基于內(nèi)部控制視角的企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理探析

楊海長(zhǎng)

摘要：經(jīng)濟(jì)合同貫穿企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都起著配合、輔助和監(jiān)控的作用，是保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，因此經(jīng)濟(jì)合同管理成為企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要內(nèi)容。近年來(lái)，隨著企業(yè)管理制度的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)合同管理水平不斷提高，從內(nèi)控視角看經(jīng)濟(jì)合同管理的好壞成為整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制管理是否有效的關(guān)鍵。文章在分析基于內(nèi)部控制視角探討企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性基礎(chǔ)上，探討了內(nèi)部控制視角下企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并基于內(nèi)部控制視角加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同;合同管理

引言

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同是連接各個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體的重要經(jīng)濟(jì)紐帶，也是處理各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要載體，同樣，合同也是產(chǎn)生各類糾紛的根源和解決糾紛的指導(dǎo)手冊(cè)。對(duì)于企業(yè)而言，在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，存在著大量的合同簽訂、合同履行、合同變更以及合同終止等事項(xiàng)，需要結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，構(gòu)建起完善的合同管理內(nèi)部財(cái)務(wù)控制體系，確保各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利實(shí)施。

一、概述

對(duì)于企業(yè)而言，內(nèi)部財(cái)務(wù)控制體系是為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)，保障管理活動(dòng)的正常進(jìn)行，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)而制定的組織、監(jiān)督、調(diào)節(jié)的財(cái)務(wù)規(guī)章制度及財(cái)務(wù)管理方法手段。合同管理內(nèi)部財(cái)務(wù)控制體系的建設(shè)則是根據(jù)企業(yè)自身定位，就企業(yè)合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)管控接口進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，就企業(yè)在實(shí)施合同管理過(guò)程中涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理和規(guī)范，以此來(lái)形成完善的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制體系。企業(yè)在合同管理內(nèi)部財(cái)務(wù)控制體系建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該堅(jiān)持如下基本原則，如合法性、一貫性、整體性、適用性和經(jīng)濟(jì)性等，而想要滿足這些要求，企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部財(cái)務(wù)控制制度建設(shè)時(shí)，必須結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出能夠符合長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃需求，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)短期目標(biāo)的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制制度，要求制度的內(nèi)容規(guī)范且便于理解，能夠靈活做出調(diào)整。

二、內(nèi)部控制視角下企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

（一）經(jīng)濟(jì)合同的前期審批流程流于形式

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)一段時(shí)間以后往往有自己相對(duì)固定的供應(yīng)商或者信賴的長(zhǎng)期合作伙伴，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)形成采購(gòu)慣性，即需要物資時(shí)首先都會(huì)找自己已經(jīng)熟悉的供應(yīng)商提供。這種情況下使得經(jīng)濟(jì)合同前期進(jìn)行的比選、招標(biāo)等過(guò)程流于形式，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂對(duì)象的信用狀況、資信等方面未進(jìn)行持續(xù)的關(guān)注及調(diào)查，往往存在造假的情況，無(wú)法真正做到“貨比三家”“價(jià)格從優(yōu)”。而相關(guān)人員在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同審批時(shí)，由于專業(yè)素質(zhì)的局限性等方面的原因，也會(huì)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、合同條款等方面不太仔細(xì)研究，只要價(jià)格沒(méi)有上漲太多，與原合同沒(méi)有較大偏差，一般都會(huì)審批通過(guò)，使經(jīng)濟(jì)合同的審批流程脫離了內(nèi)控的管理，失去了保護(hù)企業(yè)生產(chǎn)應(yīng)有的作用。

（二）合同內(nèi)容風(fēng)險(xiǎn)

合同的內(nèi)容也就是合同的條款，表現(xiàn)著合同雙方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系。合體的條款是否完備有著關(guān)鍵作用，它意味著合同是否有效，合同雙方是否能夠履行合同。合同中一般包括以下條款：當(dāng)事人的名稱或姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的辦法等。這些條款必須完備，且表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，如果合同的內(nèi)容不完整很可能會(huì)導(dǎo)致合同雙反產(chǎn)生分歧，合同無(wú)法順利地履行。

（三）合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)

合同不能正常履行有兩種情況，一種是因不可抗力因素導(dǎo)致合同無(wú)法履行，如發(fā)生地震、臺(tái)風(fēng)等;另一種是合同的一方因自身的原因拒不履行合同。無(wú)論是哪一種情況，至少有一方企業(yè)會(huì)因此蒙受損失。合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)還存在于合同的變更中，合同的一方未與另一方商議變擅自更改合同，不按照原合同約定的義務(wù)進(jìn)行執(zhí)行，這也會(huì)嚴(yán)重危害另一方企業(yè)的利益。

三、對(duì)策措施

（一）加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同前期的審批和審核工作

建立好信息化以后，企業(yè)應(yīng)重視經(jīng)濟(jì)合同的前期審核、審批工作，將合格供應(yīng)商的篩選、審核有效的進(jìn)行，不能敷衍了事。應(yīng)該將與本公司有長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商進(jìn)行歸類、整理，建立合格供應(yīng)商目錄，并將合格供應(yīng)商信息錄入信息化系統(tǒng)。合格的供應(yīng)商目錄有效期為一年，最多不應(yīng)超過(guò)兩年，企業(yè)應(yīng)該在每年12月底前對(duì)所有的合格供應(yīng)商進(jìn)行重新的審核、評(píng)估，每種類型的供應(yīng)商不應(yīng)少于5家企業(yè)，以方便今后經(jīng)濟(jì)合同的價(jià)格比選工作。對(duì)于已經(jīng)進(jìn)入合格供應(yīng)商目錄后再次審查發(fā)生不具備相關(guān)資質(zhì)、信用評(píng)級(jí)降低等情況的不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)從信息化系統(tǒng)中進(jìn)行剔除。同時(shí)不斷的對(duì)新的供應(yīng)商進(jìn)行審核、評(píng)級(jí)，對(duì)審核評(píng)級(jí)合同的供應(yīng)商補(bǔ)充進(jìn)入合格供應(yīng)商目錄。經(jīng)濟(jì)合同是各職能部門項(xiàng)目協(xié)調(diào)、統(tǒng)一目標(biāo)的工作，各職能部門都要加強(qiáng)自身部門的審核力度，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同中屬于本部門專業(yè)的條款要認(rèn)真對(duì)待、仔細(xì)研究，充分考慮各項(xiàng)影響因素，不能敷衍了事。對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂后發(fā)現(xiàn)部分條款存在明顯錯(cuò)誤后要追究相關(guān)職能部門審核失職的責(zé)任。通過(guò)對(duì)合格供應(yīng)商審查時(shí)效的縮短可以使信息化系統(tǒng)信息更加及時(shí)，使內(nèi)控管理得到進(jìn)一步的提升。

（二）規(guī)范管理合同的內(nèi)容條款

合同的條款應(yīng)盡量按照國(guó)家或公司制定的范文來(lái)起草。首先合同當(dāng)事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章必須與對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的信息保持一致，若是委托代理人簽署合同，應(yīng)附加授權(quán)委托書。其次，合同標(biāo)的應(yīng)具有準(zhǔn)確性和唯一性，應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位約定標(biāo)的物數(shù)量。質(zhì)量有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)或指標(biāo)要求。合同商談制作了樣品的，應(yīng)該約定標(biāo)的物與樣品質(zhì)量規(guī)格等保持一致，并將樣品封樣。價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)該在合同中明確，還應(yīng)約定價(jià)款或者報(bào)酬的支付結(jié)算方式、開戶銀行及賬號(hào)、合同履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。最后是合同解決爭(zhēng)議的方法，可以約定以何種方式解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題，當(dāng)事人可以選擇仲裁方式解決爭(zhēng)議，或者是向法院提起訴訟。

（三）合同簽訂管理

在對(duì)合同的簽訂進(jìn)行管理和控制時(shí)，需要關(guān)注如下比較關(guān)鍵的內(nèi)容：一是合同的簽訂必須采用書面形式，任何口頭形式的合同都不具備法律效力;二是在簽訂合同時(shí)，應(yīng)該確保合同內(nèi)容的合法性和可行性，主要條款齊備的同時(shí)，對(duì)合同雙方的權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行明確，相關(guān)責(zé)任清晰，文字表達(dá)準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)歧義導(dǎo)致的理解錯(cuò)誤;三是應(yīng)該有法定代表人或者授權(quán)代理人進(jìn)行合同的簽訂，授權(quán)代理人需要持有企業(yè)法定代表人簽名，加蓋企業(yè)印章，具備明確權(quán)限范圍以及有效期限的法人授權(quán)證明書。同時(shí)，授權(quán)代理人需要在自身授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行合同的簽訂，不能出現(xiàn)越權(quán)簽訂合同的現(xiàn)象;四是合同經(jīng)辦人應(yīng)該持有對(duì)方當(dāng)事人簽署完整的合同原件，到相應(yīng)的合同歸口管理部門，對(duì)合同蓋章登記等事項(xiàng)進(jìn)行辦理，合同歸口管理部門在完成合同審批手續(xù)的校驗(yàn)并確認(rèn)無(wú)誤后，才能進(jìn)行蓋章確認(rèn)，設(shè)置相應(yīng)的合同編號(hào)，登記合同管理臺(tái)賬，若合同內(nèi)容較多，需要加蓋相應(yīng)的騎縫章。

結(jié)語(yǔ)

從目前整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境來(lái)看，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同管理工作已經(jīng)成為非常重要的環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的要約、承諾和簽約的模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要，必須要進(jìn)行全生命周期的經(jīng)濟(jì)合同管理。不斷地加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同從“采購(gòu)申請(qǐng)—采購(gòu)訂單—采購(gòu)合同—合同付款”等各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化管理，使經(jīng)濟(jì)合同更加具有效益性，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

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