大中型企業(yè)電子化采購會計處理探索

王利

摘要：采購業(yè)務作為大中型企業(yè)成本控制的核心環(huán)節(jié)，其重要性不言而喻。但是，隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)需重點考慮如何規(guī)避傳統(tǒng)采購的弊端，將更公開、更高效、更科學的電子化采購融入現(xiàn)有業(yè)務發(fā)展提高其核心競爭力。本文在分析探討大中型企業(yè)電子化采購會計處理的重要性基礎上，分析了大中型企業(yè)傳統(tǒng)采購存在的問題及其對電子化采購的需求，探討了大中型企業(yè)電子化采購會計處理及其存在的問題，并針對性地提出了完善大中型企業(yè)電子化采購會計處理的對策建議。

關鍵詞：大中型企業(yè);電子化采購;會計處理

一、引言

采購活動作為企業(yè)經(jīng)濟活動的起點，采購管理在企業(yè)日常經(jīng)營中的作用舉足輕重。對于一般制造業(yè)企業(yè)來說，采購成本約占產(chǎn)品總成本的60%左右，而對于大中型企業(yè)來說這個數(shù)字更加龐大。因此，對于大中型企業(yè)來說采購不單單作為企業(yè)的一個簡單部門，而是作為一個利潤中心來進行核算。但隨著互聯(lián)網(wǎng)時代地帶來，傳統(tǒng)采購帶來的弊端日益凸顯，如何結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃實行采購線上化，提高采購效率及透明度，降低企業(yè)成本顯得尤為迫切。

二、大中型企業(yè)傳統(tǒng)采購存在的問題及其對電子化采購的需求

（一）傳統(tǒng)采購存在的主要問題

第一，采購周期長、效率低下。企業(yè)采購按照單個項目流程逐項辦理，從采購立項到簽訂合同，平均時效一般在20天左右，采購管理與業(yè)務開展節(jié)奏矛盾日益突出;第二，分散采購量大，資源不共享，同時，供應商履約，缺乏系統(tǒng)監(jiān)督。對于大中型企業(yè)來說，一般均為集團制公司，全國各地均有各分支機構(gòu)，同一事項各省分公司自行采購，較為分散，供應商與產(chǎn)品資源受限，資源共享度較低，增加企業(yè)采購成本。同時，各省分公司自行尋找供應商，供應商資質(zhì)、信譽等履約風險無法監(jiān)督;第三，傳統(tǒng)采購一般均為線下采購，信息不透明，極易發(fā)生采購舞弊風險，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失;第四，采購與財務入賬環(huán)節(jié)分開管理，信息脫節(jié)，不易管控風險。作為經(jīng)濟業(yè)務前端的采購活動一般為采購部門操作，與后續(xù)的財務入賬環(huán)節(jié)分開管理，財務人員無法在第一時間監(jiān)控風險。

（二）大中型企業(yè)對電子化采購的需求

電子化采購，即企業(yè)與供應商通過互聯(lián)網(wǎng)進行采購信息查詢、下單、發(fā)票開具、支付等一系列線上采購交易。目前，電子化采購主要有兩種形式：一是通過第三方綜合性的電子商務網(wǎng)站，如京東、蘇寧、天貓企業(yè)購等;二是企業(yè)自行開發(fā)的電子商務平臺，如國家能源E購、海爾企業(yè)購等。考慮大中型企業(yè)采購體量較大，資金運作、信息安全、采購數(shù)據(jù)分析等更為重要，推薦在企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃下可優(yōu)先選擇構(gòu)建企業(yè)自有電子商務平臺，以規(guī)避通過第三方綜合性的電子商務網(wǎng)站存在的風險。

大中型企業(yè)電子化采購平臺的搭建主要目的有三點：一是通過引入主流供應商，將采購過程執(zhí)行、合同貨品審核上架等管理標準化、規(guī)范化，確保采購行為的合理與真實;二是供應商、合同、貨品等信息自動關聯(lián)，下單全流程線上化、標準化、公開化，提高采購過程透明度，有利于降低腐敗現(xiàn)象發(fā)生;三是引入主流電商，有效連接需求與供應，將采購端（供應商篩選、采購定價等）、用戶端（下單人）、財務端（財務審核、報銷入賬）三方需求有效整合，以實現(xiàn)企業(yè)管控風險，提高采購效率，由分散化管理轉(zhuǎn)向一體化管理，具體流程如圖一所示。

相較于傳統(tǒng)采購，大中型企業(yè)利用此電子化采購平臺可以為采購方、供應商、財務人員、投資人、審計部門提供一個一體化的操作或查詢平臺，實現(xiàn)企業(yè)采購工作的信息化和規(guī)范化。該平臺不僅適用于總部集中采購的管理模式，也適用于總部集中采購與分支機構(gòu)跨地域分散采購相結(jié)合的管理模式。企業(yè)實現(xiàn)此種電子化采購管理，優(yōu)勢具體如下：

第一，需求前置，提高采購時效。將采購過程提前完成，下單人根據(jù)需求及時在電子化采購平臺下單，減少重復性的采購項目操作，提升采購時效。

第二，資源共享，豐富產(chǎn)品類別。引入主流電商（如京東、蘇寧等）與各地優(yōu)質(zhì)供應商資源，提供豐富的商品供應商選擇，而且全國各地貨品較為齊全，做到資源共享。

第三，信息透明，降低舞弊風險。公開產(chǎn)品信息、產(chǎn)品評價、訂單信息等，加強自律，降低舞弊風險。同時，在該平臺的運作下實現(xiàn)履約過程管控，通過網(wǎng)上系統(tǒng)可查看訂單明細、物流狀態(tài)、支付信息、售后服務等，監(jiān)控采購全過程。

第四，資源整合，降低企業(yè)成本。將采購與財務審批、入賬集中管理，可實現(xiàn)采購需求、預算、報銷等合并審批，減少下單人與審批人重復工作。另外，電商由集團統(tǒng)一接受發(fā)票，自動發(fā)起支付，實現(xiàn)資源整合，降低企業(yè)運營成本。

三、大中型企業(yè)電子化采購會計處理及其存在的問題

電子化采購管理平臺實現(xiàn)了采購流程與財務流程的無縫對接，在此平臺下，采購流程涉及的會計處理主要有下單、收貨、結(jié)算三個環(huán)節(jié)。其中，下單環(huán)節(jié)僅為下單人選擇商品并下單，將不產(chǎn)生任何會計分錄。下單人收到貨物后及時確認收貨，收貨時借記費用或資產(chǎn)、相關稅費，貸記其他應付款科目。待收到供應商發(fā)票后支付相關款項，同時結(jié)轉(zhuǎn)稅金等科目，具體會計分錄如圖二所示。

大中型企業(yè)依托于電子化采購平臺，雖然實現(xiàn)了線上采購，且采購環(huán)節(jié)與財務處理無縫銜接，但在運行的過程仍存在以下幾個問題需重點關注。

第一，此平臺未實現(xiàn)企業(yè)信息一體化處理模式。電子化采購平臺與庫存系統(tǒng)分屬于兩個獨立系統(tǒng)，尚未實現(xiàn)系統(tǒng)對接，造成采購系統(tǒng)確認收貨后，借記原材料等科目，但庫存系統(tǒng)未自動對接該部分入庫數(shù)據(jù)，造成賬實不符，需進行手工出入庫操作，未實現(xiàn)信息一體化造成財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)確認時間不一致，工作效率低下且手工出入庫操作易產(chǎn)生人為差異。

第二，缺乏專業(yè)的電子化采購人才?，F(xiàn)階段，我國電子化采購人才及信息化會計人才較為缺乏，電子化采購人員即要具備傳統(tǒng)采購所必備的職業(yè)素養(yǎng)，還需要熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)端采購相關工作流程處理。同時，還需要通過電子化采購掌握供應商及采購相關的大數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)采購決策提供依據(jù)。

第三，對大中型企業(yè)財務管理流程提出較大挑戰(zhàn)。首先，應收應付清理難度加大，收貨環(huán)節(jié)與支付環(huán)節(jié)存在時間差，增加應收應付款掛賬，影響企業(yè)短期資金周轉(zhuǎn);其次，需考慮采購環(huán)節(jié)涉稅問題，電子化采購涉及的增值稅問題，若無法取得專票則賬務處理時不得確認進項稅。另外，需考慮網(wǎng)上訂單涉及印花稅問題，根據(jù)財稅【2006】162號規(guī)定，電子訂單需繳納印花稅;最后，因系統(tǒng)實現(xiàn)自動核算，訂單結(jié)算與后期發(fā)票、附件等原始憑證脫節(jié)，易造成會計檔案不完整，下單人收到發(fā)票后重復報銷入賬。

四、完善大中型企業(yè)電子化采購會計處理的對策建議

目前，電子化采購已成為大中型企業(yè)實現(xiàn)“陽光采購、科技采購”的重要推手，在新事物的運行中問題與機遇同時并存，如何將電子化采購過程中存在的問題轉(zhuǎn)化為企業(yè)的核心競爭力是我們需要努力的方向。

（一）完善平臺基礎設施建設，加大資源投入力度

大中型企業(yè)自建電子化采購平臺，系統(tǒng)開發(fā)及技術支持是基石。首先，開發(fā)采購系統(tǒng)與庫存系統(tǒng)的無縫對接，商品采購確認收貨后直接將型號、單價、數(shù)量、供應商等信息回寫至庫存系統(tǒng)，若存在退換貨等特殊處理可進行系統(tǒng)編輯，并需進行逐級審批;其次，完善采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接，下單環(huán)節(jié)增加供應商可提供發(fā)票類型，系統(tǒng)自動處理涉及增值稅問題，財務加大審核力度，確保后期涉稅處理無異常。另外，系統(tǒng)自動核算時摘要明細以訂單號為主要字段，方便后期應收應付款掛賬清理;最后，實現(xiàn)財務系統(tǒng)與增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)對接，供應商開具出發(fā)票后直接通過前端采購系統(tǒng)錄入，后期可直接追蹤發(fā)票狀態(tài)，避免下單人重復報銷。

（二）加強采購及財務人員專業(yè)化建設，加大培訓力度

電子化采購過程中，對采購人員及財務人員提出較高的職業(yè)素養(yǎng)及能力要求。采購端，采購人員需進行嚴格的招投標、商家篩選、采購定價等處理，不僅需要豐富的采購經(jīng)驗，較高的職業(yè)素養(yǎng)、道德要求，還需要熟練操作電子化采購系統(tǒng)。目前大多數(shù)企業(yè)針對電子化專業(yè)人員選拔及培養(yǎng)尚未形成科學、系統(tǒng)的管理體系，需要企業(yè)不斷突破固有選人機制，通過強化培訓、日?？己恕⒍ㄆ谳啀彽确绞教嵘少徣藛T專業(yè)化水平。財務端，財務人員需嚴格審核采購事項，選擇會計科目，評估采購事項真實性與合理性，通過大數(shù)據(jù)進行分析，為企業(yè)發(fā)展提出經(jīng)營建議。

（三）細化財務管理流程，降低企業(yè)內(nèi)控風險

電子化采購模式下對大中型企業(yè)財務管理提出更高要求，企業(yè)需制定嚴格的操作流程以應對系統(tǒng)自動化帶來的會計處理轉(zhuǎn)型。首先，加大應收應付款清理力度，根據(jù)系統(tǒng)生成的訂單摘要每月清理應收應付款，對于兩個月以上的應收應付掛賬數(shù)據(jù)，通過核實訂單狀態(tài)、支付狀態(tài)、與供應商對賬等方式進行專項清理;其次，按月匯總并復核已結(jié)算訂單進行增值稅及印花稅申報、繳納，減低稅務風險;最后，確保會計檔案完整性，系統(tǒng)確認收貨與發(fā)票郵寄分屬兩個環(huán)節(jié)，需確保發(fā)票郵寄及時，并進行增值稅發(fā)票認證、歸檔等相關檔案處理工作。因系統(tǒng)實現(xiàn)自動化處理，財務人員需對原始憑證與記賬憑證進行核實、匹配并歸檔。

五、結(jié)束語

綜上所述，電子化采購為企業(yè)整合資源、降低經(jīng)營成本、提升采購透明度和效率等方面提供了諸多優(yōu)勢，是大中型企業(yè)從事務性采購向戰(zhàn)略型采購轉(zhuǎn)型的重要手段，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然之路。企業(yè)需結(jié)合自身發(fā)展戰(zhàn)略，搭建系統(tǒng)、完善的電子化采購平臺，促進企業(yè)與供應商之間的溝通協(xié)作，實現(xiàn)互利共贏。

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