淺議電子發(fā)票對煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響

摘要：從2012年河北、北京等地的試點(diǎn)到2015年在全國的推廣，電子發(fā)票憑借其獨(dú)特的優(yōu)勢不斷地被各行各業(yè)所青睞，煙草商業(yè)企業(yè)同樣也在不斷探索和運(yùn)用電子發(fā)票。本文通過介紹電子發(fā)票的特點(diǎn)并通過與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的對比，分析電子發(fā)票的運(yùn)用對煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的影響。同時(shí)，針對此影響所帶來的問題以及煙草商業(yè)企業(yè)怎樣轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)工作思路，筆者提出了一些具體的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：煙草商業(yè)企業(yè);電子發(fā)票;涉稅風(fēng)險(xiǎn)

電子發(fā)票是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，原先用以證明購銷經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)票憑據(jù)由紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮咏橘|(zhì)存在、傳輸和使用的發(fā)票。這種模式的轉(zhuǎn)變，雖然從表面上看是一種形式的變化，但是從整體的財(cái)務(wù)角度思考，此變化會給財(cái)務(wù)工作帶來深遠(yuǎn)的影響。這就要求我們煙草商業(yè)企業(yè)要對電子發(fā)票要有清醒的認(rèn)識，要積極地去適應(yīng)并適時(shí)轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)工作思路，做好新形勢下財(cái)務(wù)管理工作。

一、電子發(fā)票對煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的有利影響

電子發(fā)票是依托于信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的，其高度電子化的特點(diǎn)使得企業(yè)接收和開出的發(fā)票均以高速化的電子數(shù)據(jù)形式傳送。煙草商業(yè)企業(yè)面對眾多的零售客戶和上游的供應(yīng)商，更需要這種快捷、高效的電子發(fā)票來滿足日常的票據(jù)管理需求。具體來說電子發(fā)票對煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的有利影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）降低企業(yè)成本，節(jié)約社會資源

煙草商業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)本轄區(qū)的卷煙批發(fā)業(yè)務(wù)，擁有眾多的零售客戶，一個(gè)中小規(guī)模的地級市都有近萬戶的零售客戶。每年需要給客戶開具幾十萬張發(fā)票，加上發(fā)票明細(xì)清單、登記簿以及發(fā)票交接單等附件資料，需要開具的紙質(zhì)發(fā)票和紙質(zhì)附件資料多達(dá)上百萬張。另外，為了開具這上百萬張發(fā)票和單據(jù)，煙草商業(yè)企業(yè)還要配備相應(yīng)的設(shè)備、人員等資源來解決發(fā)票開具的問題。如地級市公司一般要配備2臺高速打印機(jī)和若干臺普通打印機(jī)，每臺打印機(jī)要相應(yīng)配備1-2名管理人員，每年要消耗大量的打印耗材以及維修費(fèi)用，打印出來的發(fā)票進(jìn)行進(jìn)一步的分配還需要時(shí)間和人工。如果采用電子發(fā)票，那么這些人工和設(shè)備的投入都將會減少，節(jié)約下來的發(fā)票和附件資料所耗用的紙張又可以減少砍伐一些樹木，節(jié)約的油墨則可以減少一下礦產(chǎn)的開采和減少環(huán)境的污染。

（二）優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，提高工作效率

從發(fā)票開具方來說，電子發(fā)票在卷煙訪銷結(jié)賬后由系統(tǒng)自動(dòng)生成，客戶通過收到的訂單號在網(wǎng)絡(luò)平臺上下載打印，這一模式切實(shí)優(yōu)化了煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程，減少了諸如向稅務(wù)局申請印制專業(yè)發(fā)票的手續(xù)、打印分配發(fā)票以及向零售戶分發(fā)發(fā)票等一系列財(cái)務(wù)管理工作。另一方面，從發(fā)票接受方來看，傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票要經(jīng)歷開具、郵寄、接收和內(nèi)部交接等實(shí)物流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，且每個(gè)環(huán)節(jié)都需要耗費(fèi)人工和時(shí)間，以至于發(fā)票傳遞成為財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。電子發(fā)票卜線后，這種局面將會得到大大的改善。在信息扁平化的模式下，客戶在簽訂電子合同或在支付款項(xiàng)后，可直接通過系統(tǒng)提取所需要的電子發(fā)票，不需要層層的紙質(zhì)發(fā)票的傳遞過程，就可以完成此筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。因此，電子發(fā)票對開具方和接收方都大大地提高了財(cái)務(wù)管理的工作效率。

（三）簡化稅務(wù)工作，降低涉稅風(fēng)險(xiǎn)

電子發(fā)票上線后，煙草商業(yè)企業(yè)無需向稅務(wù)部門申請印刷專用煙草銷售發(fā)票，可以直接通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)向零售戶開具發(fā)票。月末，辦稅人員可以直接通過系統(tǒng)生成銷售數(shù)據(jù)，從而簡化了企業(yè)的稅務(wù)工作流程。電子發(fā)票系統(tǒng)中對每一筆銷售都分配了對應(yīng)的電子發(fā)票號碼，降低因漏開發(fā)票而造成的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。另外，作為電子發(fā)票接收方，煙草商業(yè)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，可以及時(shí)從系統(tǒng)中生成并打印出發(fā)票，特別是在一些現(xiàn)款結(jié)算的業(yè)務(wù)中，付款和開票可以做到同時(shí)進(jìn)行，減少了一些付款后因丟失發(fā)票所發(fā)生的涉稅風(fēng)險(xiǎn)。

二、電子發(fā)票在煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)用中存在的問題

盡管電子發(fā)票給企業(yè)帶來便捷，也有利于企業(yè)經(jīng)營成本的降低和財(cái)務(wù)工作效率的提高，但是由于電子發(fā)票在煙草商業(yè)企業(yè)才進(jìn)入推廣期，免不了存在一些問題，筆者結(jié)合實(shí)際，認(rèn)為存在以下問題。

（一）電子發(fā)票高度依靠系統(tǒng)，存在信息安全風(fēng)險(xiǎn)

煙草銷售業(yè)務(wù)產(chǎn)生的電子發(fā)票全部通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)自動(dòng)開具，銷售信息全部以電子數(shù)據(jù)留存在系統(tǒng)服務(wù)器中，加上開票信息要向零售客戶提供查詢和打印功能，開票系統(tǒng)完全對外開放，這樣很容易成為不法分子入侵的對象。一旦信息泄露，將會對零售戶和煙草商業(yè)企業(yè)產(chǎn)生無法預(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)。另外，卷煙銷售每天訪銷量很大，數(shù)據(jù)集中處理，往往對系統(tǒng)的硬件和軟件提出更高的要求，任何一個(gè)故障的發(fā)生都會造成大量的電子發(fā)票延遲開具甚至產(chǎn)生信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）電子發(fā)票容易被篡改，真?zhèn)坞y辨

目前，電子發(fā)票在開具后，主要以PDF格式供客戶下載和打印，加上稅務(wù)系統(tǒng)發(fā)票信息查詢只能查詢到發(fā)票的代碼、號碼、納稅人識別號和發(fā)票領(lǐng)用人等流向信息，查詢不了發(fā)票的具體開具信息。在這種信息不對稱的情況下，電子發(fā)票很容易被篡改。而且，對于電子發(fā)票的篡改，財(cái)務(wù)人員無法像驗(yàn)證傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票那樣通過發(fā)票的印刷、材質(zhì)、印章和發(fā)票水紋等信息來驗(yàn)證電子發(fā)票。

（三）電子發(fā)票可以重復(fù)打印，存在重復(fù)報(bào)稍風(fēng)險(xiǎn)

電子發(fā)票在開具后，一直留存在開票系統(tǒng)中供客戶查詢和下載，客戶也可以將下載后的電子發(fā)票無限次地打印。對于那些金額小、張數(shù)多的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)人員無法做到對每張發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)證和比對。特別對于發(fā)生時(shí)間跨度較大的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員如果不對電子發(fā)票進(jìn)行前后比對，很難發(fā)現(xiàn)重復(fù)打印的發(fā)票和重復(fù)報(bào)銷的費(fèi)用。

三、電子發(fā)票問題應(yīng)對

雖然電子發(fā)票存在以上這些問題，但是，從總體上看電子發(fā)票還是有利于優(yōu)化財(cái)務(wù)管理工作。怎樣杜絕這些問題和風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，本人認(rèn)為煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)該從這些方面做好保障工作。

（一）修訂發(fā)票管理制度，規(guī)范電子發(fā)票管理

電子發(fā)票上線后產(chǎn)生的一系列問題，在企業(yè)相關(guān)發(fā)票管理制度中無法查詢處理方法，特別是煙草商業(yè)企業(yè)電子發(fā)票項(xiàng)目剛剛開始起步，相關(guān)發(fā)票管理制度還未來得及進(jìn)行更新，制度體系還停留在紙質(zhì)傳統(tǒng)發(fā)票的管理階段。這就要求我們煙草商業(yè)企業(yè)在電子發(fā)票上線的同時(shí)，要及時(shí)修訂發(fā)票管理制度，將電子發(fā)票納入制度中管理，來規(guī)范電子發(fā)票的使用。

（二）提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識，防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)

對于電子發(fā)票高度依靠電子系統(tǒng)，煙草商業(yè)企業(yè)在加強(qiáng)電子發(fā)票的系統(tǒng)維護(hù)和操作技能培養(yǎng)的同時(shí)也要提高操作人員的安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識。如，對電子發(fā)票系統(tǒng)操作人員登錄密碼要按時(shí)修改，規(guī)定操作人員不能設(shè)置過于簡單的密碼或者長期沿用系統(tǒng)默認(rèn)的密碼，對相關(guān)人員定期組織模擬演練，預(yù)防系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，防患于未然。

（三）借助科技手段，甄雖被篡改的電子發(fā)票

電子發(fā)票被篡改無非有兩種方式，一種是先篡改后打印，另一種是先打印后再篡改。不管是哪種方式的篡改，都會留下蛛絲馬跡。財(cái)務(wù)稽核人員可以關(guān)注電子發(fā)票篡改內(nèi)容的字體是否與發(fā)票其他字體一致？篡改內(nèi)容的行間距、字間距等是否與發(fā)票其他內(nèi)容一致？財(cái)務(wù)人員也可以借助其他的科技手段來識別電子發(fā)票是否被篡改。

（四）建立電子發(fā)票比對臺賬，防止重復(fù)報(bào)銷

隨著電子發(fā)票的運(yùn)用，越來越多的電子發(fā)票作為憑據(jù)進(jìn)行報(bào)銷，為了防止重復(fù)打印、重復(fù)報(bào)銷等行為發(fā)生，財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立比對臺賬，對報(bào)銷完成的電子發(fā)票進(jìn)行登記，待新的報(bào)銷業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，對照登記的已報(bào)銷的電子發(fā)票信息，防止重復(fù)報(bào)銷的電子發(fā)票。四‘結(jié)束語

電子發(fā)票的產(chǎn)生、運(yùn)用和推廣是信息化時(shí)代發(fā)展的必經(jīng)之路，煙草商業(yè)企業(yè)在充分利用電子發(fā)票帶來便利的同時(shí)，更要積極探索防范電子發(fā)票潛在的不利影響，規(guī)范電子發(fā)票的使用，把握好信息化發(fā)展的機(jī)遇，電子發(fā)票的上線將積極推動(dòng)煙草行業(yè)財(cái)務(wù)智能化的蓬勃發(fā)展。

作者簡介：武文靜（1984-），男，碩士。