醫(yī)院合同檔案的建立與管理構(gòu)建

王福榮

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和進(jìn)步人們的維權(quán)意識(shí)也在不斷的加強(qiáng)，當(dāng)出現(xiàn)醫(yī)療事故的時(shí)候需要有相關(guān)的資料作為確認(rèn)事故的依據(jù)，其中必不可少的就是醫(yī)院的合同檔案。醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量不僅能夠體現(xiàn)出一個(gè)醫(yī)院工作的水平，還能幫助醫(yī)院健康的發(fā)展。本文通過(guò)分析醫(yī)院合同檔案的特點(diǎn)深入了解，目前建立與管理醫(yī)院合同檔案存在的問(wèn)題，希望能夠給醫(yī)院合同檔案管理者提供一些參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院合同檔案;建立;管理

近幾年為了提高醫(yī)院管理工作的質(zhì)量，衛(wèi)生部開(kāi)始把重點(diǎn)工作放在監(jiān)督醫(yī)院管理工作內(nèi)容上。在監(jiān)督各級(jí)醫(yī)院的過(guò)程中醫(yī)院檔案的作用非常重要，醫(yī)院在工作的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，只有通過(guò)一系列的措施完成醫(yī)院合同檔案管理工作，才能為以后醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)和決策提供一個(gè)科學(xué)的依據(jù)。

1.醫(yī)院合同檔案的特點(diǎn)

1.1廣泛性

醫(yī)院各部門(mén)之間在進(jìn)行工作的過(guò)程中都有自己的職責(zé)和制度，在撰寫(xiě)合同管理內(nèi)容的過(guò)程中需要明確出每個(gè)崗位的崗位職責(zé)，這樣才能對(duì)這些部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)的管理。在管理醫(yī)院合同檔案的過(guò)程中必須要嚴(yán)格遵循醫(yī)院行業(yè)的相關(guān)法律，同時(shí)還需要借助其他職能管理部門(mén)的幫助，只有加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通和交流，才能真正的發(fā)揮出醫(yī)院合同的作用。例如：當(dāng)醫(yī)院和患者之間發(fā)生不可協(xié)調(diào)的矛盾的時(shí)候，就可以通過(guò)調(diào)取相關(guān)合同檔案的方法來(lái)解決糾紛。

1.2權(quán)威性

醫(yī)院合同檔案如果出現(xiàn)變更、終止的時(shí)候也需要遵循國(guó)家法律和經(jīng)濟(jì)合同管理?xiàng)l例，在簽訂一些涉外合同的過(guò)程中必須得到國(guó)家衛(wèi)生部或省衛(wèi)生廳的批準(zhǔn)，這樣才能保證醫(yī)院合同檔案的權(quán)威性。

1.3實(shí)效性

實(shí)效性主要指時(shí)間在法律上產(chǎn)生的效力，我國(guó)的《合同法》中有明確的規(guī)定，合同成立之后不同階段的實(shí)效性雖然不同，但是都有一定的法律后果存在。

1.4分散性

因?yàn)獒t(yī)院下屬的科室有很多所以醫(yī)院合同的種類也比較繁多，特別是遇到比較大的項(xiàng)目工程時(shí)需要簽訂的合同內(nèi)容就更多，這樣就會(huì)增加醫(yī)院合同檔案的分散性。

1.5多樣性

醫(yī)院對(duì)外的交往非常頻繁，合同可以分為以下幾類：業(yè)務(wù)職責(zé)類、業(yè)務(wù)往來(lái)類、科研教學(xué)類、財(cái)務(wù)性質(zhì)類。隨著醫(yī)院人事制度的改革還會(huì)出現(xiàn)各種不同類型的聘用人員合同，這些都體現(xiàn)了醫(yī)院合同檔案的多樣性。

2.醫(yī)院合同檔案管理的原則

2.1標(biāo)準(zhǔn)化原則

醫(yī)院合同檔案管理在進(jìn)行的過(guò)程中最需要遵循的原則就是標(biāo)準(zhǔn)化原則，只有提高醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能加強(qiáng)醫(yī)院合同檔案管理工作的質(zhì)量。這樣也能幫助醫(yī)院合同檔案管理者對(duì)這些檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。

2.2科學(xué)化原則

醫(yī)院合同檔案管理的科學(xué)化能夠加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院管理的結(jié)構(gòu)，讓醫(yī)院合同檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮出重要的作用。

2.3職責(zé)權(quán)益兼顧化原則

醫(yī)院合同檔案管理工作在進(jìn)行的過(guò)程中要明確每個(gè)人的職責(zé)權(quán)限，這樣才能更好的保護(hù)相關(guān)的權(quán)益。

2.4制定執(zhí)行兼顧化原則

在建設(shè)醫(yī)院合同檔案管理制度的過(guò)程中嚴(yán)格的醫(yī)院檔案管理制度內(nèi)容能夠給醫(yī)院的發(fā)展奠定一個(gè)扎實(shí)的基礎(chǔ)，也能夠約束醫(yī)院合同檔案管理者的行為。

3.醫(yī)院合同檔案的作用

3.1醫(yī)院合同檔案具有法律佐證作用

每個(gè)合同在簽訂之后都會(huì)產(chǎn)生一定的法律效益，合同中的條款內(nèi)容也明確了雙方的責(zé)任和雙方應(yīng)盡的義務(wù)，如果任何一方違反了合同的規(guī)定都需要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，在發(fā)生糾紛的過(guò)程中醫(yī)院合同檔案不僅是一份記錄也是解決合同糾紛中重要的依據(jù)。

3.2醫(yī)院合同檔案具有法律約束作用

從雙方簽訂合同之日起該合同就具有了法律約束力，雙方為了完成合同簽訂的目的都會(huì)規(guī)范自己的行為，并且按照合同中的內(nèi)容進(jìn)行自己的義務(wù)，減少損害他人利益的情況發(fā)生。

3.3醫(yī)院合同檔案具有減少經(jīng)濟(jì)損失的情況發(fā)生的作用

雙方在簽訂完合同之后如果在合同執(zhí)行期間需要進(jìn)行變更或轉(zhuǎn)讓的操作，這時(shí)就有可能發(fā)生合同糾紛。為了避免合同雙方出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失就可以把合同檔案作為法律依據(jù)來(lái)保護(hù)自己的合法權(quán)益。

4.醫(yī)院合同檔案的形成和管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

4.1管理隨意性

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在大部分醫(yī)院合同管理者的管理工作都比較隨意嚴(yán)重影響醫(yī)院合同檔案的質(zhì)量，也沒(méi)有辦法保證醫(yī)院合同檔案的準(zhǔn)確性，不僅如此在管理工作進(jìn)行的過(guò)程中還缺少相應(yīng)的制度，給醫(yī)院合同檔案管理工作帶來(lái)一定的阻礙。

4.2收集過(guò)程不完整

醫(yī)院合同檔案收集過(guò)程不完整主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先因?yàn)獒t(yī)院形成的合同部分比較多，如果在管理的過(guò)程中信息流動(dòng)存在問(wèn)題就會(huì)影響到醫(yī)院檔案歸檔工作的完成;其次在一些醫(yī)院小型項(xiàng)目中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)忽略合同檔案收集的情況發(fā)生;最后有些醫(yī)院忽視了合同歸檔的重要性，長(zhǎng)時(shí)間之后醫(yī)院合同檔案失散問(wèn)題就會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重。

4.3醫(yī)院合同檔案管理工作者職責(zé)不清楚

因?yàn)獒t(yī)院和其他企業(yè)不同每天的工作都非常的繁忙，有時(shí)醫(yī)院檔案工作人員會(huì)出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況發(fā)生，這些檔案工作人員沒(méi)有時(shí)間了解和檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的知識(shí)，導(dǎo)致合同檔案收集工作的質(zhì)量沒(méi)有辦法保證，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)的管理質(zhì)量。

5.醫(yī)院合同檔案的建立

5.1醫(yī)院合同檔案的分類

醫(yī)院合同檔案的種類非常多，在進(jìn)行分類工作的過(guò)程中要想讓工作順利的完成，就需要及時(shí)的給每份合同做好編碼，然后按照編碼進(jìn)行分類。醫(yī)院合同檔案資料中最重要的就是事業(yè)檔案，在分類的過(guò)程中需要遵守事業(yè)檔案的規(guī)則進(jìn)行工作，對(duì)于同種類型的檔案只能有一種分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要注意好醫(yī)院合同檔案的邏輯性。

5.2醫(yī)院合同檔案的收集

在醫(yī)院檔案建立的過(guò)程中最具挑戰(zhàn)性的工作就是收集醫(yī)院合同檔案，醫(yī)院合同檔案的流程非常多，在收集的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)中途調(diào)走的情況發(fā)生，嚴(yán)重影響收集工作的完整性。在收集醫(yī)院合同檔案的過(guò)程中還有一個(gè)沒(méi)有解決的問(wèn)題就是檔案審核問(wèn)題，因?yàn)獒t(yī)院合同檔案和其它檔案有很大的不同所以在辦理的過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一系列部門(mén)的承辦才能完成，最后送交到責(zé)任方才算醫(yī)院合同檔案工作收集完成。在收集醫(yī)院合同檔案的過(guò)程中一定要總結(jié)出其中存在的問(wèn)題，然后制定出解決問(wèn)題的方案。

6.醫(yī)院合同檔案的管理

6.1醫(yī)院合同檔案的管理時(shí)間

醫(yī)院合同檔案的管理時(shí)間一般都在10年以上，管理的保存期限也需要根據(jù)文件的價(jià)值來(lái)合理劃分保管的時(shí)間，近幾年有關(guān)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)糾紛的案件越來(lái)越多，醫(yī)院合同檔案的重要性也在不斷的提高，在進(jìn)行管理的過(guò)程中一定要充分考慮到多方面的因素，才能解決好醫(yī)院合同檔案的管理工作，對(duì)于一些重要的醫(yī)院合同檔案內(nèi)容要進(jìn)行永久性的保管。

6.2醫(yī)院合同檔案的管理全局性

在管理醫(yī)院合同檔案內(nèi)容的時(shí)候不能向整理普通檔案一樣進(jìn)行管理，一定要加大管理的力度，例如：如果醫(yī)院與其他組織簽訂了一份經(jīng)濟(jì)合同檔案，在合同生效之前要先經(jīng)歷一系列的法律程序，同時(shí)還需要對(duì)法律程序的內(nèi)容進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)不足的地方要馬上進(jìn)行修改。醫(yī)院合同的檔案管理人員要從全局性出發(fā)進(jìn)行考慮，保證醫(yī)院合同檔案的完整性，最終讓醫(yī)院合同檔案內(nèi)容發(fā)揮出最大的作用。

7.未來(lái)醫(yī)院合同檔案管理工作的新思路

在以后建設(shè)醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中可以通過(guò)以下思路來(lái)做好醫(yī)院合同檔案管理工作：首先在醫(yī)院合同檔案管理工作進(jìn)行的時(shí)候完善醫(yī)院合同檔案的管理制度，加強(qiáng)醫(yī)院合同檔案管理工作的重要性，在制定制度的過(guò)程中一定要先進(jìn)行實(shí)際調(diào)查，這樣才能制定出符合實(shí)際情況的管理制度內(nèi)容;其次提高醫(yī)院合同檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)，這樣管理工作者才能做好自己的本職工作;最后就是要對(duì)檔案合同管理工作進(jìn)行專業(yè)化的配置，有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，這樣才能根據(jù)醫(yī)院合同檔案管理工作的特點(diǎn)來(lái)有針對(duì)性的做好管理的工作，最終給整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展提供重要的理論依據(jù)。

8.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述能夠發(fā)現(xiàn)醫(yī)院合同檔案的建立與管理對(duì)整個(gè)醫(yī)院工作來(lái)說(shuō)都非常的重要，所以以后在進(jìn)行管理工作的時(shí)候一定要提高檔案管理者的工作意識(shí)，這樣才能保證醫(yī)院合同檔案的完整性，最終讓醫(yī)院工作能夠順利的進(jìn)行減少醫(yī)患關(guān)系發(fā)生的概率。

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