以信息化技術(shù)提高檔案管理應(yīng)用價(jià)值

楊曉麗

摘要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的支柱力量，而檔案管理職能也已過度到了檔案服務(wù)之上。檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)了檔案從被動(dòng)管理到主動(dòng)管理的路徑，提升技術(shù)檔案等有價(jià)值信息的利用水平和效率，是信息時(shí)代對(duì)技術(shù)檔案管理的必然要求，其應(yīng)用價(jià)值也顯而易見。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);檔案管理;應(yīng)用價(jià)值

信息化技術(shù)具有容量大、多樣性、速度快、真實(shí)性四個(gè)特征，每個(gè)特征都是檔案管理工作的必需點(diǎn)，尤其是對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理工作而言。檔案管理具有工作量巨大、涵蓋多個(gè)方位的特性，而涵蓋的方位又決定了管理工作的多樣性，因此容量大、多樣性是現(xiàn)代化檔案管理工作的常態(tài)。另外，速度快與真實(shí)性與現(xiàn)代化檔案管理工作相輔相成，速度快主要以檔案檢索與入檔及提取為主，真實(shí)性則是檔案管理的有效性，每一點(diǎn)對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理而言都是所需要的。因此基于大數(shù)據(jù)背景下的現(xiàn)代化檔案管理工作的推進(jìn)即使現(xiàn)實(shí)的必然需求合適衛(wèi)監(jiān)工作改革的現(xiàn)實(shí)需要。

一、信息化快速錄入功能

傳統(tǒng)檔案管理中，僅僅是將檔案進(jìn)行管理，但是在現(xiàn)代這個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)期，單純的管理檔案已經(jīng)沒有辦法滿足各單位對(duì)檔案管理的需求，人們所需要的檔案資料可利用性和便捷性越來(lái)越高。在這種大背景之下，各單位一定要結(jié)合自身情況，改變以往檔案管理的思想，建立新的檔案服務(wù)理念，通過信息化的手段，為使用檔案的人提供更加豐富完善的檔案，提供優(yōu)質(zhì)的檔案資料服務(wù)，設(shè)立電子檔案的時(shí)候注重分類的設(shè)置，方便檔案管理快速錄入功能。

信息化快速錄入功能能夠極大的擺脫檔案入檔的時(shí)間與空間限制，信息化快速錄入功能可利用相關(guān)技術(shù)手段設(shè)置兩個(gè)終端，其一是PC端，其二是手機(jī)客戶端，PC端主要面向檔案管理工作負(fù)責(zé)人，手機(jī)客戶端主要面向檔案使用者，手機(jī)客戶端方面可根據(jù)相關(guān)工作條例設(shè)置工作人員客戶端和普通人員客戶端兩個(gè)登錄入口，工作人員客戶端主要利用手機(jī)方便相關(guān)檔案入檔、提檔等，普通人員客戶端主要面向檔案信息查詢等，而每個(gè)登錄入口必須要設(shè)置指紋登錄和面孔登錄，以防止相關(guān)信息的丟失或被盜，信息化快速錄入功能是檔案管理工作的重要突破口，也是最主要的管理內(nèi)容之一。

二、信息化快捷查詢功能

在信息化時(shí)代，人們開始提高對(duì)檔案資料的要求，和以前的紙質(zhì)檔案相比較，更喜歡電子檔案，機(jī)關(guān)事業(yè)單位想要提高管理檔案的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的多樣化，就要從被動(dòng)管理向主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變。在管理檔案的過程中，檔案資料更新以后，就要主動(dòng)在系統(tǒng)中進(jìn)行展示，這樣就可以給查閱者帶來(lái)方便。同時(shí)還要注意延伸服務(wù)，讓人們?cè)谌魏螘r(shí)候都可以進(jìn)行檔案資料查詢和使用，提升資料管理的快捷性。

信息化快捷查詢功能是檔案管理工作的重要點(diǎn)之一，各單位檔案管理是記錄個(gè)單位工作過程與相關(guān)信息資料的重要文件，其中包括數(shù)據(jù)、發(fā)票、文件等紙質(zhì)檔案，也包括錄音、視頻等電子檔案，相關(guān)工作也需要兩者的配合，操作起來(lái)較難。信息應(yīng)用可對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫(kù)、利用、編研、注銷等全生命周期管理，同時(shí)也會(huì)實(shí)現(xiàn)與其他部門與單位的無(wú)縫銜接，從而保障檔案管理的傳播和利用。信息化查詢功能效率的提升能夠極大的簡(jiǎn)化相關(guān)工作流程，對(duì)于各級(jí)單位檔案管理工作方面能夠減少不必要的人力、財(cái)力、物力，對(duì)于構(gòu)建高效能檔案管理工作而言具有重要意義。

三、可視化調(diào)閱功能應(yīng)用

可視化調(diào)閱功能主要針對(duì)檔案管理部門能夠精準(zhǔn)定位檔案位置基礎(chǔ)上，可利用相關(guān)技術(shù)對(duì)檔案室進(jìn)行可視化管理。檔案館可視化系統(tǒng)基于搭建的檔案館的庫(kù)房、密集架、檔案盒、庫(kù)房設(shè)備等逐級(jí)可視的三維場(chǎng)景，集成檔案管理、視頻監(jiān)控、門禁管理、溫濕度管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)，打造智能可視的數(shù)字檔案館。不但實(shí)現(xiàn)了館藏資料的有序、安全、完整及快速識(shí)別、精確定位;資料管理更加智能化、規(guī)范化、可視化，切實(shí)提升了資料管理水平與管理效率;還實(shí)現(xiàn)了館藏庫(kù)房更加安全有效，安防系統(tǒng)更加健全可視，提升了管理水平，讓檔案館更好地服務(wù)于社會(huì)。

可視化檔案管理調(diào)閱功能具有視頻監(jiān)控系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、門禁管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)四點(diǎn)，其中視頻監(jiān)控系統(tǒng)主要針對(duì)檔案室安全管理方面，對(duì)于重要檔案的入檔及提取進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，保障重要檔案的機(jī)密性;環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)則是針對(duì)檔案室的安全環(huán)境進(jìn)行實(shí)施監(jiān)控，環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)包括防火子系統(tǒng)、防水子系統(tǒng)、防電子系統(tǒng)能幾個(gè)子系統(tǒng);門禁管理系統(tǒng)主要杜絕除工作人員外他人惡意進(jìn)出檔案室的行為;檔案管理系統(tǒng)主要對(duì)相關(guān)檔案的精準(zhǔn)化管理，如個(gè)人檔案、單位檔案、一級(jí)機(jī)密檔案、二級(jí)機(jī)密檔案等。

四、智能化借閱規(guī)劃應(yīng)用

檔案管理智能化借閱規(guī)劃應(yīng)用可分為自定義創(chuàng)建檔案管理分類框架、檔案取卷管理、檔案自定義、檔案拆卷管理、檔案掃描管理等五個(gè)部分。其中自定義創(chuàng)建檔案管理分類框架主要以根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精準(zhǔn)化分類;檔案取卷管理為準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。依次拿取，做到不丟卷，確保案卷完整;檔案自定義為確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性;檔案拆卷管理為需保證案卷的完整，檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確;檔案掃描管理為已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

總之，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展是新時(shí)代發(fā)展的基本要求，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)立足于自身工作實(shí)際，依據(jù)黨和國(guó)家先進(jìn)理論思想不斷創(chuàng)新工作思路，采取更有效的信息化管理措施，讓新時(shí)代的檔案管理更具有實(shí)效性。

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新疆木壘縣人力資源和社會(huì)保障局