基于信息技術(shù)的機關(guān)事務(wù)檔案自動化管理探究

王斌

摘要：目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)科技為主體的信息技術(shù)發(fā)展迅速，人們對于信息技術(shù)的應(yīng)用愈加廣泛。不僅可投入應(yīng)用到生產(chǎn)領(lǐng)域，技術(shù)研究領(lǐng)域，還可以運用到檔案管理領(lǐng)域等。同時，現(xiàn)代機關(guān)事務(wù)服務(wù)單位也在廣泛運用信息技術(shù)提升檔案自動化管理水平，促使機關(guān)事務(wù)的檔案管理效率越來越高?；诖?，本文針對信息技術(shù)在機關(guān)事務(wù)檔案管理中的應(yīng)用策略進行了相關(guān)探索與研究，從自動化管理檔案信息資源、自動化儲存檔案資源信息、自動化提高檔案存儲安全性等方面，而為當前檔案管理方法創(chuàng)新奠定堅實的理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;機關(guān)事務(wù);信息技術(shù);自動化;策略

在當前信息技術(shù)發(fā)展快速的社會中，機關(guān)事務(wù)檔案的資源得到了極大豐富。機關(guān)事務(wù)檔案管理人員在整理檔案過程當中，對檔案資源的選擇也同時在不斷擴增。其中，機關(guān)事務(wù)檔案的內(nèi)容愈加豐富，這與機關(guān)事務(wù)管理與服務(wù)的范圍、對象信息內(nèi)容的增加有著密切關(guān)聯(lián)。基于新時代信息發(fā)展背景，信息技術(shù)為機關(guān)事務(wù)檔案管理提供了較為豐富的資源和有效的重獲新手段。對此，機關(guān)事務(wù)單位應(yīng)該充分認識到信息技術(shù)對機關(guān)事務(wù)檔案自動化管理的作用與意義，積極引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，細化每個管理環(huán)節(jié)，簡化管理工作流程，從而提高檔案管理質(zhì)量。

1.應(yīng)用信息技術(shù)背景下的資源管理系統(tǒng)，自動化管理檔案信息資源

目前，在新時代信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，機關(guān)事務(wù)單位要優(yōu)化檔案管理制度，建立檔案資源服務(wù)體系，將機關(guān)事務(wù)檔案管理功能進行重新分配。例如，在構(gòu)建機關(guān)事務(wù)服務(wù)管理體系過程當中，應(yīng)圍繞機關(guān)事務(wù)單位在新發(fā)展時期下所形成的需求進行模式構(gòu)建，并且依靠網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的需求對檔案管理模式進行快速轉(zhuǎn)變，并且應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來構(gòu)建資源服務(wù)體制，如對外開放性較強的數(shù)據(jù)信息資源庫、移動數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)客戶端等[1]。

機關(guān)事務(wù)單位在構(gòu)建檔案管理模式時，可通過信息技術(shù)建立資源導(dǎo)航系統(tǒng)，幫助單位員工快速找到檔案信息內(nèi)容，也便于單位員工獲取有效地檔案信息。例如，機關(guān)事務(wù)單位檔案信息管理部門根據(jù)檔案信息的來源進行分類整理，之后再按照一定的規(guī)律或者特點進行相關(guān)分類，并且對資源信息進行相關(guān)篩選。另外，在信息技術(shù)發(fā)展背景下，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門要注重對檔案信息的完整保存和有效應(yīng)用，加強檔案信息的資源整合，從而為單位員工提供一個優(yōu)質(zhì)性導(dǎo)航服務(wù)。

對于機關(guān)事務(wù)單位檔案管理人員，應(yīng)該以檔案資源為核心來構(gòu)建檔案管理模式，協(xié)同其它相關(guān)信息服務(wù)部門以及政府管理部門等，為檔案數(shù)據(jù)的保存提供有效保障。例如，機關(guān)事務(wù)單位管理部門依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)保存技術(shù)，對機關(guān)事務(wù)單位不同層面的資源數(shù)據(jù)進行保存，并且在計算機網(wǎng)絡(luò)中以分類保存的形式，進一步對機關(guān)事務(wù)單位檔案信息進行分類保存，便于使用人員在查找檔案信息時通過類別篩選進行有效篩查[2]?？偠灾?，機關(guān)事務(wù)單位管理部門應(yīng)用信息技術(shù)下的資源管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)對檔案信息資源的有效管理。

2.應(yīng)用信息技術(shù)背景下的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，自動化儲存檔案資源信息

目前，機關(guān)事務(wù)單位已經(jīng)在檔案管理中應(yīng)用了信息技術(shù)，對單位檔案進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理以開放模式為服務(wù)中心，逐漸在教育領(lǐng)域不斷興起。其中，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門作為檔案資源管理體系的重要組成內(nèi)容，為單位每個組織管理部門提供與檔案信息查詢相關(guān)的服務(wù)，注重對檔案數(shù)據(jù)庫的資源建設(shè)，并以相關(guān)的資源儲存數(shù)據(jù)為使用人員提供了優(yōu)質(zhì)性的資源檔案服務(wù)。另外，機關(guān)事務(wù)單位在應(yīng)用信息技術(shù)的同時，并整合了大部分檔案管理資源，建設(shè)了檔案數(shù)據(jù)庫，并從不同發(fā)展層面為單位員工提供了長期保存檔案數(shù)據(jù)的功能服務(wù)。其中，機關(guān)事務(wù)單位檔案數(shù)據(jù)庫包含內(nèi)容為：科學(xué)技術(shù)文獻、單位各大會議報告信息、管理文件、車輛信息檔案、車輛調(diào)度資料、辦公場地分配資料等。

在信息技術(shù)迅速發(fā)展背景下，機關(guān)事務(wù)管理與服務(wù)單位借助信息技術(shù)對檔案資源信息進行儲存，并且在單位每個部門領(lǐng)域?qū)用娓鶕?jù)大量的檔案進行資源管理服務(wù)，注重每個層面相對分散的檔案資源信息進行有效采集、加工以及儲存，并且從海量的檔案數(shù)據(jù)資源中提取價值相對較高的檔案信息，之后通過數(shù)據(jù)優(yōu)化，使得檔案儲存更加具有功能價值。近年來，我所在的機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心就采用了數(shù)據(jù)采集技術(shù)，并且能夠?qū)挝环稚⒌臋n案資源信息進行有效性采集，應(yīng)用分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行數(shù)據(jù)儲存，建設(shè)大量的資源管理體系，為單位使用人員提供專業(yè)科學(xué)地數(shù)據(jù)依據(jù)，構(gòu)建了CENC資源共享網(wǎng)絡(luò)，和單位檔案管理使用人員分享檔案信息資源，從中獲取有效性的資源數(shù)據(jù)[3]。此外，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理人員依據(jù)信息技術(shù)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理化，建立了數(shù)字化條件的檔案資源信息儲存的便利性模式。

總而言之，當前機關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門多借助信息技術(shù)下的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，對檔案信息資源進行有效篩選，從而進一步儲存檔案資源信息。

3.應(yīng)用信息技術(shù)背景下的處理系統(tǒng)，自動化提高檔案存儲安全性

隨著機關(guān)事務(wù)管理的業(yè)務(wù)增加，機關(guān)事務(wù)服務(wù)單位就不得不擺脫傳統(tǒng)檔案管理措施的束縛，開始引入信息技術(shù)，對單位檔案實施自動化信息技術(shù)管理。當前，大部分機關(guān)事務(wù)單位對檔案管理工作觀念有著深刻認識，逐漸形成以信息化建設(shè)為主的良好檔案管理氛圍，不斷順應(yīng)時代發(fā)展特征，借助信息技術(shù)強化檔案管理工作，從而提高單位檔案存儲安全性。

對此，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理人員可應(yīng)用信息技術(shù)下的檔案管理系統(tǒng)，對單位檔案資源進行安全有效管理。首先將大量信息資源錄入到電子計算機系統(tǒng)當中，然后通過電子信息技術(shù)系統(tǒng)當中的信息處理軟件，對單位檔案資源進行分析、整合處理、歸檔以及存儲管理等。其中，檔案管理人員在運用信息技術(shù)軟件時，要將檔案資源接收情況進行分析，并且通過技術(shù)搜索與掃描，對檔案信息資源進行合理接收以及規(guī)范性處理，即不要忽略每條檔案信息資源，要確保信息資源的完整性[4]。

另外，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門要加強技術(shù)處理，進一步保護檔案資源。例如，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理工作者可以利用信息技術(shù)的處理功能，對單位檔案資源目標信息進行重組，同時要發(fā)揮計算機技術(shù)功能，對檔案資源信息文件技術(shù)進行歸檔與加密處理，減少不必要的安全風(fēng)險，從而提高案信息的安全性。機關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門在記錄檔案資源信息時，需通過信息技術(shù)下的處理系統(tǒng)在短時間內(nèi)獲取檔案資源信息后，處理檔案資源信息，并且在存儲操作過程當中要設(shè)置信息驗證方式，防止單位檔案信息資源被非法人員篡改。

此外，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門借助信息技術(shù)，對檔案信息資源自動生成文本檔案時，需要完成檔案歸檔以及存儲環(huán)節(jié)。對此，機關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門為了防止單位檔案信息丟失，可以電子文檔的形式對檔案進行保存，這有利于信息資源的安全存儲。同時，為了能夠進一步確保機關(guān)事務(wù)單位檔案信息的真實性，單位檔案管理部門還要加強制度約束，提高檔案管理工作的規(guī)范性，并且約束檔案管理人員的工作行為，確保檔案信息資源能夠得到安全保護，以提高檔案存儲安全性[5]。

4.結(jié)論

綜上所述，在當前機關(guān)事務(wù)服務(wù)檔案管理過程當中，檔案管理工作者應(yīng)該借助現(xiàn)代信息技術(shù)，實施信息資源管理，提高檔案管理質(zhì)量，加快信息化檔案管理步伐，實現(xiàn)自動化檔案管理。應(yīng)用信息技術(shù)下的資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化管理檔案信息資源;應(yīng)用信息技術(shù)下的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，自動化儲存檔案資源信息;應(yīng)用信息技術(shù)下的處理系統(tǒng)，自動化提高檔案存儲安全性?？偠灾?，機關(guān)事務(wù)單位應(yīng)該不結(jié)合單位實際發(fā)展情況，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，對單位檔案資源進行有效管理。

參考文獻：

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