采購管理在信息化建設(shè)項目中的應(yīng)用

王斐

摘要：企業(yè)信息化項目建設(shè)中，物資供應(yīng)的時效、質(zhì)量以及所提供服務(wù)質(zhì)量的高低對建設(shè)項目具有重大意義。隨著國民經(jīng)濟的快速發(fā)展、管理手段的持續(xù)更細(xì)，采購管理已經(jīng)成為了一門獨立的學(xué)科，積極推動我國工程項目建設(shè)整體水平的提高。本文從當(dāng)前信息化項目中采購管理的意義與流程分析出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)實管理狀況給出了若干優(yōu)化建議，期望能夠切實提高項目建設(shè)中的采購效率，保證工程質(zhì)量的同時降低采購成本，為企業(yè)創(chuàng)造更多的社會效益與經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè);采購管理;意義;策略

一、信息化建設(shè)項目中采購管理的意義與流程分析

（一）信息化建設(shè)項目采購管理的意義

采購從本質(zhì)上來說，就是在合適的時間從合適的供應(yīng)商處，以適當(dāng)?shù)膬r格購買所需數(shù)量商品，而采購管理就是對相關(guān)行為活動的管理。采購管理的目的是在確保商品數(shù)量與質(zhì)量的前提下，以促成企業(yè)生產(chǎn)或銷售為最終目的，采用5R管理模式，即合適的品質(zhì)、臺適的供應(yīng)商、合適的價格、合適的數(shù)量以及合適的時間。采購管理需要通過事前規(guī)劃、事中實施、事后控制的方法，實現(xiàn)對企業(yè)營運活動的支持與成本控制。在當(dāng)前全球經(jīng)濟一體化進(jìn)程的推進(jìn)下，采購管理的理念與模式發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，更加趨向于數(shù)字化、信息化與動態(tài)化的方向發(fā)展，也使傳統(tǒng)采購管理面臨的新的挑戰(zhàn)與研究課題。

（二）采購流程分析

第一，采購規(guī)劃階段。包括設(shè)定采購目標(biāo)、構(gòu)建相關(guān)組織與制度、劃分清晰明確的權(quán)責(zé)、建立流程與表單、擬定采購計劃與預(yù)算以及選用合適的人員等。第二，物資采購調(diào)研。為了充分的實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，降低建設(shè)項目總成本，可以通過尋源的形式來獲取市場價格。第三，選擇合適的合作供應(yīng)商。供需雙方可以通過綜合評價及合同談判的方法確定合作意向。同時還要確定采購合同類型，便于進(jìn)一步討論商談。合同作為約束供應(yīng)商履責(zé)的重要依據(jù)，不同的合同類型對應(yīng)不同的風(fēng)險類型，對于采購方來說更加注重合同實施過程中的風(fēng)險，以及后期提供服務(wù)的質(zhì)量。而對供應(yīng)商而言，則更傾向于合同價格與成本的風(fēng)險。第四，采購合同的履行及評價。為了加強對供應(yīng)商的管理，合同履行完畢后，采購方要進(jìn)行公正、客觀的驗收，并需要針對供應(yīng)商履責(zé)過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行量化評估，便于后續(xù)進(jìn)一步深化合作或優(yōu)化供應(yīng)商。

二、信息化建設(shè)項目中采購管理優(yōu)化對策

（一）構(gòu)建采購管理的信息平臺水平

企業(yè)信息化建設(shè)項目應(yīng)該將采購系統(tǒng)視為核心，應(yīng)極力在項目組內(nèi)不同部門間促成實時數(shù)據(jù)共享，協(xié)助提高采購管理人員的采購效率與供應(yīng)商管理水平。首先，采購部門及時收集物資盤點結(jié)果，通過企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的信息平臺進(jìn)行傳遞，以便及時做好采購計劃。其次，采購與財務(wù)部門之間要加強溝通，實現(xiàn)采購貨物相關(guān)數(shù)據(jù)共享，協(xié)助財務(wù)部門更快掌握資金使用情況，做好后續(xù)資金規(guī)劃。另外，向供應(yīng)商開放企業(yè)內(nèi)部采購信息平臺部分權(quán)限，通過該系統(tǒng)統(tǒng)一整合各供應(yīng)商的相關(guān)信息，實施在線訂單管理、售后請求以及合同管理等功能。最后，該信息系統(tǒng)中納入倉庫庫存實時數(shù)據(jù)，協(xié)助采購管理人員清晰掌握企業(yè)物資庫存情況，便于開展下一步的物資采購與預(yù)算計劃。

（二）實施嚴(yán)格的供應(yīng)商管理方案

要想充分實現(xiàn)采購管理在信息化建設(shè)項目中的意義與價值，就必須貫徹落實對供應(yīng)商的選擇，除了構(gòu)建科學(xué)合理的采購計劃，還要注重采購的渠道與供應(yīng)商的篩選。在當(dāng)前激烈的市場競爭中，同質(zhì)供應(yīng)商之間的競爭顯著存在，時常出現(xiàn)多個供應(yīng)商參加競標(biāo)，而該項目采購負(fù)責(zé)人除了要在物質(zhì)的性能、規(guī)格上進(jìn)行充分比較，還要兼顧價格、服務(wù)與商譽。需要在完整項目過程中體現(xiàn)出“三公”的原則，對供應(yīng)商的物資材料進(jìn)行嚴(yán)格、專業(yè)的審核鑒定。一旦發(fā)現(xiàn)物資材料不符合項目要求，即刻停止與該供應(yīng)商的合作。若問題影響較大，在后續(xù)合作中則應(yīng)優(yōu)先選擇其他優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，逐漸減少合作。另外，采用供應(yīng)商評分制，以評審結(jié)果為依據(jù)，加大與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的合作，逐漸淘汰不符合項目建設(shè)要求的供應(yīng)商，充分調(diào)動起各供應(yīng)商的積極性，提供更加優(yōu)質(zhì)的物資與服務(wù)。

（三）加強專業(yè)人才培養(yǎng)

采購不僅僅是簡單的購買行為，其中包含了大量的專業(yè)技術(shù)，采購管理人員不但需要具備全面的專業(yè)技能，還需要充分掌握經(jīng)濟管理能力、商務(wù)技能以及企業(yè)業(yè)務(wù)，具體包括談判能力、熟知簽約流程、企業(yè)采購政策、質(zhì)量控制等。采購人員的業(yè)務(wù)水平與職業(yè)素養(yǎng)與采購工作效率與質(zhì)量息息相關(guān)，因此要為采購人員提供充足的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，邀請具有豐富采購經(jīng)驗與優(yōu)秀專業(yè)水平的人員在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行案例講解分析，提高采購人員的實操能力。另外，注重專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，如開展學(xué)校定向培訓(xùn)及外送委培，組建一支具備較高業(yè)務(wù)水平與敬業(yè)精神的采購隊伍，提高企業(yè)信息化建設(shè)項目中采購管理的整體運作水平。

三、結(jié)語

企業(yè)采購的作用貫穿于項目建設(shè)的整個流程，是保障建設(shè)項目按期完成的首要條件，采購管理水平的優(yōu)劣不但對項目建設(shè)具有決定性的影響，還將造成建設(shè)質(zhì)量、成本與周期的浮動。因此，必須做好采購管理深入分析研究，通過科學(xué)合理的采購分工合作，增強采購管理的效率與管理水平，使企業(yè)在行業(yè)市場中具備較強的競爭力與發(fā)展活力。

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