論加強普通公路工程建設檔案規(guī)范管理創(chuàng)新研究

李秀麗

摘 要：普通公路工程建設檔案是公路建設工程中的重要組成部分，它從公路建設項目申報開始，記錄了項目的全部建設過程，也是公路后續(xù)預防性養(yǎng)護的重要數(shù)據(jù)支持。公路建設項目不斷增加，但是目前我國公路工程檔案管理沒有隨之進步，加強普通公路工程建設檔案規(guī)范管理創(chuàng)新已刻不容緩。本文針對目前工程檔案管理的不足之處，探討創(chuàng)新思路解決檔案規(guī)范管理的辦法。

關鍵詞：公路工程建設;檔案規(guī)范管理;創(chuàng)新研究

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，人民生活質量的不斷提高，對城市基礎建設提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎建設的重要組成部分，施工質量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設里程數(shù)量與日俱增，但是在建設質量和工程建設的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設檔案規(guī)范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預防性養(yǎng)護、修繕作充分的準備。所以提高對普通公路工程建設檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強工程建設質量、保證市民安全出行等作用。

一、普通公路工程建設項目檔案管理的特點

1.普通公路工程建設項目的檔案記錄時間較長

普通公路的建設周期很長，公路項目從工程項目申報、設計規(guī)劃、上級部門審批、施工項目招標、施工部門完成公路建設、竣工后有關部門驗收等一系列流程要經(jīng)過很長的時間，而公路工程建設檔案記錄要從最先的工程項目申報部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時間長的特點。

2.普通公路工程建設項目的檔案所涉及相關部門較多

公路工程建設項目投資一般是非常巨大，動輒上千萬甚至上億元，建設規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個省、市，有的公路建設工程，可能需要跨越幾個省市，因此，普通公路工程的建設很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設計院、地質勘探部門、設備材料供應商等企事業(yè)單位。項目工程檔案對所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準確、完備。

3.普通公路工程建設項目檔案需要專業(yè)人員管理

公路建設工程的工作量巨大且包含內(nèi)容繁雜，一方面，除了公路路面建設，整個工程可能還包含了橋梁架構、隧道疏通、配置電路設備、修繕綠化設施等工作，其中的每一項工作都有其特殊的施工工藝和施工技術標準。另一方面，隨著公路建設工程進度的變化，會進行不同施工隊伍的不同施工部分交接，這種動態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會給相關人員帶來許多難題。如果要把公路工程項目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應的專業(yè)化知識儲備，并且要強化檔案管理人員的細致程度和責任意識，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問題，減少項目工程驗收時出現(xiàn)的不必要的工作。

4.普通公路工程建設項目檔案信息化

隨著信息化時代的到來，公路工程建設項目管理也迎來了新的變革，信息技術的應用給項目檔案管理帶來極大的便捷。

公路建設工程檔案包含了大量的信息和工程數(shù)據(jù)，內(nèi)容復雜且數(shù)量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設期間將這些信息和數(shù)據(jù)的紙質形式加以收集分類，之后在工程驗收階段檢查項目檔案的過程，通常會占用過多的時間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯誤的幾率也很高。

計算機技術的應用，使工程項目檔案的管理從過去冗雜的紙質化管理工作逐漸轉變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對象由占用大量空間的紙質文件轉變成只需要使用一臺電腦就可以解決的數(shù)據(jù)信息文件。工程施工過程不同階段中所產(chǎn)生的設計圖紙、錄像都方便存儲，在工程共享平臺上傳檔案記錄，方便各相關部門和審查機構的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡化，提高了工作效率。

二、普通公路工程建設項目檔案管理中存在的缺陷

1.工程項目檔案管理意識不強

普通公路工程建設項目檔案是對在公路建設過程中產(chǎn)生的實際數(shù)據(jù)進行詳細記錄，是后期公路預防性養(yǎng)護的重要數(shù)據(jù)支持，同時具有法律效應?！督ㄔO工程質量管理條例》第十六條中明確規(guī)定，“建設單位收到竣工報告后，應當組織有關單位進行竣工驗收。驗收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項工程內(nèi)容;（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內(nèi)容;（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設備的試驗報告;（4）有勘察、設計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質量合格文件;（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設工程經(jīng)驗收合格的，方可交付使用?！睆膰曳蓙碇v，應給予工程項目檔案管理足夠的重視，但是在實際工程建設過程中，施工單位通常只重視工程建設進度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項目檔案在實際工程施工中還存在著有關部門為了趕工程進度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗收。

2.檔案管理制度不合理

公路工程項目檔案是公路建設的重要組成部分，在開展工程項目檔案管理工作前，需要制定科學合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至會導致竣工驗收工作難以進行，也給后期公路預防性養(yǎng)護工作和公路修復工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進程難以把握，整體認知不足，造成檔案管理不全面等問題。

3.檔案管理人員專業(yè)性不強

公路工程建設項目內(nèi)容量大且復雜，專業(yè)性極強，對檔案管理人員的專業(yè)知識儲備和業(yè)務水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項目檔案管理工作都是由項目負責人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識儲備且流動性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時雇用非項目人員。這些情況都會或多或少的導致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。

三、加強普通公路工程建設項目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施

1.進行工程建設項目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作

建設項目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點，根據(jù)國家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運輸廳頒布的有關規(guī)定，結合建設項目的特點和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，交通建設管理局編制了《公路建設項目竣工文件編制辦法》。項目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標準化、為數(shù)字化管理提供了堅定的基礎。為了實現(xiàn)工程檔案管理工作計算化、網(wǎng)絡化并且為了節(jié)約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進行全程掃描、錄入、識別、建立數(shù)據(jù)庫、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關規(guī)定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實際難點和重點問題，重點予以指導。

指導有關部門做好工程前期準備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進行分類、預立卷等，既做到平時利用又為工程竣工驗收做好充分的準備，在開工準備階段，應建立工程項目檔案工作管理網(wǎng)絡。各參建單位指定領導分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應承擔的竣工檔案制度任務并落實到人，把竣工檔案工作落到實處;在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應重點指導項目檔案人員如何立卷、檢查案卷構成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對于容易疏忽的問題和出錯的案卷材料進行重點檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質量;項目交工驗收后，檔案專項驗收準備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗收建設（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項目交工驗收時已進行初步驗收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務;檔案專項驗收后，應對項目竣工驗收前未完的檔案跟蹤管理。在這個階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作;另一方面對于檔案專項驗收時暫時未歸檔的文件材料要進行跟蹤檢查，并要求及時歸檔組卷，確保檔案材料的準確性和完整性。

2. 創(chuàng)新公路工程建設項目檔案管理體系，加強檔案管理的過程管理和控制

建立完備的工程建設項目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務。工程建設項目檔案管理制度體系應在現(xiàn)有制度下進行優(yōu)化，在公路工程建設初期，協(xié)調各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺”，細化對公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應嚴格按照規(guī)定細則實施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設項目檔案管理體系應把責任細分到個人，建立獎懲機制。

加強檔案管理的過程管理和控制，一是要加強對檔案工作的檢查和技術指導定期對各參建單位的檔案工作進行巡查指導，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，適當給予技術指導等方面的支持，保證項目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強竣工檔案編制期，檢查指導竣工檔案編制工作進入預立卷階段，檔案工作小組針對各參建單位具體情況，進行有針對性的檢查指導，各參建單位竣工資料經(jīng)檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內(nèi)容，確認無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強入庫檔案質量管理對各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負責審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級領導、專家歷次檢查記錄，對施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進行嚴格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補充收集。

3.實現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學性

信息技術的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應用，公路工程項目檔案管理也不例外，信息化、計算機技術的應用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應用信息技術管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項目檔案規(guī)格進行數(shù)據(jù)統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標進行收集和整理，實現(xiàn)檔案標準化管理。促進檔案管理信息化，提高檔案管理科學性，項目檔案管理應高度重視信息化工作，注重將建設期間的項目建設管理信息化與檔案信息化有機結合起來，率先部署工程質量管理信息系統(tǒng)，為工程質量管理提供實時監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學性，確保各種檔案信息在項目建設期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過后臺導入公路工程項目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設期不便利用的問題。

4.加強工程項目檔案管理人員綜合素質

目前，許多公路工程項目檔案管理人員綜合素養(yǎng)不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項目檔案管理團隊需要引入具有專業(yè)公路工程知識儲備和現(xiàn)代化檔案管理能力的人才，管理人才對整個團隊進行系統(tǒng)化培訓，全面提升團隊的檔案管理水平。同時配合以考核體系和獎懲制度，從根本上保障工程項目檔案管理工作的有序開展。

完善專業(yè)人員聘任和培養(yǎng)制度，提高專業(yè)水平，一是在成立檔案管理“領導小組”的基礎上，招聘專業(yè)檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業(yè)性。首先，成立項目檔案“領導小組”，并指定一名專業(yè)人才負責項目檔案管理工作，擔負整個項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調、監(jiān)督、指導。再者，根據(jù)項目需要招聘專業(yè)人才組成檔案編制小組，建立起項目檔案工作的管理網(wǎng)絡，明確職責，并禁止檔案人員變動頻繁，力求保持竣工資料整理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二是對所有涉及檔案管理工作的人員都應定期開展專業(yè)知識培訓與考核，考核不及格的應淘汰或離崗培訓，確保每位檔案管理人員都擁有較強的專業(yè)知識與操作能力。此外，還應對涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業(yè)檔案管理知識的培訓，確保工程管理人員與檔案管理人員對檔案管理工作理解的一致性。

四、結束語

公路工程建設項目建設檔案管理真實的反映了公路建設過程中的各項工作指標，是公路建設項目不可或缺的部分，對工程竣工后的驗收及公路運行后的養(yǎng)護工作有巨大的影響。因此，創(chuàng)新的管理制度、信息化的檔案管理操作，高素質的檔案管理人員，會給公路工程檔案規(guī)范的管理水平帶來前所未有的提升。

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（作者單位：昌圖縣交通運輸服務中心）