淺談社區(qū)矯正檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)

王志英

摘要：社區(qū)矯正是與監(jiān)禁刑罰相對(duì)應(yīng)的一種非監(jiān)禁刑罰執(zhí)行方式，社區(qū)矯正檔案作為極具保存價(jià)值的執(zhí)法文書，是一種特殊類別的檔案。在新形勢(shì)下，我們要針對(duì)社區(qū)矯正檔案管理工作的實(shí)際情況，積極發(fā)現(xiàn)這項(xiàng)工作存在的不足并加以改進(jìn)，促進(jìn)社區(qū)矯正檔案的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，以便更好的服務(wù)于社區(qū)矯正工作。

關(guān)鍵詞：社區(qū)矯正;刑罰;檔案管理

作為社區(qū)矯正工作的重要組成部分，社區(qū)服刑人員檔案是其接受社區(qū)矯正過(guò)程的真實(shí)體現(xiàn)，一份清楚、詳實(shí)的社區(qū)服刑人員檔案不但詳實(shí)記載了社區(qū)服刑人員的基本情況，而且可以為司法行政工作人員提供工作上的有力參考，更是社區(qū)服刑人員接受矯正的有利佐證。由于我國(guó)開(kāi)展社區(qū)矯正工作的歷史較短，總體來(lái)看社區(qū)服刑人員檔案各方面仍然存在許多問(wèn)題亟待解決。

1.對(duì)于社區(qū)服刑人員檔案管理工作的重視程度普遍不夠

當(dāng)前，絕大多數(shù)司法行政工作人員均有對(duì)社區(qū)服刑人員的監(jiān)督管理工作重于檔案工作的慣性思維，不能真正理解檔案工作的重要意義，導(dǎo)致在檔案收集和整理過(guò)程中缺乏應(yīng)有的責(zé)任心。司法行政部門對(duì)檔案工作投入不足，也不利于社區(qū)服刑人員檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.歸檔內(nèi)容尚未完全規(guī)范，不夠統(tǒng)一

現(xiàn)存的司法部頒布的社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式，其內(nèi)容主要側(cè)重于執(zhí)行檔案文書，對(duì)工作檔案歸檔內(nèi)容具體規(guī)定不足，而作為反映社區(qū)服刑人員現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況的主要材料，工作檔案是考核評(píng)價(jià)社區(qū)服刑人員日常矯正效果的第一手材料和主要依據(jù)。由于工作需要，各市、縣級(jí)司法行政機(jī)關(guān)也都分別根據(jù)自身實(shí)際情況、工作現(xiàn)狀制定了部分工作檔案歸檔格式文本及要求，因此各地工作檔案歸檔內(nèi)容存在較大差異，檔案案卷整體質(zhì)量不高，缺乏統(tǒng)一性和科學(xué)性。

3.社區(qū)服刑人員檔案管理基礎(chǔ)薄弱

由于縣級(jí)司法行政部門的人員編制極其有限，無(wú)法抽出專門的人員管理檔案工作，基本都是身兼數(shù)職，另一方面，司法所大部分也只有三名左右的工作人員，如此數(shù)量的工作人員還要承擔(dān)社區(qū)矯正、人民解調(diào)、安置幫教等諸多繁雜的事物，實(shí)在無(wú)法抽出太多精力做好社區(qū)服刑人員檔案管理工作，導(dǎo)致檔案信息的失真、甚至遺失。

4.難以切實(shí)保證檔案的真實(shí)性

社區(qū)服刑人員檔案詳細(xì)記錄了在矯人員接受矯正的全過(guò)程，其中不但包含了社區(qū)服刑人員的當(dāng)面報(bào)到、電話及思想?yún)R報(bào)、走訪調(diào)查和學(xué)習(xí)勞動(dòng)等日常行為監(jiān)督管理內(nèi)容，更包括了司法行政機(jī)關(guān)對(duì)社區(qū)服刑人員獎(jiǎng)懲處置、幫扶等信息。因此，工作檔案中所有材料的原始真實(shí)性必須放在首要位置。但由于受人員數(shù)量不足制約，產(chǎn)生文書信息的過(guò)程真實(shí)性很難得到保證，有產(chǎn)生虛假信息的風(fēng)險(xiǎn)。

對(duì)于社區(qū)服刑人員檔案管理工作，我個(gè)人有以下幾點(diǎn)建議：

4.1務(wù)必使社區(qū)矯正工作人員真正認(rèn)識(shí)到管理好社區(qū)服刑人員檔案的重要意義

檔案工作是基礎(chǔ)，是做好社區(qū)矯正工作的有效保障，司法行政部門的工作人員應(yīng)當(dāng)從根本上真正認(rèn)識(shí)到做好社區(qū)服刑人員檔案管理工作的重要意義。無(wú)論是人員物資、還是政策法規(guī)，或者是工作措施，都應(yīng)當(dāng)?shù)玫酱_切保障、扎實(shí)支撐、充分落實(shí)。只有如此，才能使社區(qū)矯正工作與社區(qū)服刑人員檔案工作相得益彰，協(xié)調(diào)發(fā)展，更加適應(yīng)未來(lái)的工作要求。

4.2制定統(tǒng)一的社區(qū)矯正檔案管理規(guī)定

一方面來(lái)說(shuō)，雖然司法部也已經(jīng)組織印發(fā)了《社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式》，為檔案提供了一定的文書格式規(guī)范，但從實(shí)施效果和工作需求可以看出《格式》的規(guī)定離實(shí)際的工作需求還有一定差距，內(nèi)容還需要更加完善，以更加適應(yīng)社區(qū)矯正工作發(fā)展的需要;另一方面，與國(guó)內(nèi)相比，國(guó)外實(shí)行社區(qū)矯正制度的時(shí)間更長(zhǎng)，各方面的規(guī)章制度相對(duì)更加完善，因此我們應(yīng)當(dāng)積極總結(jié)國(guó)內(nèi)社區(qū)矯正實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)借鑒國(guó)外的優(yōu)秀做法，在此基礎(chǔ)上，制定出一套更加符合我國(guó)社區(qū)矯正工作實(shí)際的統(tǒng)一檔案管理規(guī)定，如檔案材料收集制度、檔案材料整理歸檔制度、檔案查閱制度、檔案保管與保密制度、檔案管理工作人員職責(zé)規(guī)章等相關(guān)制度規(guī)范，從而統(tǒng)一規(guī)制全國(guó)的社區(qū)矯正檔案管理工作，使對(duì)社區(qū)服刑人員的檔案管理工作從收集、整理、歸檔、查閱、保管、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到形式規(guī)范、有章可循。

4.3加強(qiáng)社區(qū)服刑人員檔案管理工作的基礎(chǔ)保障

社區(qū)服刑人員檔案管理工作性質(zhì)有別于普通的人事檔案管理，其法律意義重大，動(dòng)態(tài)性和政策性較強(qiáng)，對(duì)工作人員要求更高。它要求檔案管理工作人員不但要熟悉社區(qū)矯正工作的政策規(guī)定和工作內(nèi)容，還要熟悉社區(qū)矯正檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，在社區(qū)矯正的工作過(guò)程中不斷充實(shí)檔案材料，完善社區(qū)服刑人員從報(bào)到至解除矯正期間的各類文書材料。同時(shí)由于社區(qū)服刑人員是處于動(dòng)態(tài)變化狀態(tài)中的，相應(yīng)的不斷產(chǎn)生接受矯正期間的檔案文書，這對(duì)工作人員的工作量是一個(gè)比較大的挑戰(zhàn)。因此一方面必須保證社區(qū)矯正檔案工作專人專管，專人專責(zé);另一方面也要注重對(duì)社區(qū)矯正工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使更多“半路出家”的工作人員能夠達(dá)到社區(qū)矯正檔案管理工作的要求。

4.4加強(qiáng)社區(qū)服刑人員檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，不斷提升檔案管理的規(guī)范化水平

一方面要加強(qiáng)調(diào)研，針對(duì)社區(qū)服刑人員執(zhí)行檔案和工作檔案的不同應(yīng)用范圍，完善有針對(duì)性的檔案管理規(guī)范;另一方面由于各級(jí)司法行政部門和基層司法所對(duì)社區(qū)矯正工作的管理權(quán)限不同，要進(jìn)一步明確其對(duì)社區(qū)服刑人員檔案管理要求和職責(zé)分工。針對(duì)緩刑、假釋、寬管、嚴(yán)管等不同類別的社區(qū)服刑人員在不同階段的矯正要求，制定具體而相對(duì)應(yīng)的記錄和歸檔要求。對(duì)某些重點(diǎn)問(wèn)題和特殊問(wèn)題，比如檔案原始真實(shí)性的鑒別，社區(qū)服刑人員電話匯報(bào)。當(dāng)面匯報(bào)等音頻視頻電子數(shù)據(jù)的采集和保管問(wèn)題等，均制定出相應(yīng)的管理規(guī)范，確保檔案內(nèi)容不失真、不遺漏，社區(qū)矯正服刑人員不脫管，充分保證檔案的真實(shí)有效性，為真正做好社區(qū)矯正工作起到良好的基礎(chǔ)保障作用。

4.5要積極利用現(xiàn)代化科技手段，實(shí)現(xiàn)社區(qū)服刑人員檔案電子化，真正實(shí)現(xiàn)社區(qū)服刑人員檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

在做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，可以加大科技經(jīng)費(fèi)投入，積極同步發(fā)展電子檔案，建立社區(qū)服刑人員電子檔案信息管理系統(tǒng)，將社區(qū)服刑人員信息入網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)公檢法司各部門及全國(guó)各個(gè)社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)的橫向聯(lián)動(dòng)，以此達(dá)到對(duì)社區(qū)服刑人員更加有效的監(jiān)管效果。但同時(shí)應(yīng)當(dāng)充分做好保密和備份工作、電子檔案信息的更新工作，防止社區(qū)服刑人員信息丟失和泄露，提升社區(qū)服刑人員檔案的及時(shí)性，準(zhǔn)確性與完整性，真正實(shí)現(xiàn)社區(qū)矯正檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。