科技期刊的檔案管理和有效利用

李華云

摘 要：科技期刊檔案是科技檔案重要組成內(nèi)容，是國家的知識資源與“國寶”，因此科技期刊的有效利用和管理非常重要。但就目前來看，社會在管理科技期刊方面缺乏先進(jìn)的意識，科技期刊的整理、存檔和應(yīng)用效率沒有充分發(fā)揮出來，也沒有引起相關(guān)部門的重視。文章就科技期刊的檔案管理和有效利用做了詳細(xì)探討，希望能為相關(guān)管理單位和人員提供一些借鑒經(jīng)驗(yàn)，以此更好的提升科技期刊檔案管理及利用水平，充分發(fā)揮出它的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：科技期刊;檔案管理;有效利用

引言

在編輯科技期刊過程中，會涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發(fā)表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價(jià)值的資料，對期刊檔案進(jìn)行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時(shí)，規(guī)范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對促進(jìn)科技事業(yè)發(fā)展，社會進(jìn)步都具備十分重要的作用，應(yīng)該引起我們的重視。

一、科技期刊檔案內(nèi)容及類別分析

1.技期刊檔案應(yīng)收集的內(nèi)容

科技期刊檔案內(nèi)容非常多且復(fù)雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內(nèi)容：①各種請示與批復(fù)文件，包括創(chuàng)刊、?？蛷?fù)刊等;②歷屆編輯委員會成員的名單資料;③制定的辦刊方針與章程;④廣告經(jīng)營許可證和期刊登記證等各類有效證件;⑤出版情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料原件;⑥與其他刊社交換的期刊;⑦編輯委員會會議記錄及定稿會記錄;發(fā)行合同、印刷合同和發(fā)行計(jì)劃文件資料;⑧日常工作中的編輯部大事紀(jì);⑨出版后的發(fā)排稿件、出版樣書、校對室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復(fù)雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計(jì)，那么在整理時(shí)就要面臨非常浩大的工程量。

2.科技期刊檔案常見類別

科技期刊檔案不僅具備復(fù)雜、豐富的資料內(nèi)容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報(bào)社日常經(jīng)營管理、全面質(zhì)量管理的方方面面中。本文針對科技期刊檔案主要內(nèi)容，將其歸類整理為以下幾個常見的類別：①作者庫、審稿人庫以及編委會檔案;②各項(xiàng)政策法規(guī)、法律制度以及相關(guān)文件類檔案資料;③各主體之間的往來稿件資料檔案;④學(xué)術(shù)活動類、學(xué)術(shù)研究以及人才資料檔;⑤編輯業(yè)務(wù)檔案;⑥財(cái)務(wù)檔案;⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案;⑧獲獎資料檔案;⑨宣傳物、評價(jià)數(shù)據(jù)類檔案等等。

二、科技期刊檔案管理的重要性

1.檔案管理是科技期刊發(fā)展的重要保障

檔案管理是一種常見的文化現(xiàn)象，是對歷史資料、數(shù)據(jù)的原始記錄與儲存，其在文化層面上反映出經(jīng)濟(jì)物質(zhì)成分中的精神價(jià)值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態(tài)。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數(shù)據(jù)，全面、真實(shí)的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經(jīng)營、發(fā)展、管理過程中的具體情況?？萍计诳瘷n案的記錄蘊(yùn)含非常豐富、深層次的信息資料，在總結(jié)日常工作、辦刊經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的同時(shí)，還能成為其指導(dǎo)刊物，從而利用有效的資料數(shù)據(jù)，研究并開發(fā)出有利于自己的信息。同時(shí)，科技期刊檔案也可以作為衡量、評價(jià)辦刊質(zhì)量，刊社管理水平的重要指標(biāo)。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續(xù)發(fā)展提供有效借鑒，在保障刊物穩(wěn)定、長久發(fā)展的同時(shí)，其資料也具備一定的參考功能、評價(jià)功能、服務(wù)功能。

2.科技期刊資料是促進(jìn)科技發(fā)展的基礎(chǔ)

科技期刊檔案還可作為個人成長歷史的見證資料。一個優(yōu)秀著名的科學(xué)家，個人的成長發(fā)展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實(shí)寫照。珍貴的個人論文和資料還可以用于國內(nèi)外學(xué)術(shù)界引用和研究中，例如我國知名傳染病學(xué)家李賦京教授，他是國際上首先發(fā)現(xiàn)釘螺卵的專家，并在安徽省發(fā)現(xiàn)了新的釘螺物種，國內(nèi)外科學(xué)家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國內(nèi)外學(xué)術(shù)研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻(xiàn)。此外，科技文獻(xiàn)資料也是促進(jìn)科技發(fā)展的基礎(chǔ)。國家發(fā)展科學(xué)，構(gòu)建科學(xué)大廈必須要依托堅(jiān)實(shí)的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學(xué)家辛勤奮斗、累計(jì)的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎(chǔ)上進(jìn)行深入研究和不斷前進(jìn)。若科學(xué)家和研究學(xué)者能有效利用科技文獻(xiàn)資料，不僅能極大促進(jìn)科技技術(shù)的飛速發(fā)展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費(fèi)發(fā)揮出自身的價(jià)值。對于科研單位來講，科技期刊資料是對干部任免、職工獎懲、聘任以及出國留學(xué)等重要的科學(xué)依據(jù)。

三、科技期刊檔案管理的主要方式

檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實(shí)效性、規(guī)范性和科學(xué)性方向前進(jìn)與發(fā)展，將傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)為科學(xué)、動態(tài)管理。在對科技期刊檔案進(jìn)行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內(nèi)容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內(nèi)容等與期刊相關(guān)的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應(yīng)用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料。

現(xiàn)如今，在科技水平和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時(shí)，也要重視起紙質(zhì)版檔案資料與電子版檔案資料的協(xié)調(diào)、平行保存，這種管理方式正是當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代背景下檔案管理方式的創(chuàng)新。2008年，國家檔案局聯(lián)合教育部門制定頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學(xué)校必須對紙質(zhì)檔案資料以及電子檔案資料同時(shí)、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學(xué)術(shù)刊物、樣書出版發(fā)行的各項(xiàng)記錄等。在管理電子版檔案資料時(shí)，要重點(diǎn)關(guān)注檔案資料的安全、保密性，通過在儲存數(shù)據(jù)資料的計(jì)算機(jī)上安裝防護(hù)軟件和殺毒軟件，設(shè)置安全密碼等，并定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進(jìn)行基礎(chǔ)的整理保存外，還必須向?qū)W校檔案室、圖書館提交紙質(zhì)資料，并加以保存?？萍计诳瘷n案管理資料作為檔案管理基礎(chǔ)內(nèi)容，其必須積極配合學(xué)校檔案管理具體要求，制定科學(xué)的檔案管理制度，對其提出詳細(xì)、準(zhǔn)確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質(zhì)量。

四、科技期刊檔案工作管理工作

1.對下發(fā)文件進(jìn)行歸檔

科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學(xué)會、協(xié)會等學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)所設(shè)立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴(yán)格遵守出版要求，同時(shí)也要嚴(yán)格遵從所屬單位的各項(xiàng)工作要求。科技期刊的負(fù)責(zé)人需要根據(jù)文件資料下發(fā)的年份、單位以及內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔，對下發(fā)的重要文檔需要進(jìn)行備份存檔，避免由于留存時(shí)間過長出現(xiàn)文件破損問題。對于下發(fā)的行政文件需要細(xì)細(xì)瀏覽，在對其進(jìn)行全面閱讀了解后，再對文件進(jìn)行存儲分類。

2.對稿件相關(guān)資料進(jìn)行歸檔

稿件相關(guān)資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關(guān)資料進(jìn)行有效分類歸檔。由于現(xiàn)階段科技期刊主要采用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)來進(jìn)行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時(shí)也便于稿件相關(guān)材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統(tǒng)對稿件資料進(jìn)行檔案管理，同時(shí)也可借助專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯(lián)網(wǎng)的電腦對文件進(jìn)行備份保存，同時(shí)也可選用線上數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存。

3.對稿件財(cái)務(wù)工作資料進(jìn)行歸檔

科技期刊中的稿件財(cái)務(wù)主要是指辦公經(jīng)費(fèi)、稿件相關(guān)經(jīng)費(fèi)及其他費(fèi)用。涉及到期刊經(jīng)費(fèi)的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財(cái)務(wù)工作的歸檔工作?？萍计诳?fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的管理人員需要嚴(yán)格按照產(chǎn)業(yè)規(guī)定執(zhí)行財(cái)務(wù)紀(jì)律，對不同類型的經(jīng)費(fèi)材料進(jìn)行分類管理，對部分重要材料進(jìn)行備份留檔，在進(jìn)行工作交接過程中，需要在第三方監(jiān)督下完成交接工作。

五、科技期刊檔案有效利用的具體建議

1.增強(qiáng)檔案管理與利用意識

規(guī)范、有效的意識是保障科技期刊檔案充分利用的基礎(chǔ)與前提，意識層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領(lǐng)導(dǎo)者，都必須不斷提升自身的檔案意識和情報(bào)意識，積極主動、大力支持檔案資料收集，并參與進(jìn)去，發(fā)揮自身的作用。同時(shí)，提高檔案資料利用效率，最大程度開發(fā)科技期刊檔案資料信息價(jià)值。總之，在科技期刊檔案管理與應(yīng)用過程中，作為最基礎(chǔ)的因素，各個人員必須不斷增強(qiáng)服務(wù)意識、主動意識、發(fā)展意識和共享意識，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。

2.樹立“以人為本”理念，科學(xué)開展檔案管理與利用工作

刊社編輯部在管理科技期刊檔案時(shí)，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對他們自身的檔案管理水平提出了嚴(yán)格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識，還需要在日常中學(xué)習(xí)各類先進(jìn)的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時(shí)大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養(yǎng)非常重要。將科技檔案管理工作責(zé)任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點(diǎn)和規(guī)律，科學(xué)開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。

3.建立完善的機(jī)制，創(chuàng)新科學(xué)方法開展檔案管理與利用工作

科技期刊檔案的管理與利用應(yīng)形成一個系統(tǒng)的機(jī)制，并在不斷更新和完善中服務(wù)于日常工作?？缇庉嬋藛T和高校檔案管理人員必須積極創(chuàng)新新的管理方式，更新自己的知識內(nèi)容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉(zhuǎn)為二次開發(fā)利用，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。在創(chuàng)新檔案管理方式時(shí)，要將信息資源的收集、整理和優(yōu)化工序積極與先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，使其朝著先進(jìn)化、有序化前進(jìn)。例如，應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化處理與信息化儲存、信息化采集、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化等。

4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經(jīng)驗(yàn)

科技期刊檔案能夠?yàn)槠诳庉嫴刻峁└黜?xiàng)工作管理需求的檔案材料，同時(shí)也是科技期刊進(jìn)行年終總結(jié)以及評刊的重要參考材料?？萍计诳瘷n案作為記錄刊物發(fā)展歷程重要載體，能夠?yàn)榭锶粘９芾砉ぷ鞯拈_展提供有效保證，同時(shí)豐富科技刊物的管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)。

對數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行評價(jià)管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)對其進(jìn)行同類刊物評價(jià)比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對影響科技期刊發(fā)展的有利因素以及不利因素進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的刊物整改措施。

需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評比材料的提供打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?？萍计诳墨@獎與選擇系統(tǒng)性材料有著極大的關(guān)聯(lián)性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對獲獎資料以及宣傳物圖片檔案進(jìn)行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創(chuàng)新提供參考。

辦刊協(xié)作單位以及廣告業(yè)務(wù)檔案是科技期刊經(jīng)營模式創(chuàng)新的重要信息來源，為了實(shí)現(xiàn)對刊物客戶資源的有效穩(wěn)定，編輯部門需要利用相關(guān)檔案與刊物內(nèi)的業(yè)務(wù)單位及時(shí)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，利用科技傳媒的應(yīng)用優(yōu)勢為科技期刊發(fā)展提供保障。

5.借助檔案對科技期刊辦刊資源維護(hù)

網(wǎng)絡(luò)投稿系統(tǒng)的建立應(yīng)用能夠給稿子資源的電子化管理帶來便利。對于科技期刊管理者而言，審稿專家、作者以及協(xié)作辦刊單位等都是刊物的重要社會資源、學(xué)術(shù)資源，為此科技期刊管理人員需要不斷更新專家?guī)鞕n案資料，對撰稿人的科研動態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤交流，同時(shí)也要對刊物內(nèi)的審稿隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)與行業(yè)內(nèi)專家學(xué)生的實(shí)時(shí)跟蹤交流，實(shí)現(xiàn)對科技期刊辦刊資源的有效維護(hù)。

六、總結(jié)

綜上所述，文章通過簡單探討科技期刊檔案的具體內(nèi)容與主要方式，在此基礎(chǔ)上提出了幾點(diǎn)優(yōu)化檔案管理與利用工作效率的建議。筆者認(rèn)為：科技期刊檔案資料的管理應(yīng)重視起科技信息的開發(fā)和利用，并在此基礎(chǔ)上為其提供更多的附加服務(wù)，以此充分發(fā)揮出科技期刊的社會功能，從而激發(fā)起科技期刊在促進(jìn)科技發(fā)展過程中的內(nèi)在動力和軟實(shí)力。

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（作者單位：鹽城工學(xué)院）