淺談企業(yè)數(shù)字檔案館建設策略

陳靜 王慶

[摘 要]隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，諸多行業(yè)均進入深化改革階段。企業(yè)運營過程中，數(shù)字檔案館建設成為企業(yè)工作的重要內容。積極建設企業(yè)數(shù)字檔案館能夠優(yōu)化企業(yè)檔案管理，促進企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。文章主要分析了企業(yè)數(shù)字檔案館建設的目標及必要性，并提出了企業(yè)數(shù)字檔案館的建設策略和注意事項，旨在為相關研究提供參考。

[關鍵詞]企業(yè);數(shù)字檔案館;建設策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.088

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）14-0-02

0? ? ?引 言

現(xiàn)階段，計算機技術廣泛應用于社會生產(chǎn)和生活中，推動了企業(yè)辦公自動化和智能化建設。當前部分企業(yè)已經(jīng)大范圍利用計算機和網(wǎng)絡技術辦理各項業(yè)務，出現(xiàn)了大量的電子文件，這對檔案管理提出了較高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法順應時代發(fā)展趨勢，數(shù)字化檔案館建設成為企業(yè)改善經(jīng)營管理工作中的重要舉措。

1? ? ?企業(yè)數(shù)字檔案館建設目標

檔案館是企業(yè)數(shù)字檔案資源管理的空間載體，能夠為數(shù)字檔案資源提供統(tǒng)一和安全的存儲空間。企業(yè)數(shù)字檔案館集合了企業(yè)的多項標準和規(guī)范，能將企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)中不同格式的電子記錄轉化為統(tǒng)一的數(shù)字檔案格式，并對數(shù)據(jù)進行規(guī)范化和統(tǒng)一化組織、存儲和管理，同時制定科學的訪問機制。企業(yè)數(shù)字檔案館本質上是一個集成化的檔案業(yè)務運行及服務平臺，利用網(wǎng)絡為檔案工作者提供綜合性業(yè)務操作和服務。數(shù)字檔案館是檔案工作服務企業(yè)的信息門戶網(wǎng)站，為相關機構和個人提供了檔案查詢、檢索、瀏覽和利用等服務，實現(xiàn)信息集成化共享和系統(tǒng)化展示。企業(yè)數(shù)字檔案館負責弘揚企業(yè)歷史、文化，是組織開展宣傳教育工作的重要平臺，可成為檔案工作人員的素材庫，能夠將編纂成果展示給企業(yè)，以供企業(yè)利用。

2? ? ?企業(yè)建設數(shù)字檔案的必要性

2.1? ?滿足社會對檔案信息的要求

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，主要采用人工管理和查閱等方式，在管理和查閱中需要進行大量工作，耗費較多的時間。另外，部門紙質檔案建檔時間較長，并出現(xiàn)紙張老化等現(xiàn)象，降低了企業(yè)檔案保存、管理的質量。因此，企業(yè)有必要建立數(shù)字檔案館。在數(shù)字檔案館建設中，企業(yè)的檔案信息化管理水平顯著提高，檔案資源可在短時間內順利轉化為數(shù)字信息，形成數(shù)字化檔案。這樣一來，工作人員需注重檔案信息的完整性，為用戶提供更加全面且質量更高的檔案信息服務，用戶能夠在短時間內查閱和調取檔案信息，滿足他們對檔案信息的要求。

2.2? ?順應檔案工作發(fā)展趨勢

目前，網(wǎng)絡信息技術日益完善，國內多個行業(yè)實現(xiàn)了辦公自動化，其中，檔案管理也不例外。電子文件是檔案數(shù)字化和信息化管理的主要對象，如果采用人工管理的傳統(tǒng)檔案管理模式，管理人員需要面對大量的信息，加大了檔案管理的難度，降低了檔案信息應用率。而建設數(shù)字檔案館則能夠減輕人員工作壓力，創(chuàng)新檔案管理模式，彌補以往檔案管理工作的不足，進而拓展企業(yè)檔案收集和管理范圍，豐富企業(yè)的檔案信息資源。

2.3? ?實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

目前，企業(yè)間的競爭日益激烈，企業(yè)想要在市場競爭中獲得更大的優(yōu)勢，必須推進現(xiàn)代化發(fā)展。其中，建設數(shù)字檔案館是實現(xiàn)該目標的重要方式。數(shù)字檔案館能夠加快企業(yè)信息化建設步伐，提高企業(yè)管理的科學性與合理性，使其在激烈的市場競爭中占據(jù)有利位置。

3? ? ?企業(yè)數(shù)字檔案館建設策略

3.1? ?加強整體信息化建設規(guī)劃

企業(yè)在建設數(shù)字檔案館的過程中，要充分考慮其與企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)規(guī)劃建設的協(xié)調性。系統(tǒng)設計部門需建立聯(lián)動機制，同步落實各項工作，以全面保障數(shù)字檔案館的功能。同步規(guī)劃有利于業(yè)務系統(tǒng)的聯(lián)動互通，為文檔一體化奠定堅實的基礎。同時，企業(yè)無須開展系統(tǒng)接口測試，提高了企業(yè)數(shù)字檔案館運行效率。

3.2? ?積極開展調研

啟動數(shù)字檔案館前，需深入分析和研究檔案館的內部需求、企業(yè)部門信息化發(fā)展概況及其他企業(yè)數(shù)字檔案館建設的成功經(jīng)驗，并以此為基礎編制科學的數(shù)字檔案館建設及規(guī)劃方案，有效規(guī)避數(shù)字檔案館建設的盲目性。

3.3? ?建立企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系

企業(yè)檔案部門應充分參考國家出臺的各項政策制度和規(guī)范，參照行業(yè)發(fā)展的特點建立完善的制度和規(guī)范。企業(yè)數(shù)字檔案館建設過程中，利用計算機網(wǎng)絡和信息平臺處理工作時，要貫徹國際和國家的規(guī)范要求;處理綜合性信息時，應以遵守國家標準為準則;處理檔案信息化工作時，可借鑒其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，并根據(jù)企業(yè)實際情況加以調整和補充，在此基礎上構建標準體系，提高企業(yè)數(shù)字檔案館建設的規(guī)范性

和科學性。

4? ? ?數(shù)字檔案館建設中的注意事項

4.1? ?系統(tǒng)集成

數(shù)字檔案館建設過程中，要以線上和線下等多種方式收集文件，同時與企業(yè)其他業(yè)務系統(tǒng)進行集成處理，將信息資源整合至檔案系統(tǒng)平臺，進而搭建信息資源中心，為用戶提供信息資源，規(guī)避以往的信息孤島問題。企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)具有多樣性，不同的業(yè)務對應的系統(tǒng)有所不同，在企業(yè)發(fā)展過程中會出現(xiàn)新的系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有較強的穩(wěn)定性，投入使用后無法在短時期內更換新系統(tǒng)。所以，在建設數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的過程中，想要集合多個業(yè)務系統(tǒng)，應該為系統(tǒng)提供通用且穩(wěn)定的標準接口，為業(yè)務系統(tǒng)升級調整及信息資源整合與共享創(chuàng)造有

利條件。

4.2? ?系統(tǒng)建設與館藏檔案數(shù)字化共同進行

部分企業(yè)在檔案工作中均采用條目化管理模式，部分企業(yè)甚至并未建立檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理工作中僅利用Office軟件輔助檔案管理，不利于檔案數(shù)字化管理。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)上線后，需要以豐富的數(shù)字化檔案資源為支撐，發(fā)揮數(shù)字檔案館的優(yōu)勢。同時需要注意，系統(tǒng)建設的周期較長，館藏檔案數(shù)字化建設也需要較長的周期。為確保系統(tǒng)上線后可獲取充足的數(shù)字資源，要在系統(tǒng)建設時同步開展館藏檔案數(shù)字化建設，如果條件允許，可指派專業(yè)的技術人員或采用外包的方式完成檔案數(shù)字化掃描工作，豐富系統(tǒng)內部的數(shù)字資源。

4.3? ?上線前應經(jīng)多方測試

初步建立系統(tǒng)后，檔案管理人員應加強系統(tǒng)功能模塊測試，在測試系統(tǒng)的同時，可以以管理員的身份試用各項功能，對于試用過程中出現(xiàn)的問題，要及時形成書面記錄，并反饋給供應商，以及時解決各類問題。檔案管理系統(tǒng)需要面對用戶，因此，檔案管理人員應在工作中積極轉變自身角色，以用戶的視角測試系統(tǒng)，或者可在單位內部邀請其他部門的工作人員試用系統(tǒng)，記錄用戶反饋的問題，之后采取針對性的處理措施。

4.4? ?上線后落實答疑工作

新系統(tǒng)上線使用后，可能會出現(xiàn)前期測試中沒有出現(xiàn)的問題，這要求檔案管理人員與用戶保持良好的溝通，第一時間解答用戶在使用中遇到的問題，協(xié)助用戶以較短的時間適應全新的系統(tǒng)環(huán)境。企業(yè)數(shù)字檔案館要想實現(xiàn)長期穩(wěn)定運行，既要依靠自身優(yōu)越的性能以及完善的技術手段，又要建立科學完善的控制機制。企業(yè)在數(shù)字檔案館建設規(guī)劃設計過程中，必須嚴格遵守制度，按照規(guī)范要求做好各項工作，確保系統(tǒng)建設的有序性和規(guī)范性。

4.5? ?統(tǒng)一建設理念

企業(yè)信息化建設過程中，信息技術發(fā)揮著極為關鍵的作用，且該技術與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃具有十分密切的聯(lián)系，已成為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的一部分。目前，企業(yè)組織基礎構架、業(yè)務流程和IT構架高度結合的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略已初步形成，該戰(zhàn)略極大地推動了企業(yè)平穩(wěn)前行。長期盈利是企業(yè)發(fā)展的重要目標，且很多因素均會影響數(shù)字檔案館建設，如資金等。檔案系統(tǒng)維護具有長期性，軟件升級需要較多的資金支持。如某檔案館建設一期工程所需費用為380萬元，二期所需費用為100萬元，而這僅為建設費用，未含后續(xù)的系統(tǒng)維護費用。所以數(shù)字檔案館建設過程中，必須同企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相協(xié)調，統(tǒng)一理念，推動數(shù)字檔案館平穩(wěn)運行。

4.6? ?積極開展技能培訓

為提高數(shù)字檔案館的運行質量，企業(yè)必須高度重視人員的技能培訓，采取有效措施完善數(shù)字檔案館功能，編制詳盡的員工操作手冊，同時，基于操作手冊對出版人、檔案人員和管理人員開展個性化和系統(tǒng)化培訓。同時，在平臺上也要組織工作人員參與在線培訓和在線講座，不斷提高檔案管理人員的工作水平。

4.7? ?加強各部門協(xié)調工作

數(shù)字檔案館建設需要消耗大量的人力、物力和財力，這要求企業(yè)管理人員高度重視數(shù)字檔案館建設，促進數(shù)字檔案館建設平穩(wěn)開展。此外，業(yè)務部門領導也應對此予以高度關注。在部門領導的支持下，協(xié)調各部門開展建設工作。另外，數(shù)字檔案館開發(fā)中要積極融合管理規(guī)范、工作流程和操作要求，這對業(yè)務部門和技術部門提出了十分嚴格的要求，只有積極溝通交流，才能確保業(yè)務規(guī)則和新技術的有效應用，改善檔案服務質量。

5? ? ?結 語

企業(yè)在經(jīng)營和發(fā)展中，需要積極開發(fā)檔案信息資源，該任務成為企業(yè)檔案工作中的重要內容。為提高企業(yè)數(shù)字檔案館建設質量，企業(yè)需根據(jù)當前實際情況，采取科學有效的策略組織開展數(shù)字檔案館建設工作，注重人員技能培訓，做好各部門的溝通協(xié)調，優(yōu)化企業(yè)檔案服務，為企業(yè)長遠發(fā)展做貢獻。

主要參考文獻

[1]白玲玲，胥靜.關于企業(yè)數(shù)字檔案館建設實踐的思考[J].機電兵船檔案，2019（3）：99-101.

[2]張曦躍.探析企業(yè)數(shù)字檔案館建設[J].數(shù)字與縮微影像，2019（2）：23-25.

[3]韓陽，賀瑜，劉佳.關于企業(yè)數(shù)字檔案館建設的若干思考[J].機電兵船檔案，2020（1）：86-88.

[4]鄧紅梅.關于企業(yè)數(shù)字檔案館建設的思考[C]//華北地區(qū)檔案學會學術研討會，2014.

[5]熊偉.“大數(shù)據(jù)”影響下企業(yè)數(shù)字檔案館建設的思考[J].蘭臺世界，2016（9）：40-43.