淺談高職院校檔案工作規(guī)范化建設(shè)

黨懷德

摘 要：檔案管理工作是高職院校的工作重點，檔案管理工作與其他各項工作都會有所關(guān)聯(lián)，所以檔案工作的工作效率將會直接影響到高職院校整體的工作效率。從當(dāng)前高職院校的檔案工作中可以發(fā)現(xiàn)，因為工作程序過于拖沓、檔案管理工作人員數(shù)量質(zhì)量不足、工作方式過于傳統(tǒng)、缺乏完善的制度體制等因素，導(dǎo)致檔案工作嚴重缺乏規(guī)范性，進而導(dǎo)致檔案工作效率嚴重不足。因此，高職院校要認識到當(dāng)前檔案工作中存在的缺陷，并且積極進行改進，通過優(yōu)化檔案管理程序、建設(shè)檔案管理團隊、積極引進信息技術(shù)、健全檔案管理工作機制等措施，推動高職院校檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案工資;規(guī)范化建設(shè);建設(shè)措施

引言

隨著我國高等教育的不斷普及，高職院校的學(xué)生數(shù)量越來越多，辦學(xué)規(guī)模也不斷擴大。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校內(nèi)部的人員調(diào)動，資源配置等工作也會得到發(fā)展，如果一直使用傳統(tǒng)的方式開展檔案工作，不僅會極大地限制檔案工作的工作效率，還會因此影響學(xué)校的整體發(fā)展。近年來，在教學(xué)規(guī)模不斷擴大的推動下，高職院校的檔案管理工作其實已經(jīng)逐漸得到了較大發(fā)展，但與此同時，也為檔案管理工作帶來了更多的壓力。因此，在新的工作形勢下，檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展成為高職院校的一項重要工作。

隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理的性質(zhì)已經(jīng)逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)變，在信息技術(shù)日益發(fā)達的今天，服務(wù)性和數(shù)字化應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)代化檔案管理工作的新標簽。首先，檔案工作不是一項簡單的工作，而是由多項工作環(huán)節(jié)構(gòu)成的一項比較系統(tǒng)化的工作，包括檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案查詢等多項內(nèi)容，如果無法實現(xiàn)檔案的信息化發(fā)展，不僅會影響檔案工作的開展效率，甚至還會因此影響檔案工作的開展目的。檔案工作本身是為師生進行服務(wù)的，但是受高職院校工作體制的影響，極大地制約了服務(wù)職能的體現(xiàn)，因此，有必要推動高職院校檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，充分展現(xiàn)其服務(wù)職能。

一、發(fā)展規(guī)范化高職院校檔案工作的意義

從當(dāng)前高職院校的檔案管理工作中可以發(fā)現(xiàn)，不論是工作理念還是工作方式都相對傳統(tǒng)，所以在一定程度上影響了工作效率的提升。因此要推動高職院校檔案工作的規(guī)范化發(fā)展，提升工作效率、推動教育乃至學(xué)校的整體發(fā)展。通過對檔案工作進行分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化發(fā)展可以提升高職院校檔案管理工作效率，提升高職院校的高質(zhì)量發(fā)展，為院校教育提供重要的參考依據(jù)。

1.提升高職院校檔案管理工作效率

高職院校的檔案不僅是院校自身發(fā)展的見證，更是上級部門對院校發(fā)展進行決策的重要參考，還是對院校內(nèi)部各個部門、各項工作、各種活動、人員的準確記載，由此可見，高職院校的檔案工作是一項極其復(fù)雜且系統(tǒng)化的工作，所以檔案管理工作能否有效開展，將會對高職院校整體工作產(chǎn)生影響。然而從傳統(tǒng)的檔案工作中可以發(fā)現(xiàn)，因為工作內(nèi)容混亂，工作程序重復(fù)復(fù)雜，所以工作效率并不高。通過對高職院校的檔案管理工作進行規(guī)范，可以讓檔案的搜集、檔案的整理、檔案的歸檔、保護以及查閱都變得井然有序，進而提升高職院校檔案管理工作的工作效率。

2.提升高職院校的高質(zhì)量發(fā)展

檔案工作是高職院校工作的重要組成部分，也是高職院校的一項基礎(chǔ)工作，所以檔案管理工作的開展情況將會直接影響到學(xué)校的整體發(fā)展，甚至決定了高職院校的發(fā)展高度。如果高職院校檔案工作資料有限，無法為學(xué)校建設(shè)發(fā)展提供充足的參考資料，學(xué)校的發(fā)展上限就會非常低。反之，如果檔案工作發(fā)展較好，擁有豐富的檔案資料，那么高職院校的整體工作也會變得更加高效和科學(xué)。因為學(xué)?？梢酝ㄟ^檔案發(fā)現(xiàn)自身在發(fā)展過程中存在的不足，進而不斷進行彌補，所以檔案工作的開展效果非常重要。通過對檔案工作進行規(guī)范，可以讓高職院校對自己的工作進程有一個更加清楚的認識，以便開展后續(xù)的工作。由此可見，通過實現(xiàn)高職院校檔案工作的規(guī)范化發(fā)展，是有利于推動高職院校發(fā)展的。

3.為院校教育提供重要的參考依據(jù)

教育工作仍然是高職院校的工作重點，而高職院校的檔案工作將會直接影響到教育發(fā)展的方向和高度。從高職院校的文化建設(shè)角度來說，通過開展檔案工作，可以不斷豐富高職院校的文化內(nèi)涵和文化深度。學(xué)校的文化底蘊不斷得到提升，教育工作的實效性就會因此得到顯著提升。通過參考檔案，教師還可以發(fā)現(xiàn)教學(xué)過程中存在的問題，不斷豐富自身教學(xué)經(jīng)驗，最終保證教學(xué)工作可以在穩(wěn)步發(fā)展的過程中持續(xù)上升。

二、高職院校檔案管理工作中存在的問題

從我國當(dāng)前高職院校的檔案工作情況中可以發(fā)現(xiàn)，工作效率不高，服務(wù)職能沒有得到充分的體現(xiàn)，甚至直接限制了檔案工作的開展。通過分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案工作存在以下問題：

1.管理程序拖沓，影響檔案工作效率

檔案工作，顧名思義就是將某一項工作進行整理然后記錄在冊，所以檔案工作一般都是在某一項工作做完之后才能進行的。而檔案工作又分為收集、整理、裝訂、歸檔等多項工作程序，傳統(tǒng)的檔案管理程序中每一項工作在進行的時候都由于程序冗雜相互拖沓，最終導(dǎo)致工作效率非常低。在各項工作程序拖沓的過程中，原有的工作內(nèi)容或者很多具有價值的檔案資料就會因此流失，最終導(dǎo)致檔案的參考價值越來越低。由此可見，當(dāng)前高職院校的檔案管理工作程序冗雜，工作拖沓，所以導(dǎo)致工作效率非常低。

2.檔案管理工作人員數(shù)量、質(zhì)量不足

高職院校的檔案管理工作是一項專業(yè)性、業(yè)務(wù)性都很強的工作，需要檔案工作者對各項工作內(nèi)容以及各部門的工作流程都十分熟悉，才能在工作的過程中保證檔案工作效率。然而從現(xiàn)實情況來看，檔案管理工作人員的數(shù)量和質(zhì)量都有所欠缺，很多在檔案管理部門工作的人員甚至還擔(dān)任者其他的工作，身兼數(shù)職在檔案部門是常有的現(xiàn)象。其次檔案工作人員的素質(zhì)也不高，因為很多檔案管理人員都是教師兼職，而教師對檔案工作方面的專業(yè)知識又不夠了解，再加上缺乏相關(guān)的工作經(jīng)驗，所以很難保證工作質(zhì)量。

3.工作方式過于傳統(tǒng)，現(xiàn)代化發(fā)展緩慢

通過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，基本上所有高職院校的檔案工作依然停留在紙質(zhì)層面，檔案收集、查閱工作也是由人工進行，檔案工作的現(xiàn)代化進程極為緩慢。首先，紙質(zhì)檔案很容易遭到破損，尤其是經(jīng)過長時期的查閱，破損丟失都是常有的現(xiàn)象，這樣一來，檔案的參考價值就會大打折扣。其次，人工收集和人工查找的方式也過于傳統(tǒng)，因為學(xué)校的檔案數(shù)量龐大，在短時間內(nèi)查找到想要的檔案幾乎不可能，所以人工的工作方式必然會影響工作效率。

4.高職院校檔案制度和管理體制缺乏

從當(dāng)前國家發(fā)布的檔案制度中可以發(fā)現(xiàn)，與高職院校自身的實際發(fā)展情況存在很大出入，和高職院校的發(fā)展嚴重脫軌，所以導(dǎo)致檔案制度對高職院校檔案工作的指導(dǎo)作用并不好。檔案制度無法及時進行更新，而且不同學(xué)校的檔案管理制度和標準又不相同，就會導(dǎo)致檔案制度和檔案工作成為兩個相互脫離的個體。而且從當(dāng)前高職院校的檔案工作中可以發(fā)現(xiàn)，檔案工作一直都是走一步看一步的狀態(tài)，缺乏整體規(guī)劃。人與人之間、工作與工作之間缺乏配合，最終限制了檔案工作的發(fā)展。

三、影響高職院校檔案工作規(guī)范化發(fā)展的原因

1.工作理念的影響

工作理念的影響是導(dǎo)致高職院校檔案工作不規(guī)范的原因之一。首先，長期以來，高職院校在工作理念方面都比較注重管理不注重服務(wù)，而檔案工作的工作重點恰恰在于向全校師生服務(wù)，所以工作理念的偏差自然會影響檔案工作的進一步開展。其次，高職院校在開展管理工作，以及在檔案管理工作中，都一直以行政管理為主，忽略了制度管理的約束性。長期以來，不論是檔案工作還是其他的管理工作，都一直以行政管理方式為主，忽略了制度在無形之中對工作者的約束。和行政相比，制度約束所需要消耗的人力、物力也更小?？傊驗楣ぷ骼砟畹挠绊?，限制了高職院校檔案工作的規(guī)范化開展。

2.規(guī)章制度的影響

規(guī)章制度的影響是導(dǎo)致高職院校檔案工作不規(guī)范的第二個原因，而且規(guī)章制度不完善是當(dāng)前高職院校仍然面臨的一個主要問題。隨著我國檔案法的出臺和不斷完善，為我國高職院校檔案工作制度的建立提供了一定借鑒，但是從實際情況來看，可以發(fā)現(xiàn)很多的規(guī)章制度無法落到實處。檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)雖然是獨立的，但相互之間有存在連接關(guān)系，因為缺乏制度的約束和管理，所以導(dǎo)致每一個環(huán)節(jié)都過于松散，無法形成工作整體。因為檔案工作部門缺乏足夠的工作經(jīng)驗，也缺乏足夠的管理理念和完善的管理機制，所以導(dǎo)致檔案部門的工作效率并不高。這無疑會制約檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

3.人為因素的影響

影響高職院校檔案管理工作的因素是多方面的，人為因素的影響也是不可或缺的因素。首先，從檔案工作者來說，工作者是檔案管理的主體，其自身的因素很大程度上會對檔案工作造成影響。無論是其工作能力，還是工作態(tài)度、工作狀態(tài)、工作積極性，都會影響檔案工作的開展。其次，無論是規(guī)章制度的制定，還是具體的工作執(zhí)行，也都離不開相關(guān)的工作者，而這每一項工作又都與檔案工作有著密切的關(guān)系，所以人為因素的影響會出現(xiàn)在每一個工作環(huán)節(jié)中，也會在任何情況下影響高職院校檔案工作的規(guī)范化開展。

四、高職院校檔案工作規(guī)范化發(fā)展的建設(shè)措施

為了改善當(dāng)前高職院校檔案管理工作的工作情況，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，高職院校應(yīng)當(dāng)明確當(dāng)前檔案工作中存在的問題，并且從實際情況出發(fā)，針對這些問題提出相對應(yīng)的解決措施，最終實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

1.優(yōu)化檔案管理程序，加大檔案收集管理力度

要推動高職院校檔案工作的規(guī)范化發(fā)展，首先，要優(yōu)化檔案管理程序，加大檔案收集工作和管理工作的力度。針對當(dāng)前檔案工作的各個流程，要盡可能提升工作效率，防止因為工作拖沓而導(dǎo)致珍貴資料流失。在這一過程中，檔案管理部門的工作人員要養(yǎng)成依法管理檔案工作的意識，在工作的過程中針對每一項需要整理成檔案的資料，都盡可能完整、準確、高效的進行保存。其次，為了提升工作效率，要實現(xiàn)檔案工作中各項工作環(huán)節(jié)的有效銜接，在保證工作效率的基礎(chǔ)上節(jié)省工作時間。最后，檔案部門還要形成準確、系統(tǒng)化的檔案資源庫，為高職院校進行服務(wù)。

2.建設(shè)檔案管理團隊，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作人員作為開展檔案工作的主體，很大程度上影響著檔案工作的工作效率。為此，高職院校應(yīng)當(dāng)建設(shè)專業(yè)的檔案管理團隊，不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)。從我國高職院校當(dāng)前的檔案管理工作者構(gòu)成可以發(fā)現(xiàn)，其年齡都比較大，而且專業(yè)能力有所欠缺。為此，高職院校應(yīng)當(dāng)從社會上聘請專業(yè)的管理人員，改變檔案管理者身兼數(shù)職的局面，還要不斷對檔案管理工作者進行培訓(xùn)，掌握信息化技術(shù)，不斷提升檔案管理工作效率，并且提升檔案資源的服務(wù)功能。

3.積極引進信息技術(shù)，推動檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展

隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸在各個領(lǐng)域滲透，并且讓相應(yīng)的工作領(lǐng)域產(chǎn)生了重大影響。高職院校的檔案管理工作要想提升工作效率，也需要引進信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展，順應(yīng)數(shù)字化檔案工作的發(fā)展趨勢。長期以來，高職院校的檔案工作都是由人工進行，所以工作效率十分有限，甚至還會在工作的過程中出現(xiàn)較大的錯誤。但是將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中后，不論是資料收集，還是資料整理和查詢，都會變得十分簡便，在眾多的檔案中，只需要通過計算機輸入想要查找檔案的關(guān)鍵詞，便可以瞬間找到相關(guān)的資料，不僅提升了工作效率，還大大提升了檔案工作的服務(wù)職能。

4.健全檔案管理工作機制，完善檔案工作制度

為了健全檔案管理工作機制，高職院校要對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，從工作內(nèi)容、制度建設(shè)、再到頂層設(shè)計，都要逐漸做到完善。只有這樣才能保證檔案工作上下同心，形成工作合力，推動檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。重點是檔案工作制度，通過完善檔案工作制度，可以讓檔案工作做到有章可循。在檔案的分類、整理、保管等各項工作中都要保證工作的規(guī)范性，更要做到檔案安全保密，在檔案內(nèi)容泄露之后，即使是追究責(zé)任也要做到有章可循?？傊瑱n案工作的工作機制和工作制度都要不斷完善，確保檔案工作的權(quán)威性。

五、結(jié)語

總之，高職院校的檔案工作也要跟隨時代發(fā)展，不斷提升工作能力和工作質(zhì)量，進而促進高職院校的整體發(fā)展。雖然當(dāng)前高職院校的檔案工作正處于瓶頸區(qū)，制約因素非常多，但是只要不斷推進檔案工作的規(guī)范化發(fā)展，檔案工作的作用和功能就可以得到凸顯。

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（作者單位：延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室）