煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)策略

陳娜

內(nèi)容摘要 在各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中，檔案管理工作是企業(yè)管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，檔案直接記錄了人類社會(huì)的理論和實(shí)踐活動(dòng)。隨著社會(huì)文明水平的提升，檔案工作逐漸滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，并發(fā)揮著重要作用。因此，在煤礦企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、管理和發(fā)展過程中，管理部門需要強(qiáng)化檔案信息的規(guī)范化、法制化、科學(xué)化，強(qiáng)化文書檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)力度，文章主要針對(duì)煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)策略進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞 煤礦企業(yè) 文書檔案管理 信息化建設(shè)策略

1 引言

在煤礦企業(yè)的發(fā)展過程中，文書檔案是企業(yè)發(fā)展最原始、最基礎(chǔ)的資料、信息，它可以減少風(fēng)險(xiǎn)問題的出現(xiàn)，為煤礦企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展提供支持。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，檔案管理工作逐漸成為企業(yè)整體管理活動(dòng)中的關(guān)鍵內(nèi)容，有助于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，確保檔案的真實(shí)性、有效性?；诖?，文章介紹了檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，闡述了煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)意義，總結(jié)了煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)策略。

2 檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容

檔案管理信息化建設(shè)屬于抽象概念，其主要是將傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變成信息化管理模式的過程，確保檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，傳遞、接收、存儲(chǔ)、利用各項(xiàng)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享[1]。檔案管理信息化建設(shè)指的是利用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件、聲像文件轉(zhuǎn)變成電子檔案，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，存儲(chǔ)到移動(dòng)硬盤中，存儲(chǔ)更多的檔案信息。

3 煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)意義

在現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)逐漸滲透到各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中，尤其在煤礦企業(yè)文書檔案管理中發(fā)揮著重要作用，從檔案管理前期內(nèi)容整合到內(nèi)容處理與輸出，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為煤礦企業(yè)提供更多服務(wù)。但是，很多煤礦企業(yè)實(shí)行傳統(tǒng)的管理辦法，無法滿足現(xiàn)有的數(shù)據(jù)記錄，而信息化管理建設(shè)可以針對(duì)文書檔案進(jìn)行重新管理、備份，避免出現(xiàn)丟失問題，還可以建立企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)提供更多優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

3.1 實(shí)現(xiàn)信息交互

在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，管理人員普遍利用紙質(zhì)檔案記錄各項(xiàng)信息，這樣會(huì)出現(xiàn)檔案記錄不完善、損失丟失情況，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被人為破壞。另外，紙質(zhì)檔案存檔內(nèi)容中存在很多問題，而現(xiàn)代化信息存儲(chǔ)可以有效地解決這些問題。因此，在煤礦企業(yè)文書檔案管理過程中，管理部門需要根據(jù)信息化操作，設(shè)立電子檔案管理系統(tǒng)，如此可以節(jié)省很多空間，為管理人員提供很多便利，有助于企業(yè)內(nèi)部工作人員查詢、存儲(chǔ)更多的信息。這是因?yàn)?，在電子檔案管理系統(tǒng)下，查找過程很少出現(xiàn)失誤問題，工作人員在查詢檔案過程中，無須花費(fèi)很多的時(shí)間，只需利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輸入更多內(nèi)容，便可獲取更多想要的結(jié)果，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)可實(shí)現(xiàn)信息共享、交互。

3.2 提高工作效率

在文書管理、信息技術(shù)融合的過程中，各項(xiàng)信息技術(shù)都會(huì)連接各個(gè)程序，避免管理人員工作過程中出現(xiàn)失誤，提升文書管理工作的整體效率。在煤礦企業(yè)文書管理過程中，管理人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)針對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取、核算和管理，在修改檔案時(shí)利用預(yù)設(shè)的計(jì)算機(jī)程序完成修改，有效地解決檔案管理問題。

3.3 實(shí)現(xiàn)傳輸方式的多樣性

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過程中，管理部門往往通過郵寄方式確保雙方之間的傳送，這樣會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容互動(dòng)時(shí)間比較長(zhǎng)，極易在郵寄過程中出現(xiàn)檔案遺失問題，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益[2]。在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展中，很多現(xiàn)代化信息技術(shù)已融入各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中，為人民群眾的學(xué)習(xí)、生活提供了很多便利，電子郵件既能夠利用網(wǎng)絡(luò)傳輸更多的文件內(nèi)容，又可以確保接收雙方存儲(chǔ)更多資料，減少文件丟失問題的出現(xiàn)，且網(wǎng)絡(luò)傳輸可以讓雙方在短時(shí)間內(nèi)接受更多的文件內(nèi)容，提高信息傳輸?shù)臅r(shí)效性，為文件存儲(chǔ)提供安全環(huán)境。

3.4 確保信息存儲(chǔ)的穩(wěn)定性

在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，信息技術(shù)會(huì)對(duì)企業(yè)文書檔案帶來一定的影響，信息管理以不同方式存儲(chǔ)，不會(huì)受外界環(huán)境的影響，只需根據(jù)一定格式進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔，為后期查詢、提取提供更多便利。另外，管理人員需要存儲(chǔ)現(xiàn)有的檔案，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用，收集更多的信息內(nèi)容。

4 煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)問題

4.1 缺乏對(duì)文書檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

在新時(shí)期煤礦企業(yè)的發(fā)展中，管理部門還未認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，缺乏對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，普遍將文書檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性文職工作，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)檔案管理部門的要求相對(duì)較低，甚至?xí)霈F(xiàn)兼職管理的情況，造成人員短缺、管理滯后問題的出現(xiàn)。

4.2 文書檔案管理不夠安全

在文書檔案管理信息化建設(shè)中，管理部門普遍利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行管理，但網(wǎng)絡(luò)的開放性比較強(qiáng)，文書檔案普遍以電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化形式存在，缺乏一定的安全性、穩(wěn)定性，在網(wǎng)絡(luò)病毒侵入的情況下，很難確保檔案資源的真實(shí)性、完整性。

4.3 檔案管理隊(duì)伍有待優(yōu)化

目前，很多煤礦企業(yè)檔案管理部門對(duì)人員素質(zhì)、知識(shí)層面的要求相對(duì)較低，管理人員自身的基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)技能還有待更新，尤其在計(jì)算機(jī)設(shè)備遭到異常、病毒、黑客侵襲的情況下，管理人員不能及時(shí)維修、攔截，引發(fā)一系列檔案泄露、丟失問題。

5 煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)策略

5.1 加強(qiáng)各部門之間的合作

在煤礦企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、管理過程中，檔案人員需要主動(dòng)了解各個(gè)業(yè)務(wù)部門的實(shí)際工作，根據(jù)中心工作進(jìn)行檔案管理，強(qiáng)化檔案管理部門、相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)、溝通，及時(shí)、完整地收集更多檔案資料。另外，企業(yè)可以成立以公司領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作小組，各個(gè)部門也可以設(shè)立專門的兼職檔案員，更好地收集、傳遞檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性、完整性。

5.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度

在煤礦企業(yè)文書檔案管理過程中，管理部門需要做好安全防護(hù)工作，為企業(yè)內(nèi)部安全管理工作的有序進(jìn)行提供支持，并制定完善的信息安全管理方針，根據(jù)檔案內(nèi)容明確安全保管方案。煤礦企業(yè)需要制定完善的管理規(guī)定、管理制度，文書檔案管理人員要嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度做好管理工作，還要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，不能輕易泄露資料、信息，提高管理人員的綜合素質(zhì)。另外，檔案管理人員還需要明確自身的崗位職責(zé)，做好自身的本職工作，學(xué)習(xí)優(yōu)秀員工的工作方法，形成和諧的工作氛圍，并加大檔案管理人員的監(jiān)督和管理，為文書檔案管理工作提供安全保障。

5.3 強(qiáng)化文書檔案管理人員教育和培訓(xùn)

在煤礦企業(yè)文書檔案管理過程中，管理部門需要嚴(yán)格考核、審查工作人員人品、知識(shí)、技能的掌握程度，并遵循擇優(yōu)錄取的原則，針對(duì)在職人員定期開展思想教育培訓(xùn)活動(dòng)，向管理人員傳達(dá)先進(jìn)的管理理念、管理模式，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理人員的思想，定期開展專項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，提升管理人員的專業(yè)技能，使其盡快適應(yīng)更新速度快的可行技術(shù)，更好地分析、判斷企業(yè)和市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)，以滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求。

5.4 增加對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的投入力度

在煤礦企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)過程中，管理人員既要注重檔案管理的安全性，還需要強(qiáng)化檔案管理建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，做好資源保存整理工作，并安排專業(yè)人員做好防火、防電、防高溫工作，成立專業(yè)的監(jiān)督稽查小組，加大文書檔案管理工作建設(shè)力度，提升檔案管理工作的整體效率，并制定完善的獎(jiǎng)懲制度，監(jiān)督檔案管理人員的日常操作，確保辦公室行為、存儲(chǔ)內(nèi)容的規(guī)范性，促進(jìn)煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)[3]。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，管理人員需要注重煤礦企業(yè)檔案管理工作效率，為后續(xù)管理工作的有序進(jìn)行提供支持。在煤礦企業(yè)的發(fā)展、運(yùn)營(yíng)過程中，相關(guān)管理部門需要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，強(qiáng)化檔案室軟件、硬件設(shè)施建設(shè)，并大力開發(fā)檔案信息資源，提升檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，提升煤礦企業(yè)檔案管理整體水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]唐小紅.加強(qiáng)煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（6）：93-94.

[2]王珍.淺析如何加強(qiáng)煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)[J].才智，2018（27）：200-201.

[3]李曼.煤礦企業(yè)文書檔案管理的建設(shè)思路分析[J].內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì)，2017（10）：77+96.