推動企業(yè)數(shù)字檔案歸檔工作的思考

劉冰潔

摘? ?要：在信息科技的推動下，現(xiàn)在計算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)的應(yīng)用日益廣泛。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在企業(yè)檔案歸檔管理中，將計算機(jī)技術(shù)全面應(yīng)用其中，可以促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率與水平不斷提升。本文先分析了數(shù)字檔案的歸檔方式和途徑，重點對數(shù)字檔案歸檔工作策略進(jìn)行了探討，希冀能為企業(yè)數(shù)字化檔案管理實踐提供一定參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)? 數(shù)字檔案? 歸檔工作

中圖分類號：F274? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（c）-0145-02

檔案管理是企事業(yè)單位重要的內(nèi)部管理內(nèi)容，在信息科技進(jìn)步推動下，檔案管理工作也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，數(shù)字檔案成為檔案管理的主流趨勢，同時，關(guān)于數(shù)字檔案的相關(guān)建設(shè)與研究問題也開始成為各界關(guān)注的熱點和重點問題。但是，從現(xiàn)有的文獻(xiàn)研究結(jié)果來看，很多研究的重點大都落腳在數(shù)字檔案基本情況介紹，如基本概念與特點、技術(shù)、功能等，對于其具體應(yīng)用、歸檔工作等的研究，還不夠多。如果不加強(qiáng)研究，可能會嚴(yán)重影響數(shù)字檔案的發(fā)展進(jìn)步。

1? 數(shù)字檔案歸檔方式和途徑

1.1 通過局域網(wǎng)設(shè)置數(shù)字檔案歸檔專線

現(xiàn)在很多企業(yè)都建立了局域網(wǎng)，企業(yè)在內(nèi)部經(jīng)營管理中，也基本實現(xiàn)了信息化辦公與管理，很多工作和文件都是通過線上開展和傳輸?shù)?。線上傳輸?shù)奈募荚趥鬏斍敖?jīng)過業(yè)務(wù)管理部門選擇，同時，也按照檔案管理部門要求，將其格式轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式，這在很大程度上，確保了檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性，也方便了檔案進(jìn)行通用。在數(shù)字歸檔工作中，這一步是非常重要的。而未傳送到檔案管理部門的一些數(shù)字檔案，因其保存價值比較高，所以這部分內(nèi)容應(yīng)由數(shù)字檔案形成部門進(jìn)行有針對性的編目整理，并在整理完成后，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞歸檔和保存。完成這些工作，就需要企業(yè)利用局域網(wǎng)，在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間設(shè)置數(shù)組檔案歸檔專遞網(wǎng)線，通過這些系統(tǒng)來對那些保存價值較高的電子文件進(jìn)行保存。

1.2 明確數(shù)字檔案歸檔工作的職責(zé)

渤海造船廠集團(tuán)有限公司在具體的檔案管理工作中，檔案館利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建了比較先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，來自各部門的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)被傳輸?shù)竭@里，進(jìn)行集中處理，處理完畢后進(jìn)行歸檔，其他各部門也可根據(jù)自己的權(quán)限，對這些信息數(shù)據(jù)資料進(jìn)行共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，也會出現(xiàn)不少過期數(shù)據(jù)，此類數(shù)據(jù)將根據(jù)按檔案部門統(tǒng)一要求，由計算機(jī)信息管理處進(jìn)行鑒定，通過編目整理等工作后，再經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)移交給檔案部門進(jìn)行長期保存。這項工作要定期進(jìn)行歸檔。

1.3 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字檔案歸檔工作交融集成

我國早期的檔案都是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案管理人員經(jīng)過多年發(fā)展，已形成比較穩(wěn)定的專職隊伍，其工作水平與能力也相對較高，而且工作基礎(chǔ)也比較佳，不同的立卷部門都分別設(shè)置了分管領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任人，具體來管理立卷工作與檔案管理工作。數(shù)字檔案歸檔工作在具體開展過程中，也應(yīng)以人為本，加強(qiáng)隊伍建設(shè)，增強(qiáng)其水平與能力，使其能更好地承擔(dān)此項工作。在實際中發(fā)現(xiàn)，不少計算機(jī)信息管理人員還不是非常熟悉檔案管理及歸檔工作，其技術(shù)也還不夠成熟，因此，企業(yè)要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍建設(shè)水平。通過隊伍建設(shè)，可以建立穩(wěn)定、協(xié)作的業(yè)務(wù)關(guān)系，提高檔案歸檔工作隊伍的工作效率與質(zhì)量。

與紙質(zhì)檔案相比，在涉及范圍上，數(shù)字檔案歸檔的范圍更加寬泛，使得其影響因素也更多，如果只是依靠檔案部門，將難以順利完成。所以，需要將數(shù)字檔案相關(guān)的各個部門整合起來，如形成部門、檔案部門、計算機(jī)信息管理部門等。對于數(shù)字檔案形成部門來說，由于其對于本單位業(yè)務(wù)比較熟悉，能夠深入了解數(shù)字檔案形成過程中的各項功事宜，因此，其是數(shù)字檔案歸檔工作的主要責(zé)任者，他們在對數(shù)字檔案價值進(jìn)行鑒定的過程中，是最有發(fā)言權(quán)的;檔案部門不僅了解全局情況，還能掌握歸檔的方法與原則等，能夠?qū)⒔y(tǒng)籌作用充分發(fā)揮出來。計算機(jī)與信息管理部門在數(shù)字檔案形成過程中，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是設(shè)計和維護(hù)數(shù)字檔案的主要技術(shù)部門。相關(guān)的三個部門職能相互融合，能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，使數(shù)字檔案的質(zhì)量得到不斷提高。

2? 健全和完善數(shù)字檔案歸檔制度

在進(jìn)入21世紀(jì)初期，渤海造船廠集團(tuán)有限公司就開始推行和建設(shè)數(shù)字檔案歸檔工作，出臺了相關(guān)的文件和政策，明確了數(shù)字檔案的歸檔單位、范圍、方法和要求等各項內(nèi)容。并根據(jù)數(shù)字檔案建設(shè)的實際需求，建立了“電子文件歸檔目錄”樣式。此外，還通過檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班等教育、培訓(xùn)等工作，在公司內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，使主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和員工等，都能盡快接受這一新生事物。組織相關(guān)人員廣泛調(diào)查研究數(shù)字檔案，落實“切實可行”的原則，不斷提高數(shù)字檔案的信息綜合性。還選定了數(shù)字檔案歸檔的重點和試點單位，以渤海造船廠集團(tuán)有限公司船舶設(shè)計研究院作為定點，依據(jù)紙質(zhì)檔案歸檔范圍，結(jié)合數(shù)字檔案管理的實際需求，制定了數(shù)字檔案歸檔細(xì)目。在具體實踐工作基礎(chǔ)上，又明確了數(shù)字檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)字檔案的歸檔工作變得日益細(xì)化，提高了數(shù)字檔案歸檔的實效性。

3? 實施“兩套制”歸檔和適時簡化合一

因為在數(shù)字檔案歸檔過程找文件，印章和簽署是主要的文件生效的標(biāo)志，如果有的文件具有較高的憑證作用和法律效力，還需要采用紙介質(zhì)形式對其進(jìn)行保存。這主要是考慮到網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字檔案載體等還存在一定的不安全性，如果遭到黑客或病毒等的入侵，將有可能導(dǎo)致數(shù)字檔案信息泄露或者別篡改，影響數(shù)字檔案的安全、可靠。所以，要將數(shù)字檔案進(jìn)行備份處理，將其制成硬拷貝存檔，這樣才能有效保證數(shù)據(jù)的安全。由于企業(yè)傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)檔案，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的過程中，企業(yè)通常采取“雙軌制”的方法，將紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)檔案等都進(jìn)行歸檔。但在歸檔時，其編目方法和存儲介質(zhì)都是不同的。檔案部門需要在紙質(zhì)檔案備考表或卷內(nèi)目錄內(nèi)，將其電子文件的編碼等相關(guān)信息標(biāo)注清楚，以便于查詢和利用;數(shù)字檔案歸檔目錄中，也要將紙質(zhì)檔案的信息詳細(xì)地進(jìn)行備注，這樣才能方便在利用時相互參照和補(bǔ)充。

鑒于磁、光介質(zhì)檔案在保留的耐久性方面，還存在一些問題，在較長的一段時間內(nèi)，其可能都將與紙質(zhì)檔案并存。不過，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案存儲介質(zhì)也在不斷地發(fā)展變化，當(dāng)存儲技術(shù)條件進(jìn)一步優(yōu)化后，就可選擇那些價值比較高的數(shù)字檔案，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐源拧⒐饨橘|(zhì)歸檔為主，逐漸取代紙質(zhì)檔案，使紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐漸得到減少。對于價值特殊的檔案，還要以紙介質(zhì)歸檔為主，同時以磁、光介質(zhì)歸檔為輔，這樣可以避免檔案信息受損，減少檔案的體積，還能提升檔案管理工作效率，使館藏的檔案得到優(yōu)化，解決檔案庫房緊張的問題。對于紙質(zhì)與磁、光介質(zhì)檔案兩種介質(zhì)進(jìn)行簡化合一歸檔后，要經(jīng)過審慎印證和檢查，以確保檔案信息的實質(zhì)內(nèi)容完全。通過簡化合一，還能實現(xiàn)檔案快速查詢和便捷應(yīng)用。

與紙質(zhì)檔案相比，進(jìn)行數(shù)字檔案歸檔的難度比較大，內(nèi)容也更為復(fù)雜，深入研究其主要原因，發(fā)現(xiàn)是因為很多數(shù)字檔案的形成者的思想觀念解放不夠及時，工作方法創(chuàng)新性不強(qiáng)，這就影響了數(shù)字檔案歸檔工作的可持續(xù)進(jìn)行。有的數(shù)字檔案歸檔工作對計算機(jī)系統(tǒng)依賴性比較強(qiáng)，需要借助計算機(jī)進(jìn)行編目歸檔，如果立卷人不夠熟悉計算機(jī)操作技術(shù)，就會影響到檔案立卷的效率與質(zhì)量，使得立卷人心生畏難情緒。企業(yè)在具體實踐中，要立足數(shù)字檔案歸檔工作實際，對企業(yè)數(shù)字檔案歸檔工作進(jìn)行合理規(guī)劃和統(tǒng)籌管理，厘清其環(huán)節(jié)與內(nèi)容，以促進(jìn)數(shù)字檔案歸檔工作順利開展，使企業(yè)數(shù)字檔案工作高效、高質(zhì)地開展。

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