檔案信息化在企業(yè)中的應(yīng)用分析

摘要：企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下健康、持續(xù)發(fā)展就離不開管理，而在企業(yè)的管理中，檔案管理是非常重要的一項(xiàng)，有效的檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展有著積極地促進(jìn)作用。同時(shí)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其覆蓋范圍越來越大，在信息技術(shù)的影響下，企業(yè)的檔案管理也已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔⒒男问?，為企業(yè)的檔案管理工作提供了極大便利。如何更好的開展檔案信息化管理，是當(dāng)前企業(yè)應(yīng)該主要考慮的話題，因此本文對(duì)檔案信息化在企業(yè)中的應(yīng)用展開了分析，以期對(duì)提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量有一定促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;特征;原則;應(yīng)用

前言：企業(yè)檔案記錄了企業(yè)運(yùn)營(yíng)、人事變動(dòng)等多種信息，濃縮了企業(yè)的各種活動(dòng)，是利用文字、圖像等對(duì)企業(yè)信息的真實(shí)記錄，企業(yè)進(jìn)行管理、制定戰(zhàn)略等都需要參考檔案中的相關(guān)信息，因此做好檔案管理工作對(duì)企業(yè)非常重要。當(dāng)前企業(yè)在管理和使用檔案過程中已經(jīng)不滿足于傳統(tǒng)的書面和實(shí)物形式，而是希望檔案能夠提供檢索、精準(zhǔn)定位、分類歸檔等多種便利的功能，這對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了巨大挑戰(zhàn)，也促進(jìn)了檔案信息化在企業(yè)中的應(yīng)用。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、便捷非常必要。

一、企業(yè)檔案信息化概述

檔案信息化指的是將紙質(zhì)檔案或者實(shí)物檔案通過文字、圖像等形式進(jìn)行體現(xiàn)，然后將這些檔案信息儲(chǔ)存在云端以及檔案數(shù)據(jù)庫中。企業(yè)應(yīng)用檔案信息化必須要遵守國(guó)家檔案行政部門的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)依據(jù)企業(yè)自身的相關(guān)規(guī)定開展檔案管理工作，通常企業(yè)都會(huì)通過建立檔案數(shù)據(jù)庫、自建檔案網(wǎng)站等方式使用和儲(chǔ)存信息化后的檔案，然后服務(wù)于企業(yè)的管理工作。

二、企業(yè)檔案信息化的特征及原則

（一）特征

1網(wǎng)絡(luò)性

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)獲得了明顯的進(jìn)步，企業(yè)檔案信息化因此具備了網(wǎng)絡(luò)性的特征[1]。網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)的檔案管理工作帶來了非常大的便利，使企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過程中節(jié)省了很多在人力、物力、時(shí)間上的成本，同時(shí)也令檔案的完整性得到了提升，極大促進(jìn)了企業(yè)檔案管理水平的提升。

2便捷性

檔案信息化為企業(yè)的檔案管理工作更加便捷，結(jié)合不斷發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，企業(yè)的檔案管理人員可對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后存入計(jì)算機(jī)，然后利用檢索關(guān)鍵詞即可迅速定位目標(biāo)信息，因此明顯提升了檔案的利用和管理效率。

（二）原則

1規(guī)范原則

企業(yè)在應(yīng)用檔案信息化的過程中，要為其制定規(guī)范的管理流程，例如在整理信息化的檔案數(shù)據(jù)時(shí)，要依據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的沖突、不兼容、重復(fù)等問題。如果違背了這一原則，企業(yè)的檔案管理工作將陷入混亂，失去檔案信息化的作用和意義。

2安全原則

人事檔案包括在職員工的履歷、學(xué)歷、職稱、黨員材料、獎(jiǎng)懲等各方面，隸屬于機(jī)密檔案，安全問題毋庸置疑，同時(shí)對(duì)信息化要求更高。在檔案信息化為人事檔案管理工作帶來極大便利的同時(shí)，也因?yàn)楹途W(wǎng)絡(luò)的密切聯(lián)系而面臨著很多風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)用檔案信息化要嚴(yán)格遵守安全原則，完善應(yīng)用過程中的安全建設(shè)，防止因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)丟失、被惡意篡改等影響了企業(yè)各項(xiàng)工作的正常開展。

3效益原則

檔案信息化無法在短時(shí)間內(nèi)完成，它是一項(xiàng)長(zhǎng)期和系統(tǒng)的工作，需要企業(yè)持續(xù)進(jìn)行人力、物力、財(cái)力等資源的投入，更要通過對(duì)檔案信息化的應(yīng)用為企業(yè)帶來效益，因此企業(yè)在這個(gè)過程中一定要遵守效益原則。企業(yè)應(yīng)從自身檔管理能力和檔案規(guī)模出發(fā)，對(duì)自身以及用戶的需求進(jìn)行分析，結(jié)合不同檔案的實(shí)際使用率應(yīng)用檔案信息化。在實(shí)際應(yīng)用的過程中率先處理應(yīng)用最頻繁的檔案，使其快速為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。而一些不重要的、利用率低的檔案可以少處理或者不處理，從而減少檔案向信息化轉(zhuǎn)變過程中的各種成本。

三、檔案信息化在企業(yè)中的有效應(yīng)用

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施

企業(yè)要想真正將檔案信息化應(yīng)用到檔案管理工作中，完善基礎(chǔ)設(shè)施是必不可少工作，也只有這樣才能是實(shí)現(xiàn)大量檔案數(shù)據(jù)的處理和應(yīng)用。除了最基本的計(jì)算機(jī)，企業(yè)還應(yīng)完善基礎(chǔ)設(shè)施還有服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)。服務(wù)器是企業(yè)應(yīng)用檔案信息化過程中共享檔案數(shù)據(jù)、連接不同終端的核心設(shè)備，通過服務(wù)器也可以建立企業(yè)的檔案信息化平臺(tái)，在平臺(tái)上可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的高效利用和共享。通常完整的信息檔案管理系統(tǒng)都有最少兩臺(tái)服務(wù)器，其中一臺(tái)作為檔案管理的主服務(wù)器，另一臺(tái)用來對(duì)檔案數(shù)據(jù)、管理和應(yīng)用痕跡進(jìn)行備份，這樣可保證在其中一臺(tái)服務(wù)器突然失去功能的情況下檔案信息化系統(tǒng)可以接續(xù)運(yùn)行[2]。同時(shí)要為所有服務(wù)器安裝高性能CPU，這樣可實(shí)現(xiàn)在大量數(shù)據(jù)流條件下檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）完善檔案管理系統(tǒng)

通常企業(yè)在應(yīng)用檔案信息化過程中使用的系統(tǒng)架構(gòu)都為C/S和B/S，其中C/S的優(yōu)點(diǎn)是功能齊全、響應(yīng)快捷，而且這種系統(tǒng)架構(gòu)的登入方式為多層認(rèn)證，可為企業(yè)檔案數(shù)提供非常充分的安全保護(hù)，但是通用性較差。B/S的通用性比C/S更加優(yōu)秀，企業(yè)不需要安裝客戶端也對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用，同時(shí)可設(shè)定用戶使用和管理檔案的權(quán)限范圍，雖然安全性不如C/S，但對(duì)檔案數(shù)據(jù)也有很好的保護(hù)。企業(yè)在完善檔案管理系統(tǒng)的過程中可對(duì)這兩種系統(tǒng)架構(gòu)進(jìn)行結(jié)合應(yīng)用，從而使自身的檔案管理系統(tǒng)功能更加完善，為自身和用戶提供便利。

企業(yè)在完善檔案管理系統(tǒng)的過程中應(yīng)采用動(dòng)態(tài)化的管理流程，為企業(yè)檔案管理人員、用戶等建立用于輸入、讀取、查詢、審核檔案的平臺(tái)[3]。同時(shí)為進(jìn)一步提升管理和利用檔案的效率，使檔案信息化的應(yīng)用更加便利，企業(yè)可在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置功能齊全的管理模塊，將檔案數(shù)據(jù)記錄、整理、檢索、分類等設(shè)置成對(duì)應(yīng)的功能。另外企業(yè)也可以為檔案管理系統(tǒng)設(shè)置在線使用入口，相關(guān)人員通過登入用戶名和密碼便可實(shí)現(xiàn)在線操作檔案，同時(shí)在入口內(nèi)設(shè)置檢索功能，以便快速定位目標(biāo)檔案，提升系統(tǒng)整體的利用率。

（三）完善安全保障

檔案信息對(duì)企業(yè)非常重要，是企業(yè)開展各項(xiàng)工作離不的資源，如果檔案丟失或者被惡意篡改將對(duì)企業(yè)造成非常嚴(yán)重的影響，因此企業(yè)在應(yīng)用檔案信息化的過程中一定做好安全防護(hù)工作[4]。首先，檔案數(shù)據(jù)的丟失和被惡意篡改大部分都因人為而起，比如違規(guī)操作、木馬和病毒導(dǎo)致的漏洞、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等。企業(yè)應(yīng)為檔案管理系統(tǒng)配置操作日志和恢復(fù)工具，這樣當(dāng)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失等問題時(shí)可加減少企業(yè)的損失。另外企業(yè)也要完善安全防護(hù)系統(tǒng)，通過設(shè)置防火強(qiáng)和防護(hù)軟件的方式避免遭到攻擊，同時(shí)要對(duì)這些軟件進(jìn)行定升級(jí)。針對(duì)某些重要的檔案數(shù)據(jù)，企業(yè)可通過使用內(nèi)網(wǎng)的方式有效防止外部攻擊。存儲(chǔ)不善也是會(huì)造成企業(yè)檔案數(shù)據(jù)丟失和損壞的重要因素，例如硬盤損壞等都會(huì)造成企業(yè)檔案的損失，對(duì)此企業(yè)應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)的備份，可分別在兩個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備上保存檔案，并保持這兩份檔案的同步更新，這樣便可令檔案得到充分的安全保障。

企業(yè)可為檔案管理工作人員制定保密原則[5]，做好對(duì)企業(yè)重要檔案和機(jī)密的保護(hù)。企業(yè)應(yīng)為計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)置高安全級(jí)別的密碼，同時(shí)要定期更換密碼，另外為不同重要性的檔案設(shè)定訪問權(quán)限，防止因內(nèi)部人員而導(dǎo)致的檔案數(shù)據(jù)損失。

結(jié)束語：綜上所述，檔案是企業(yè)開展一切活動(dòng)的重要參考，對(duì)企業(yè)有著不可缺少的重要作用。檔案信息化在企業(yè)中的應(yīng)用可極大提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，為企業(yè)發(fā)展提供更多動(dòng)力，因此企業(yè)一定要對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行完善，做到對(duì)檔案信息化的有效應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張繼雄.企業(yè)檔案信息化管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，23（15）：66-67.

[2]靳莉.企業(yè)檔案信息化管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，06（12）：56-57.

[3]周毅，曲睿婷，韓永輝，莊莉.大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018，21（24）：206-207.

作者簡(jiǎn)介：

許詩涵，（1990-）女，漢族，江蘇盱眙，大學(xué)本科，助理經(jīng)濟(jì)師，工作單位：中石油燃料油有限責(zé)任公司，研究方向：檔案管理、退休管理。