淺談ERP對企業(yè)存貨管理的影響

1.ERP的定義

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃 （Enterprise Resource Planning） 的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。上個世紀90年代美國一家IT公司根據(jù)當時計算機信息、IT技術(shù)發(fā)展及企業(yè)對供應(yīng)鏈管理的需求，預(yù)測在今后信息時代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢和即將發(fā)生變革，而提出了這個概念。 ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。

2.存貨管理的定義

存貨是指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品，或仍然處于生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品，或在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中將要消耗的材料、物料等。它是反映企業(yè)流動資金運作情況的晴雨表，往往成為少數(shù)人用來調(diào)節(jié)利潤、偷逃國家稅費基金的調(diào)節(jié)器。因為它不僅在企業(yè)營運資本中占很大比重，而且又是流動性較差的流動資產(chǎn)。

存貨管理就是對企業(yè)的存貨進行管理，主要包括存貨的信息管理和在此基礎(chǔ)上的決策分析，最后進行有效控制，達到存貨管理的最終目的提高經(jīng)濟效益。存貨管理的意義包括：1、可以幫助企業(yè)倉庫管理人員對庫存商品進行詳盡、全面的控制和管理;2、幫助庫存會計進行庫存商品的核算;3、提供的各種庫存報表和庫存分析可以為企業(yè)的決策提供依據(jù);4、實現(xiàn)降低庫存、減少資金占用，避免物品積壓或短缺，保證企業(yè)經(jīng)營活動順利進行。

存貨作為一項重要的流動資產(chǎn)，它的存在勢必占用大量的流動資金。一般情況下，存貨占工業(yè)企業(yè)總資產(chǎn)的30%左右，商業(yè)流通企業(yè)的則更高，其管理利用情況如何，直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運作效率。因此，一個企業(yè)若要保持較高的盈利能力，應(yīng)當十分重視存貨的管理。在不同的存貨管理水平下，企業(yè)的平均資金占用水平差別是很大的。通過實施正確的存貨管理方法，來降低企業(yè)的平均資金占用水平，提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，才能最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3.當前企業(yè)存貨管理存在問題及原因

3.1存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存缺乏真實記錄

材料領(lǐng)用記錄生產(chǎn)成本及費用的歸集、結(jié)轉(zhuǎn)的記錄人為因素較多，尤其在工程項目核算上更顯現(xiàn)其弊端。比如，甲、乙兩個工號同時開工，月末核算記錄顯示的是乙工號的材料消耗極少甚至為零，而甲工號的材料消耗多出一大塊;原輔材料已經(jīng)領(lǐng)用消耗，而實際上并未相應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)成本;原輔材料并未領(lǐng)用消耗，而實際上已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)了成本;購入的材料已經(jīng)領(lǐng)用消耗，購貨發(fā)票未到，期末又沒有按規(guī)定暫估入庫，造成資產(chǎn)負債表期末存貨記錄減少甚至出現(xiàn)紅字余額。公司只手機內(nèi)部信息，對其了解也很不完善。再者企業(yè)認為沒必要進行分析，導(dǎo)致在統(tǒng)計材料數(shù)據(jù)初始數(shù)據(jù)時發(fā)現(xiàn)，部分相同型號材料存放在不同庫位但倉庫管理人員并不知情。

3.2內(nèi)部控制制度不健全

在材料采購、產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)往往由同一個人完成采購銷售、付款收款、入庫出庫等全過程，使采購銷售工作無章可依，還會提供暗箱操作的溫床，增加了營私舞弊的可能性。公司倉庫一線管理人員普遍不會使用電腦，且對倉庫存貨分類按經(jīng)驗分大類，不能具體提供某一具體材料確切位置及相關(guān)庫存信息，對新系統(tǒng)不熟悉及部分老員工有抵觸情緒。

3.3冗余庫存對于企業(yè)資金管理的影響

因庫存量大，導(dǎo)致流動資金占用額高，有的企業(yè)存貨儲備要占到流動資金總額的60%以上，給企業(yè)流動資金周轉(zhuǎn)帶來很大的困難。

3.4非正常存貨儲備量擠占了正常的存貨儲備量

為控制流動資金占用額，在日常存貨管理中盡量降低庫存占用量，減少進貨量，從而影響了正常生產(chǎn)經(jīng)營所需要的合理存貨儲備量。

3.5管理不到位

毀損待報廢、超儲積壓存貨儲備在每年一次的清產(chǎn)核資中都要作為重點問題進行上報，但每年都是只上報，沒有上級主管部門的批示，沒有處理結(jié)果，致使毀損待報廢、超儲積壓存貨儲備量像滾雪球一樣越滾越大，沒有從根本上解決問題。企業(yè)管理中的隨意性，有規(guī)矩不遵守，人制高于法制等現(xiàn)象都阻礙了企業(yè)向正規(guī)化和高層次企業(yè)發(fā)展。

4.使用ERP 對于企業(yè)庫存管理的優(yōu)勢

4.1整合企業(yè)價值鏈

ERP系統(tǒng)則使得企業(yè)有了實現(xiàn)整合價值鏈信息的技術(shù)平臺，解決了手段的問題。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)信息平臺的共享，可以登陸客戶的ERP平臺，獲得其近期的生產(chǎn)計劃和產(chǎn)品需求，據(jù)此排定自己的生產(chǎn)計劃;同樣，企業(yè)的供應(yīng)商也可以登陸企業(yè)的ERP平臺獲取相應(yīng)信息;企業(yè)還可以登陸供應(yīng)商的ERP平臺獲取供應(yīng)商實時的生產(chǎn)信息和完工信息。因此，如果客戶端需求或生產(chǎn)計劃有所改變，可以第一時間被企業(yè)及其供應(yīng)商獲取，企業(yè)及其供應(yīng)商就可以相應(yīng)調(diào)整生產(chǎn)計劃以避免庫存的增加。這樣在供應(yīng)商、企業(yè)、客戶端各個環(huán)節(jié)的庫存都可以大幅度降低，真正實現(xiàn)共贏。

4.2實時的跟蹤

ERP系統(tǒng)的思想則是實時跟蹤，管理者可以跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操作，隨時發(fā)現(xiàn)存在的問題，甚至通過專門的軟件設(shè)計，讓系統(tǒng)自動通報問題，公司的管理成了一個動態(tài)的系統(tǒng)，一個環(huán)環(huán)相扣的過程。部分原有的業(yè)務(wù)流程要重新調(diào)整以減少隨意性，加強規(guī)范性。在傳統(tǒng)信息流體系下，要想得到實時的庫存信息幾乎是不可能的，只有規(guī)定一個固定的時段由倉庫統(tǒng)計人員將一定時間的庫存信息進行匯總后才能提供完整的庫存信息。而在企業(yè)ERP系統(tǒng)下，物流和信息流是同時進行的，管理者可隨時得到任何時間和任何時段的庫存信息，且管理信息越來越精細和集成。這樣，當產(chǎn)業(yè)鏈上的產(chǎn)、銷信息有變化時，存貨管理者可以及時查詢當前的庫存信息，并據(jù)以進行企業(yè)的生產(chǎn)和采購業(yè)務(wù)調(diào)整，及時、準確的將調(diào)整信息傳遞下去，以最大限度地利用庫存，減少庫存。

4.3信息流的變化

在原有的存貨管理系統(tǒng)中，物流、資金流、信息流是相互分離的，信息來源于對物流、資金流的綜合處理，如月底綜合處理全部的驗收、領(lǐng)料、銷售。在日常的運轉(zhuǎn)中信息流是與其他流相分離的，他們之間的關(guān)系只有月度結(jié)算后才明朗。而ERP系統(tǒng)則把三者和而為一，每一種流動都連帶其他流動，而且同時分不同的渠道各自集中，信息的來源已不是業(yè)務(wù)部門出物流信息，財務(wù)部門出資金流和信息流，而是三流同時、即時流動。信息的來源向業(yè)務(wù)的源頭延伸，特別是涉及物流的信息都要由物流人員在物流業(yè)務(wù)處理的同時生成信息流，并定期或隨時傳遞到整個系統(tǒng)。信息不必在規(guī)定的時間集中處理，財務(wù)人員匯總各種信息載體的功能將向業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)變，財務(wù)更多的是監(jiān)督信息的形成、分析信息、提出建議。業(yè)務(wù)與財務(wù)已經(jīng)真正連為一體，信息共享。

4.4財務(wù)工作的變化

ERP系統(tǒng)的實施對于長期使用手工操作進行財務(wù)會計處理或是使用電子計算機模擬手工操作的財務(wù)軟件進行會計處理的財務(wù)會計人員提出了新的要求。

4.4.1計算機操作能力的提高。由于ERP操作全部依靠電腦進行，操作人員必須具備一定的電腦操作能力。

4.4.2財務(wù)會計人員崗位的變化，受財務(wù)信息來源的影響，很多原來由財務(wù)會計人員處理的信息向下延伸，會計工作量會減少，而且操作有嚴格的規(guī)范，不懂財務(wù)會計的人員甚至也能按規(guī)范操作完成工作，會計人員面臨崗位減少的挑戰(zhàn)。

4.4.3財務(wù)會計人員角色的變化。會計人員的職責將從簡單的核算轉(zhuǎn)化為更復(fù)雜的管理和分析職能。會計人員直接處理的業(yè)務(wù)減少了，但是維護系統(tǒng)正常運行，保證各環(huán)節(jié)按照操作規(guī)程操作，保證會計及其他信息的及時、完整，減少誤操作對信息造成的不良影響成為財務(wù)會計人員的一項新的工作，同時，由于工作量上的變化，財務(wù)會計人員應(yīng)盡快實現(xiàn)角色的轉(zhuǎn)變，學(xué)會利用系統(tǒng)提供的信息進行加工分析，形成更有價值的信息。

4.4.4財務(wù)會計人員工作方式的變化。受國家財務(wù)處理業(yè)務(wù)周期性影響，原來的財務(wù)會計工作業(yè)務(wù)量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時性要求，經(jīng)常需要加班。而月中則比較平淡，財務(wù)會計人員常常無所事事，財務(wù)人員想將業(yè)務(wù)日?；?，但沒有集中的信息則難以實現(xiàn)。實施ERP后，大量的業(yè)務(wù)如收料、發(fā)料、費用分配、發(fā)貨等在實際業(yè)務(wù)發(fā)生時即可形成會計信息，業(yè)務(wù)量向日常轉(zhuǎn)移，月末僅對涉及總賬的業(yè)務(wù)進行過賬處理，省掉大量的匯總、分類等計算工作，可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的均衡化。

ERP系統(tǒng)是有效、先進的管理工具和思想，通過它可以整合企業(yè)價值鏈，實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)鏈上、下游的信息共享，各個環(huán)節(jié)庫存減少，達到共贏的目的;通過它可以實現(xiàn)存貨管理的實時跟蹤，從而及時準確的調(diào)整生產(chǎn)、采購計劃，避免庫存的增加;通過它可以實現(xiàn)信息流的整合，將物流信息和財務(wù)信息流統(tǒng)一，從而減少財務(wù)人員匯總信息的工作量，同時又提高數(shù)據(jù)的及時性和準確性;財務(wù)人員可以將更多精力投入到庫存信息的分析處理上，從而為管理者提供更多更有價值的信息。

綜上所述，ERP 不僅僅是一個軟件更重要的是一個管理思想，它實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源的整合。通過軟件把企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等精密地集成起來實現(xiàn)資源優(yōu)化和共享。

作者簡介：

陸靜珮（1989—），女，民族：漢，籍貫：上海，職稱：中級會計師，學(xué)位：北京工商大學(xué);工作單位：普利司通（中國）投資有限公司，研究方向：企業(yè)財務(wù)管理。