淺談檔案管理信息化的科學發(fā)展路徑與創(chuàng)新

劉卓彧　管曉紅

摘要：檔案管理是一項對信息的收集，管理和存儲的工作，在一定程度上對促進社會經(jīng)濟發(fā)展和向信息化時代的過渡至關重要。本文詳述了現(xiàn)階段信息化背景下，檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，分析了檔案管理的新方向，并提出了在信息化環(huán)境中檔案管理的發(fā)展路徑與創(chuàng)新措施，以提供有關人員的有用參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展;路徑;創(chuàng)新

1.引言

目前對檔案工作人員的工作任務來講，很重要的一環(huán)就是利用與開發(fā)檔案的資源化，不斷的改良檔案服務體系與高效進行服務經(jīng)濟建設。利用計算機為客戶提供相應的服務，完善事務管理機制，使得現(xiàn)代化檔案管理全面覆蓋。當下使用計算機網(wǎng)絡進行在線服務已受到很多國內(nèi)檔案管理的青睞，這已變成企業(yè)重點服務對象。檔案管理是信息管理的重要組成部分，當今社會信息化爆發(fā)速度飛快，信息化下規(guī)范檔案管理的意義重大。

2.檔案管理信息化的發(fā)展與創(chuàng)新

2.1全面優(yōu)化，形成統(tǒng)一的規(guī)范標準與管理制度

想要促進體系的穩(wěn)定運轉(zhuǎn)，還應形成統(tǒng)一規(guī)范標準與管理制度，具體包含資源采集路徑、范圍、組成結(jié)構(gòu)和種類、應用方式等方面的標準要求，同時還需要針對不同處理流程、軟件標準和應用技術(shù)等形成明確細則和工作要求。在標準規(guī)范條件下，促進處理流程、技術(shù)、資源全面融合，形成全新的檔案管理模式。檔案資源處理過程，可以結(jié)合新時代特征，實施全面優(yōu)化改造，具體可以分成采集儲存、預處理、分析、組織、應用反饋等五種內(nèi)容。

2.2合理規(guī)劃檔案管理

在檔案的管理中，通常根據(jù)檔案的實際情況進行檢查，確認之后進行存檔。一旦存儲了數(shù)據(jù)，檔案管理者便會使用此信息并向單位提供相關服務。但是在信息化背景下，這種工作模式顯得非常落后，因此有必要提高單位信息化管理檔案的水平。伴隨著我國檔案管理局域網(wǎng)絡建設進程的逐漸完善，有關檔案管理需要充分利用符合自身建設的網(wǎng)頁形式，有效的開展在線數(shù)據(jù)與信息的共享，且將管理平臺與企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站并聯(lián)，以此實現(xiàn)用戶信息的在線檢索功能。積極引進國際上高水平的管理體系，建立以現(xiàn)代技術(shù)為核心的檔案管理系統(tǒng)。檔案的管理人員要及時更新檔案信息資源庫，特別是建設文檔數(shù)據(jù)庫，來實現(xiàn)網(wǎng)上平臺電子文檔的管理，進而實現(xiàn)文件管理的合法化與智能化。

2.3信息化管理

在信息化環(huán)境中，檔案管理的創(chuàng)新需要信息化管理，而信息化管理需要概念上的更新，以及方法上的創(chuàng)新與改變，即檔案的集中分類，將可以信息化管理的檔案進行區(qū)分，并主動將其轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)檔案。其次要做好信息化管理檔案的準備，記錄好有連帶關系的檔案，為信息化管理檔案做好準備。另外，檔案數(shù)據(jù)的信息化轉(zhuǎn)換需要很長時間，并且記錄過程需要嚴格的工作方法，切勿在過程中出現(xiàn)人為錯誤致使丟失檔案情況的出現(xiàn)。最后，轉(zhuǎn)換后的電子檔案需要與原始記錄中進行校正，以產(chǎn)生完整可靠的數(shù)據(jù)，這為進一步改進和使用電子數(shù)據(jù)提供了堅實的基礎。

2.4提高檔案信息的安全性

提高檔案信息的安全至關重要。首先，在信息化環(huán)境中，不管是檔案的歸檔或者是檔案的完善，都必須通過訪問特定的軟件，并且不可避免地要在網(wǎng)絡山上打開關于存檔的信息平臺，以便存檔的管理和對存檔的訪問。安全管理應從有權(quán)訪問檔案信息的工作人員開始，提高其待遇水平，改善人員培訓和晉升機制，從而減少人員流動，注重在日常培訓中提高道德操守，避免內(nèi)部安全問題。第二，保護檔案免受火災，洪水，地震及黑客攻擊造成的意外損害，及時做好備份。第三，有必要增強現(xiàn)代信息技術(shù)的安全水平，使管理人員意識到網(wǎng)絡安全，并為他們提供在該領域工作的手段，通過實踐來增強檔案的安全性和機密性。

2.5建設科學合理的工作機制， 實現(xiàn)文件有序上傳

企業(yè)檔案管理的相關部門要加大溝通力度，及時完善電子檔案數(shù)據(jù)管理部門，此部門將建立在公司部門的檔案中，并可用作公司資源數(shù)據(jù)庫的重要的部分。為了加強檔案管理工作與信息化技術(shù)的融合，必須建立一個科學合理的獎懲機制。建立良好的管理人員獎懲制度，應著眼于單位的利益，從而有效保護每一位員工的切身利益，實現(xiàn)真正的公正合理。因此，一方面有必要建立對工作的獎勵制度，另一方面必須制定適用于違反制度的懲罰規(guī)則，以達到工作機制真正的公平公正，獎懲嚴明。同時，要求單位加大對檔案管理的投入，改善相應的設施，并提供在檔案管理中使用，作為整合主要信息技術(shù)的物質(zhì)保證。

目前存在于單一的電腦上進行收集電子文檔已然成為檔案管理多數(shù)電子文件無法回避的問題，相比于以往的文件，多數(shù)文件都是通過文件上傳和文件下載實現(xiàn)的，所以通過更改傳統(tǒng)的工作方式，可在計算機網(wǎng)絡中建立一個操控平臺，自動能夠在網(wǎng)上上傳電子文檔。將它們進行有效的收集后，再將其存檔于服務器中。比如為方便下級行政部門和用戶通過該網(wǎng)站傳輸其非機密檔案的全文，檔案管理也相應研發(fā)出電子文件自動上傳體系。

2.6積極有效進行在線服務

實現(xiàn)全面的信息化管理可徹底改變?nèi)藗儗W習與工作的主體方式，讓人們能夠及時的通過信息體系與信息終端網(wǎng)絡獲取目前各式各樣的信息。因此被動的使用檔案方式一定會被現(xiàn)代的檔案服務所取代。檔案工作部門能夠編輯有關主題，能夠在網(wǎng)頁利用數(shù)據(jù)庫查詢，以便用戶可以使用電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)上快速通信，交換信息并向著快速服務對象能夠及時應答。

3.結(jié)語

隨著信息化時代的發(fā)展，檔案管理的創(chuàng)新是主要挑戰(zhàn)，計算機網(wǎng)絡技術(shù)和檔案管理的集成和創(chuàng)新可以加速信息化技術(shù)的發(fā)展。在信息化這一時代背景下，考慮到效率和質(zhì)量，檔案管理工作已經(jīng)逐步發(fā)展起來，信息化時代大大提高了檔案管理的效率，充分利用現(xiàn)代信息手段及措施至關重要，負責檔案管理的部門也應繼續(xù)調(diào)整其方向和目標。

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