提升事業(yè)單位管理信息化建設(shè)的方法策略

摘要：在文章主要是針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)如今存在的問題、策略進(jìn)行分析，以期能夠促進(jìn)管理工作的建設(shè)，提升管理效率，促使企業(yè)高效運行并得以長久穩(wěn)定的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言：事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理工作非常重要。它對整個企業(yè)的運行以及各部門工作都起著非常關(guān)鍵的作用。良好的檔案管理工作能夠使企業(yè)運行的更加快速，內(nèi)部控制也能得以更好的控制。那么將檔案管理信息化建設(shè)過程中存還存在哪些問題？又該運用怎樣的策略去解決呢？本文主要對這幾個方面進(jìn)行探索闡述。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題

（一）高端信息化人才不足

在進(jìn)行檔案管理工作時，管理人員是工作主體。他們的專業(yè)素質(zhì)與管理水平對整體信息管理起著非常大的影響，再加上現(xiàn)如今進(jìn)入信息化時代，事業(yè)單位也促進(jìn)檔案管理信息化，但我國現(xiàn)階段的事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理人員的信息化意識與信息化水平不高?；蛟S他們在進(jìn)行檔案管理工作時，根據(jù)多年經(jīng)驗操作非常到位，管理意識也很強(qiáng)。但是大多數(shù)都是多年以來的老管理人員，他們對于現(xiàn)代的社會發(fā)展接觸不多，信息化意識需要提升。而這樣就導(dǎo)致了從事檔案管理工作的隊伍缺乏信息化人才，需要加強(qiáng)培訓(xùn)力度。如果其部培訓(xùn)力度不足，信息化意識不強(qiáng)，那么就會使整個隊伍在信息管理方面逐漸落后，且其知識結(jié)構(gòu)難以完善。與現(xiàn)代化的管理意識及其管檔案管理工作背道而馳，也不能滿足事業(yè)單位在現(xiàn)代社會中發(fā)展的要求。除此之外，有許多的檔案管理工作人員對相應(yīng)的工作認(rèn)知有一定的偏差。在收集檔案材料時存在不科學(xué)、不合理的現(xiàn)象，工作態(tài)度不端正，無法做到精細(xì)化管理。往往是敷衍了事不盡職，也無法在相應(yīng)過程中發(fā)現(xiàn)管理問題，進(jìn)而導(dǎo)致單位在需要某些材料或者急用信息時無法及時提供信息檔案，嚴(yán)重的影響了整個事業(yè)單位的工作質(zhì)量與秩序。

（二）缺乏符合時代的改革機(jī)制

如今社會處于信息化時代，在多方面都需要根據(jù)現(xiàn)在的需求進(jìn)行改革。在事業(yè)單位的改革過程中大多數(shù)都是針對于內(nèi)部控制或者是企業(yè)未來的發(fā)展而進(jìn)行的，對于檔案管理方面的改革就比較忽略，改革機(jī)制也不完善。這就容易導(dǎo)致檔案管理工作無法適應(yīng)現(xiàn)代的需求，也無法緊跟現(xiàn)代發(fā)展的腳步。我國在不斷的發(fā)展經(jīng)濟(jì)發(fā)展也逐漸趨于深水區(qū)與常態(tài)化方向，我國在未來的經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及發(fā)展過程中有許多不確定性。這就需要有良好的記錄材料，便于領(lǐng)導(dǎo)者對其趨勢進(jìn)行分析，進(jìn)而做出促進(jìn)單位發(fā)展的決策。所以事業(yè)單位的檔案信息管理工作一定要做好，保存好各個部門的信息材料。對當(dāng)前的市場環(huán)境以及單位發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行分析，盡量規(guī)避風(fēng)險，解決難題，穩(wěn)定的向前發(fā)展。我國的教育改革也在不斷的深入，對人才的培養(yǎng)方式變得多種多樣，以此來適應(yīng)社會當(dāng)中對不同專業(yè)領(lǐng)域的需人才需求。整個社會的發(fā)展也將趨于多樣化、復(fù)合化的方向發(fā)展，事業(yè)單位就要緊跟其發(fā)展腳步，完善相應(yīng)的管理機(jī)制提升信息化建設(shè)，進(jìn)而符合社會發(fā)展。但現(xiàn)如今大部分事業(yè)單位都很少運用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備到檔案管理工作當(dāng)中，工作的效率依然很低。改革機(jī)制不完善，無法緊跟時代的腳步，進(jìn)而為事業(yè)單位的整體發(fā)展帶來一定的負(fù)面影響。

（三）相關(guān)建設(shè)規(guī)范有待完善

在現(xiàn)階段的事業(yè)單位發(fā)展過程中，非常重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，也在不斷完善信息化建設(shè)體制。但是大多數(shù)事業(yè)單位既有的檔案管理系統(tǒng)并不能與其他部門進(jìn)行統(tǒng)一，適應(yīng)性較差，系統(tǒng)兼容性不強(qiáng)，無法有效的使用統(tǒng)一平臺進(jìn)行檔案系統(tǒng)管理。同時，在同一個部門的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中也無法實施多樣化的信息檢索與查詢，再加上現(xiàn)如今的各項信息內(nèi)容非常多，流程也趨于復(fù)雜。其信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，就無法實施有效的信息化建設(shè)，在進(jìn)行管理時也不能統(tǒng)一系統(tǒng)的進(jìn)行，無法實現(xiàn)多個部門的資源檔案資源共享與利用，信息化建設(shè)也就缺乏了實質(zhì)的意義。

（四）信息化管理程度有待提升

在現(xiàn)如今事業(yè)單位開展大管理工作時，沒有有效的將信息化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)去，其信息化程度還有待提升。在保存重大信息材料收集、利用信息資源時也無法進(jìn)行統(tǒng)一化的操作與記錄。還有大部分事業(yè)單位仍然采用人工記錄的手段來進(jìn)行信息保存，這樣一來管理人員的工作量更大，資料收藏保存的難度也會很大。同時也無法保證信息查詢的效率，為信息管理工作以及事業(yè)單位的運行都帶來了一定的影響。所以一定要重視檔案的信息化建設(shè)，完善各項信息化系統(tǒng)與平臺，提升檔案信息的利用率和管理水平。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化的方法

（一）加強(qiáng)信息化管理培訓(xùn)

要建立起一個高端的信息化人才，就一定要加強(qiáng)信息化管理培訓(xùn)，對既有人員的創(chuàng)新能力以及現(xiàn)代化意識進(jìn)行提升，重視推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的工作提升，案信息的管理水平與應(yīng)用效率。在現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，管理人員的知識水平以及專業(yè)技能都存在一定的不足，對對計算機(jī)等信息設(shè)備的掌握程度與操作技能還需要提升。事業(yè)單位可以任用少部分的懂得高級電腦知識與操作技能的檔案管理人員，對其他職員進(jìn)行培訓(xùn);再聘請其他專業(yè)的信息建設(shè)培訓(xùn)人員展開定期培訓(xùn)，以加強(qiáng)檔案管理工作的效率與其保密性，逐步完善各項工作體系提升檔案管理的工作效率，降低管理工作錯誤率。

（二）貫徹現(xiàn)代化管理意識

要使事業(yè)單位的信息建設(shè)信息管理改革能夠緊跟時代腳步，就需要貫徹現(xiàn)代化管理意識，將各種新思想、新觀念深入到改革過程中，以打破傳統(tǒng)桎梏，更新各項操作技術(shù)，廣泛應(yīng)用計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，與時俱進(jìn)，并尋求更多的改革方式來優(yōu)化管檔案管理工作。事業(yè)單位要樹立其他管理人員的現(xiàn)代管理意識，積極發(fā)展電子一體化的建設(shè)，完善各項資源共享平臺，使檔案管理工作能夠朝著信息現(xiàn)代化的方向發(fā)展。充分挖掘管檔案管理人員的創(chuàng)新能力，促使他們利用更多新型手段與方法來進(jìn)行檔案管理。

（三）提升單位信息化管理水平

首先需要注重提升管理人員的信息化意識，完善各項管理平臺，促進(jìn)信息檢索的便捷性與高效性。其次要強(qiáng)化工作人管理人員的學(xué)習(xí)意識，讓他們將自己的經(jīng)驗都記錄下來，不斷的優(yōu)化提升信息資源利用，推動事業(yè)單位推動檔案管理信息化建設(shè) 利用更多的方法以及實用性軟件來保存檔案，減小其受損程度，保證檔案信息的真實準(zhǔn)確。最后，單位也要投入更多的財力與物力到這過程當(dāng)中，使不同部門之間的信息管理平臺得以統(tǒng)一，實現(xiàn)各個部門的檔案資源共享。各個部門進(jìn)行有效的溝通便于資源傳輸聯(lián)系，規(guī)范化整個事業(yè)單位的操作系統(tǒng)，對各項信息數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的處理應(yīng)用。

（四）完善檔案管理制度

在完善檔案管理制度方面，需要對其管理行為以及工作流程進(jìn)行約束，促進(jìn)工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合單位實際情況以及管理工作的需求，完善相關(guān)的檔案管理制度，并要求各個工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。將信息化建設(shè)程度納入考核指標(biāo)，通過獎懲措施等來促進(jìn)管理人員的信息化意識提升，構(gòu)建更系統(tǒng)全面的管理制度，保證事業(yè)單位的整體運營效率與質(zhì)量。

結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)在整個企業(yè)發(fā)展過程中是極其重要的。完整全面的檔案信息才能夠適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者做出更好的決策。進(jìn)而保證事業(yè)單位得以良好運行與發(fā)展。同時有條理有規(guī)劃的檔案管理工作，有能有效促使整個事業(yè)單位的運行效率更高，減少時間消耗，提升單位整體水平。但如今檔案管理，信息化建設(shè)的人才較少且改革不符合時代。其規(guī)范以及認(rèn)知程度都有待提升，對此就應(yīng)該采取相應(yīng)的策略，建立起完善的管理制度，提升信息化水平。以便檔案管理工作，得以良好的信息建設(shè)。

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作者簡介：

周玲，云南文山國家級自然保護(hù)區(qū)管護(hù)局。