疫情防控時期遠程辦公及管理應用

李振華

摘要：近日，隨著新型冠狀病毒肺炎傳染范圍的擴大和確診人數(shù)的激增，為了有效控制疫情的蔓延、縮小疫情的傳播途徑，保障人民的生命和財產(chǎn)安全，國務院針對年后復工復課的時間一延再延，我國各地區(qū)、各企業(yè)響應國家政策，除部分民生必需品相關的企業(yè)職員正常到崗上班外，其余企事業(yè)單位均將復工時間后延，由此帶來的如何辦公、如何運轉企業(yè)成為諸多企事業(yè)單位面臨的關鍵性問題。遠程辦公作為可“遠程”，即不必拘泥于在公司的辦公室進行辦公的方法，成為各企事業(yè)單位優(yōu)先選擇的方案。對此，筆者針對如何在疫情防控期間進行遠程辦公，如何做好對遠程辦公的管理進行了簡要的討論，希望可以為企事業(yè)單位做好有效的辦公和管理提可參考和可操作的建議。

關鍵詞：疫情防控;遠程辦公;辦公管理;措施方法

疫情防控時期縮小疫情的傳播渠道和范圍是每個人的責任和義務，減少人與人之間的接觸，通過遠程辦公的方法避免引擎的傳播無疑是一種有效的方案。疫情防控時期的遠程辦公應著重考慮到辦公的靈活性、執(zhí)行的時效性以及工作文件和信息的保密性，其次是遠程辦公的成本問題，疫情防控時期相較于日常辦公其發(fā)生時間更多，所以較日常辦公而言成本問題也是企事業(yè)單位需要考慮的因素[1]?，F(xiàn)階段比較適合疫情防控時期的常用的遠程辦公的途徑主要有三種：一是采用專業(yè)的遠程辦公軟件、二是利用簡單的可支持遠程辦公的工具、三是利用微信、QQ等支持線上文件傳輸?shù)纳缃卉浖笫聵I(yè)單位可以根據(jù)自己的實際需要以及企業(yè)規(guī)模、實際經(jīng)營的情況選擇適當?shù)那馈?/p>

一、疫情防控時期遠程辦公的優(yōu)勢

疫情防控時期采用遠程辦公的方式主要有三方面的優(yōu)勢：一是減少疫情通過人與人集中辦公頻繁接觸傳播的概率和機會，限制疫情外延;二是支持企事業(yè)單位的正常運轉和經(jīng)營，保障企業(yè)基礎性工作得以開展，減少因疫情造成的經(jīng)濟損失;第三，對于部分涉及民生和社會公益事業(yè)的企事業(yè)單位而言，遠程辦公更是為了更好的維護社會的穩(wěn)定和和諧，降低因疫情帶來的社會恐慌和民眾對未知危險的恐懼，保障民生事業(yè)的平穩(wěn)進行。

二、采用遠程辦公存在的問題

遠程辦公在帶來工作靈活和便利的優(yōu)點的同時，也為企事業(yè)單位增加了管理和應用上的難度。

首先，疫情防控時期采用遠程辦公會增加管理的難度，最突出的難點在于領導或上級不能實現(xiàn)對下級進行直接的管理，對于員工的表現(xiàn)、工作方法不能進行有效的掌控，就部分現(xiàn)有考核制度參考工作表現(xiàn)的企事業(yè)單位而言，遠程辦公給人力資源部門的薪酬核算工作帶來了新的困難，疫情防控時期這一方式的轉變對企事業(yè)單位的績效考核和薪酬管理提出了提的要求。

其次，疫情防控時期采用遠程辦公會增加公司和個人的成本。如果采用專業(yè)的遠程辦公軟件，雖然會在一定程度上加強企業(yè)信息的保密性，有助于公司對個人工作行為進行管控，但對于此前不具備專業(yè)遠程辦公條件的企事業(yè)單位而言，新設備的購進和引入勢必會增加企業(yè)的成本，如果采用非專業(yè)的遠程辦公軟件，只利用簡單的可支持遠程辦公的工具，則會在一定程度上增加員工的個人成本，如為了滿足視頻會議需要而購買的投放設備和遠程辦公軟件的客戶端。

第三，疫情防控時期采用的遠程辦公對員工和企業(yè)信息的管控和保密相對而言并不完善和健全，有可能會發(fā)生企業(yè)信息、重要材料外泄的情況，給企業(yè)造成不同程度的經(jīng)濟損失[2]。對于員個人來說，遠程辦公也會給員工的知識產(chǎn)權保障帶來困難，一旦造成數(shù)據(jù)丟失，于公司于個人都是一種無可挽回的災難。

三、疫情防控時期遠程辦公及管理應用

特殊時期特殊對待，疫情防控面前每個人都有義務通過自己的努力支持防控建設，采用遠程辦公的方式既是對社會、企業(yè)及他人的負責，也是對自己的負責。對此，筆者認為應從如下幾方面著手管理和推進。

（一）選擇適合公司規(guī)模的、滿足公司需要的遠程辦公手段

遠程辦公的手段和方式眾多，不同的遠程辦公方式帶來的成本和風險也是不同的，企業(yè)應審視自身的實際情況，在不過多增加企業(yè)成本的前提下選擇最能滿足公司需要的遠程辦公手段[3]。如果是大型企業(yè)、互聯(lián)網(wǎng)領軍企業(yè)或者財務預算較高的企業(yè)，且對公司信息的保密具有嚴格要求，可以選擇專業(yè)的遠程辦公設備，建立專業(yè)的虛擬專用網(wǎng)，這種方式可以滿足獲取公司內部郵件、訪問局域網(wǎng)中的文件服務器、內部數(shù)據(jù)庫、CRM、ERP等企業(yè)的全方位的日常辦公需求;如果是小型企業(yè)，或者是日常辦公僅局限于簡單的表格匯總、文檔書寫等業(yè)務，則可以選擇節(jié)約成本、方便快捷、可支持多人辦公的遠程辦公軟件，如用友、微信、網(wǎng)絡郵箱等，既可以保留業(yè)務往來痕跡，同時還不需要特別高難度的操作。

（二）加強監(jiān)督和管控，確保企業(yè)信息的安全

疫情防控期間的遠程辦公應做好對企業(yè)信息的保密工作，在確保員工正常工作的同時減少企業(yè)信息外泄的風險。首先，可以利用攝像頭等監(jiān)控設備，一方面可以在不違反法律保障員工個人隱私的前提下管控員工的個人工作狀態(tài)，另一方面也有利于滿足召開視頻會議和多人辦公的需要;其次，及時建立疫情防控期間的保密制度，組織員工簽訂保密協(xié)議，減少企業(yè)信息和重要商業(yè)機密泄露的風險;第三，做好對員工保密意識的宣傳和培育，利用視頻會議的機會多次強調職業(yè)操守的重要性，讓員工自覺養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。

（三）特殊情況下改善薪酬考核制度

與常規(guī)情況下不同，疫情防護時期遠程辦公給員工日常在崗表現(xiàn)的薪酬計算部分帶來了新的困難[4]。對此，薪酬核算部門可以適當改善薪酬考核制度，并將工作的反饋和執(zhí)行的及時性納入考核范圍，以此來激發(fā)和保證員工遠程辦公的效率和執(zhí)行力。

四、結語

疫情防控時期采用遠程辦公對于阻止疫情蔓延傳播具有重要作用，雖然臨時性的遠程辦公在應用和管理過程中會存在一些問題，但是我們可以通過采用合理的工作管理方式、薪酬考核方式和應用軟件等手段，利用合理的管理和應對手段減少這些問題所帶來的風險。

參考文獻：

[1]辛銳文.人性化防控疫情是時代進步[J].老人世界，2009（8）：30-30.

[2]許小穎.淺析遠程辦公及其管理[J].就業(yè)與保障，2012（8）：35-36.

[3]王若琪，張爽.互聯(lián)網(wǎng)背景下遠程辦公管理的挑戰(zhàn)和機遇研究[J].經(jīng)營與管理，2018（1）：87-92.

[4]劉炎火，LIUYan-huo.探索構建遠程辦公信息安全技術[J].電腦開發(fā)與應用，2012，25（9）：60-62.