新形勢下基層單位做好紙質(zhì)檔案管理的重要性分析

朱文凱

摘要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，基層單位檔案管理工作也陸續(xù)發(fā)生了變化，大部分單位嘗試以信息化檔案管理方式代替紙質(zhì)檔案管理方式，但從當(dāng)前電子檔案管理情況分析來看，其在安全性與真實性方面遜色與紙質(zhì)檔案管理方式。因此，基層單位要重視紙質(zhì)檔案管理的重要性，讓紙質(zhì)檔案管理在日常工作中發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與作用?；诖?，本文探究了心新形勢下基層紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢，并分析了提升基層單位紙質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量的有效對策，促進基層單位檔案管理工作質(zhì)量與效率提升。

關(guān)鍵詞：新形勢;基層單位;紙質(zhì)檔案

新時期背景下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，基層單位逐漸嘗試以電子檔案管理方式代替紙質(zhì)檔案管理方式，然而在電子檔案管理尚未發(fā)展成熟。在檔案保管長久性、安全性、真實性方面紙質(zhì)檔案管理占據(jù)絕對優(yōu)勢。因此，基層單位做好紙質(zhì)檔案管理工作至關(guān)重要。

一、紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

（一）紙質(zhì)檔案具有直觀性

電子檔案管理需要對原始紙質(zhì)檔案進行編輯、修改、錄入等一系列操作，而紙質(zhì)檔案的保管載體是紙張原件，無須依附其他工具與平臺對檔案內(nèi)容進行查閱與使用，紙質(zhì)檔案更具直觀性，方便人們查閱與使用。

（二）紙質(zhì)檔案相對完整

紙質(zhì)檔案是在檔案保存的過程中生成的原件，其本身具有完整性。紙質(zhì)檔案建成歸檔后，不需任何人對檔案內(nèi)容進行更改，并對檔案借閱使用有嚴(yán)格的規(guī)定與要求，保證紙質(zhì)檔案紙張內(nèi)容的完整性。大部分基層單位用于檔案管理的資金十分有限，要想實現(xiàn)高質(zhì)量的信息化檔案管理工作方式仍需一段時間，信息化檔案管理工作存在黑客攻擊、病毒侵襲的潛在風(fēng)險，價值電子檔案自身的真實性、安全性難以有效控制，在這樣的條件下基層單位中紙質(zhì)檔案的用途與作用被凸顯出來。新形勢下紙質(zhì)檔案管理依舊是基層單位檔案管理的重要方式，也是為日后電子檔案管理工作建設(shè)的重要基礎(chǔ)，從當(dāng)前基層單位工作情況分析來看，紙質(zhì)檔案管理發(fā)揮了重要的作用。

二、新形勢下基層單位最好檔案管理工作的重要內(nèi)容

（一）堅持紙質(zhì)檔案信息的真實性

高質(zhì)量的紙質(zhì)檔案管理工作能夠為檔案使用者呈現(xiàn)出檔案中記錄的客觀情況，通過紙質(zhì)檔案能夠了解事件的經(jīng)辦人，在事件發(fā)生年代久遠的情況下，能夠通過非筆墨痕跡了解具體情況，這些筆墨印記難以被篡改與偽造，從而體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的真實性與唯一性。紙質(zhì)檔案在社會使用中更具說服性。而電子檔案的主要存儲載體是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其在檔案錄入環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)誤差，容易對檔案內(nèi)容進行修改與刪除，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不可避免要面對安全隱患問題，被修改過的電子檔案毫無痕跡，難以被辨認(rèn)。從而難以判斷電子檔案的真實性與原始價值。紙質(zhì)檔案在此方面有不可替代的優(yōu)勢[1]。

（二）紙質(zhì)檔案安全性高

基層單位中的檔案資料中大多記錄了個人信息，設(shè)計到信息安全與個人隱私問題，這些信息資料一旦被竊取或泄露，會造成較大的信息安全隱患。在紙質(zhì)檔案管理模式下，查詢或使用檔案信息需要經(jīng)過嚴(yán)密的管理流程，相關(guān)人員要出具身份證明材料或單位出具的檔案查閱證明，在檔案管理人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒滔虏粫斐蓚€人檔案泄露的情況。一旦形成紙質(zhì)檔案，單位就會對檔案進行妥善保管，實現(xiàn)安全保管紙質(zhì)檔案的目的。而電子檔案錄入、存儲、查閱、使用等流程都存在安全風(fēng)險，難以保證檔案的穩(wěn)定性。近年來，隨著電子檔案管理模式被廣泛應(yīng)用，不法分子利用電子檔案漏洞，篡改檔案信息的事件頻繁發(fā)生。例如，山東省發(fā)生了高考考生篡改他人高考志愿的事件，為被害者造成了嚴(yán)重的損失?？梢姡畔⒒瘷n案管理方式尚未完全發(fā)展成熟。很多基層單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全措施沒有達到理想的水平。一旦發(fā)生檔案泄露或篡改事件將嚴(yán)重影響單位甚至國家的利益。雖然計算機網(wǎng)絡(luò)病毒查殺系統(tǒng)與防火墻系統(tǒng)能夠在一定程度上對網(wǎng)絡(luò)安全起到保護作用，但計算機網(wǎng)絡(luò)自身的缺陷及漏洞影響電子檔案信息安全問題依舊存在隱患。而對于基層單位來說，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式輕車就熟，需要在日常檔案管理工作中提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)水平，即可避免紙質(zhì)檔案被他人竊取或篡改的情況發(fā)生?？梢娂堎|(zhì)檔案具有較高的安全性[2]。

（三）紙質(zhì)檔案信息具有持久性

紙質(zhì)檔案管理模式下紙張是檔案信息管理的主要載體，在不受外界因素影響的條件下，紙張的防潮防霉等技術(shù)相對成熟。在適宜紙張保存的環(huán)境下，紙質(zhì)檔案能夠延續(xù)千年，而電子檔案以移動硬盤、U盤等電子存儲設(shè)備為載體，這些材料的穩(wěn)定性相對較差。一旦出現(xiàn)電流交換磁場變化或者溫度變化等情況就會造成這些載體消磁、老化等情況出現(xiàn)，難以從電子檔案中讀取出相關(guān)信息，進而對檔案管理造成不可估量的損失。電子檔案的使用年限不僅與存儲設(shè)備有關(guān)，還與信息技術(shù)的更新有密切關(guān)系。在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，技術(shù)水平不斷提升網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)更新?lián)Q代周期短、速度快，在基層單位中容易出現(xiàn)剛剛采購的計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備投入使用，就誕生了新的技術(shù)的情況。而這些技術(shù)之間可能不具兼容性，難以進行升級銜接。信息檔案管理也有同樣的問題，由于技術(shù)水平的日新月異，軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，后續(xù)技術(shù)無法保證有力的支持，數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)是原有的數(shù)字信息難以被新的設(shè)備及軟件讀取出來，導(dǎo)致電子檔案使用年限受到影響，沒有人能保證其使用時長，而紙質(zhì)檔案管理在使用年限方面占據(jù)絕對優(yōu)勢[3]。

（四）紙質(zhì)檔案較為規(guī)范

經(jīng)過長時間的發(fā)展紙質(zhì)檔案管理，在信息資料收集、鑒定、整理、入檔、保存、使用等工作中形成了規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的操作流程?；鶎訂挝坏臋n案管理人員只需根據(jù)規(guī)定要求與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對檔案內(nèi)容進行歸納整理，便可有效整理紙質(zhì)檔案內(nèi)容，并為后續(xù)檔案查閱使用提供方便。與紙質(zhì)檔案相比電子檔案歸檔錄入是一項工作量較大，工作內(nèi)容較為繁瑣的項目。要想保證電子檔案的安全性，需要在電子檔案管理過程中實施簽署技術(shù)、身份驗證技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，但在實踐操作中難以按照規(guī)定要求，完成一系列檔案操作工作，在電子檔案移交與管理過程中缺乏規(guī)范性很多，基層單位檔案管理人員，不具備計算機操作能力。因此在電子檔案管理歸檔方面存在一定的難度，難以保證電子檔案歸檔的規(guī)范性，而紙質(zhì)檔案在此方面表現(xiàn)較為優(yōu)秀[4]。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，電子檔案管理模式逐漸應(yīng)用在各行各業(yè)中，在電子檔案應(yīng)用內(nèi)的過程中，其不足與缺陷也隨之暴露，由于電子檔案技術(shù)的不成熟，紙質(zhì)檔案管理的重要性逐漸被人們所重視，紙質(zhì)檔案以其直觀具體，不以篡改刪除，保存年限持久的優(yōu)勢在檔案管理工作中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，對于基層單位來說，紙質(zhì)檔案管理模式更具實用價值。

參考文獻：

[1]牟仙仙.基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[2]劉鳳英.新形勢下紙質(zhì)檔案是否可以被電子檔案取代[J].蘭臺世界，2020（S1）：26-27.

[3]張靜.解析紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要作用[J].蘭臺內(nèi)外，2020（28）：25-27.

[4]郭占元.芻議電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系及發(fā)展趨勢[J].山東檔案，2020（04）：33.