加強(qiáng)高職院校電子檔案管理的探索

[摘 ?要：本文分析了高職院校實(shí)施電子檔案管理的必要性、重要性以及電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步探討了加強(qiáng)高職院校電子檔案管理的相關(guān)措施，以便為其他高職院校的電子檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;電子檔案;管理措施]

隨著互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已成為高職院校檔案內(nèi)容的重要組成部分，因此，電子檔案的管理工作也成為了高職院校檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。但是，由于主客觀(guān)原因，有些院校的電子檔案仍處于分散的狀態(tài)，并未對(duì)其進(jìn)行歸檔分類(lèi)，有些院校雖然對(duì)電子檔案進(jìn)行了歸檔，但在實(shí)際工作中仍出現(xiàn)了很多問(wèn)題。本文分析了高職院校實(shí)施電子檔案的管理的必要性和重要性以及電子檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)電子檔案管理的相關(guān)措施，以期為高職院校電子檔案管理工作提供思路。

一、高職院校實(shí)施電子檔案管理的必要性和重要性

（一）必要性

基于當(dāng)前的信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，隨著各項(xiàng)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的快速發(fā)展以及各類(lèi)新型辦公方式的利用，以電子文件、電子數(shù)據(jù)為重要形態(tài)的電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案已經(jīng)成為時(shí)代要求和主流趨勢(shì)，它是信息化、數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，作為高職院校，檔案管理工作更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，做好電子檔案的歸檔管理工作，為今后的數(shù)字化和信息化打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）重要性

隨著現(xiàn)代化不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已不能滿(mǎn)足社會(huì)需求，因此，加強(qiáng)電子檔案管理已成為時(shí)代發(fā)展必然，是當(dāng)前和今后檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于它能減少人力、物力，減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)和節(jié)省存儲(chǔ)空間，并且，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將檔案?jìng)鬏數(shù)綌?shù)據(jù)庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，建設(shè)檔案信息化。因此，高職院校應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)知電子檔案管理的重要性，努力做好電子檔案的收集、歸檔、保管和利用工作。

二、加強(qiáng)高職院校電子檔案管理的相關(guān)措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，完善電子檔案管理的規(guī)章制度

高職院校檔案管理部門(mén)和分管檔案工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀(guān)念，提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)電子檔案的重要性，加強(qiáng)宣傳教育，加強(qiáng)電子收集、歸檔、保管和利用工作。另外，檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合院校實(shí)際情況完善相關(guān)的規(guī)章制度和電子檔案分類(lèi)方案，應(yīng)把電子檔案的歸檔工作納入到學(xué)校的日常管理工作，以規(guī)范電子檔案的管理。另外，還可以建立合適的激勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)檔案工作者的工作積極性，提高電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力

電子檔案管理對(duì)檔案工作者提出了更高的要求，管理人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。因此，高職院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的技能培訓(xùn)，檔案管理者自身也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。高職院校還可以通過(guò)公招方式錄用不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，還熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液。

（三）建立健全規(guī)章制度，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性和安全性

由于電子文件具有容易刪改、不留痕跡的特性，因此，電子檔案所具有的真實(shí)性難以確認(rèn)，其權(quán)威性也因此受到影響。此外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中電腦病毒的存在及黑客技術(shù)等，也使電子檔案在其形成、處置、歸檔、保管以及運(yùn)用等諸多環(huán)節(jié)上面臨著信息被篡改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此，高職院校很有必要健全相關(guān)規(guī)章制度，維護(hù)信息安全，保障電子檔案的安全性、真實(shí)性、權(quán)威性和原始性。

（四）實(shí)行紙質(zhì)、電子文檔雙軌運(yùn)行

在實(shí)際的檔案管理工作中，單純的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已不能滿(mǎn)足新時(shí)期高職院校檔案工作的需要，為了更便利、更高效的利用檔案，可以運(yùn)用紙質(zhì)、電子文檔雙軌運(yùn)行的方式。比如部分較為重要的信息資料或是需要長(zhǎng)期、永久保存的資料，可以在存儲(chǔ)獨(dú)立電子備份并設(shè)置好相關(guān)密碼的同時(shí)，輔之以紙質(zhì)檔案進(jìn)行二次保存等。同時(shí)，這對(duì)于確保電子檔案的真實(shí)性、權(quán)威性和原始性也是非常有效的。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案是新時(shí)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物，加強(qiáng)高職院校的電子檔案管理有助于高職院校實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，并在檔案管理方面朝著現(xiàn)代化進(jìn)程邁進(jìn)。

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作者簡(jiǎn)介

汪敬（1989.01—），性別：女;籍貫：四川鄰水;民族：漢族;學(xué)歷：本科;職稱(chēng)：助理館員;研究方向：檔案管理。