大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)策略研究

鄭莉

摘要：目前，我國經(jīng)濟的迅速增長，推動了科技的進步與發(fā)展?？茖W(xué)技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，使我們的生活和工作更加多元化、智能化，同時這對檔案的建設(shè)提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案需朝著信息化方向發(fā)展，這不僅可以簡化工作人員的工作流程，也可以提高檔案的質(zhì)量。文章在探討檔案信息化建設(shè)意義的基礎(chǔ)上，分析了我國檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀，總結(jié)出一些相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案;信息化建設(shè);策略研究

一、引言

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案信息主要是以紙質(zhì)的方式進行記錄，這對檔案保管環(huán)境的溫度和濕度有較高的要求，如果保管不當(dāng)，很容易出現(xiàn)檔案資料缺失、信息不準確等問題。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，人們對信息化有了普遍的認可，大數(shù)據(jù)平臺為檔案的管理工作提供了便捷，使檔案的形式更加多元化、現(xiàn)代化。目前，檔案管理員對檔案信息化建設(shè)的重視程度越來越高，這不僅提高檔案管理者的工作效率和工作質(zhì)量，也在一定程度上推動了檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。

二、檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在：能夠有效降低成本、有利于提升安全性兩方面。在其降低成本方面，檔案信息化建設(shè)主要將檔案數(shù)據(jù)電子化，首先，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子化檔案節(jié)省了大量紙質(zhì)檔案資料占用的空間。其次，相關(guān)工作人員利用信息化數(shù)據(jù)平臺進行管理，可以省去傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中打印、裝訂、裝盒、上架等程序，降低工作強度，使檔案管理工作更加高效、便捷。

現(xiàn)階段我國科學(xué)技術(shù)不斷進步，為迎合時代的發(fā)展需求，檔案朝著信息化、智能化方向發(fā)展，并伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸成熟，就其安全性而言，成熟穩(wěn)定的防護技術(shù)和完善的安全制度，為檔案信息化建設(shè)提供有力支撐，檔案傳遞系統(tǒng)更加精準完善，有效的提升了信息化檔案的安全性。

三、我國檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）電子檔案共享程度有待提升

現(xiàn)階段，我國檔案信息化建設(shè)處于發(fā)展前期，電子檔案的共享程度有待提升，有關(guān)人員對檔案的利用不夠充分[1]。雖然目前一部分單位已經(jīng)開始使用電子檔案，但單位的各個部門之間缺乏有效的交流溝通，電子檔案共享機制不夠成熟，一些檔案信息資料，仍需要人工傳輸處理，這在人力、財力、物力方面造成了一定的浪費。除此之外，一些需求方可能會在節(jié)假日休息日需要一些檔案資料信息，由于電子檔案共享程度有限，檔案信息化管理體系不夠完善，給這些需求方造成一定的影響。另外，傳統(tǒng)的檔案管理形式，增加了檔案管理人員的工作量，降低了工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。因此，有關(guān)部門應(yīng)不斷提升電子檔案共享程度，完善檔案信息化管理機制，提高工作人員的工作效率，從而加快檔案信息化的建設(shè)。

（二）檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性有待加強

互聯(lián)網(wǎng)具有雙面性，現(xiàn)代化技術(shù)在給我們帶來便利的同時，也給我們帶來了一定的挑戰(zhàn)，尤其是在信息安全方面，檔案管理相關(guān)人員應(yīng)不斷加強信息安全意識，提高信息安全防范技術(shù)。檔案信息化管理中的信息安全問題，是檔案管理工作的重點也是難點問題。在檔案信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中，由于檔案信息化管理機制不夠完善，相關(guān)工作人員缺乏檔案信息的安全意識，導(dǎo)致檔案管理員在操作過程中很容易出現(xiàn)信息遺漏、缺失、損毀等一系列問題。其次，部分檔案管理人員仍一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般采用防火墻或是普通消殺軟件進行信息安全防控保護，沒有事前防控和事后處理的專業(yè)技能，很多單位都是在檔案出現(xiàn)問題后再去找專業(yè)人員處理，檔案管理系統(tǒng)抵御外界病毒黑客攻擊能力較弱，檔案信息化建設(shè)的監(jiān)管力度有待加強。除此之外，一些檔案管理員的操作行為不夠規(guī)范，容易在檔案資料收集、傳輸、借閱的過程中出現(xiàn)信息泄露的情況，從而影響檔案的安全性，這不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

（三）檔案信息化管理機制有待完善

在目前檔案信息化建設(shè)中，檔案信息化管理的機制還有待完善。一些單位的檔案管理人員雖然已經(jīng)開始使用信息化管理模式，但是相關(guān)的規(guī)章制度建設(shè)不完整，檔案管理人員在工作過程中缺乏有關(guān)參考依據(jù)，沒有統(tǒng)一的流程制度，造成檔案登記格式、后期編研等缺乏規(guī)范性，這加大了檔案管理人員的工作量，降低了檔案管理工作者的工作效率和工作質(zhì)量，不利于檔案信息資料的統(tǒng)一管理和現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）工作人員綜合素質(zhì)有待提升

在大數(shù)據(jù)時代背景下，一些單位對檔案的信息化建設(shè)不夠重視，沒有專業(yè)的檔案管理團隊，部分檔案管理人員不具備足夠的檔案管理知識，不能熟練的運用檔案大數(shù)據(jù)平臺，這影響了檔案信息化的建設(shè)進程。例如，部分學(xué)校保存著大量的學(xué)生檔案信息，但沒有專門負責(zé)檔案管理的部門，學(xué)生檔案由教導(dǎo)處管理，一些教師身兼數(shù)職，沒有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，也沒有足夠的時間和精力處理檔案管理的工作，因此，學(xué)校不能及時的對學(xué)生的檔案進行整合、分析，這在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)的價值。

四、我國檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略

（一）提高電子檔案共享程度

為了充分發(fā)揮檔案信息化的作用，推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，有關(guān)單位應(yīng)進一步創(chuàng)新檔案管理模式，更新檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容。首先，上下級單位之間可以依托于檔案管理系統(tǒng)進行檔案資源共享，提升上下級單位檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)性，避免重復(fù)勞動現(xiàn)象的發(fā)生[2]。其次，業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間可以加強檔案共享合作，明確檔案共享的內(nèi)容，逐步實現(xiàn)從基礎(chǔ)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的檔案共享到關(guān)鍵關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的檔案共享。除此之外，單位應(yīng)進一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識，為此，有關(guān)單位可以定期開展有關(guān)檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化的培訓(xùn)活動，加強檔案管理人員對于檔案共享的認識，提升檔案管理人員的實踐應(yīng)用能力以及創(chuàng)新能力，從而提升電子檔案共享程度。

（二）加強檔案信息化管理的安全性

現(xiàn)代檔案信息化管理理論強調(diào)檔案資源的真實性、完整性以及準確性。檔案資源只有具備真實性、完整性以及準確性的特征，才具有相應(yīng)的意義。一旦檔案資源出現(xiàn)失真問題、遺失問題，會給單位檔案管理工作帶來一定程度的損失。所以，有關(guān)單位必須要將檔案安全管理作為一項系統(tǒng)性、基礎(chǔ)性的工作來抓，加強檔案信息化建設(shè)的安全性。首先，檔有關(guān)單位應(yīng)建立健全電子檔案安全管理機制，明確電子檔案安全管理的職責(zé)以及內(nèi)容，責(zé)任到人，避免工作人員之間相互推諉責(zé)任。在事前防控方面，有關(guān)單位必須定期對電子檔案管理工作進行檢查，查找安全漏洞的，評估電子檔案安全管理的風(fēng)險;另外，在事后防控方面，有關(guān)單位可以建立檔案數(shù)字化安全應(yīng)急機制，避免安全問題發(fā)生后電子檔案管理工作陷入癱瘓。其次，檔案管理人員要進一步創(chuàng)新電子檔案管理模式，綜合利用多項信息化數(shù)字技術(shù)對電子檔案進行安全管理。除此之外，檔案管理人員應(yīng)進一步發(fā)揮信息化技術(shù)在電子檔案安全管理中的優(yōu)勢，進一步減少病毒入侵的漏洞，建立健全責(zé)任機制，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

（三）提升工作人員的綜合素養(yǎng)

提升工作人員的綜合素養(yǎng)對檔案信息化建設(shè)有一定的推動作用。有關(guān)單位應(yīng)提升對檔案信息化建設(shè)的重視程度，招聘一些檔案管理方面的專業(yè)人才，并對應(yīng)聘者進行全方面的考核，錄用一些優(yōu)秀的人才。除此之外，有關(guān)單位應(yīng)對員工定期開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，不斷豐富檔案管理人員的專業(yè)知識，確保工作人員可以熟練的運用檔案數(shù)據(jù)化管理平臺。例如，高?？梢凿浻靡恍n案管理專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，組建一支專業(yè)的檔案管理團隊，加強對學(xué)生的檔案信息管理，合理的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高電子檔案的安全性，從而到達檔案信息化建設(shè)的預(yù)期效果。

（四）落實檔案信息化的管理制度

在大數(shù)據(jù)時代背景下，為進一步推動檔案信息化建設(shè)，有關(guān)單位應(yīng)不斷優(yōu)化完善檔案信息化的管理制度，明確各個崗位的職責(zé)，提高工作人員對檔案信息化建設(shè)的重視程度。同時，單位也應(yīng)建立健全相應(yīng)的獎懲制度，規(guī)范工作人員的操作行為，提高工作人員的責(zé)任感和使命感。除此之外，單位應(yīng)合理的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加強各部門之間的交流和溝通，充分利用檔案大數(shù)據(jù)管理平臺，簡化檔案傳遞流程，從而提高工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。學(xué)校在檔案信息化管理中應(yīng)全方面的分析網(wǎng)絡(luò)安全問題的影響因素，并提供必要的資金和技術(shù)支持，安裝防病毒軟件，對系統(tǒng)進行加密，從而實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的分離處理。只有保證數(shù)據(jù)的安全，才能在當(dāng)前基礎(chǔ)上實現(xiàn)安全監(jiān)控，將監(jiān)控記錄作為檔案管理的基本，落實檔案信息化的管理制度。

（五）制定科學(xué)有效的檔案管理目標

管理目標的制定和落實是加強檔案信息化管理的關(guān)鍵，單位應(yīng)根據(jù)自身的檔案建設(shè)情況，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，制定合理的電子檔案管理目標。例如，學(xué)校在具體檔案管理中，應(yīng)對學(xué)生的實際發(fā)展情況進行全方面的評估，但是在當(dāng)前實際管理中，檔案管理人員缺少有效的執(zhí)行標準，導(dǎo)致檔案信息化管理內(nèi)容缺少針對性和實用性[3]?；ヂ?lián)網(wǎng)作為當(dāng)前應(yīng)用廣泛的媒介方式，為檔案的信息化建設(shè)提供了便捷。檔案內(nèi)容在一定程度上可以反映出學(xué)生心理的變化，在院校檔案管理中，檔案管理人員需要突破傳統(tǒng)的管理方式，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上充分挖掘大數(shù)據(jù)資源，并對檔案現(xiàn)代化建設(shè)體系進行擴充。

五、結(jié)束語

為迎合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的要求，有關(guān)單位應(yīng)不斷推進檔案信息化建設(shè)工作，打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，合理的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，提高電子檔案共享程度，加強檔案信息化管理的安全性，提升工作人員的綜合素養(yǎng)，落實檔案信息化的管理制度，并制定科學(xué)有效的檔案管理目標，從而提高檔案管理工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，進一步推動我國檔案信息化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]張顏.試論大數(shù)據(jù)時代檔案管理的共建與共享[J].蘭臺內(nèi)外，2018（03）：25-26.

[2]劉嵐萍，曠文俊.檔案數(shù)據(jù)深度挖掘與精細化管理：大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)策略[J].知識經(jīng)濟，2020.

[3]韋翠清.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)研究[J].中國管理信息化，2018，021（013）：167-168.