淺談企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)策略

陳靜 王慶

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，諸多行業(yè)均進(jìn)入深化改革階段。企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，數(shù)字檔案館建設(shè)成為企業(yè)工作的重要內(nèi)容。積極建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館能夠優(yōu)化企業(yè)檔案管理，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。文章主要分析了企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)及必要性，并提出了企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)策略和注意事項(xiàng)，旨在為相關(guān)研究提供參考。

[關(guān)鍵詞]企業(yè);數(shù)字檔案館;建設(shè)策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.088

[中圖分類號(hào)]G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）14-0-02

0? ? ?引 言

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)和生活中，推動(dòng)了企業(yè)辦公自動(dòng)化和智能化建設(shè)。當(dāng)前部分企業(yè)已經(jīng)大范圍利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，出現(xiàn)了大量的電子文件，這對(duì)檔案管理提出了較高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)字化檔案館建設(shè)成為企業(yè)改善經(jīng)營(yíng)管理工作中的重要舉措。

1? ? ?企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)

檔案館是企業(yè)數(shù)字檔案資源管理的空間載體，能夠?yàn)閿?shù)字檔案資源提供統(tǒng)一和安全的存儲(chǔ)空間。企業(yè)數(shù)字檔案館集合了企業(yè)的多項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，能將企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不同格式的電子記錄轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的數(shù)字檔案格式，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化和統(tǒng)一化組織、存儲(chǔ)和管理，同時(shí)制定科學(xué)的訪問(wèn)機(jī)制。企業(yè)數(shù)字檔案館本質(zhì)上是一個(gè)集成化的檔案業(yè)務(wù)運(yùn)行及服務(wù)平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)為檔案工作者提供綜合性業(yè)務(wù)操作和服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案工作服務(wù)企業(yè)的信息門(mén)戶網(wǎng)站，為相關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人提供了檔案查詢、檢索、瀏覽和利用等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息集成化共享和系統(tǒng)化展示。企業(yè)數(shù)字檔案館負(fù)責(zé)弘揚(yáng)企業(yè)歷史、文化，是組織開(kāi)展宣傳教育工作的重要平臺(tái)，可成為檔案工作人員的素材庫(kù)，能夠?qū)⒕幾氤晒故窘o企業(yè)，以供企業(yè)利用。

2? ? ?企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案的必要性

2.1? ?滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的要求

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，主要采用人工管理和查閱等方式，在管理和查閱中需要進(jìn)行大量工作，耗費(fèi)較多的時(shí)間。另外，部門(mén)紙質(zhì)檔案建檔時(shí)間較長(zhǎng)，并出現(xiàn)紙張老化等現(xiàn)象，降低了企業(yè)檔案保存、管理的質(zhì)量。因此，企業(yè)有必要建立數(shù)字檔案館。在數(shù)字檔案館建設(shè)中，企業(yè)的檔案信息化管理水平顯著提高，檔案資源可在短時(shí)間內(nèi)順利轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，形成數(shù)字化檔案。這樣一來(lái)，工作人員需注重檔案信息的完整性，為用戶提供更加全面且質(zhì)量更高的檔案信息服務(wù)，用戶能夠在短時(shí)間內(nèi)查閱和調(diào)取檔案信息，滿足他們對(duì)檔案信息的要求。

2.2? ?順應(yīng)檔案工作發(fā)展趨勢(shì)

目前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)日益完善，國(guó)內(nèi)多個(gè)行業(yè)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，其中，檔案管理也不例外。電子文件是檔案數(shù)字化和信息化管理的主要對(duì)象，如果采用人工管理的傳統(tǒng)檔案管理模式，管理人員需要面對(duì)大量的信息，加大了檔案管理的難度，降低了檔案信息應(yīng)用率。而建設(shè)數(shù)字檔案館則能夠減輕人員工作壓力，創(chuàng)新檔案管理模式，彌補(bǔ)以往檔案管理工作的不足，進(jìn)而拓展企業(yè)檔案收集和管理范圍，豐富企業(yè)的檔案信息資源。

2.3? ?實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

目前，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)想要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更大的優(yōu)勢(shì)，必須推進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展。其中，建設(shè)數(shù)字檔案館是實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)的重要方式。數(shù)字檔案館能夠加快企業(yè)信息化建設(shè)步伐，提高企業(yè)管理的科學(xué)性與合理性，使其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利位置。

3? ? ?企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)策略

3.1? ?加強(qiáng)整體信息化建設(shè)規(guī)劃

企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館的過(guò)程中，要充分考慮其與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)的協(xié)調(diào)性。系統(tǒng)設(shè)計(jì)部門(mén)需建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，同步落實(shí)各項(xiàng)工作，以全面保障數(shù)字檔案館的功能。同步規(guī)劃有利于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)互通，為文檔一體化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)無(wú)須開(kāi)展系統(tǒng)接口測(cè)試，提高了企業(yè)數(shù)字檔案館運(yùn)行效率。

3.2? ?積極開(kāi)展調(diào)研

啟動(dòng)數(shù)字檔案館前，需深入分析和研究檔案館的內(nèi)部需求、企業(yè)部門(mén)信息化發(fā)展概況及其他企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，并以此為基礎(chǔ)編制科學(xué)的數(shù)字檔案館建設(shè)及規(guī)劃方案，有效規(guī)避數(shù)字檔案館建設(shè)的盲目性。

3.3? ?建立企業(yè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系

企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)充分參考國(guó)家出臺(tái)的各項(xiàng)政策制度和規(guī)范，參照行業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)建立完善的制度和規(guī)范。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息平臺(tái)處理工作時(shí)，要貫徹國(guó)際和國(guó)家的規(guī)范要求;處理綜合性信息時(shí)，應(yīng)以遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則;處理檔案信息化工作時(shí)，可借鑒其他企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況加以調(diào)整和補(bǔ)充，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系，提高企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范性

和科學(xué)性。

4? ? ?數(shù)字檔案館建設(shè)中的注意事項(xiàng)

4.1? ?系統(tǒng)集成

數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，要以線上和線下等多種方式收集文件，同時(shí)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成處理，將信息資源整合至檔案系統(tǒng)平臺(tái)，進(jìn)而搭建信息資源中心，為用戶提供信息資源，規(guī)避以往的信息孤島問(wèn)題。企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有多樣性，不同的業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)有所不同，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)新的系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，投入使用后無(wú)法在短時(shí)期內(nèi)更換新系統(tǒng)。所以，在建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，想要集合多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)該為系統(tǒng)提供通用且穩(wěn)定的標(biāo)準(zhǔn)接口，為業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)調(diào)整及信息資源整合與共享創(chuàng)造有

利條件。

4.2? ?系統(tǒng)建設(shè)與館藏檔案數(shù)字化共同進(jìn)行

部分企業(yè)在檔案工作中均采用條目化管理模式，部分企業(yè)甚至并未建立檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理工作中僅利用Office軟件輔助檔案管理，不利于檔案數(shù)字化管理。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)上線后，需要以豐富的數(shù)字化檔案資源為支撐，發(fā)揮數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)需要注意，系統(tǒng)建設(shè)的周期較長(zhǎng)，館藏檔案數(shù)字化建設(shè)也需要較長(zhǎng)的周期。為確保系統(tǒng)上線后可獲取充足的數(shù)字資源，要在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)同步開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，如果條件允許，可指派專業(yè)的技術(shù)人員或采用外包的方式完成檔案數(shù)字化掃描工作，豐富系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)字資源。

4.3? ?上線前應(yīng)經(jīng)多方測(cè)試

初步建立系統(tǒng)后，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)功能模塊測(cè)試，在測(cè)試系統(tǒng)的同時(shí)，可以以管理員的身份試用各項(xiàng)功能，對(duì)于試用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)形成書(shū)面記錄，并反饋給供應(yīng)商，以及時(shí)解決各類問(wèn)題。檔案管理系統(tǒng)需要面對(duì)用戶，因此，檔案管理人員應(yīng)在工作中積極轉(zhuǎn)變自身角色，以用戶的視角測(cè)試系統(tǒng)，或者可在單位內(nèi)部邀請(qǐng)其他部門(mén)的工作人員試用系統(tǒng)，記錄用戶反饋的問(wèn)題，之后采取針對(duì)性的處理措施。

4.4? ?上線后落實(shí)答疑工作

新系統(tǒng)上線使用后，可能會(huì)出現(xiàn)前期測(cè)試中沒(méi)有出現(xiàn)的問(wèn)題，這要求檔案管理人員與用戶保持良好的溝通，第一時(shí)間解答用戶在使用中遇到的問(wèn)題，協(xié)助用戶以較短的時(shí)間適應(yīng)全新的系統(tǒng)環(huán)境。企業(yè)數(shù)字檔案館要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行，既要依靠自身優(yōu)越的性能以及完善的技術(shù)手段，又要建立科學(xué)完善的控制機(jī)制。企業(yè)在數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守制度，按照規(guī)范要求做好各項(xiàng)工作，確保系統(tǒng)建設(shè)的有序性和規(guī)范性。

4.5? ?統(tǒng)一建設(shè)理念

企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，信息技術(shù)發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用，且該技術(shù)與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃具有十分密切的聯(lián)系，已成為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的一部分。目前，企業(yè)組織基礎(chǔ)構(gòu)架、業(yè)務(wù)流程和IT構(gòu)架高度結(jié)合的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略已初步形成，該戰(zhàn)略極大地推動(dòng)了企業(yè)平穩(wěn)前行。長(zhǎng)期盈利是企業(yè)發(fā)展的重要目標(biāo)，且很多因素均會(huì)影響數(shù)字檔案館建設(shè)，如資金等。檔案系統(tǒng)維護(hù)具有長(zhǎng)期性，軟件升級(jí)需要較多的資金支持。如某檔案館建設(shè)一期工程所需費(fèi)用為380萬(wàn)元，二期所需費(fèi)用為100萬(wàn)元，而這僅為建設(shè)費(fèi)用，未含后續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用。所以數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，必須同企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相協(xié)調(diào)，統(tǒng)一理念，推動(dòng)數(shù)字檔案館平穩(wěn)運(yùn)行。

4.6? ?積極開(kāi)展技能培訓(xùn)

為提高數(shù)字檔案館的運(yùn)行質(zhì)量，企業(yè)必須高度重視人員的技能培訓(xùn)，采取有效措施完善數(shù)字檔案館功能，編制詳盡的員工操作手冊(cè)，同時(shí)，基于操作手冊(cè)對(duì)出版人、檔案人員和管理人員開(kāi)展個(gè)性化和系統(tǒng)化培訓(xùn)。同時(shí)，在平臺(tái)上也要組織工作人員參與在線培訓(xùn)和在線講座，不斷提高檔案管理人員的工作水平。

4.7? ?加強(qiáng)各部門(mén)協(xié)調(diào)工作

數(shù)字檔案館建設(shè)需要消耗大量的人力、物力和財(cái)力，這要求企業(yè)管理人員高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)平穩(wěn)開(kāi)展。此外，業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對(duì)此予以高度關(guān)注。在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，協(xié)調(diào)各部門(mén)開(kāi)展建設(shè)工作。另外，數(shù)字檔案館開(kāi)發(fā)中要積極融合管理規(guī)范、工作流程和操作要求，這對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)提出了十分嚴(yán)格的要求，只有積極溝通交流，才能確保業(yè)務(wù)規(guī)則和新技術(shù)的有效應(yīng)用，改善檔案服務(wù)質(zhì)量。

5? ? ?結(jié) 語(yǔ)

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中，需要積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，該任務(wù)成為企業(yè)檔案工作中的重要內(nèi)容。為提高企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)質(zhì)量，企業(yè)需根據(jù)當(dāng)前實(shí)際情況，采取科學(xué)有效的策略組織開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，注重人員技能培訓(xùn)，做好各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)化企業(yè)檔案服務(wù)，為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

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