基于政府機關檔案計算機管理的有效應用分析

杜愛玲

摘要：檔案計算機管理是政府機關工作中的重要組成部分，計算機運行效率直接影響著政府機關檔案工作的效果，促進檔案管理與計算機管理的相互融合，需要工作人員不斷提升計算機應用高水平，以適應檔案管理工作的發(fā)展需要，才能充分發(fā)揮計算機的作用。本文從在政府機關檔案的計算機應用的必要性進行分析，提出了相關應用措施，僅供參考。

關鍵詞：政府機關;檔案管理;計算機;有效應用

在政府機關的檔案管理工作中，應用計算機可以推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，對提升政府機關檔案管理工作的效率具有顯著作用。當下時代是信息化的時代，提升檔案工作的運行效率，便于政府機關增強檔案管理工作的服務職能，而計算機作為一種運行工具，能夠優(yōu)化檔案管理的模式，根據(jù)實際的工作需求不斷調(diào)整檔案資料的運行狀態(tài)，并對其運行模式加以創(chuàng)新。

1.政府機關檔案計算機管理的應用的必要性

政府機關的檔案管理工作模式較為固定，而且涉及的內(nèi)容較為復雜，關系到政府機關工作的各個方面，是將政府機關的各項工作活動中產(chǎn)生的資料收集起來，經(jīng)過詳細的分類與整理以后，再保存起來以備日后查用。所以政府機關的檔案管理工作具有為其它部門提供資料查詢的服務職能，收集資料的效率及存檔的質(zhì)量，會對檔案管理提供的資料查詢功能形成影響。分析和整理資料的過程是相對繁瑣的，工作量也相對較大，政府機關的各個部門通常會派遣專人將資料交到檔案管理部門，而其它部門負責收集和移交資料的人員往往不是專業(yè)的檔案管理人員，所以在工作時可能會出現(xiàn)資料不全或丟失的問題。如果將計算機技術廣泛應用于檔案管理工作中，檔案管理部門就可以隨時隨地的與其它部門進行溝通，便于其它部門再產(chǎn)生資料時就可直接將信息傳輸于檔案管理部門。一方面，計算機技術的應用促進了檔案資料的自動化管理，另一方面計算機技術的應用形式帶來了快節(jié)奏的工作思路，優(yōu)化了檔案管理工作的流程。

2.政府機關檔案計算機管理的應用策略

2.1加大計算機技術的推廣力度

政府機關在檔案管理工作中應充分利用計算機技術的便捷性，加強對計算機的普及應用，利用計算機的程序完成檔案管理部門的工作。由于政府機關屬于國家管理部門，一些工作資料的內(nèi)容非常保密，那么在計算機程序的設計中，政府部門就要考慮其安全性與保密性是否符合實際要求，謹慎、安全的應用計算機技術非常關鍵。除將檔案資料錄入計算機程序以外，還應對計算機技術傳輸信息的形式加以創(chuàng)新，相關信息資料可以在云盤中備份，為檔案資料的使用者提供更加便捷、快速的服務，在當下信息時代中，推行計算機技術形式的檔案資料管理，可以提升政府機關的檔案管理工作效率，并且電子形式的資料比紙質(zhì)資料的儲存時間更長，可備份的次數(shù)更多。而且計算機程序中包括搜索引擎，工作人員在查找資料時也非常方便，在錄入檔案資料時，把編目內(nèi)容作為搜索內(nèi)容，就可以在檢索時輸入關鍵詞查找到對應的資料，這種自動化管理形式可以為檔案管理工作提供更多的便利。

2.2注重計算機技術的安全應用

在政府機關的檔案管理工作中，實施計算機工作的形式存在諸多明顯的優(yōu)勢，由于計算機技術在現(xiàn)今時代的普及程度非常高，而計算機網(wǎng)絡的開放性為人們提供了諸多可以應用的信息。但需要人們注意的是，電子形式的檔案資料極容易被篡改，若要長期有效的保存資料信息，就需要對相關程序加設密碼，尤其是政府機關的檔案資料有些屬于絕密的資料，一旦泄露可能會給國家機關帶來危險和難以預估的損失，為保證檔案資料的安全性，政府部門要對信息化應用的形式加以重視，采取必要的保密措施提升計算機應用的安全性，避免資料泄露引發(fā)的一系列問題。檔案管理人員在錄入資料和封存資料時，需要交由相關領導簽字批示以后，才可以將其錄入到系統(tǒng)中，調(diào)取相關保密資料或重要資料時，也應相關負責人或領導簽字審批，或是同賬號密碼登錄的方式，確認無誤以后才可以調(diào)取。對于計算機程序的安全性也要加以提升，如可以通過設置防火墻或防病毒軟件的方式填補軟件中的漏洞，防止不法分子利用黑客手段攻擊計算機系統(tǒng)。在傳輸資料時，工作人員也要做好備份工作，對于涉密的信息要禁止其他人訪問，可以在資料程序中設置密鑰，政府機關也要對從事檔案管理的工作人員開展計算機技能的培訓，以提升工作人員的信息技術水平。

2.3結(jié)合計算機技術與紙質(zhì)管理

政府機關在檔案管理工作中應用計算機技術時，應當在原有紙質(zhì)檔案管理的基礎上，融入信息化技術的形式，而不是將信息化技術完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式。紙質(zhì)檔案始終是政府機關檔案管理工作的核心，如果電子檔案出現(xiàn)問題，紙質(zhì)檔案也是唯一的核對資料，可以為計算機管理形式提供基礎的保障。計算機技術在檔案管理中的應用多以光盤的形式為主，而計算機設備也可能存在老化的問題，所以信息化管理并不是“高枕無憂”的，如果完全將信息化的管理模式取代了紙質(zhì)檔案的管理形式，那么就容易在出現(xiàn)問題時失去憑證。就目前的情況來看，信息化資料的原始性難以得到保證，這就說明保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍然非常重要，兩種管理模式相互補足，可以建立雙重優(yōu)勢，完善政府機關檔案管理工作的形式，建立起融匯共通的管理通道，使之保存方式更加多樣化，而資料也更加完全和豐富。

3.結(jié)束語

政府機關要想提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，就要從工作形式上加以創(chuàng)新，在信息化時代中，用計算機技術來推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展非常重要，而檔案資料作為原始的資料，可以有效的記錄真實的數(shù)據(jù)。對此，政府機關在應用計算機技術于檔案管理工作中時，要將紙質(zhì)檔案作為工作的基礎，加大對計算機技術的推廣力度，注重對計算機技術的安全應用，從計算機程序及工作人員能力方面加以強化，以求更加現(xiàn)代化的發(fā)展。