新時期法院檔案管理工作的有效性開展策略

李巧玲

摘要：法院檔案記錄著各個地方的相關(guān)機(jī)構(gòu)日常審判工作的過程及結(jié)果，具有十分重要的地位。而地方法院的檔案詳細(xì)記錄了某些具有重大歷史意義的時刻，這些記錄也將會成為后期研究的主要材料，所以檔案的整理與歸納工作具有的重大作用無需多言。然而目前地方的法院的檔案整理與歸納工作仍存在許多問題，這部分問題急需得到進(jìn)一步解決。本文旨在為解決我國基層法院檔案歸納工作所出現(xiàn)的問題提供一些意見，愿能夠幫助我國法院檔案歸納與管理工作的體系得到進(jìn)一步的完善。

關(guān)鍵詞：法院;檔案管理;開展策略

隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)日新月異，我國的生產(chǎn)水平呈現(xiàn)穩(wěn)定提升的良好狀態(tài)，在生產(chǎn)關(guān)系上也發(fā)生了許許多多的改變與革新。目前，信息技術(shù)的運(yùn)用逐漸廣泛起來，在日常的生活與工作當(dāng)中隨處可見信息技術(shù)運(yùn)用的蹤影。信息技術(shù)的存在能夠讓某一單位的發(fā)展情況以及工作水平更加直觀明了地反映出來，與此同時還能夠促進(jìn)單位工作能力與效率的進(jìn)一步提升。怎樣將信息技術(shù)靈活運(yùn)用至法院檔案的管理與歸納工作中來已然成為我國相關(guān)機(jī)構(gòu)急需解決的重要問題。法院需要靈活使用信息科學(xué)技術(shù)以及其他手段來提升檔案管理工作的效率、保障法律的公正性。

一、當(dāng)前法院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案保管方面

因為法院的檔案數(shù)量龐大且內(nèi)容極具專業(yè)性，所以在進(jìn)行檔案保管工作時很可能出現(xiàn)許多突發(fā)狀況。故相關(guān)的工作人員一定要注重提升自我素質(zhì)及工作能力。但從現(xiàn)狀看來，大部分法院對工作人員的能力要求較低，法院檔案保管工作人員的平均工作素質(zhì)及水平并不高。

（二）檔案利用方面

法院檔案使用的頻率高且作用廣泛，它不僅僅只是作為一種記錄法院審判過程及結(jié)果的文本載體被法院單獨使用，還能夠作為執(zhí)行機(jī)關(guān)在執(zhí)行過程中以及公安機(jī)關(guān)在偵察過程中的訴訟檔案而使用。但是絕大部分的法院檔案僅僅只有一份手抄本，因此一旦丟失就難以復(fù)原相關(guān)數(shù)據(jù)信息，這將會對法院及相關(guān)部分的工作產(chǎn)生極大的不良影響。

（三）檔案管理人員方面

隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的運(yùn)用水平已然達(dá)到一個較高層次，然而在我國目前的法院檔案管理工作當(dāng)中，許多工作人員仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記載相關(guān)信息。很多工作人員的自身素質(zhì)及工作水平都無法達(dá)到一個較高的標(biāo)準(zhǔn)。這是因為法院檔案的管理工作在許多人眼中看來就是一個“鐵飯碗”，工作內(nèi)容單一且缺乏與外界的接觸，所以有一部分工作人員安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，將學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法視為額外的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致對法院檔案信息化的管理方式接受程度較低。

二、院檔案管理工作難點與要點

（一）檔案分類方面

在法制社會當(dāng)中，隨著普法工作的推進(jìn)，人民群眾的法律意識得到顯著提升。絕大部分群眾在權(quán)益遭受侵害時都會選擇拿起法律的武器來維護(hù)自身利益。在這一背景下，我國訴訟案件不管是從種類上還是從數(shù)量上來說都非常繁雜。因此法院的檔案管理工作十分繁瑣，相關(guān)工作人員怎樣高效率地處理這些繁瑣的檔案成為目前法院檔案管理工作所面臨的一大難題。

（二）陳舊檔案處理方面

陳舊檔案具有較大的不確定性，也就是說人們不易確定這部分檔案在實際案件中的可用性。因此，在進(jìn)行檔案歸納整理的工作時，一定要將陳舊檔案的整理工作放置在重要的地位，使用科學(xué)高效的技術(shù)手段來確保這部分檔案的完整性，并且有規(guī)律的存放這部分資料以及避免在存放的過程當(dāng)中受外界因素影響被污染損壞。

（三）檔案保護(hù)問題

檔案保護(hù)在檔案的管理工作中具有重要地位。相關(guān)的工作人員在檔案的保護(hù)工作過程中時常會遇到許多難題。不論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，其保護(hù)工作的重要性以及困難性無需多言。電子檔案可能會丟失，紙質(zhì)檔案可能會遭受污染破壞。因此，法院一定要重視檔案的保護(hù)工作，依靠科學(xué)合理的手段確保檔案的完整性、安全性。

三、法院檔案管理工作的有效性開展策略

（一）增強(qiáng)檔案管理的信息化程度

目前，我國法院正在大力推進(jìn)檔案信息化的工作，大部分法院建立了相關(guān)的網(wǎng)站，建成了局域網(wǎng)以及廣域網(wǎng)，但是其功能并不完善，大多只能發(fā)布相關(guān)公文信息以及進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)宣傳工作等，線上法律服務(wù)幫助、審判管理、政務(wù)管理以及業(yè)績管理方面的功能仍然處于開發(fā)完善的階段。與此同時，法院的審判業(yè)務(wù)軟件以及檔案軟件并沒有實現(xiàn)很好的融合，因此無法保障在上傳相關(guān)資料到檔案管理軟件時能夠同步處理相關(guān)的審判工作，這不利于我國法院案件信息的收集完善工作。在實際的檔案管理工作過程中，檔案基本由訴訟檔案、照片檔案、基建檔案、聲像檔案等組成，其中訴訟檔案數(shù)量最多、運(yùn)用次數(shù)最頻繁。因此我國法院應(yīng)當(dāng)致力于將紙質(zhì)材料以及聲音影像材料實現(xiàn)電子化、信息化，將其整理為電子檔案進(jìn)行管理保留，實現(xiàn)電子檔案與訴訟檔案歸檔同步。而在檔案管理系統(tǒng)完善開發(fā)與相關(guān)軟件迭代升級方面，法院存在現(xiàn)有系統(tǒng)功能單一簡陋、各級法院未實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展、相關(guān)軟件之間信息無法同步等問題。在如今這個年代，我國法院的審判工作水平得到了質(zhì)的發(fā)展與提升，紙質(zhì)檔案與電子檔案在實際的保管與整理過程當(dāng)中出現(xiàn)了雙向保存的問題，這一問題對相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)與水平提出了較高要求。不管是相關(guān)檔案的收納與調(diào)取、紙質(zhì)檔案的保管與存放還是相關(guān)資料編排的體系與規(guī)則的完善，法院都應(yīng)當(dāng)重視起來。在新形勢下，法院需要積極解決目前檔案管理工作中所出現(xiàn)的問題，踏實解決群眾問題，不踢皮球，落實完善院長直接領(lǐng)導(dǎo)與各部門協(xié)同配合的工作體系。

（二）更新檔案管理工作的理念

在實際的檔案管理工作中，法院檔案不單單只是紙質(zhì)檔案，還包括實物檔案以及影音聲像檔案。其中實物檔案具有種類繁多且性質(zhì)特殊的特點。除此之外，影音聲像檔案如不加以妥善保管極易損壞丟失，導(dǎo)致無法逆轉(zhuǎn)的不良后果。所以，法院檔案的管理工作對相關(guān)工作人員提出了較高的要求。在這一背景下，法院領(lǐng)導(dǎo)一定要提升自我思想覺悟，認(rèn)識到檔案管理的重要性，合理規(guī)劃完善檔案的管理工作。與此同時，如若想提升基層檔案工作人員的思想覺悟及工作能力，相關(guān)部門就需要積極組織工作人員參加檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且組織檔案工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的經(jīng)驗，借由這些方式幫助檔案管理人員提升自我認(rèn)知、工作水平、拓寬其視野。除此之外，法院一定要認(rèn)識到內(nèi)勤、各個部分書記員以及檔案管理網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系工作人員所具有的重要作用，有規(guī)律地組織這部分人員參加相關(guān)工作培訓(xùn)，幫助他們提升工作效率及業(yè)務(wù)能力。值得一提的是，法院需要注重培養(yǎng)新型檔案管理的專業(yè)人才，完善現(xiàn)有檔案管理體系、提升檔案管理的技術(shù)水平。除此之外，法院還需要注意提升相關(guān)工作人員的薪酬福利以此提升其工作積極性。

（三）加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

法院檔案詳細(xì)記錄了法院訴訟活動的過程與結(jié)果。為了完善我國法院檔案管理工作體系，法院還需要改善檔案管理工作的環(huán)境，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)配備齊全的設(shè)施，為檔案管理工作創(chuàng)建良好的環(huán)境及物質(zhì)基礎(chǔ)。在實際的檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)由上級帶動鼓舞下級，逐級逐層開展檔案信息化工作。并且在成立與建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中一定要結(jié)合法院的實際情況，提升當(dāng)?shù)胤ㄔ旱墓芾硭郊熬C合競爭能力。與此同時，法院一定不要吝嗇相關(guān)資金的投入，積極引入現(xiàn)代化的管理軟件，為相關(guān)工作人員打造一個現(xiàn)代化、信息化的工作環(huán)境，為進(jìn)一步實現(xiàn)現(xiàn)代化、精細(xì)化檔案管理的工作目標(biāo)打下堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，促進(jìn)法院的革新。

總而言之，目前我國法院已將檔案管理工作放置到重中之重的地位。這是因為法院檔案不單單是法院研究的主要材料，更是國家珍貴的知識資源。而想要促使我國法院實現(xiàn)長遠(yuǎn)高效的發(fā)展，就需要改善法院檔案管理的物質(zhì)條件、積極提升法院方案管理工作的水平、實現(xiàn)檔案管理工作的信息化及精細(xì)化。通過這些措施，提升我國法院檔案管理效率。

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