)點、保證歸檔社交媒體文件的完整性也是一個難點。

3? 政務(wù)社交媒體歸檔管理的策略

在新媒體迅猛發(fā)展的新環(huán)境下，檔案部門與檔案人員應(yīng)迎難而上，增強意識、促進合作，推進制度規(guī)范完善、技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新、加強人才隊伍建設(shè)，積極推進政務(wù)社交媒體文件歸檔管理工作，使政府機構(gòu)、國家、社會的珍貴記憶得以真實、完整、有效地保存下來。

3.1 增強意識，促進政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐中各方團結(jié)協(xié)作

檔案部門應(yīng)強化“存檔留史”的歷史責(zé)任感與歷史使命感，充分意識到政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的重要意義，重視推進政務(wù)社交媒體文件歸檔管理工作，主動承擔(dān)起政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實踐中規(guī)劃者、引導(dǎo)者、協(xié)調(diào)者的職責(zé)，充分發(fā)揮自身在電子文件、信息資源長久保管保存實踐中的經(jīng)驗與優(yōu)勢，保持并加強以往接收各級各部門政府機構(gòu)檔案時建立的渠道與聯(lián)系，積極組織、參與政務(wù)社交媒體文件歸檔工作的頂層設(shè)計、實施實踐、規(guī)范協(xié)調(diào)工作;同時積極宣傳、引導(dǎo)社會各界增強社交媒體文件歸檔意識，調(diào)動政務(wù)社交媒體管理過程中的各方主體的積極性，規(guī)范歸檔管理過程中各方的主體職權(quán)、權(quán)限的劃分，嚴格約束各方的職責(zé)與義務(wù)，及時為政府機構(gòu)參與政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐提供指導(dǎo)建議、給予幫助，推進社交媒體平臺、第三方機構(gòu)為政務(wù)社交媒體文件歸檔提供技術(shù)支持，使各方緊密配合、團結(jié)合作，共同推進政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實踐。

3.2 善于學(xué)習(xí)，借鑒外國社交媒體文件歸檔管理的成功經(jīng)驗

目前，美國、英國、澳大利亞等國家在政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實踐方面已取得不少成果：一方面，通過歸檔行為保管了一定數(shù)量的社交媒體信息，為社會、組織與個人留存開展活動的證據(jù)與記憶材料，形成具有豐富價值的信息資源庫，例如，英國國家檔案館從2011年啟動針對社交媒體歸檔的兩年期項目，以Twitter與You Tube為平臺，以英國核心政府機構(gòu)為收集對象，以賬戶為單位，使用自主開發(fā)的、用于捕獲與提供利用社交媒體內(nèi)容的自動化工具收集信息;并于2014年發(fā)布了第一批可在線利用的社交媒體檔案，包括內(nèi)閣辦公室、英國政府、國防部等51個政府機構(gòu)Twitter賬戶發(fā)布的信息、2012年奧運會與殘奧會7類主題信息、38類政府機構(gòu)及兩個2012奧運會與殘奧會的視頻庫;另一方面，由此形成了一系列政策、指南與經(jīng)驗報告，用于指導(dǎo)政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實踐，例如，NARA基于十?dāng)?shù)個聯(lián)邦機構(gòu)的社交媒體歸檔實踐經(jīng)驗所發(fā)布的《社交媒體白皮書》，從政策、方法、工具與注意事項上提供了諸多可借鑒之處[3]。我們應(yīng)善于學(xué)習(xí)、吸收國外政務(wù)社交媒體文件歸檔管理行為實踐及相關(guān)制度規(guī)范的成功經(jīng)驗，結(jié)合國內(nèi)相關(guān)實踐中的具體情況，積極探索，走出一條符合我國國情的政務(wù)社交媒體文件歸檔管理之路。

3.3 注重規(guī)范，推進社交媒體文件管理制度規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準的制定

隨著近期《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》的頒布實施，網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)即將全面鋪開，政務(wù)社交媒體管理相關(guān)制度規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準的制定需求更加迫在眉睫。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的出臺，為推進社交媒體文件制度規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準的制定提出總體目標(biāo)與方向。檔案部門應(yīng)加強、引導(dǎo)相關(guān)的理論研究，吸收國內(nèi)外實踐經(jīng)驗，參考國外已有的政策、指南與制度規(guī)范，借鑒以往普通電子文件管理的經(jīng)驗，加快推進制度規(guī)范建設(shè)，一方面形成政務(wù)社交媒體文件管理的頂層設(shè)計與法律法規(guī)，另一方面將政務(wù)社交媒體文件管理制度詳細化、具體化，落實到每一工作環(huán)節(jié)，建立起詳細具體、可操作性強的技術(shù)標(biāo)準，進而形成從宏觀到微觀全面指導(dǎo)的制度標(biāo)準規(guī)范體系，使政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實踐有法可依、有章可循。

3.4 強化研究，推進技術(shù)集成與創(chuàng)新應(yīng)用

政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實踐，要最終落地實施，最為重要的是要有技術(shù)的支撐與保障。檔案部門應(yīng)加強引導(dǎo)，鼓勵指導(dǎo)科學(xué)研究與技術(shù)創(chuàng)新，同時與圖書館、第三方技術(shù)機構(gòu)等開展合作，一方面將網(wǎng)絡(luò)爬蟲、Web抓取工具、API集成等現(xiàn)有較為成熟的技術(shù)手段集成、應(yīng)用到政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實踐中;另一方面關(guān)注信息技術(shù)更新與新媒體環(huán)境變化，與時俱進，不斷研發(fā)新技術(shù)、新工具，使得政務(wù)社交媒體文件歸檔管理工作在技術(shù)上得以實現(xiàn)，不僅可以對政務(wù)社交媒體文件的內(nèi)容進行有效識別，還可以進行批量捕獲，使政務(wù)社交媒體文件歸檔能夠順利進行、政務(wù)社交媒體文件資源得以長遠有效保存、并滿足進一步提供信息開發(fā)與利用的需求，實現(xiàn)“收得進、保得住、用得上、交得出”的電子文件管理要求。

3.5 加強教育，推進相關(guān)人才隊伍建設(shè)

政務(wù)社交媒體文件歸檔管理畢竟是檔案工作中的新興領(lǐng)域，相關(guān)實踐探索無異于“摸著石頭過河”，檔案人員要參與其中，不僅需要具備強烈的責(zé)任感和歸檔意識，更加需要有足夠的知識儲備和技術(shù)技能，才能順利承擔(dān)起這項新的工作。因此，檔案部門要應(yīng)注重人才培養(yǎng)，重視檔案人員隊伍建設(shè)，優(yōu)化檔案人員知識結(jié)構(gòu)、更新知識技能儲備：一方面加大對在崗檔案人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)力度，提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，特別是加強對社交媒體、信息開發(fā)、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等社交媒體文件歸檔管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，不斷增強其參與政務(wù)社交媒體歸檔工作的意識，提高其完成相關(guān)工作技能;另一方面，在檔案學(xué)專業(yè)教育中，加強對社交媒體文件管理方面的知識傳授、科學(xué)研究，使檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生具備相關(guān)知識技能，日后走上工作崗位時能快速勝任相關(guān)工作，為社交媒體文件歸檔管理工作輸送人才。

4? 結(jié)語

作為政府機構(gòu)和社會歷史記憶的守護者，檔案部門和檔案人員應(yīng)積極探索，克服政務(wù)社交媒體文件歸檔管理工作中的難點與挑戰(zhàn)，不斷推進，使新媒體環(huán)境下的歷史和記憶能夠長遠保存與流傳。

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