優(yōu)化農(nóng)村商業(yè)銀行集中采購工作之我見

摘要：近年來，商業(yè)銀行的集中采購業(yè)務(wù)在自身業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中所占的比重越來越大，這不僅有利于強(qiáng)化自身內(nèi)控約束機(jī)制和廉政工作建設(shè)，還對提升企業(yè)價值和提高企業(yè)競爭力起到重要作用。農(nóng)村商業(yè)銀行（以下簡稱農(nóng)商行）是在農(nóng)村信用社基礎(chǔ)上改制成立的地方性股份制銀行，起點不高，發(fā)展時間較短，經(jīng)營管理水平有限，由于缺乏集中采購相關(guān)管理經(jīng)驗，在具體采購實施過程中存在一些問題或不足。本文主要對農(nóng)商行集中采購管理的現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行了分析，并對如何優(yōu)化農(nóng)商行集中采購工作提出了合理建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)商行;集中采購;采購方式

一、引言

集中采購是指行政、企事業(yè)單位依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)以及相關(guān)管理制度規(guī)定，按照規(guī)定的采購方式和程序，以合同方式有償取得納入集中采購范圍的貨物、工程和服務(wù)的行為。

農(nóng)商行集中采購工作在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中越來越重要，這不僅關(guān)系到銀行的正常運營，還為各項業(yè)務(wù)的正常運行提供了有力支撐和保障作用。然而，由于受歷史發(fā)展基礎(chǔ)、體制及從業(yè)人員等多方面因素的制約，農(nóng)商行在集中采購的實際操作過程中不可避免地存一些薄弱環(huán)節(jié)，尤其在采購制度建設(shè)、采購預(yù)算和計劃管理、采購流程管理、采購方式選擇及具體組織實施等多個環(huán)節(jié)不同程度存在一些問題或不足，而這些薄弱環(huán)節(jié)直接影響到集中采購工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而制約了業(yè)務(wù)的發(fā)展。因此，本文針對農(nóng)商行集中采購現(xiàn)狀及存在的問題展開探討，并提出合理化改進(jìn)建議。

二、農(nóng)商行集中采購工作存在的問題和不足

（一）制度執(zhí)行層認(rèn)知不足

順應(yīng)集中采購管理的法制化和規(guī)范化發(fā)展趨勢，集中采購作為一項重要內(nèi)控制度，逐步由政府采購行為引入到國企及商業(yè)銀行，并成為其主要采購方式之一。作為農(nóng)商行的行業(yè)管理機(jī)構(gòu)——省聯(lián)社出臺了相關(guān)管理辦法，各農(nóng)商行在省聯(lián)社采購管理辦法的基礎(chǔ)上也相應(yīng)制定了本行的集中采購管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則，但從制度的制定和執(zhí)行情況來看，不同程度上存在著一些問題和不足，其主要原因是集中采購的管理人員及執(zhí)行人員對集中采購工作的認(rèn)知不足。在本就偏好“人治”的管理環(huán)境中，由于缺乏必需的集中采購相關(guān)管理知識，對集中采購的工作流程及采購方式的應(yīng)用環(huán)境等相關(guān)基礎(chǔ)管理規(guī)則不熟悉，并缺乏足夠的重視，這一狀態(tài)導(dǎo)致的結(jié)果就是在集中采購計劃的制定、預(yù)算的編制、集中采購的審批、采購方式的選擇、合同的簽訂以及采購的具體實施等各環(huán)節(jié)均不同程度存在管理松弛的情形。

（二）集中采購制度不健全

作為采購業(yè)務(wù)的一種基本方式，集中采購的程序包括請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。但集中采購實際實施過程中由于集中采購制度不健全，缺少重要環(huán)節(jié)的相關(guān)配套制度，導(dǎo)致制度本身操作性不強(qiáng)，表現(xiàn)為：一是缺失供應(yīng)商的準(zhǔn)入和管理環(huán)節(jié)、談判或詢價評委的組織管理環(huán)節(jié)、采購合同及檔案的管理環(huán)節(jié)、采購驗收管理環(huán)節(jié)、采購后評估環(huán)節(jié)等重要工作環(huán)節(jié)的配套制度;二是集中采購前期準(zhǔn)備階段缺失集中采購計劃制定、供應(yīng)商考察等管理制度。

（三）制度間缺乏有效銜接

集中采購制度的有效執(zhí)行離不開全面預(yù)算管理制度、財務(wù)支出管理制度、固定資產(chǎn)購建管理制度等各項制度的有效銜接和融合。而農(nóng)商行實際工作中存在制度間銜接和融合不到位的情況，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)集中采購各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作不順暢的問題。比如，有些農(nóng)商行年初編制的集中采購計劃缺乏科學(xué)性、合理性，卻未經(jīng)詳細(xì)規(guī)劃和論證就提交預(yù)算管理部門，預(yù)算管理部門經(jīng)預(yù)算調(diào)整平衡后提交董事會和股東會審議通過。在后期實施中，由于采購計劃的不合理，往往導(dǎo)致采購計劃屢屢超標(biāo)、臨時性安排的集中采購事項大于、多于計劃事項。采購計劃的變更涉及預(yù)算的調(diào)整，而預(yù)算的預(yù)算編制和調(diào)整需要嚴(yán)格的程序執(zhí)行，進(jìn)而導(dǎo)致集中采購預(yù)算的頻繁調(diào)整或預(yù)算執(zhí)行的不到位。

（四）組織機(jī)構(gòu)履職不盡責(zé)

農(nóng)商行集中采購管理委員會的成員是由各內(nèi)設(shè)職能部門負(fù)責(zé)人組成的，其下設(shè)辦公室作為集中采購的日常管理機(jī)構(gòu)，一般設(shè)在總行綜合辦公室。綜合辦公室作為集中采購工作的牽頭部門，一方面由于負(fù)責(zé)全行繁雜的行政及后勤等日常管理工作，受精力所限，無暇致力于集中采購工作;另一方面由于缺乏集中采購相關(guān)管理知識，導(dǎo)致集中采購管理工作成了說起來重要、做起來次要、忙起來不要的一項走程序工作。其他委員會成員同樣存在由于對自身職責(zé)不清且不具備集中采購相關(guān)知識，而導(dǎo)致其職責(zé)不能有效發(fā)揮的情形。實際工作中的集中采購業(yè)務(wù)成了由采購申請部門或需求部門自己組織實施的一項“常規(guī)”工作了，集中采購相關(guān)會議成了走流程。這種由需求部門牽頭實施的集中采購工作必然導(dǎo)致同質(zhì)化的采購事項重復(fù)出現(xiàn)在不同職能部門，無形中耗費了人力物力，而且不同需求部門的重復(fù)采購會給道德風(fēng)險提供敞口，加之采購人員為非專業(yè)人員，其能力水平參差不齊，大大降低了采購效率。同時，由于采購后跟蹤管理不到位，一些項目采購結(jié)束后沒有對其采購結(jié)果進(jìn)行有效跟蹤和評價，驗收環(huán)節(jié)和后續(xù)評價常常流于形式，故存在所采購貨物以次充好、供應(yīng)商不能嚴(yán)格履行合同條款等現(xiàn)象。

（五）采購審批程序不到位

集中采購范圍主要是以單項或單次采購金額為標(biāo)準(zhǔn)劃定的，其采購程序涉及請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié);按采購業(yè)務(wù)劃分又涉及不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，需要執(zhí)行不同的審批程序。比如，采購固定資產(chǎn)，需要提請固定資產(chǎn)管理委員會審批，如該資產(chǎn)同時為“三重一大”事項，還需要上黨委會和董事會審批，只有經(jīng)相關(guān)權(quán)力機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后才能啟動集中采購的請購程序。如采購方式為非招標(biāo)的其他方式，還需提交集中采購管理委員會對采購方式進(jìn)行審議，只有通過上述審批后才能實施采購工作。而在實際集中采購工作中，不同程度存在著未按相關(guān)審批流程審批的現(xiàn)象，進(jìn)而造成逆程序操作、先斬后奏的違規(guī)采購行為。

（六）采購方式選擇不規(guī)范

農(nóng)商行集中采購的實際操作中，除工程建設(shè)項目一般采用公開招標(biāo)方式外，其他貨物、服務(wù)的采購普遍采取競爭性談判、詢價等其他采購方式。符合公開招標(biāo)方式而選擇其他采購方式的不規(guī)范操作行為，會使采購的競爭性大打折扣，其競爭性不能充分發(fā)揮。

三、優(yōu)化農(nóng)商行集中采購工作的意見和建議

（一）提高認(rèn)知，充分發(fā)揮集中采購優(yōu)勢

一是高級管理層要充分認(rèn)識集中采購工作對強(qiáng)化自身內(nèi)部約束機(jī)制、促進(jìn)廉政建設(shè)及提高企業(yè)競爭力的重要意義，進(jìn)而從頂層設(shè)計上為集中采購工作的高效運行提供組織保障;二是加強(qiáng)采購人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)一支專業(yè)能力強(qiáng)、思想政治過硬的采購人員隊伍。在培訓(xùn)內(nèi)容上既要注重對采購制度、工作流程及采購相關(guān)業(yè)務(wù)知識等培訓(xùn)，以提高崗位履職能力，同時還要抓好采購人員廉潔自律教育，以有效防范道德風(fēng)險;三是從責(zé)任擔(dān)當(dāng)和議事規(guī)則上徹底改變當(dāng)前“個人決策，集體擔(dān)責(zé)”的不合理現(xiàn)象，為集中采購工作創(chuàng)造良好的工作氛圍。

（二）完善制度，健全采購管理制度體系

農(nóng)商行應(yīng)從完善配套制度方面著手，健全集中采購相關(guān)制度體系，為規(guī)范采購行為夯實制度基礎(chǔ)。要完善供應(yīng)商的準(zhǔn)入和管理制度、談判或詢價評委的組織管理制度、采購合同及檔案的管理制度、采購驗收管理制度以及采購后評估制度等幾個配套制度，形成農(nóng)商行集中采購管理制度體系。同時，要建立不相容崗位相分離工作機(jī)制，提高制度的執(zhí)行力，具體在機(jī)制建設(shè)和崗位設(shè)置上要做到：請購與審批相分離;供應(yīng)商選擇與審批相分離;采購合同的擬訂、審核與審批相分離;采購、驗收與相關(guān)記錄相分離;付款申請、審批與執(zhí)行相分離。

（三）完善流程，建立健全部門聯(lián)動機(jī)制

按照集中采購程序及各成員部門的工作職責(zé)，完善和優(yōu)化工作流程，建立高效的部門聯(lián)動機(jī)制。一是整合全行的業(yè)務(wù)審批流程，提高審批工作效率。對涉及“三重一大”事項的資產(chǎn)采購，可以采取黨委擴(kuò)大會議的形式，將采購項目的立項會、采購方式選擇的審議會以及固定資產(chǎn)購建的事前申購審批會一并召開，這樣既符合審批程序，又能大大提高審批效率，同時還能促進(jìn)各職能部門間的工作溝通和協(xié)調(diào);二是完善采購驗收機(jī)制。要按照不相容崗位相分離的原則，指定相關(guān)部門或組建專門驗收工作組對所采購的貨物、工程及服務(wù)項目對照采購合同約定條款逐項進(jìn)行驗收，以確保采購標(biāo)的物的質(zhì)量;三是建立采購后評估管理機(jī)制。對一項采購項目完成后，既要對采購工作的效率進(jìn)行評價，還要對所采購項目的效果進(jìn)行評估，以確保資源的合理配置，把錢花到刀刃上。

（四）明確職責(zé)，履職既不缺位也不越位

一是設(shè)立集中采購專業(yè)部門或設(shè)置專業(yè)崗位，專門從事集中采購辦公室的日常管理職責(zé)。當(dāng)采購需求部門按程序提出采購申請后，由該專業(yè)部門或?qū)I(yè)崗位牽頭負(fù)責(zé)具體組織實施相關(guān)采購工作;二是細(xì)化成員部門工作職責(zé)。根據(jù)全流程管理工作要求，按照權(quán)責(zé)對等的原則明確各成員部門的工作職責(zé)，建立各成員部門既相互聯(lián)系又相互制約的工作機(jī)制，使各成員部門在各環(huán)節(jié)工作中既不缺位也不越位;三是建立“花錢必問效，無效必問責(zé)”的工作問責(zé)機(jī)制和責(zé)、權(quán)、利相匹配的績效評價機(jī)制，為提高集中采購工作的效率和質(zhì)量提供制度保障。

（五）嚴(yán)格審批，堅決杜絕先斬后奏行為

加強(qiáng)集中采購工作的審批管理，嚴(yán)格按程序、經(jīng)有權(quán)人審批后實施。為有效杜絕先斬后奏采購行為，在采購程序中的付款環(huán)節(jié)，財務(wù)部門不但要對采購合同的完成情況進(jìn)行審查，同時還要對各工作環(huán)節(jié)的全程審批流進(jìn)行審查，即：對一項采購事項，不僅要審查其采購環(huán)節(jié)的審批意見落實情況，還要從采購的計劃和預(yù)算方面進(jìn)行審查，以確保采購項目的全程合規(guī)。

（六）規(guī)范操作，審慎選擇集中采購方式

集中采購包括招標(biāo)采購、競爭性談判、競爭性磋商、詢價及單一來源采購等五種采購方式。各種采購方式都有不同的應(yīng)用環(huán)境和操作流程，其中：公開招標(biāo)是目前國際上公認(rèn)的、最優(yōu)的采購方式，其公開性、公平性和公正性大大吸引了眾多供應(yīng)商的參與，使采購的競爭性得到充分發(fā)揮，并能有效防止商業(yè)賄賂和腐敗行為。因此，公開招標(biāo)方式應(yīng)當(dāng)是農(nóng)商行首選的、最優(yōu)的采購方式。對未采取公開招標(biāo)方式而選擇其他方式進(jìn)行采購的項目，集中采購辦公室要正式向集中采購管理委員會提交申請，會議要對申請理由的充分性進(jìn)行審議，未經(jīng)審批不得擅自采用其他采購方式。

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作者簡介：

何慧林，山西潞城農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司。