論人工智能在檔案管理中的應(yīng)用方式

莊曉云

摘要：用新興的人工智能技術(shù)為古老的檔案裝上聰明的“大腦”，讓“故紙堆”重?zé)ㄉ鷻C(jī)，更快更好地為社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值，這是檔案管理和使用的最前沿模式和巨大變革。文章基于此，探討了人工智能在檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;應(yīng)用

檔案管理是一項(xiàng)重復(fù)繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯(cuò)的工作，但在人工智能時(shí)代，這種局面在未來將會(huì)有較大的改觀。人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用將推動(dòng)檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用便利化，對(duì)檔案管理和社會(huì)服務(wù)的影響會(huì)是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。

一是存儲(chǔ)數(shù)字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數(shù)字化采集和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案數(shù)字化采集指使用專業(yè)化的數(shù)字設(shè)備，將實(shí)物與聲像檔案中的圖文，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案采集的目標(biāo);數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)則是用數(shù)據(jù)庫(kù)將收集和編碼的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理起來。概括起來就是檔案生產(chǎn)資料的智能化。

二是無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價(jià)值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應(yīng)用人工智能，包括應(yīng)用自然語言處理、模式識(shí)別和機(jī)器學(xué)習(xí)的相關(guān)科學(xué)技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行智能分類，以及應(yīng)用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法來讓計(jì)算機(jī)做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機(jī)制來解釋和處理數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機(jī)器鑒定檔案會(huì)有以下三個(gè)優(yōu)點(diǎn)：鑒定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，效率高， 無須相關(guān)專業(yè)知識(shí)即可鑒定。簡(jiǎn)單說，人工智能將使檔案管理生產(chǎn)力大幅度提升。

三是檔案管理關(guān)系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時(shí)空機(jī)器關(guān)系。常言說“生產(chǎn)力決定生產(chǎn)關(guān)系，生產(chǎn)關(guān)系反作用生產(chǎn)力，生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系需要相互適應(yīng)，并且在矛盾中相互促進(jìn)發(fā)展”。人工智能進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，也將帶來檔案 管理關(guān)系的重大變化，這種關(guān)系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務(wù)、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用的初期都會(huì)使檔案工作者產(chǎn)生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術(shù)，可以應(yīng)用到檔案工作的方方面面，勢(shì)會(huì)顛覆檔案工作者的原始認(rèn)知，這需要通過教育來改變。

近年來，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于人們的生活生產(chǎn)中，其應(yīng)用也將為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對(duì)檔案管理的多元化需求。如2019年由浙江省檔案館與國(guó)家級(jí)AI+檔案聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室（國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所和科大訊飛股份有限公司聯(lián)合成立）（以下簡(jiǎn)稱“聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室”）共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，同時(shí)為“國(guó)家級(jí)成果應(yīng)用示范基地”揭牌。一項(xiàng)用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機(jī)也在今天正式亮相發(fā)布。AI賦能，成效顯著。目前實(shí)驗(yàn)室成功利用智能語音識(shí)別和實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)寫技術(shù)實(shí)現(xiàn)口述征集，實(shí)現(xiàn)了智能語音檔案著錄，音、視頻數(shù)字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術(shù)識(shí)別民國(guó)繁體文書類檔也取得突破性進(jìn)展，識(shí)別率85%以上，達(dá)到可用級(jí)別;尤為重要的是，基于機(jī)器學(xué)習(xí)的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)研制及知識(shí)庫(kù)建設(shè)，利用OCR識(shí)別與智能語音“雙結(jié)合”方式以及檔案行業(yè)規(guī)則和知識(shí)庫(kù)學(xué)習(xí)，對(duì)數(shù)字化加工應(yīng)用的創(chuàng)新，整體效能提升40%以上。這些先進(jìn)成果和技術(shù)應(yīng)用，為聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室和浙江省檔案館的合作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。雙方合作以后，聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室將利用自身的技術(shù)、人才、產(chǎn)品、服務(wù)等核心優(yōu)勢(shì)，浙江省檔案館提供權(quán)威、專業(yè)的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應(yīng)用及推廣的可行性方案規(guī)劃設(shè)計(jì)，共同推動(dòng)相關(guān)成果在區(qū)域性國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)（華東）中心和浙江省檔案館的國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)、口述歷史采集室建設(shè)運(yùn)行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉(zhuǎn)化及推廣，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設(shè)水平。聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室首款產(chǎn)品—訊飛檔案機(jī)，以檔案信息安全為基礎(chǔ)，具備高保密性?？呻S時(shí)隨地進(jìn)行口述史的征集整理;重大活動(dòng)全過程記錄建檔。產(chǎn)品上手簡(jiǎn)單，操作便捷，是實(shí)驗(yàn)室首款既有顏值又有才華的檔案專業(yè)人工智能創(chuàng)新型產(chǎn)品。浙江省檔案館目前正在進(jìn)行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來走訪浙籍老藝術(shù)家、抗戰(zhàn)老兵，包括檔案機(jī)在內(nèi)的人工智能黑科技都將發(fā)揮巨大的作用。

人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)。自誕生以來，人工智能的理論和技術(shù)日益成熟，應(yīng)用領(lǐng)域也不斷擴(kuò)大，基于技術(shù)革命的大膽預(yù)測(cè)，未來人工智能帶來的科技變革，將會(huì)是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案提供利用服務(wù)方式一般包括閱覽服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等被動(dòng)方式實(shí)現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務(wù)方式主要是網(wǎng)站服務(wù)、新媒體服務(wù)、精準(zhǔn)推送服務(wù)等主動(dòng)方式實(shí)現(xiàn)。人工智能可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)人工智能對(duì)使用者的需求進(jìn)行深度挖掘，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握使用者的個(gè)性化需求，真正地實(shí)現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務(wù)，包括“萬物互聯(lián)”“萬物智能”“無時(shí)不在”“無處不聯(lián)” “無所不有”的等智能服務(wù)特點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張江.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展[J];決策探索（下）;2018年08期.

[2]楊洋.人工智能技術(shù)的發(fā)展及其在教學(xué)中的應(yīng)用[J];軟件導(dǎo)刊（教育技術(shù)）;2018年07期.

[3]李曉丹.人工智能技術(shù)在教育考試中的應(yīng)用[J];教育現(xiàn)代化;2018年28期.

[4]王偉耀.人工智能技術(shù)在智慧交通領(lǐng)域中的應(yīng)用[J];電子技術(shù)與軟件工程;2018年03期.

[5]周海龍.計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)中人工智能技術(shù)的應(yīng)用探討[J];數(shù)碼設(shè)計(jì);2017年09期.