探索云環(huán)境下大型企業(yè)的檔案管理模式

關(guān)笑天

摘 要：在云環(huán)境下，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、企業(yè)信息化建設(shè)的推進(jìn)，我國大型企業(yè)以統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的模式來開展檔案管理工作上出現(xiàn)了很多弊病，一些大型企業(yè)開始探索新的企業(yè)檔案管理模式。本文首先概述了企業(yè)檔案管理的重要性，然后分析了云環(huán)境下企業(yè)檔案管理的困境，最后提出了構(gòu)建企業(yè)檔案管理的新模式的相關(guān)措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：云環(huán)境;大型企業(yè);檔案管理模式

引言：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用大大改變了人們的生活和工作方式，也給檔案管理帶來巨大變革。這一階段，大多企業(yè)都正在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，這些大型企業(yè)希望將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，用自行研發(fā)或購買的成熟檔案管理軟件來建立一個有效的檔案管理模式，以此來解放了人的勞動力。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用及自動化程度的提高給檔案工作帶來便利的同時，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式帶來的弊端也逐漸暴露出來，構(gòu)建新的檔案管理模式是必然的發(fā)展趨勢。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

當(dāng)下是信息化時代，都是多元化的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向，在這種發(fā)展形勢下，各大企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也被很好的帶動著，企業(yè)內(nèi)部資源也越來越豐富，在任何企業(yè)中，規(guī)范性的實(shí)施檔案管理所起到的作用是非常大的，管理檔案時能夠規(guī)范有序，企業(yè)才能更進(jìn)一步的健康發(fā)展，同時對企業(yè)的核心利益也能起到有效的保障作用，因此，檔案管理工作對于任何企業(yè)都有著不可替代的重要性。在大型企業(yè)檔案管理工作開展的過程中，主要是對公司檔案的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，企業(yè)各部門的人員只要通過這些數(shù)據(jù)就能夠?qū)镜倪\(yùn)行狀態(tài)詳細(xì)的了解，能夠幫助企業(yè)管理者將風(fēng)險評估更清晰的認(rèn)清，還有利于在決策方面的準(zhǔn)確性，為企業(yè)這些方面的問題提供了非常有效的數(shù)據(jù)支持。企業(yè)管理者通過對檔案管理所記錄的這些數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，并能準(zhǔn)確地做出有效的判斷，進(jìn)而保障企業(yè)的正常的運(yùn)營，確保獲得最高的收益，檔案管理對于大型企業(yè)來說，起到了強(qiáng)大的技術(shù)支持作用，同時，大型企業(yè)在市場上的競爭力也能進(jìn)一步提升。任何一個大型企業(yè)都要為自己樹立一個較為良好的企業(yè)形象，確保企業(yè)自身的誠信程度，這樣才能夠通過市場經(jīng)濟(jì)有效的帶動下健康快速的發(fā)展，在這個前提下，大型企業(yè)需要高度的對檔案管理工作予以重視，定期開展一些有利于增強(qiáng)員工工作積極性的活動，進(jìn)而提升企業(yè)員工的綜合素養(yǎng)以及工作能力，促進(jìn)大型企業(yè)健康快速的發(fā)展。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理的困境

（一）在企業(yè)的管理層面上，檔案工作被邊緣化。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和改革開放的不斷深入，企業(yè)活動隨之將最大化利潤作為經(jīng)濟(jì)活動根本原則。有些管理人員并沒有認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)的重要性，對檔案管理的認(rèn)識還僅僅是停留到檔案管理的部門上，認(rèn)為這些檔案并不能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來直接的效益，為此，檔案管理工作得不到重視，被逐漸邊緣化，檔案人員甚至成為了企業(yè)裁員和閑置人員的首選。

（二）在企業(yè)信息化進(jìn)程中，檔案信息化程度較低。就企業(yè)當(dāng)前對檔案信息利用的實(shí)際情況而言，有些企業(yè)仍然處在“重管輕用”的情況，部分企業(yè)至今雖然成立不少年，但是企業(yè)內(nèi)部的檔案資料卻較少，不能夠?qū)⑵髽I(yè)的發(fā)展歷史和文化特色真實(shí)地展現(xiàn)出來;還有部分企業(yè)雖然檔案涉及范圍比較廣，也較為齊全，但是要借閱檔案資料時，過程卻非常的繁瑣，不能夠快速獲取所需要的信息。

（三）企業(yè)檔案信息資源分散，無法提供系統(tǒng)服務(wù)。企業(yè)檔案內(nèi)容非常多，主要包含了生產(chǎn)技術(shù)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資管理、勞動人事等方面的檔案，有些企業(yè)是由各部門分別保管或是由員工自行保存。這就造成了企業(yè)檔案管理沒有系統(tǒng)的管理模式，處在一個零散的狀態(tài)，不能夠真正落實(shí)信息資源的整合，即使有的企業(yè)在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無法為企業(yè)提供系統(tǒng)的、綜合性較強(qiáng)的信息服務(wù)。

三、構(gòu)建企業(yè)檔案管理新模式的策略

（一）市場取向。任何企業(yè)在市場上的生存都是為了效益經(jīng)濟(jì)而開展活動。在檔案事業(yè)中，其生存和發(fā)展最關(guān)鍵的是擁有用戶。最初檔案主要就是以藏為主，而且到目前為止，很多企業(yè)對于檔案管理工作還是沿用傳統(tǒng)的管理模式，針對一些大型企業(yè)的檔案部門，可以多了解服務(wù)行業(yè)對于檔案管理的一些做法，根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)來開展優(yōu)質(zhì)、規(guī)范的服務(wù)，完善服務(wù)態(tài)度，提高檔案查詢的準(zhǔn)確率，更有效的為使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。大型企業(yè)要重新對檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)宗旨進(jìn)行調(diào)整，要開展以檔案用戶為中心的服務(wù)宗旨，進(jìn)一步的開展各種有意義的檔案信息服務(wù)。

（二）信息先導(dǎo)。無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)在的電子檔案，都能夠儲備非常有價值的信息并將其發(fā)揮出來。開發(fā)檔案信息就是檔案管理部門不斷的挖掘檔案信息，而相關(guān)部門必須要以確保檔案的機(jī)密安全為前提，還要按照企業(yè)的實(shí)際需求來進(jìn)行挖掘，靖江有價值的檔案信息提供給大型企業(yè)的使用者。檔案的信息先導(dǎo)工作能夠有效地反映出檔案知識管理真實(shí)的職能性，在大型企業(yè)檔案管理工作中，起著承前啟后的作用。大型企業(yè)在使用電子檔案時，最好是將紙質(zhì)檔案的掃描件儲藏起來，這樣才能確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，企業(yè)中在使用檔案資料時，不用費(fèi)時費(fèi)力的去查詢原件，只要通過計(jì)算機(jī)調(diào)出所需的電子檔案信息就可以開展工作，這樣檔案原件能夠得到很好的保存，使用檔案的人也能節(jié)時省力，能有效地提高大型企業(yè)的工作效率。

（三）知識共享。在大型企業(yè)檔案使用過程中，信息檔案能夠有效地為其提供知識共享服務(wù)，在企業(yè)中所發(fā)揮出的價值也是非常關(guān)鍵的。檔案信息在實(shí)現(xiàn)了共享功能后，企業(yè)中對這些信息的運(yùn)用率有明顯的提升，通過這些共享的知識中，企業(yè)可以將有效的信息融入到其中，不僅企業(yè)知識實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新，而也有利于企業(yè)內(nèi)部所有員工對新知識都能夠積極的吸收，員工們的專業(yè)素養(yǎng)不斷的創(chuàng)新提升，企業(yè)的競爭力也就能最大程度的提高。

（四）檔案信息資源開發(fā)利用。任何大型企業(yè)中檔案都是重要的信息資源，檔案信息中存在的價值是非常大的，企業(yè)通過有效的開發(fā)利用，能夠有效地壯大自身的競爭實(shí)力，有利于企業(yè)更強(qiáng)的發(fā)展。公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。

四、結(jié)語

從信息技術(shù)發(fā)展角度來看，隨著信息產(chǎn)生速度的加快，企業(yè)中已經(jīng)形成了海量的信息，對于這些信息的管理和處理，采用傳統(tǒng)的單機(jī)模式或雙服務(wù)器模式進(jìn)行管理往往力不從心。分布式數(shù)據(jù)庫、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的出現(xiàn)，為解決企業(yè)海量信息存儲帶來了轉(zhuǎn)機(jī)，而云計(jì)算本身就是一種集中、共享的計(jì)算模式，因此，從技術(shù)的角度看，建設(shè)基于云計(jì)算的數(shù)據(jù)運(yùn)行中心是企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢。

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