論突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的科學(xué)管理

孫晨亮

【摘要】探討在新型冠狀病毒肺炎疫情（以下簡(jiǎn)稱“新冠肺炎疫情”）發(fā)生的背景下，檔案管理工作在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中發(fā)揮的重要作用。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)，檔案科學(xué)管理對(duì)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起到了的支撐作用。

【關(guān)鍵詞】突發(fā)公共衛(wèi)生事件;檔案;管理

2020年1月，武漢新型冠狀病毒肺炎疫情牽動(dòng)人心，全市衛(wèi)生健康系統(tǒng)都在加緊做好防控工作，保障城市安全及市民健康。面對(duì)疫情的發(fā)生，上海市靜安區(qū)疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱“靜安疾控”）多措并舉，全力做好防控工作。疾病預(yù)防控制中心（CDC）作為一線防疫單位，在新冠肺炎疫情防控工作中主要負(fù)責(zé)疫情監(jiān)測(cè)、流行病學(xué)調(diào)查、密切接觸者追蹤調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)直報(bào)、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)和疫源地消毒等工作，在防疫工作期間形成了大量具有重大現(xiàn)實(shí)意義和科學(xué)價(jià)值的檔案資料。這些檔案是疾病預(yù)防控制中心抗擊新冠肺炎疫情的真實(shí)記錄，也是科學(xué)、有效防控新冠肺炎疫情的重要依據(jù)。做好這些突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的科學(xué)管理工作，對(duì)于疾病預(yù)防控制中心來說至關(guān)重要。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案產(chǎn)生的背景

（一）突發(fā)公共衛(wèi)生事件的定義。突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會(huì)公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置有其自身的規(guī)律，存在著事件發(fā)生的突發(fā)性、處置時(shí)間的緊迫性、指揮決策的隨機(jī)性、人員技術(shù)的綜合性等特點(diǎn)。

（二）突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的產(chǎn)生。應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置過程中形成的各類文字、照片、錄音、錄像、電子和實(shí)物等材料，這些珍貴的材料是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實(shí)記錄，是具有永久保存價(jià)值的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。

二、開展及時(shí)有效的收集工作

（一）收集工作的特殊性。新冠肺炎疫情屬于重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置有其自身的規(guī)律。因此，這類檔案的收集整理也不能按部就班、循規(guī)蹈矩。在收集方法上，不能以固定的組織機(jī)構(gòu)為主，而必須要隨著事件的發(fā)展，以各個(gè)階段的應(yīng)急組織為主體進(jìn)行收集。同時(shí)，根據(jù)國(guó)務(wù)院發(fā)布的《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》中嚴(yán)格規(guī)定了報(bào)告與信息發(fā)布的主體，所以疾控檔案工作者在收集材料過程中要嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)檔案保密制度，嚴(yán)防涉密、涉敏檔案信息泄露。

（二）收集工作的重要性。針對(duì)防控新冠肺炎疫情中產(chǎn)生的文件材料收集工作是做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)手段。這些在新冠肺炎疫情防控工作中形成的各類文字、照片、錄音、錄像、電子和實(shí)物等材料是各級(jí)黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)廣大人民群眾在抗擊新冠肺炎疫情中最真實(shí)、最全面的記錄，也是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。通過系統(tǒng)、科學(xué)地收集才能全面、完整地將文件材料做到集中統(tǒng)一管理，提高突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的管理質(zhì)量。靜安疾控結(jié)合自身疫情防控工作的特點(diǎn)與實(shí)際，明確新冠肺炎疫情防控文件材料收集內(nèi)容，優(yōu)化接收流程，做到隨辦隨收、應(yīng)收盡收。

三、明確歸檔的范圍

（一）有針對(duì)性地開展新冠病毒肺炎疫情防控文件材料歸檔工作。靜安疾控結(jié)合疫情防控工作實(shí)際，制定歸檔范圍，具體包括：（1）各級(jí)黨委和政府及其他有關(guān)部門下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的文件材料。（2）各級(jí)黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)同志關(guān)于本區(qū)疫情防控工作的重要批示、指示以及到基層調(diào)研等文件材料。（3）區(qū)及衛(wèi)生健康系統(tǒng)建立疫情防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制形成的文件材料。（4）市、區(qū)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)本區(qū)疫情防控工作等文件材料。（5）召開疫情防控工作會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件材料。（6）有關(guān)疫情防控工作的規(guī)定、辦法、意見、通知、應(yīng)急預(yù)案等文件材料。（7）有關(guān)疫情防控工作的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示、函和復(fù)函等文件材料。（8）有關(guān)疫情防控工作的計(jì)劃、安排、措施、報(bào)表、形勢(shì)研判、統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)、大事記等文件材料。（9）有關(guān)疫情防控預(yù)案、監(jiān)測(cè)方案及治療技術(shù)操作規(guī)程等文件材料。（10）反映本單位組織對(duì)新冠肺炎確診、疑似病例及密切接觸者開展衛(wèi)生應(yīng)急處置中形成的文件材料。（11）組織對(duì)新冠肺炎開展醫(yī)學(xué)、科學(xué)研究形成的文件材料。（12）疫情防控工作其他相關(guān)物資保障、生產(chǎn)和生活保障等工作形成的文件材料。（13）社會(huì)救助、捐贈(zèng)及相關(guān)資金、物資調(diào)撥、分配和使用形成的文件材料。（14）新聞媒體及相關(guān)單位關(guān)于疫情防控工作的宣傳材料。（15）有關(guān)疫情防控工作的公告、信息、專報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)等。（16）其他與疫情防控工作相關(guān)的文件材料。

（二）明確新冠肺炎疫情防控檔案歸檔工作重點(diǎn)。靜安疾控在歸檔檔案材料時(shí)特別重視：1.做好新冠肺炎疫情防控前期的收集、歸檔工作。檔案部門歸口負(fù)責(zé)，本單位各防控小組共同參與的檔案工作機(jī)制確保分工明確、專人負(fù)責(zé)、各司其職、明確職責(zé)、依法管理，強(qiáng)化檔案意識(shí)及規(guī)范化管理的自覺性。認(rèn)真做好本單位在疫情防控工作中各類文書檔案、音像檔案、電子檔案等按照國(guó)家和本市的有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔。2.加強(qiáng)中后期材料的收集、歸檔工作。在抗擊新冠肺炎疫情過程中，產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)材料，歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，文書類文件以一文一件形式歸檔，按照《靜安區(qū)歸檔文件整理操作細(xì)則》要求進(jìn)行操作。照片檔案整理歸檔按照《靜安區(qū)照片檔案管理辦法》要求進(jìn)行管理，實(shí)物檔案整理歸檔按照《靜安區(qū)實(shí)物檔案管理辦法》要求進(jìn)行歸檔。音像檔案、電子檔案等其他門類按照國(guó)家和本市的有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔。嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行分門別類管理，并加強(qiáng)檔案整理中的保護(hù)。3.確保歸檔過程中檔案信息絕對(duì)安全。重視檔案信息安全與檔案實(shí)體安全同等重要，切實(shí)完善各項(xiàng)管理技術(shù)和管理措施，建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系，確保疫情防控資料收集、歸檔過程中信息絕對(duì)安全，嚴(yán)防涉密、涉敏檔案信息泄露。

四、加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的開發(fā)利用，做好事畢移交工作

（一）開發(fā)利用。新冠肺炎疫情是重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，疫情的發(fā)生對(duì)于每個(gè)地區(qū)、單位、個(gè)人都是非常難以預(yù)見的，疫情發(fā)生以后充分利用形成的檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、資料匯編、學(xué)術(shù)研究、論文撰寫等，對(duì)于疾病預(yù)防控制部門在今后應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的相關(guān)能力提升有著重要意義，對(duì)于本部門衛(wèi)生應(yīng)急人員在今后應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)處置能力和個(gè)人業(yè)務(wù)水平的提升有很大幫助。采取多種形式，對(duì)重點(diǎn)病例、處置案例準(zhǔn)確地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、信息反饋、分類統(tǒng)計(jì)匯總，為今后制定衛(wèi)生應(yīng)急預(yù)案、技術(shù)方案、傳染病防控策略及措施、編寫案例匯編。提供可靠的依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。利用檔案信息，分析傳染病流行趨勢(shì)、分布情況，全面掌握本區(qū)域傳染病流行趨勢(shì)，最大限度預(yù)防和控制各類風(fēng)險(xiǎn)因素，有效降低本區(qū)域傳染病發(fā)病率。

（二）移交進(jìn)館。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案屬于重大活動(dòng)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《上海市檔案條例》，在重大活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)將規(guī)范整理的重大活動(dòng)檔案移交上級(jí)檔案館。做好檔案及時(shí)移交進(jìn)館能夠充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，對(duì)于今后專業(yè)機(jī)構(gòu)開展工作思考、歷史研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有十分重要的價(jià)值。靜安疾控嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)法律法規(guī)，根據(jù)靜安區(qū)檔案局的工作要求于新冠肺炎疫情宣告結(jié)束后按規(guī)定期限向靜安區(qū)檔案館移交整理完畢的檔案。對(duì)于重要的或常用的材料，利用信息化手段提前做好備份留存。

五、結(jié)束語(yǔ)

在抗擊新冠肺炎疫情的背景下，有計(jì)劃、有步驟地做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的科學(xué)管理，對(duì)于疾病預(yù)防控制中心的檔案工作者來說尤為重要。疾控檔案人員要與醫(yī)務(wù)人員緊密團(tuán)結(jié)在一起，始終工作在防疫第一線，深入各工作組，及時(shí)收集信息，立足本職，有效開展收集歸檔工作。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是疾控檔案事業(yè)必不可少的組成部分，疾控檔案管理的水平反映了本地區(qū)公共衛(wèi)生發(fā)展水平的高低。