新時(shí)期城市管理檔案數(shù)字化策略探析

蘇兆貝

摘 要：城市管理工作中，檔案管理在信息化發(fā)展的影響下突破了以往傳統(tǒng)工作模式，逐步向現(xiàn)代化和數(shù)字化推進(jìn)，使得檔案管理更加高效、便捷，推動(dòng)城市管理檔案數(shù)字化成為城市發(fā)展的主要工作內(nèi)容之一，但是其中存在的問題也不容忽視。本文從城市管理檔案的作用入手，探究新時(shí)期城市管理檔案數(shù)字化的意義，分析其中出現(xiàn)的問題并提出針對性解決措施，為進(jìn)一步提高城市檔案管理工作效率、推動(dòng)城市健康可持續(xù)發(fā)展提供資料參考。

關(guān)鍵詞：城市管理;檔案管理;數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 20-0-03

在城市管理這一巨大工程之中，檔案管理是其中極為關(guān)鍵的內(nèi)容之一，城市檔案是對城市發(fā)展過程以及歷史的一種記錄，不僅具有極強(qiáng)的歷史意義，且對于城市發(fā)展有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)作用，因此推動(dòng)城市管理檔案工作向現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展具有很強(qiáng)的必要性。城市化建設(shè)步伐的加快讓相關(guān)檔案信息爆發(fā)式增長，只有利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷提升檔案管理有效性，推動(dòng)其向數(shù)字化、現(xiàn)代化發(fā)展才有可能轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人力管理模式，實(shí)現(xiàn)智能化管理，進(jìn)而提升檔案儲(chǔ)存和管理的準(zhǔn)確性。而對于其中存在的一些問題，相關(guān)部門以及人員必須積極探索有效解決途徑，進(jìn)一步推動(dòng)城市管理檔案數(shù)字化，使檔案管理更加符合新時(shí)代要求。

一、城市管理檔案的作用

（一）為城市發(fā)展方向的規(guī)劃提供指導(dǎo)

城市管理檔案并不單純是對于城市發(fā)展進(jìn)程的記錄，更是對城市發(fā)展水平的評判標(biāo)準(zhǔn)，其中既包括城市管理水平也包括城市文明程度。不僅對于城市規(guī)劃有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義，同時(shí)也全面、完整地記錄了規(guī)劃成效以及在發(fā)展過程中存在的問題。對于城市管理者來說，城市管理檔案具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，可以在對城市發(fā)展進(jìn)程進(jìn)行規(guī)劃時(shí)借鑒以往建設(shè)過程中的有用經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也可以防止出現(xiàn)既往重復(fù)性錯(cuò)誤，在很大程度上提升城市發(fā)展和規(guī)劃方向的正確性。城市管理檔案記錄了城市規(guī)模的變化、現(xiàn)代化水平的提升，也是城市不斷向前發(fā)展必須具備的數(shù)據(jù)依據(jù)，對于城市管理者制定發(fā)展方向提供科學(xué)指導(dǎo)[1]。

（二）為政府部門執(zhí)法提供依據(jù)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提高，人們的思想觀念有了極大改變，法律認(rèn)知不斷提升，人們對于法律的認(rèn)同感和運(yùn)用法律自衛(wèi)的能力也隨之提高。城市管理檔案是對于城市發(fā)展進(jìn)程的全面、準(zhǔn)確記錄，是政府部門執(zhí)法工作最重要的證據(jù)和依據(jù)之一[2]。城市管理者對于城市管理檔案有了更強(qiáng)的重視程度，相關(guān)部門也對于其展開了針對性的管理工作。在城市管理過程中，城市管理檔案的有效使用可以為政府部門執(zhí)法提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐和資料參考，在很大程度上減輕相關(guān)人員工作量，推動(dòng)城市健康有序發(fā)展。

二、新時(shí)期城市管理檔案數(shù)字化的意義

（一）推動(dòng)城市發(fā)展

城市發(fā)展進(jìn)程伴隨著大量的檔案信息，特別是在我國城市化發(fā)展進(jìn)程加快這一背景下，其中所涉及的海量信息更是數(shù)不勝數(shù)，此時(shí)城市管理部門若仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行相關(guān)工作將會(huì)出現(xiàn)檔案管理有效性與城市發(fā)展步伐不相適的情況，進(jìn)而在很大程度上阻礙城市向前發(fā)展。不僅如此，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理還限制了部門間信息的交流和溝通，使檔案作用受限，且海量數(shù)據(jù)資源將為管理人員帶來極大工作壓力。因此，新時(shí)期推動(dòng)城市管理檔案數(shù)字化是對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的突破，是推動(dòng)城市有序健康發(fā)展的必然要求。

（二）提升工作效率

城市管理涉及城市發(fā)展的方方面面，集中包括園林建設(shè)、建筑施工、環(huán)衛(wèi)工作等等，涉及內(nèi)容極多，因此檔案信息十分繁雜，若仍沿用傳統(tǒng)人工紙質(zhì)管理，則工作效率極低。此時(shí)若采用數(shù)字化管理模式將為城市管理提供新的思路，在促進(jìn)城市管理工作高效、科學(xué)的基礎(chǔ)上提升城市服務(wù)性能，推動(dòng)城市管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展[3]。實(shí)現(xiàn)城市的后續(xù)發(fā)展需要對過去的發(fā)展模式進(jìn)行對比和總結(jié)，吸收可用經(jīng)驗(yàn)，解決既存問題，為后續(xù)的進(jìn)一步優(yōu)化和完善提供參考。檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)既可以實(shí)現(xiàn)檔案分類和管理的合理有序，還能更清晰地指明信息中存在的問題和突出優(yōu)勢，推動(dòng)城市進(jìn)一步發(fā)展，極大提高檔案工作的有效性。

（三）加強(qiáng)檔案共享有效率

在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式下，城市管理檔案僅存在于相關(guān)部門檔案室里，面對的群體范圍極小，這就造成信息共享的缺失，極大浪費(fèi)檔案信息資源。檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)可以利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，將城市檔案信息的價(jià)值最大限度發(fā)揮。我國在檔案信息社會(huì)共享方面已經(jīng)有了較大發(fā)展，而檔案信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)將進(jìn)一步推動(dòng)檔案共享發(fā)展，為城市建設(shè)管理提供必要支撐。

三、新時(shí)期城市管理檔案數(shù)字化存在的問題

（一）對于數(shù)字化管理重視度不高

檔案管理工作與同部門其他工作而言仍較為邊緣，這主要是因?yàn)闄n案管理無法為部門或城市發(fā)展帶來即時(shí)的經(jīng)濟(jì)利益，致使部分人員認(rèn)為檔案信息管理并不重要，因此對于檔案儲(chǔ)存環(huán)境、檔案數(shù)字化的重視程度并不高，管理人員的工作理念也相對滯后，所有的這一切都對檔案管理向數(shù)字化的進(jìn)一步發(fā)展造成了阻礙[4]。以園林建設(shè)檔案管理為例，園林部門在實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化方面一般而言較為落后，這與園林單位人員管理意識(shí)有關(guān)，認(rèn)為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理就已經(jīng)可以滿足城市園林相關(guān)工作發(fā)展需求，檔案管理數(shù)字化建設(shè)可有可無，另外，數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要足夠的資金投入，這就為本就資金投入相對短缺的園林建設(shè)部門更加捉襟見肘，因此大范圍數(shù)字化檔案管理在園林部門遲遲無法實(shí)現(xiàn)。

（二）資金投入不足

城市管理離不開充足的資金支持，資金來源主要來自財(cái)政撥款，而經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不平衡使得各地方在財(cái)政撥款方面有較大差異，對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較高、規(guī)模較大的地區(qū)來說財(cái)政撥款相對更加充足，而相對應(yīng)的城市管理檔案發(fā)展速度也更快，但是相對發(fā)展較慢的地區(qū)也可能因?yàn)閾芸钕鄬Χ倘敝率箼n案管理數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢。除必要的系統(tǒng)和平臺(tái)之外，數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)還需要計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的支撐，資金的短缺將直接造成設(shè)備完善度受損，必要的技術(shù)手段和管理方法無法獲得，數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)也會(huì)因此受到影響。以環(huán)衛(wèi)部門檔案管理為例，人力以及物力投入的不足在環(huán)衛(wèi)部門較為突出，而受到傳統(tǒng)管理思想的限制，許多環(huán)衛(wèi)部門并不將預(yù)算資金投入至實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)換中，必要的現(xiàn)代化設(shè)備嚴(yán)重不足，甚至部分地區(qū)連最基礎(chǔ)的檔案防護(hù)設(shè)備都呈現(xiàn)缺乏狀態(tài)[5]。不僅如此，部分園林檔案管理信息化程度不高，相關(guān)軟件并未實(shí)現(xiàn)必要的更新升級(jí)，這使得工作有效率無法得到明顯提升，園林檔案管理工作無法得到有效保障。

（三）檔案管理人員水平有待提升

現(xiàn)代化背景下，檔案管理對于人才的要求更加嚴(yán)格，不僅需要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要具備一定的信息化水平，但是在實(shí)際檔案管理人員招聘過程中，相關(guān)部門并未設(shè)定與之相符的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對于檔案管理專業(yè)知識(shí)的要求并不高，因此在城市管理檔案工作中存在大量非檔案管理專業(yè)的人員，有些人員甚至并未達(dá)到所需要的學(xué)歷水平[6]。不僅如此，部分地區(qū)以及部門對于人員的在職培訓(xùn)并不重視，檔案管理人員的水平無法得到持續(xù)提升，在管理技能以及實(shí)踐操作方面逐漸顯示出不足之處，而對于現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握能力更是無法達(dá)到行業(yè)要求，對于城市管理檔案數(shù)字化發(fā)展造成極大阻礙。

（四）信息管理安全性不強(qiáng)

數(shù)字化、信息化的檔案管理在極大程度上提升了工作效率，減輕了人員工作壓力，但是其中存在的安全問題也愈發(fā)突出，需要相關(guān)人員予以充分重視和解決。對于電子檔案來說，若生成過程中的任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都可能造成文檔受損，另外，與紙質(zhì)檔案相比，電子數(shù)據(jù)更易更改和復(fù)制，刪除的可能性也更大，且網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒也給城市管理檔案帶來安全威脅[7]。這些問題在信息化愈發(fā)普及的今天更加突出，而相關(guān)工作人員也可能因?yàn)樨?zé)任感缺乏或操作技術(shù)不到位造成文件的損壞、備份和存檔的缺失等。

四、推動(dòng)城市管理檔案數(shù)字化的措施

（一）提升重視程度

城市管理涉及的城市建設(shè)、城市園林綠化以及環(huán)衛(wèi)管理等都會(huì)存在大量需要及時(shí)處理的檔案文件，數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)將極大提升檔案管理工作效率，提升對于城市管理檔案數(shù)字化的重視程度成為推動(dòng)城市健康穩(wěn)定發(fā)展的必要前提之一。對于檔案管理重視度的提高就要求管理者給予充足的物質(zhì)和人力支持，除配備基礎(chǔ)設(shè)施之外，還需要加強(qiáng)對于管理平臺(tái)的構(gòu)建，加強(qiáng)對于信息化綜合型人才的引入，重視培訓(xùn)工作[8]。對于城市建設(shè)單位而言，部門管理者對于檔案數(shù)字化建設(shè)重視度的提升將為后續(xù)工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)，同時(shí)也將促進(jìn)城建部門人員工作理念和管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變，使得城市建設(shè)檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，推動(dòng)城市建設(shè)順利開展。

（二）加大資金投入力度

充足的資金投入是促進(jìn)城市管理檔案數(shù)字化的必要支撐和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，為該工作提供必要的計(jì)算機(jī)以及其他相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)備。因此，在推動(dòng)城市發(fā)展的過程中，相關(guān)政府部門必須加大必要的資金投入，將城市管理細(xì)化到城市建設(shè)、園林綠化以及環(huán)衛(wèi)管理等各項(xiàng)工作中，通過資金投入引入高新設(shè)備和高素質(zhì)人才，推動(dòng)系統(tǒng)研發(fā)和保障工作的順利開展[9]。資金投入除了在加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面有極大作用外，還會(huì)完善系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)并不斷進(jìn)行更新和優(yōu)化，為城市管理工作的有序進(jìn)行提供內(nèi)在動(dòng)力，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，將城市管理檔案的作用充分發(fā)揮。

（三）提升人員綜合素質(zhì)

新的時(shí)代背景為城市管理檔案工作人員提出了新的要求，相關(guān)部門必須在時(shí)代發(fā)展要求之下加強(qiáng)對于人員的招聘和培訓(xùn)，使之適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展需求，打造一支檔案管理能力和數(shù)字化信息水平俱佳的高素質(zhì)管理隊(duì)伍[10]。而相關(guān)人員也應(yīng)該主動(dòng)迎接信息化帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，積極提升自身檔案管理技能和信息化管理能力，在立足本部門工作實(shí)際的基礎(chǔ)上不斷以最新最科學(xué)的管理理念融入工作之中，積極學(xué)習(xí)數(shù)字化相關(guān)專業(yè)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提升。就環(huán)衛(wèi)部門而言，負(fù)責(zé)環(huán)衛(wèi)檔案管理的人員綜合素質(zhì)偏低，提升人員能力和素質(zhì)成為部門發(fā)展必然，部門可制定更加完善合理的檔案管理制度，為人員提供晉升的途徑，鼓勵(lì)人員不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，提升職業(yè)技能、更新管理理念，通過管理方式的創(chuàng)新推動(dòng)數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)[11]。另外，部門要提升準(zhǔn)入門檻、制定福利制度、重視定期培訓(xùn)，多途徑提升檔案人員素質(zhì)和能力，為環(huán)衛(wèi)部門檔案管理數(shù)字化發(fā)展提供必要的人才支撐。

（四）加強(qiáng)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控

城市管理檔案數(shù)字化是一項(xiàng)長期系統(tǒng)性工程，其中涉及政策標(biāo)準(zhǔn)制定、管理以及技術(shù)提升等多項(xiàng)具體內(nèi)容，相關(guān)人員必須對其進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，做好統(tǒng)籌工作，通過管理的嚴(yán)格化保證檔案信息的安全。而在相關(guān)信息系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)，設(shè)計(jì)人員既要重視平臺(tái)的前瞻性以及可拓展性，也要將安全性作為考慮重點(diǎn)，必須具備充分的備份策略以及穩(wěn)定儲(chǔ)存系統(tǒng)、安全操作系統(tǒng)，為后續(xù)檔案管理工作的進(jìn)行提供技術(shù)支撐。若轉(zhuǎn)換工具以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備為進(jìn)口，則應(yīng)首先對于安全性和保密性進(jìn)行檢查，確保設(shè)備安全[12]。此外，幫助檔案管理人員樹立責(zé)任意識(shí)、提升設(shè)備操作能力也是提升使用安全性的必要舉措，做好數(shù)據(jù)備份和信息保密工作。

五、結(jié)語

經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提高推動(dòng)社會(huì)不斷向前發(fā)展，我國城市化進(jìn)程也在不斷深入，城市管理過程涉及極多內(nèi)容，其中既包括城市建筑的建設(shè)，也包括人民生活區(qū)域的管理和日?；顒?dòng)的管轄，相對應(yīng)的城市管理檔案也呈現(xiàn)爆發(fā)式增長。現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程也為城市管理檔案提出了更加嚴(yán)格的要求，電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得互聯(lián)網(wǎng)在各行各業(yè)愈發(fā)普及，對于人們的生活工作都起到了極大的影響作用，也顯示出自身強(qiáng)大的優(yōu)勢[13]。因此，城市管理工作者必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極探索檔案管理工作數(shù)字化進(jìn)程中存在的問題并予以解決，將城市管理檔案的作用最大限度發(fā)揮，推動(dòng)城市有序、科學(xué)、合理、可持續(xù)發(fā)展。

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