創(chuàng)新檔案管理理念實現檔案管理信息化

張思聰

摘要：檔案管理信息化主要指的是使用電子手段轉化檔案為數字信息檔案，并利用計算機技術、網絡技術對其進行有效管理、利用的過程。并且隨著科技的進步發(fā)展，使得檔案記錄方式也出現了多樣化趨勢，因此為了加強檔案管理，本文闡述了創(chuàng)新檔案管理理念的必要性以及檔案管理信息化的主要作用，對創(chuàng)新檔案管理理念實現檔案管理信息化的策略進行了探討分析。

關鍵詞：檔案管理;理念;創(chuàng)新;必要性;信息化;作用;策略

一、創(chuàng)新檔案管理理念的必要性

創(chuàng)新檔案管理理念是實現檔案管理信息化的重要手段，檔案管理中的信息化管理主要是利用信息化技術以及網絡的管理模式和方法對檔案實體進行管理，并且檔案管理信息化具有便捷化和網絡化的特征，而創(chuàng)新檔案管理新方式首先就需要創(chuàng)新檔案管理理念，并將新的檔案管理理念運用于實踐中，從而實現檔案管理信息化的有效性。

二、檔案管理信息化的主要作用

（一）提高檔案利用效率。檔案管理信息化目的是借助信息技術，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業(yè)水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動速率保持一致。檔案管理應該對檔案信息實行動態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現代化手段建立相關跟蹤系統(tǒng)不斷提升檔案的價值。

（二）實現檔案資源共享。實施檔案現代化管理，首先是在管理機構中設置信息中心，履行管理信息化的指導和技術支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者。檔案管理工作的基礎是對信息資料的依賴，現代管理的信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化建設，首先必須要做的就是合理使用網絡技術，解決好信息共享問題。

（三）滿足檔案應用。檔案信息數據庫、信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作;在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿祿?，確保資料信息化;建立完善的檔案數據庫系統(tǒng)，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計等工作。保護實體檔案全文數據庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的，建立全文數據庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。

三、創(chuàng)新檔案管理理念，實現檔案管理信息化的策略

（一）創(chuàng)新檔案管理信息化標準化建設。檔案管理信息化涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體的信息化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統(tǒng)的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及一作任務的分工應盡量細致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的策略，按照行業(yè)化的標準對檔案管理信息化系統(tǒng)進行科學合理的構建。

（二）創(chuàng)新檔案管理信息化制度建設。（1）檔案管理信息化有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案管理信息化的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案管理信息化有制度的保障，實現檔案管理信息化的規(guī)范化與標準化。（2）樹立安全保密意識。檔案管理信息化中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案管理信息化過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數據的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的策略防止黑客與病毒的入侵。

（三）保障檔案管理信息化的安全性。檔案管理信息化的安全性是進行檔案管理最需要保障的關鍵問題，因此必須從各個環(huán)節(jié)入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對檔案管理人員進行培訓，提高他們的責任感，工作細心認真。其次，對信息管理進行安全保護，實施檔案數據備份，設立防火墻和查閱檔案進行身份認證等策略，要訓練提高管理人員網絡安全防護的能力。

（四）應用新技術推進檔案管理的創(chuàng)新。在檔案管理信息化建設中，只有與時俱進，不斷創(chuàng)新才能夠促使檔案管理更加的方便、快捷和安全。在相關設備的運用上就需要與時俱進，設計更加專業(yè)的檔案管理軟件，提高計算機的儲存效果，促使檔案信息管理的信息化建設。同時為了有效保障檔案管理信息化，還需要從源頭上降低檔案出現的毀損率，通過提高技術降低電磁的千擾，與此同時技術人員開發(fā)專業(yè)的檔案信息管理軟件，從而提高檔案管理與現代辦公系統(tǒng)之間的融洽性，從而提升檔案管理效率。

（五）強化檔案管理信息化人才建設。（1）加強檔案管理人員的培訓?，F有的檔案部門工作人員是檔案管理信息化的中堅力量。因此，在檔案管理信息化的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。（2）引進檔案管理信息化的技術人才。檔案管理信息化過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術人才，以解決檔案管理信息化過程中的各種技術難題。

四、結束語

綜上所述，檔案管理信息化不僅能滿足檔案使用，同時也能提高對于檔案信息的使用效率，并且可以實現檔案資源共享，因此為了充分發(fā)揮檔案作用，必須加強對創(chuàng)新檔案管理理念實現檔案管理信息化進行分析。

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