檔案管理數(shù)字化建設發(fā)展現(xiàn)狀及改進措施

劉云亭

摘要：計算機軟硬件技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理工作帶來新的發(fā)展機遇，數(shù)字化、信息化以及網(wǎng)絡化已經(jīng)成為社會發(fā)展的主流。檔案管理工作不僅僅是一項純記錄性工作，更需要與社會發(fā)展趨勢相融合，發(fā)揮出更大的價值。當前，檔案管理工作面臨的最大挑戰(zhàn)就是如何實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，重點是由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案管理有利于管理效率的提升和管理精確程度的改善。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;建設發(fā)展

一、當前檔案管理數(shù)字化建設發(fā)展狀況

（一）檔案存儲設備老舊

檔案管理的模式依然以人工為主，設備大多陳舊，大多數(shù)的檔案存儲、整理、調(diào)取工作都需要工作人員在一個特定的檔案室里進行。這樣的傳統(tǒng)檔案管理模式不但在管理工作量方面有著較大的局限，而且在檔案管理過程中還容易出現(xiàn)由于人為因素或存儲設備落后所導致的效率低下問題。另外，如果存儲空間過于老舊，還容易給紙質(zhì)檔案的存儲帶來潛在的安全風險。因此，在進行檔案管理的過程中，要對檔案管理模式進行不斷創(chuàng)新。隨著社會的發(fā)展速度不斷加快，人們對于檔案的存儲、調(diào)取以及運輸?shù)鹊墓ぷ餍室蔡岢隽烁叩囊?同時各類檔案的數(shù)量也由之前的種類單一到種類不斷增加，這也在一定程度上提升了檔案管理的難度和工作量。

（二）人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理工作無論是傳統(tǒng)的檔案管理模式，還是數(shù)字化管理模式，人的主觀能動作用在檔案管理水平和檔案管理效率的提升方面都發(fā)揮著不可替代的作用。雖然隨著數(shù)字化檔案管理模式建設的不斷推進，可以在一定程度上減輕人為因素在檔案管理過程中的作用，但檔案管理工作最終還是要由具體的檔案管理人員來完成。因此，要想保證檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理效率，除了轉(zhuǎn)變檔案的管理模式，還應當對檔案管理人員的個人職業(yè)素質(zhì)通過培訓加以提升。

（三）檔案管理數(shù)字化程度不高

雖然社會各個行業(yè)都處在由傳統(tǒng)行業(yè)管理模式向信息化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化的轉(zhuǎn)變過程中，并且行業(yè)管理模式數(shù)字化的趨勢已經(jīng)被人們普遍接受，但是在當前的檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理模式的推進仍然較為緩慢。首先，雖然數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)在較大范圍內(nèi)進行了推廣和應用，并且也在相當大的程度上實現(xiàn)了對外適當開放以及網(wǎng)絡遠程檔案查詢等功能，但是在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運行中，仍然存在較多的問題，尤其是不同檔案資料庫之間的信息共享和檔案互相調(diào)取等的實現(xiàn)，仍然存在著一定的管理難度，即數(shù)字化檔案管理模式在不同檔案管理單位之間的協(xié)調(diào)性仍然存在較大的改善空間。

三、改進方案和措施

（一）重視檔案記錄工作與配套設施的數(shù)字化

檔案記錄工作是檔案管理工作的第一內(nèi)容，所有檔案工作內(nèi)容的來源都是檔案的錄入和記錄工作，因此要想實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化就必須對檔案記錄工作進行充分的數(shù)字化管理。檔案記錄工作數(shù)字化程度的高低，將直接關(guān)系到后續(xù)檔案管理工作數(shù)字化水平的高低。傳統(tǒng)的檔案錄入工作主要依靠文書人員對各個機構(gòu)以及相關(guān)檔案文件材料進行整理或者書寫，這其中包含的工作量十分巨大、工作周期十分冗長、工作效率十分低下，而現(xiàn)階段數(shù)字化的檔案錄入工作可以將一切冗雜繁瑣的信息錄入工作通過計算機終端或移動互聯(lián)網(wǎng)終端來實現(xiàn)，并且可以根據(jù)檔案錄入的類別與時間等相關(guān)參數(shù)進行自動分類，極大地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，要想實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，還需要提高相關(guān)配套設施的數(shù)字化水平。只有硬件設施和配套軟件滿足了數(shù)字化檔案管理的要求，才能從根本上保障檔案數(shù)字化管理水平。硬件基礎設施的建設主要包括：文檔掃描、音頻信息收集設備、視頻信息收集設備、計算機終端、服務器以及交換機等，同時相關(guān)的數(shù)字化軟件配套也應當進行必要的完善，以便更好地實施檔案管理數(shù)字化建設。

（二）提升管理人員個人素質(zhì)與人才建設水平

在完成了相關(guān)的數(shù)字化硬件基礎設施建設與軟件配套建設工作之后，如何使已有的數(shù)字化管理系統(tǒng)發(fā)揮其應用功能和高效的管理功能，取決于相關(guān)檔案管理人員自身的職業(yè)水平與協(xié)調(diào)能力。其中，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)主要體現(xiàn)在招聘引進人員的素質(zhì)以及在職人員專業(yè)技能水平的提升和培訓兩個方面。一方面，為了使檔案管理數(shù)字化建設更好地推進，應當招募各類專業(yè)技能較強、責任意識充分以及綜合素質(zhì)較高的人才從事檔案管理工作。因此在進行檔案管理相關(guān)崗位的招聘時，應當摒棄過去的條件單一、要求簡單以及競爭機制不完善的招聘模式，以嚴格的入職標準進行人才選拔，以確保其在檔案管理數(shù)字化建設中發(fā)揮更好的作用。另一方面，對于當前已經(jīng)從事檔案管理的檔案管理人員來說，應當進行定期的專業(yè)技能考核與業(yè)務知識培訓，努力打造一支具有現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化檔案管理知識和技能的優(yōu)秀人才隊伍。對于當前管理模式中出現(xiàn)的問題，應當針對不同檔案管理人員的特點，做好適當?shù)膷徫徽{(diào)整，從而使每一名檔案管理人員都能夠在適合的崗位上發(fā)揮出更大作用，以促進檔案管理工作的高效高質(zhì)量的完成。

（三）提升檔案管理的數(shù)字化程度

檔案管理工作中數(shù)字化程度的提升，現(xiàn)階段主要體現(xiàn)在檔案信息的共享性程度。檔案管理工作中的共享性并非指不同個體之間共享檔案資料，而是檔案資料關(guān)系人同檔案管理系統(tǒng)之間的共享程度。檔案管理數(shù)字化程度越高，越有利于檔案信息在安全性的基礎上進行必要的檔案資料共享。這對于提升檔案信息傳遞的有效性以及檔案資料的利用率具有積極的促進作用。但是，檔案管理工作中數(shù)字化建設是一個復雜的體系建設，因為檔案管理系統(tǒng)需要對接的是大量的檔案資料，因此這也對檔案管理工作中的全部流程提出了新的要求。為了實現(xiàn)檔案信息傳遞速度的提升，應重點提升檔案管理的數(shù)字化程度。

當前隨著社會的迅猛發(fā)展和各行業(yè)管理模式數(shù)字化、網(wǎng)絡化進程的不斷推進，檔案管理工作面臨著數(shù)字化建設的巨大挑戰(zhàn)。如何在檔案管理數(shù)字化進程中更好地實現(xiàn)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升，與如何解決好當前檔案管理數(shù)字化建設中的問題有著密切的聯(lián)系。只有加快檔案管理的數(shù)字化建設，才能使檔案工作更好地服務于企業(yè)生產(chǎn)和科研管理。

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