淺析文書檔案管理問題與對策

李小明

摘要：我國當(dāng)前有關(guān)于文書檔案管理僅僅只有三十年的時間，但是發(fā)展速度較快，已經(jīng)慢慢走上正軌，現(xiàn)階段我國文書檔案已經(jīng)成為一門獨立，發(fā)展速度較快的學(xué)科，對于推動我國文化藝術(shù)建設(shè)發(fā)展起著十分重要的作用。但是，由于現(xiàn)存的文書檔案管理存在諸多問題，這是就要加強(qiáng)企業(yè)管理人員對文書檔案管理工作的重視，從而實現(xiàn)文書檔案的管理。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;問題;對策

一、文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書管理與檔案管理工作間的街接問題

文書管理與檔案管理工作既有相似之處，也存在差異。文書管理和檔案管理工作應(yīng)相互支撐，實現(xiàn)兩類管理工作的相互配合、相互協(xié)調(diào)，才能充分發(fā)揮管理制度體系的科學(xué)性和有效性。實際管理工作中，存在一定的配合問題，這在一定程度上影響了文書管理工作與檔案管理工作的銜接，導(dǎo)致文書管理工作與檔案管理工作之間難以產(chǎn)生關(guān)聯(lián)和互動，使得企業(yè)文書管理工作人員不了解檔案管理工作實質(zhì)，企業(yè)檔案管理工作人員不了解文書管理工作內(nèi)容，影響了企業(yè)文書管理工作和檔案管理[作，管理質(zhì)量水平不高，綜合效率低下。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國很多大型企業(yè)都未做好文書管理工作與檔案管理工作之間的結(jié)合和聯(lián)動，相關(guān)工作實施流程亟待調(diào)整優(yōu)化。

（二）信息化管理存在局限

在機(jī)關(guān)單位文書檔案信息化管理工作中，雖然已經(jīng)有部分機(jī)關(guān)單位開展了文書檔案信息化管理工作，同時配備了相應(yīng)的信息化設(shè)備，但是，由于管理水平較低同樣會造成機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作實效性較低的問題。在此期間，由于工作人員受到傳統(tǒng)思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒有達(dá)到相應(yīng)的信息化文書檔案管理工作要求，從而致使信息化設(shè)備無法被充分利用。例如：文書檔案管理工作中，若是想要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)檔案，對管理工作人員的工作素質(zhì)具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優(yōu)質(zhì)的完成該項工作。而在實際工作期間，往往都會由于工作人員的專業(yè)技能有限而影響到整體機(jī)關(guān)單位文書檔案信息化管理工作，從而致使該項工作的實效性受損。

（三）管理模式不規(guī)范

現(xiàn)代企業(yè)非常重視管理模式，并通過高級業(yè)務(wù)管理模式改進(jìn)其業(yè)務(wù)開發(fā)流程。但是，當(dāng)涉及企業(yè)文書檔案時，無法在日常任務(wù)中進(jìn)行管理，可能是因為總體上缺少相關(guān)的管理模型，對文書檔案管理不夠重視，文書檔案管理的機(jī)制不完善以及缺乏管理準(zhǔn)則，沒有長期雇用管理人員，導(dǎo)致缺乏對管理系統(tǒng)的支持，工作過程中缺乏相關(guān)機(jī)構(gòu)以及特定的雇用標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員可能沒有遵循相關(guān)政策。在工作中，檔案管理不仔細(xì)，結(jié)果導(dǎo)致缺少文檔，或文件信息不完整，以及在查詢中發(fā)現(xiàn)貸款文件遺漏、混亂。

二、文書檔案管理對策

（一）高度重視文書檔案管理，轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念

隨著社會的不斷進(jìn)步，不同行業(yè)領(lǐng)域檔案管理要求以及需求也在不斷變化，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的重要性不斷顯現(xiàn)。單位領(lǐng)導(dǎo)者要在緊隨時代步伐中深層次認(rèn)識自身文書檔案管理工作的同時把握其呈現(xiàn)的新情況、新變化、新要求，高度重視日常開展的文書檔案管理工作，要將其放在自身長遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)以及可持續(xù)發(fā)展實現(xiàn)同等重要的位置，借助現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備大力宣傳文書檔案管理必要性、重要性、現(xiàn)實意義等同時對檔案管理人員進(jìn)行集中化、系統(tǒng)化教育，使其從思想上深化認(rèn)識文書檔案管理，增強(qiáng)意識的同時將各項文書檔案管理工作落到實處。在此過程中，文書檔案管理工作高效開展離不開先進(jìn)的理念，單位要在高度重視基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一、滯后的管理理念，將現(xiàn)代化理念巧妙滲透到文書檔案管理的全過程，促使信息化時代產(chǎn)生的海量文書檔案信息數(shù)據(jù)在先進(jìn)理念指引下更加準(zhǔn)確、完整，促使文書檔案管理工作以及長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)同步實現(xiàn)。

（二）加大管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

現(xiàn)階段我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日益加快，國民生活的水平也在不斷地提升，而對于文書檔案管理的要求也越來越多。在現(xiàn)代化高速發(fā)展的背景下，一方面需要管理人員具有專業(yè)的技能知識，另一方面，也需要管理人員掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，并且在文書檔案管理中可以合理科學(xué)的應(yīng)用，繼而使當(dāng)前我國的文書檔案管理得到進(jìn)一步的發(fā)展。所以相關(guān)部門需要加大對于管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)。管理人員應(yīng)該要接受相關(guān)知識的培訓(xùn)，樹立良好的終身學(xué)習(xí)觀念，建立完善的文書檔案管理專業(yè)管理人員培養(yǎng)機(jī)制。各大高校也需要完善相關(guān)培訓(xùn)知識，加強(qiáng)對于創(chuàng)新意識的培訓(xùn)，提高學(xué)生技術(shù)創(chuàng)新能力，為文書檔案管理發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才技術(shù)保障，推動現(xiàn)代化文書檔案管理創(chuàng)新的發(fā)展。同時相關(guān)機(jī)構(gòu)也需要進(jìn)行監(jiān)督以及建立完善的考評機(jī)制，督促管理人員在完成自己的工作之外提高自身的專業(yè)化水平。還需要注意的一點便是由于當(dāng)前我國文書檔案管理發(fā)展還處于早期，需要得到進(jìn)一步的發(fā)展與完善，缺乏較多的先進(jìn)經(jīng)驗，所以在進(jìn)行文書檔案管理時可以成立管理小組，再出現(xiàn)問題的時候，如果有管理人員自身無法解決的問題，可以在小組內(nèi)進(jìn)行探討研究，制定解決措施，推動文書檔案管理的發(fā)展。

（三）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式

在一個不斷變化和發(fā)展的時代，企業(yè)必須改革以實現(xiàn)利益增長。企業(yè)文檔的管理必須隨著時代發(fā)展而改變。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須改變管理理念，并根據(jù)目標(biāo)和計劃創(chuàng)建新的檔案管理模式。首先，企業(yè)需要開發(fā)有效、簡短、清晰且功能強(qiáng)大的管理系統(tǒng)，職責(zé)和責(zé)任明確的管理模型，并創(chuàng)建專用于個人和分層管理的集成管理模型。其次，管理系統(tǒng)應(yīng)著重于建立有效的激勵機(jī)制和懲罰機(jī)制，這些機(jī)制可以共同促進(jìn)檔案管理，將當(dāng)前的企業(yè)經(jīng)營與社會發(fā)展的需求聯(lián)系起來。最后，密切關(guān)注與管理系統(tǒng)有關(guān)的文書檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，該系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營狀況來改進(jìn)，并以科學(xué)和“存檔”的方式統(tǒng)一執(zhí)行。管理規(guī)則，是基于管理內(nèi)容的規(guī)則，包括檔案設(shè)計規(guī)范，檔案管理措施以及相關(guān)的政策和法規(guī)，這些可以確保良好的管理工作系統(tǒng)，以保證管理者以標(biāo)準(zhǔn)有效的方式進(jìn)行管理工作。

三、結(jié)束語

文書檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，在管理中會遇到各種問題，此時，要提出文書檔案管理工作的改進(jìn)對策，在全面系統(tǒng)梳理企業(yè)文書檔案管理工作問題的基礎(chǔ)上，制定和運用適當(dāng)策略，從而全方位提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。

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