科技檔案管理現(xiàn)存問題

陳燕虹

摘要：本文通過對科技檔案的概念闡述，分析科技檔案管理中現(xiàn)存問題，提出應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：科技檔案;管理;現(xiàn)存問題

科技成果是企事業(yè)單位科技發(fā)展水平和社會效益的重要體現(xiàn)，而作為體現(xiàn)科技成果的科技檔案在管理體制的發(fā)展過程中仍存在一些問題，嚴(yán)重阻礙了科技檔案管理工作的發(fā)展，進(jìn)而對本單位科技成果利用、研究產(chǎn)生不利影響。

一、科技檔案的概念

科技檔案是指企事業(yè)單位在生產(chǎn)、基建、科研等活動中形成的應(yīng)當(dāng)量檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件，是企事業(yè)檔案管理的重要組成部分，科技檔案的種類較多，如基本建設(shè)檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案等?？萍紮n案具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能，情報(bào)功能、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能。

二、科技檔案的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性：和文書檔案不同的是，科技檔案都是在專門領(lǐng)域產(chǎn)生的，專業(yè)性很強(qiáng)。（二）多樣性。各門類檔案中，科技檔案的種類最為繁多，有生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、設(shè)備等等。（三）成套性?？萍紮n案的都是圍繞一個科研項(xiàng)目形成的相關(guān)的科技文件材料。（四）現(xiàn)實(shí)性?？萍紮n案記錄和反映著企事業(yè)單位的科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動，參考借鑒性很強(qiáng)，保存價(jià)值高。

三、科技檔案管理現(xiàn)存問題

從科技檔案的概念和特點(diǎn)可以看出科技檔案的重要性不言而喻，但現(xiàn)階段科技檔案完整性和規(guī)范性總是很難達(dá)標(biāo)，科技檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。

（一）科技檔案收集難

目前，在科技檔案管理過程中存在的最大難題之一就是將科技檔案進(jìn)行收集歸檔。主要難點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：其一，科研項(xiàng)目與投資經(jīng)費(fèi)每年都在不斷增加，但真正移交歸檔的科技檔案資料卻并沒有增多，即使現(xiàn)有的檔案也不是很完整，甚至有的缺少最基本的科研項(xiàng)目申請書、結(jié)題報(bào)告等。如出現(xiàn)承擔(dān)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人調(diào)走等情況，缺失的檔案就無法補(bǔ)充，參與項(xiàng)目的科技人員在晉升需要利用時(shí)深受影響。其二，科技工作者對于檔案管理部門不夠信任，不愿移交自己的科研成果數(shù)據(jù)及相關(guān)資料，唯恐自己的勞動成果被他人侵占或擔(dān)心自己需要利用時(shí)不方便。其三，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)階段的科技項(xiàng)目上報(bào)、審批等工作大多利用相應(yīng)的系統(tǒng)來完成，并且對生成的系統(tǒng)依賴性較強(qiáng)，然而，基于現(xiàn)代化設(shè)施軟件應(yīng)用基礎(chǔ)上的科技項(xiàng)目歸檔軟件缺乏，單位綜合型管理人才也相對匱乏。綜上所述，這些因素都影響了科技檔案管理工作的發(fā)展。

（二）科技檔案管理理念傳統(tǒng)落后

科技檔案管理理念跟不上時(shí)代的要求，科技檔案管理還停留在傳統(tǒng)管理層面，對于信息網(wǎng)絡(luò)的利用較少，重視科技檔案的搜集、保管與收藏，但很少關(guān)注科技檔案的開發(fā)與利用，重結(jié)果而輕視檔案過程。此外，科技檔案的保存形式大多還是以紙質(zhì)版的形式保存，不能充分利用信息技術(shù)時(shí)代背景下的電子檔案，這就使得檔案易受自然環(huán)境、人為因素以及其他方面的影響，造成檔案容易受損，并且查詢利用不方便。

（三）科技檔案工作缺乏上級監(jiān)管

現(xiàn)階段，科技檔案管理工作缺乏上級監(jiān)督管理。對比有些單位的研究生檔案管理，從上級布置下來要求應(yīng)當(dāng)如何整理移交歸檔，研究生檔案的完整性、規(guī)范性大大增強(qiáng)。比從單位內(nèi)部檔案室要求力度大得多。

四、加強(qiáng)科技檔案管理應(yīng)對措施

（一）明確相關(guān)部門職責(zé)

檔案管理部門嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作國家法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理規(guī)章制度。對本單位科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，對科技文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。做好檔案的安全防護(hù)工作，保證檔案安全保密?？萍紮n案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理和移交檔案，保證檔案的完整性和規(guī)范性。

（二）健全制度，理順流程

根據(jù)上級有關(guān)科技檔案的法規(guī)制度，在制訂本單位的科技檔案管理制度基礎(chǔ)上，加強(qiáng)培訓(xùn)，讓科技人員了解科技檔案案卷組成的基本流程：收集、分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、編制檔號、擬寫題名、編制卷內(nèi)目錄、編制卷內(nèi)文件頁號、填寫封面?zhèn)淇急怼妇硌b訂、編制案卷目錄。為使移交的檔案能更加規(guī)范化，可以采取收集、分類、組卷、卷內(nèi)文件排列前面四項(xiàng)由科技人員負(fù)責(zé)，而編制檔號、擬寫題名、編制卷內(nèi)目錄、編制卷內(nèi)文件頁號、填寫封面?zhèn)淇急?、案卷裝訂、編制案卷目錄等由專門檔案人員來實(shí)施完成。

（三）提高科技人員歸檔意識

利用各種機(jī)會加強(qiáng)檔案法的宣傳工作，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和科技人員的檔案意識。積極和上級領(lǐng)導(dǎo)溝通，取得上級領(lǐng)導(dǎo)支持，提出工作建議，將歸檔工作和績效考核相結(jié)合，提高科技人員歸檔的積極性。

（四）加強(qiáng)科技檔案的前端控制

在一個科技項(xiàng)目正式開展之前，就進(jìn)行科技檔案的預(yù)立卷，將其作為科技成果資料正式歸檔的基礎(chǔ)和第一道程序。

針對科技檔案周期性、階段性長的特點(diǎn)，檔案人員在每一個階段就歸檔范圍和組卷質(zhì)量提出要求，指導(dǎo)科技人員按要求預(yù)立卷，確保檔案質(zhì)量符合完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的要求。

五、總結(jié)

現(xiàn)階段科技檔案管理體制的現(xiàn)存問題，通過本文的探討可以得知，科技檔案管理工作主要存在的問題是收集歸檔較為困難，管理理念不能與時(shí)倶進(jìn)，管理體系缺乏上級監(jiān)管等諸多問題?；谘芯堪l(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)與科技項(xiàng)目管理者要提高對于科技檔案管理工作的重視程度，加大該方面的投資力度，創(chuàng)新管理理念，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理綜合型人才，引進(jìn)并創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，讓科技檔案管理切實(shí)做到有據(jù)可依，有法可循，加強(qiáng)對于科技檔案工作的監(jiān)督管理，充分利用信息化技術(shù)，一方面既可減少不必要的人力資源成本支出，另一方面又可以提高檔案的規(guī)范性完整性。通過一系列策略措施，可以更好地提升科技檔案管理工作效率，讓科技檔案發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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