文書檔案管理信息的電子化應用

范玉蘭

摘要：隨著信息技術的發(fā)展和不斷進步，自動化辦公在各級單位和社會組織中逐漸普及應用。信息化時代，數(shù)據(jù)的存儲，處理，傳遞和利用都通過計算機和網(wǎng)絡完成。檔案是對各類信息和活動的重要記錄，近年來，隨著檔案信息化的進一步應用，檔案的收集和管理都需要利用信息技術來高效的完成。該文通過對文書檔案管理信息電子化應用的意義進行分析，研究了應用中存在的主要問題，探討了一些解決對策，希望能夠提高文書檔案管理的工作效率，為檔案管理工作貢獻一份力量。

關鍵詞：文書檔案;管理;信息電子化;應用

文書檔案管理是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，隨著科技信息的發(fā)展，文書檔案管理也邁入了信息電子化進程。信息電子化給文書檔案管理帶來了突破和創(chuàng)新，使文書檔案管理更便捷，更高效，更準確，節(jié)省了人力物力和時間。文書檔案管理信息電子化進程中也存在一些問題，例如檔案信息的真實性，安全性，以及對檔案管理人員提出了更高的要求。下文對電子化檔案的優(yōu)點和問題進行了分析，總結了一些改進的措施，希望能夠使文書檔案信息電子化管理得到更好的發(fā)展，也希望能夠更好的推動文書檔案管理信息電子化進程。

1.文書檔案管理信息的電子化應用的意義

文書檔案是客觀記錄單位歷程，決策，研究成果等的文件。文書檔案的管理工作非常重要。傳統(tǒng)文書檔案管理中存在諸多弊端，記錄和整理工作較為繁瑣，查詢也相對不方便，紙質檔案也相對不安全。隨著信息化的深入發(fā)展，電子化在文書檔案管理中的應用大大的提高了文書檔案管理的效率，滿足了檔案管理工作的發(fā)展需求。

1.1存儲便捷，易于保管

檔案電子化之后可以使用光盤，網(wǎng)盤，硬盤等保存，保存載體多樣化。相對于傳統(tǒng)紙質檔案，更環(huán)保，紙質檔案容易受環(huán)境影響，例如潮濕環(huán)境會是紙質檔案受潮，字跡變模糊，影響檔案的使用。其次傳統(tǒng)檔案可能會由于認為原因缺失或者出現(xiàn)其他問題。檔案信息電子化克服了這些問題，讓檔案的存儲變得更加便捷安全。

1.2檢索快速，節(jié)省時間

文書檔案電子化管理之后，給查閱檢索檔案帶來了便捷，通過計算機就可以處理各種檔案信息數(shù)據(jù)，節(jié)省了檢索時間，使我們在調取檔案信息時能夠更快，更準確。文書檔案電子化提升了行政工作的效率，優(yōu)化了檔案管理工作。

1.3傳輸和共享方便

文書檔案信息電子化應用之后突破了時間和地域的限制，文書檔案信息在網(wǎng)絡資料庫中可以隨時隨地的傳輸和共享。要調取檔案時，可以任何時間任何地方都可以進行操作。信息電子化提升了傳輸?shù)陌踩院捅憷浴?/p>

2.電子化文書檔案管理中存在的問題

文書檔案信息電子化給我們帶來了很多便利，但是由于電子設備，網(wǎng)絡安全等問題也有很多需要注意的地方。

2.1真實性

相對于傳統(tǒng)的紙質檔案，電子化檔案信息具有可讀寫性，管理人員可以修改和讀寫，傳統(tǒng)的紙質檔案如果涂改或修改都會留下明顯的痕跡，而電子化檔案一版很難看出修改的痕跡，因此文書檔案電子化的真實性會遭到質疑。其次，傳統(tǒng)紙質檔案中書寫字跡，簽名和蓋章等信息都可以進行辨認真?zhèn)?，而電子化檔案的字體都是電子化的，不具備字跡特點，無法辨認信息真?zhèn)巍?/p>

2.2安全性

文書檔案信息電子化管理主要是通過計算機和網(wǎng)絡完成，而木馬病毒和黑客在互聯(lián)網(wǎng)中非常多，也成為威脅檔案電子化的主要問題。電子化檔案在傳輸和存儲過程中會收到一定的威脅，導致檔案信息的泄露或者信息被篡改刪除，甚至是整個信息系統(tǒng)癱瘓，這些都嚴重威脅了信息電子化檔案的安全性。

2.3對檔案管理人員要求更高

電子化文書檔案要求檔案管理人員需要很高的業(yè)務素質，要求檔案管理人員不僅要熟悉紙質文書檔案的管理，還有掌握計算機的使用，信息系統(tǒng)的運用。因此檔案管理人員需要不斷的學習新理念，新技術，更好的適應文書檔案管理的信息電子化應用。

3.提升文書檔案信息電子化應用的措施

3.1加強文書檔案的審核，構建完善的管理機制

對于電子化文書檔案應該加強審核，仔細辨別文書檔案信息的真實性，對錯誤的或者不真實的信息要求及時的更正，并重新上傳。其次，構建完善的管理系統(tǒng)，明確分工和職責，在信息系統(tǒng)中明確劃分權限，限制信息修改的權限，保證檔案信息的真實性。

3.2提升網(wǎng)絡安全，建立安全系統(tǒng)

文書檔案系統(tǒng)中可以設立隔離帶，劃分傳播區(qū)域，防止文書檔案信息受到外網(wǎng)威脅。設置使用權限，保證檔案信息安全。其次，使用先進的安全系統(tǒng)，設置防火墻和殺毒軟件等措施，防止病毒和黑客的破壞。設置攔截和過濾，對不安全的網(wǎng)絡信息及時攔截。

3.3加強檔案管理人員的學習

企業(yè)需要加強對檔案管理人員的培訓，定期培訓計算機以及信息系統(tǒng)的使用與操作。提高檔案管理人員的在綜合素質。同時還有提升檔案管理人員的保密意識和安全意識，提升檔案管理人員的管理意識。實現(xiàn)檔案管理電子化對檔案管理人員提出了更高要求，管理人員需要掌握先進的技術水平，還要有較高的知識水平。

4.結語

隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術，網(wǎng)絡技術不斷更新，實現(xiàn)文書檔案信息電子化管理是信息時代的必然趨勢，文書檔案管理的電子化應用可以明顯提高檔案管理工作的效率，對檔案管理工作具有重大意義。電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，它具備很多新的特性，管理方法也需要不斷的完善和更新。因此，我們應該順應時代的發(fā)展要求，對文書檔案管理工作進行不斷的發(fā)展和創(chuàng)新，加快推動文書檔案管理的電子化進程。

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