行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

王儉奎

摘要：檔案管理工作對于傳統(tǒng)的行政單位來講是相當(dāng)重要的工作之一，檔案管理工作雖是普通的日常工作，但卻具備一定的特殊意義及較為普及的工作任務(wù)，檔案管理工作的順利開展對行政單位能否穩(wěn)妥發(fā)展起到了重要的決定作用，檔案管理工作就是妥善保管單位的各類資料以及一些囊括方針政策的文書資料。檔案部門是檔案管理工作的所屬部門，隨著時代的不斷發(fā)展，行政單位的檔案管理部分也在對自身工作進行一定意義上的發(fā)展與前進，為檔案管理工作融入現(xiàn)代化與電子科技的元素，實現(xiàn)了檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;現(xiàn)代化

就目前而言，行政單位對檔案管理工作進行電子化及現(xiàn)代化的革新，從一定程度上提升了相關(guān)工作的完成效率。并且對檔案相關(guān)開發(fā)工作及充分利用起到了一定的提升作用，推動了行政單位工作的進一步發(fā)展，科技技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)為行政單位的檔案管理工作注入了新的血液，檔案管理部門作為行政單位順應(yīng)時代發(fā)展的“先行者”，其進一步的發(fā)展也為單位其他部門的發(fā)展提供了進一步的指引，并為其夯實基礎(chǔ)，為其他部門的工作方式革新提供了很好的示范作用。

一、現(xiàn)代化與電子化在行政單位檔案管理工作中的具體要求

（一）確保相關(guān)檔案的“無紙化”保存

對于行政單位檔案管理部門的進一步發(fā)展而言，確保相關(guān)檔案的“無紙化”保存是最重要的硬性要求之一，何為“無紙化”保存，用言簡意賅的話來解釋就是將文件不以紙張記錄的方式予以保存，而是利用現(xiàn)代科技數(shù)字化技術(shù)進行妥善保存。伴隨著我國科技技術(shù)的進一步發(fā)展，“無紙化”保存己在眾多單位及企業(yè)中普及發(fā)展，“無紙化”己經(jīng)成為單位及企業(yè)文書檔案管理工作改革的一大趨勢，數(shù)字化的進一步發(fā)展在推動時代進行的同時也為諸多行業(yè)帶來了便利，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，常常需要諸多的紙張進行記錄，而現(xiàn)如今只需要軟件記錄及文檔整理就可以將檔案妥善保管，從本質(zhì)上便捷了繁瑣檔案的歸納與整理，為檔案管理人員提供了便利，同時對檔案進行網(wǎng)上整理與保存，也便捷了調(diào)取與查詢流程，更加有利于日常的檔案管理工作。

（二）對檔案的電子化實行進一步的強化

對檔案管理工作而言，內(nèi)容及信息顯示方式的壓縮是現(xiàn)代化及數(shù)字化的顯著展現(xiàn)。此壓縮并不是指對檔案內(nèi)容進行壓縮，而是對檔案內(nèi)容存儲空間進行壓縮，解放空間。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，記錄檔案內(nèi)容往往是厚厚一疊的紙張，在無形之中也對工作人員的管理工作造成了一定意義上的困擾，由于紙張記錄存在容易遺漏及丟失的風(fēng)險，若想要妥善記錄并保存，工作人員就必須耗費大量的時長與精力，給工作人員帶來了諸多壓力，而現(xiàn)如今的檔案管理工作，利用現(xiàn)代化設(shè)備與現(xiàn)代化技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)及計算機為載體，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容予以保存，保存的空間為虛擬空間，節(jié)省了許多不必要的空間，由于數(shù)字化保存具備靈活性與安全性具備的特點，在保存過程中也降低了許多不必要的風(fēng)險。對檔案信息存儲進行進一步的壓縮，從而保證檔案信息的妥善保存，利用現(xiàn)代化電子技術(shù)對檔案進行整理保存，不僅提高了保存效率，而且從一定意義上降低了檔案存儲過程中可能會遇到的諸多風(fēng)險，并且有利于日后的查找與整理工作，不需要再像之前翻閱大量文書資料，只需要在計算機上輸入相關(guān)信息便可進行查找，方便了工作的開展。

二、提升行政單位檔案管理電子化與數(shù)字化的具體舉措

（一）完善相關(guān)管理制度

行政單位作為有體系、人員完善的基層組織，作為國家下屬工作單位，在諸多日常工作中都具備“黨性”原則，在行政單位工作的人員大多都具備完備的專業(yè)素養(yǎng)以及良好的個人素質(zhì)，在工作中具備專業(yè)性及管控力，但針對部分情況來講，行政單位的相關(guān)管理制度還需要進行進一步的完善，針對檔案管理工作來講，行政單位還需要完善與其相關(guān)的管理制度，一個完善的工作制度，可以使工作人員在日常工作中予以參考，完善其檔案管理制度可以使管理工作更加具備條例，一項完備的管理制度需要行政單位參考自身單位發(fā)展情況以及順應(yīng)當(dāng)下社會發(fā)展方向，要順應(yīng)時代的發(fā)展予以及時更新，做到完美契合自身發(fā)展目標以及適應(yīng)自身發(fā)展形勢。

（二）提升相關(guān)工作人員的管理水平

就當(dāng)下的檔案管理工作而言，行政單位的檔案管理工作已實現(xiàn)由紙張記錄到數(shù)字化整理的飛躍，但無論是紙張記錄還是數(shù)字化整理都離不開工作人員的記錄與操控，工作人員的管理水平也是決定檔案管理工作是否順利進行的一大重點要素。擁有過硬的管理水平對于檔案管理工作的工作人員來講是十分重要的，因此，行政單位在進行檔案管理工作的數(shù)字化及現(xiàn)代化革新時，也要注重對工作人員的工作水平進行進一步的拔高，例如可以在日常工作中對工作人員進行基礎(chǔ)管理技術(shù)的培訓(xùn)，將任務(wù)分配到個人，確保人人有任務(wù)，人人皆完成。呼吁工作人員將自身專業(yè)修養(yǎng)與數(shù)字化操控技術(shù)相結(jié)合，提高自己的工作標準，從嚴要求自己的工作過程。

（三）將現(xiàn)代化與電子化實施于檔案整理與查找工作

若想要實現(xiàn)檔案整理與查找工作的現(xiàn)代化與電子化，從兩個方面進行敘述，第一個方面，在工作人員進行任務(wù)交接時，下任的工作人員要對上任工作人員的工作遺留內(nèi)容進行逐一的校對，然后將全部檔案內(nèi)容進行整理與入庫。第二個方面，在全部檔案信息進行校對入庫后，工作人員要采用科學(xué)合理的存儲方法，以不同檔案的不同屬性進行逐一排序與整理，從而方便今后的檔案查找工作。

三、結(jié)束語

就目前而言，行政單位的檔案管理工作己逐步實現(xiàn)電子化與現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，順應(yīng)了時代發(fā)展的大趨勢，告別了傳統(tǒng)意義上的紙張記錄與人工整理，取而代之的是計算機錄入與數(shù)字化整理，從本質(zhì)上改變了檔案整理工作，大大提升了管理效率與記錄水準，傳統(tǒng)的記錄工作已不能完美契合高速發(fā)展的時代。在數(shù)字化發(fā)展的大浪潮下，行政單位也要及時對自身管理工作中仍存在的不足加以更新，從而保證自身的高速發(fā)展。

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