實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

摘要：辦公室的行政管理工作是否高效，會直接決定企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及社會收益，因此辦公室的行政管理必須要做到精細(xì)化，從而保證企業(yè)能夠獲得健康發(fā)展。本文首先分析辦公室行政管理精細(xì)化之中常見問題，然后結(jié)合實際情況，闡述辦公室行政管理精細(xì)化相關(guān)思路以及相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理;精細(xì)化;思路對策

在一個企業(yè)內(nèi)部，有著十分復(fù)雜多樣的日常經(jīng)營和管理工作，在此之中，最為基礎(chǔ)和重要的行政管理工作，就是辦公室的行政管理工作。當(dāng)前企業(yè)要想獲得更長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須重視對辦公室行政管理工作的改革和創(chuàng)新。當(dāng)然在這一過程中，必須從企業(yè)的內(nèi)部實際情況出發(fā)，利用精細(xì)化的管理手段，對企業(yè)的辦公室行政工作進(jìn)行管理，為了真正提升辦公室行政管理工作的精細(xì)化程度，必須出臺科學(xué)合理的相關(guān)規(guī)章制度。精細(xì)化的辦公室行政管理，能夠使企業(yè)的辦公室行政管理成本大大降低，也能夠使企業(yè)的辦公室行政管理水平更上一層樓。

一、辦公室行政管理精細(xì)化之中常見問題

（一）行政管理精細(xì)化過程出現(xiàn)混亂

伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)也必須做到與時俱進(jìn)，不斷改進(jìn)行政管理相關(guān)工作方式。但是當(dāng)前我國很多企業(yè)內(nèi)部，行政管理手段依舊比較落后，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的辦公室行政管理工作“舉步維艱”。不僅如此，很多企業(yè)所使用的傳統(tǒng)行政管理方式，看似實施順利，卻存在諸多管理方面的“盲區(qū)”，導(dǎo)致辦公室行政管理工作的效率和質(zhì)量無法被保證。因此當(dāng)前必須要推進(jìn)辦公室的行政管理精細(xì)化工作進(jìn)程，有效提升行政管理的效率，保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（二）依舊沿用陳舊的行政管理方式

與傳統(tǒng)的辦公室行政管理方式不同，精細(xì)化的行政管理方式對管理者提出了更高的要求，相關(guān)管理者必須擁有先進(jìn)的管理意識，幫助企業(yè)制定并出臺科學(xué)、合理、完善的行政管理規(guī)章制度，最大限度保證公平和公正。除此之外，管理者必須及時發(fā)現(xiàn)辦公室行政管理工作過程中潛藏的問題，并且采取多種解決措施。然而目前很多企業(yè)的辦公室行政管理者，缺乏精細(xì)化工作的相關(guān)意識，甚至完全不重視精細(xì)化工作，在管理方面依舊沿用陳舊的行政管理方式，導(dǎo)致企業(yè)得不到順利發(fā)展，陷入停滯不前的僵局【1】。

二、辦公室行政管理精細(xì)化相關(guān)思路

（一）在整個企業(yè)內(nèi)部開展強化宣傳

一個企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，力不可企業(yè)內(nèi)所有部門的工作，為了提升企業(yè)的發(fā)展速度，企業(yè)內(nèi)所有部門必須加強相互之間的協(xié)作和溝通，讓所有部門成為一個團(tuán)結(jié)的整體，一旦出現(xiàn)問題，所有部門團(tuán)結(jié)起來迅速將問題解決。辦公室行政管理部門的精細(xì)化管理工作，既要依靠行政部門，也離不開依靠其他部門的努力和幫助，因此企業(yè)內(nèi)所有部門必須完成上級安排的任務(wù)，保障企業(yè)的發(fā)展。

例如，在對文件資料進(jìn)行處理的時候，文件的派發(fā)、整理、保存、辦理相關(guān)手續(xù)等許多環(huán)節(jié)，都必須通過各個部門的合作和溝通來完成，如果各個部門“各自為政”，精細(xì)化行政管理工作必然會遭遇瓶頸。辦公室的行政管理部門必須行動起來，不斷對工作流程進(jìn)行合理調(diào)整，對現(xiàn)有的工作內(nèi)容進(jìn)行完善，對現(xiàn)有的資源進(jìn)行優(yōu)化配置，通過對行政管理成本的控制，提升行政管理的效率。

（二）不斷健全辦公室行政管理精細(xì)化的規(guī)章制度

古人云“沒有規(guī)矩，不成方圓”，因此辦公室的行政管理精細(xì)化工作，離不開對相關(guān)規(guī)章制度的不斷健全。在上述工作過程中，必須將企業(yè)的實際經(jīng)營管理情況作為出發(fā)點，對企業(yè)內(nèi)所有員工的工作能力和性格特點進(jìn)行深入了解，從而出臺針對性較強的行政管理規(guī)章制度，提高辦公室行政精細(xì)化管理的工作效率和工作質(zhì)量。企業(yè)內(nèi)部的所有員工，必須在工作的過程中，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，時時刻刻對自身的言行舉止進(jìn)行規(guī)范。

相關(guān)員工在進(jìn)行行政管理工作的時候，必須要熟練掌握工作內(nèi)容和要求，用認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，完成上級下發(fā)的工作任務(wù)，使責(zé)任制行政管理制度真正貫徹落實。必須出臺行政精細(xì)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，規(guī)范各個崗位工作的時間、質(zhì)量以及流程，對辦公室的行政管理工作進(jìn)行優(yōu)化。對行政管理人員的工作進(jìn)行不定期抽查，獎勵工作積極的員工，懲處工作消極的員工，激發(fā)員工的積極性【2】。

三、辦公室行政管理精細(xì)化相關(guān)對策

（一）對辦公室行政管理精細(xì)化模式進(jìn)行完善

一個企業(yè)要想真正通過運用辦公室的行政管理精細(xì)化工作，來提升企業(yè)的管理效率，必須將實際經(jīng)營情況作為開展工作的基礎(chǔ)，不斷對行政精細(xì)化管理制度和模式進(jìn)行完善。傳統(tǒng)的辦公室行政管理制度，內(nèi)容是十分復(fù)雜散亂的，一件事情的決策權(quán)只有領(lǐng)導(dǎo)擁有，員工不能有效地參與到行政管理工作中，導(dǎo)致員工的工作積極性大大降低。

因此人們需要對辦公室的行政管理精細(xì)化工作進(jìn)行不斷完善，不斷優(yōu)化相關(guān)工作的流程，在確保行政管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，監(jiān)督工作的進(jìn)展和結(jié)果，將員工的工作行為進(jìn)行有效的規(guī)范。還要出臺健全的、公平公正的獎懲制度，通過獎勵態(tài)度積極者、懲處態(tài)度消極者的方式，培養(yǎng)企業(yè)員工的責(zé)任心和上進(jìn)心。

（二）對辦公室員工的思想與行為進(jìn)行約束

辦公室的行政管理精細(xì)化工作，不是企業(yè)內(nèi)某個人、某個部門的事情，而是整個企業(yè)內(nèi)部所有人的事情，企業(yè)內(nèi)的所有員工必須全部行動起來，一起建設(shè)更加強大的企業(yè)。但是在企業(yè)內(nèi)部，有一部分員工缺乏工作積極性，在工作的時候經(jīng)常偷懶，工作效率十分低下。企業(yè)應(yīng)該舉辦講座、培訓(xùn)等，注重企業(yè)文化的建設(shè)，提高員工對于自身工作和崗位的責(zé)任心。不僅如此，企業(yè)還要關(guān)注員工的心理狀況，幫助員工解決工作或者生活中遇到的困難，建立員工對企業(yè)的信賴。

企業(yè)還可以出臺相應(yīng)的考核制度，定期對員工進(jìn)行工作能力方面的考核。有的員工工作能力較差，企業(yè)必須及時幫助這一部分員工，還需要明確這一部分員工工作能力差的原因，如果有的員工的工作能力差，是因為對工作的態(tài)度不積極，必須予以辭退，保證企業(yè)內(nèi)部工作環(huán)境的積極向上。

（三）構(gòu)建更加精細(xì)化的行政管理評價體系

辦公室的行政管理工作的精細(xì)化工作，評價體系是必不可少的。必須出太精細(xì)化程度比較高的評價體系，形成綜合系統(tǒng)的評估優(yōu)化效果，促使行政管理人員明確自身工作狀況，發(fā)揮自身優(yōu)勢，相互學(xué)習(xí)，通過取長補短來彌補自身缺陷，更好提升精細(xì)化管理踐行效果。在精細(xì)化的評價體系之中，必須考慮到如何量化這一重要的問題，如果評價指標(biāo)沒有量化，那么評價指標(biāo)就不具備任何參考價值，當(dāng)然定性評價也是必不可少的。

精細(xì)化的辦公室行政管理評價體系，必須要對評價主體進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以此來避免在評價辦公室行政管理人員的過程中，只看到評價對象主管的意見，而對其他方面的意見“充耳不聞”。要想形成比較全面的、詳細(xì)的評價結(jié)果，必須讓所有與工作相關(guān)聯(lián)的員工參與其中，共同開展評價活動，從而保證評價結(jié)果的可靠程度和可信程度【3】。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前我國社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時期，我國企業(yè)不僅迎來了更多的機遇，也面臨著更多的壓力以及挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展，必須對辦公室行政管理工作予以重視，然后通過精細(xì)化的管理手段，開展企業(yè)行政管理相關(guān)工作，從而真正提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及社會收益。企業(yè)員工更要行動起來，在遵守企業(yè)規(guī)章制度的前提下，及時轉(zhuǎn)變行政管理的觀念，不斷通過學(xué)習(xí)來提升自身的綜合素養(yǎng)，以更加積極的心態(tài)在企業(yè)內(nèi)工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]何平.實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（06）：6+20.

[2]李剛.淺談實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J].財富時代，2019（07）：176+178.

[3]付向軍.企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策研究[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2019（04）：168.

作者簡介：

沈小溪，陜鋼集團(tuán)漢中鋼鐵有限責(zé)任公司。