基層單位檔案信息數(shù)字化仍需“因地制宜”

何茜

摘要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案信息數(shù)字化勢在必行，將現(xiàn)代化信息手段應(yīng)用于檔案管理中，對于檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要作用，因此各地區(qū)各部門都在大力倡導(dǎo)檔案信息數(shù)字化。但是各行各業(yè)檔案資料分類眾多，各地區(qū)各單位軟硬件設(shè)施及專業(yè)人才配備情況差距巨大，尤其是基層單位，檔案管理人員及基礎(chǔ)設(shè)施配備相對薄弱，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化難度較大，因此基層單位來說，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化仍需“因地制宜”。本文主要探討檔案信息數(shù)字化的必要性、基層單位實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的困境及基層單位“因地制宜”實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息數(shù)字化;基層單位;“因地制宜”

檔案信息數(shù)字化是指按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像和數(shù)字文本的手段和方法。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，信息技術(shù)產(chǎn)品逐步應(yīng)用于各行各業(yè)，檔案行業(yè)也是如此。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化不僅是大勢所趨，也是提高檔案管理效率，增強(qiáng)行業(yè)聯(lián)動，實(shí)現(xiàn)檔案管理智慧化、檔案資源信息共享的必要途徑。

一、檔案信息數(shù)字化的必要性

（一）檔案信息數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代的產(chǎn)物。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展升級，電子信息產(chǎn)品逐步應(yīng)用于各行各業(yè)，計(jì)算機(jī)和高拍儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)施的配備將我們?nèi)斯ぜ堎|(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、無紙化的現(xiàn)代辦公模式，隨之而來的影響就是社會上，紙質(zhì)檔案資料越來越少，數(shù)字化檔案資料逐步豐富，數(shù)字檔案資料逐步取代紙質(zhì)檔案資料。因此實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化不僅是人為推動的結(jié)果，也是大數(shù)據(jù)時(shí)代的自然產(chǎn)物、是不可扭轉(zhuǎn)的時(shí)代趨勢。

（二）檔案信息數(shù)字化有利于節(jié)約管理成本。 1、檔案存貯空間成本的節(jié)約。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存貯不僅需要配備專門的檔案室，還要嚴(yán)格控制檔案室的溫度和濕度，以防紙質(zhì)檔案被腐蝕或被破壞。數(shù)字化檔案只需儲存于計(jì)算機(jī)或硬盤中，占用的是虛擬空間，而不是現(xiàn)實(shí)空間，因此極大地節(jié)約了空間成本。2、檔案管理人工成本的節(jié)約。紙質(zhì)檔案的管理往往需要配備專業(yè)的檔案管理人員，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，管檔人員的也需隨之增加。數(shù)字化檔案只需極少的人工勞動就可完成大批量檔案資料的管理，節(jié)約了檔案管理的人工成本。3、管理成本的節(jié)約。紙質(zhì)檔案存在易被腐蝕、容易破損等缺點(diǎn)，需要檔案管理人員進(jìn)行定期維護(hù)、修補(bǔ)，同時(shí)對于紙質(zhì)檔案的更新補(bǔ)充、不同地區(qū)不同行業(yè)檔案的調(diào)閱、以及過期檔案的處理都需要耗費(fèi)大量的人力物力成本，而數(shù)字檔案的更新維護(hù)、調(diào)閱和失效檔案的處理更加簡單快捷，有利于管理成本的節(jié)約。

（三）檔案信息數(shù)字化有利于提高檔案資料的利用率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于存貯、補(bǔ)充、更新程序繁雜，加上行業(yè)限制、空間距離阻隔等因素，檔案的利用率很低，大部分檔案只能滿足本地區(qū)本行業(yè)甚至機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱參考，極大地浪費(fèi)了檔案資料的價(jià)值。而數(shù)字化檔案利用大數(shù)據(jù)存儲、互聯(lián)網(wǎng)連接的新模式，突破了檔案利用的時(shí)間限制和空間限制，極大地提高了檔案資料的利用效率，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

（四）檔案信息數(shù)字化延長了檔案資料的保存壽命。眾所周知，紙質(zhì)檔案因其自身媒介特質(zhì)，即使在及其嚴(yán)苛的貯存條件下，隨著時(shí)間的推移也會逐漸發(fā)黃、腐蝕甚至破損，對于部分珍貴檔案來說并不能實(shí)現(xiàn)長久保存，而數(shù)字檔案卻可以。只要檔案管理人員定期做好信息維護(hù)和資料備份，數(shù)字檔案就能被長久保存，真正成為“長壽老人”，為后世子孫留存珍貴參考資料、刻畫當(dāng)今的時(shí)代印記。

二、基層單位實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的困境

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位。檔案信息數(shù)字化需要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、高拍儀等，若要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享還需大范圍、高層次的城市區(qū)域智慧體系建設(shè)，而基層單位由于經(jīng)費(fèi)有限，基礎(chǔ)設(shè)施配備落后，大部分單位仍采用傳統(tǒng)辦公模式和紙質(zhì)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化難度較大。

（二）缺乏專業(yè)性人才儲備。檔案信息數(shù)字化不僅要求檔案管理人員具備必要的檔案管理知識，還需熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。隨著數(shù)字化檔案的普及，高校在培養(yǎng)檔案管理人才時(shí)也更注重信息技術(shù)的學(xué)習(xí)教育，但是基層單位由于人員配備不到位，很多單位的檔案管理人員都是兼職，既不掌握檔案管理專業(yè)知識，也未接受先進(jìn)信息技術(shù)的培訓(xùn)，缺乏專業(yè)性的人才儲備極大地阻礙了基層單位檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

（三）缺乏規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性指導(dǎo)。雖然各地區(qū)、各行業(yè)都在大力推動檔案信息數(shù)字化，但是檔案資料分類眾多，涉及范圍廣，資料規(guī)模大，目前對于檔案信息的數(shù)字化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)指導(dǎo)，尤其是基層單位，粗劣的將紙質(zhì)檔案以照片或電子文檔的形式保存就認(rèn)為是實(shí)現(xiàn)了檔案信息化，完全不考慮清晰度和可用性。因此缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)指導(dǎo)也是基層單位實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的一大難題。

（四）數(shù)字檔案缺乏安全保護(hù)技術(shù)。檔案信息數(shù)字化是借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)，與此同時(shí)，也會產(chǎn)生計(jì)算機(jī)病毒、數(shù)據(jù)泄露等信息安全隱患。尤其對于基層單位，軟硬件設(shè)備缺乏安全防護(hù)技術(shù)、檔案管理人員信息安全思想和保密意識相對薄弱，難以確保數(shù)字檔案的安全性和保密性。

三、基層單位“因地制宜”實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的途徑

（一）提高對檔案信息數(shù)字化的認(rèn)識?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員必須充分認(rèn)識到數(shù)字檔案是一把“雙刃劍”，既有利也有弊，但是利遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊，而且相應(yīng)的劣勢也可通過政策性規(guī)范和技術(shù)性手段來彌補(bǔ)和克服。只有認(rèn)識到檔案信息數(shù)字化的重要性，才能有實(shí)現(xiàn)檔案信息化的可能性。

（二）對現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行分類數(shù)字化。由于基層單位基礎(chǔ)設(shè)施力量配備薄弱及專業(yè)性人才隊(duì)伍缺乏，難以對現(xiàn)有檔案資料實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，且各單位各行業(yè)檔案信息資料繁雜，部分檔案信息并不具有長久留存價(jià)值。因此可按照檔案信息價(jià)值進(jìn)行分類，將具備長久留存價(jià)值和資源共享價(jià)值的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，其他類別檔案可暫時(shí)按照紙質(zhì)檔案保存。隨著時(shí)代的進(jìn)步和電子檔案的積累，不具有現(xiàn)時(shí)轉(zhuǎn)化價(jià)值的檔案也會逐步自然過渡，這樣既可減輕基層單位的工作負(fù)擔(dān)，又可避免因盲目完成檔案數(shù)字化任務(wù)造成的資源浪費(fèi)。

（三）借助專業(yè)性機(jī)構(gòu)完成檔案信息數(shù)字化。對于檔案信息進(jìn)行分類后，有長久留存價(jià)值和資源共享價(jià)值的檔案信息可借助專業(yè)性機(jī)構(gòu)，通過簽訂保密協(xié)議進(jìn)行服務(wù)外包的形式來實(shí)現(xiàn)?；鶎訂挝浑y以通過自身經(jīng)費(fèi)及人員完成數(shù)字化檔案所需設(shè)備和技術(shù)要求的，可根據(jù)自身經(jīng)費(fèi)情況，借助專業(yè)性機(jī)構(gòu)分時(shí)期分階段完成檔案信息數(shù)字化。專業(yè)性機(jī)構(gòu)應(yīng)依托本地區(qū)組織部門和本行業(yè)專業(yè)委員會來確定，帶有機(jī)密性質(zhì)的檔案資料不適用。

（四）經(jīng)費(fèi)劃撥適當(dāng)傾斜，逐步配備相應(yīng)技術(shù)設(shè)備。加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對于基層單位來說，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的最大阻力來源于基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位和專業(yè)性人才的缺乏，歸根結(jié)底卻是經(jīng)費(fèi)的緊張。如果能夠向基層單位劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，逐步配備所需技術(shù)設(shè)備，各地區(qū)的組織部門和各行業(yè)的行業(yè)委員會加強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化指日可待。

總而言之，基層單位實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化是大勢所趨，即使目前缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施條件，現(xiàn)有檔案管理人員缺乏所需的業(yè)務(wù)知識及業(yè)務(wù)技能，也應(yīng)在思想上重視起來，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方法提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，在經(jīng)費(fèi)允許的情況下，逐步配備專業(yè)化技術(shù)設(shè)備，或通過檔案信息分類、尋求上級政策支持等多種方法，“因地制宜”不斷加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)。

作者單位：洛陽市科學(xué)技術(shù)館