“互聯(lián)網(wǎng)+”預(yù)約報賬系統(tǒng)中審批流程再造研究

吳林

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”正急速重構(gòu)傳統(tǒng)財務(wù)信息化建設(shè)，網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的出現(xiàn)，也為“報賬難”提供了高效的解決方案，但在高校信息化變革和推進(jìn)的過程中，依然存在諸多值得研究的問題。本文從預(yù)約審簽環(huán)節(jié)切入，通過分析審批流程在當(dāng)前高校的應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題，從信息化角度、智能化角度、管理模型角度分別研究了審簽過程，提出了諸多優(yōu)化思路和創(chuàng)新方法，進(jìn)而為高校財務(wù)智能化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”;高校財務(wù);預(yù)約報賬;審簽流程

引言

我國高校正值高速發(fā)展時期，資金投入逐年遞增，經(jīng)費(fèi)來源渠道多樣，財務(wù)管理工作復(fù)雜度隨之增加。而今科技發(fā)展日新月異，在2019年的《政府工作報告》中明確提出了深入開展“互聯(lián)網(wǎng)+”行動，互聯(lián)網(wǎng)與財務(wù)的融合加速了財務(wù)信息化的發(fā)展，推動財務(wù)服務(wù)和財務(wù)管理進(jìn)入新的階段。圍繞著高校財務(wù)突出問題“報賬難”，先后經(jīng)歷了現(xiàn)場預(yù)約掛號報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約排號報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬系統(tǒng)等，從傳統(tǒng)的局部信息化到互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，構(gòu)成了財務(wù)信息化在預(yù)約報賬體系的進(jìn)化路徑。新型的“互聯(lián)網(wǎng)+”財務(wù)應(yīng)用網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬系統(tǒng)，不但解決了排隊叫號的問題，也是高效財務(wù)信息化的一種體現(xiàn)，但在使用過程中，依然暴露出諸多問題，值得探討、優(yōu)化。本文圍繞報賬系統(tǒng)中的審批過程展開討論，為預(yù)約報賬系統(tǒng)的優(yōu)化提出諸多設(shè)計思路。

一、不等候預(yù)約報賬系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀

網(wǎng)上不等候預(yù)約報賬系統(tǒng)是最近幾年新出現(xiàn)的“互聯(lián)網(wǎng)+”財務(wù)的應(yīng)用典范，是解決高?！皥筚~難”的一種有效途徑。目前高校已逐步從網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)過渡到網(wǎng)上不等候預(yù)約報賬系統(tǒng)，后者不但解決了現(xiàn)場排隊叫號的問題，而且分離了網(wǎng)上叫號和現(xiàn)場財務(wù)單據(jù)審核的過程，降低了報賬人員現(xiàn)場等待時間，從而提升了師生報賬效率和滿意度。具體流程為報賬人員通過用戶名和密碼登錄到系統(tǒng)，根據(jù)需要填寫報賬單據(jù)，提交和報賬相關(guān)的材料與圖片，進(jìn)入單據(jù)審批流程，審批通過的單據(jù)報賬人可以擇期投送到財務(wù)部門，財務(wù)相關(guān)人員審核實體單據(jù)是否符合財務(wù)報賬制度，審核通過后在系統(tǒng)中更新單據(jù)狀態(tài)，進(jìn)入付款隊列，報賬資金通過銀連接口實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬。

該系統(tǒng)的實現(xiàn)方式在目前高校報賬系統(tǒng)中具有較高的使用效率，但在逐步推行過程中也出現(xiàn)了一些問題。第一;“掛單率”高。掛單率是報賬人員在提交單據(jù)后，不能完整的走完整個審批流程，在某一個節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致審核流程停滯。第二;信息不對稱。這里主要是指在系統(tǒng)使用過程中，報賬人員對預(yù)算管理情況、項目經(jīng)費(fèi)使用情況及借款情況等掌握不明確，在報賬過程中容易出現(xiàn)各種與經(jīng)費(fèi)管理、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等不符的情況，導(dǎo)致報賬停滯。第三;系統(tǒng)智能化程度不夠。因報賬系統(tǒng)初始植入規(guī)則不夠完善，對于存在問題的單據(jù)，無法全面校驗單據(jù)的規(guī)范性及準(zhǔn)確性，導(dǎo)致單據(jù)提交后，在后續(xù)審批階段依然無法通過，只能退回單據(jù)，重新修改提交，影響報賬進(jìn)度。

二、審批流程應(yīng)用現(xiàn)狀

網(wǎng)上不等候預(yù)約報賬系統(tǒng)一般包含網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上審簽系統(tǒng)、預(yù)算控費(fèi)系統(tǒng)、銀校直聯(lián)系統(tǒng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和查詢通知系統(tǒng)等，其中網(wǎng)上審簽系統(tǒng)的使用程度與使用深度直接影響了報賬的整體效率。通過研究多家高校單位，發(fā)現(xiàn)已部署網(wǎng)上不等候預(yù)約報賬系統(tǒng)的單位中，一部分高校已實行網(wǎng)上審簽系統(tǒng)，另一部分暫未開啟網(wǎng)上審批系統(tǒng)。兩種應(yīng)用效果各有不同，但總體來說開啟網(wǎng)上審簽系統(tǒng)的整體報賬效率會有一定程度的提高，以下針對兩種應(yīng)用效果分別做深入探討：

（1）已實行網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)但未使用網(wǎng)上審批流程的高校，采用線上提交、線下審批的方式。報賬人員線上填寫報銷單據(jù)及材料，線下打印單據(jù)，按照業(yè)務(wù)審核流程，找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，完成報賬審批流程。但在整個審批過程，主要審批人都是相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和校領(lǐng)導(dǎo)，本身事務(wù)繁忙，參加外部學(xué)習(xí)、交流較多，審批過程相對漫長，導(dǎo)致報賬流程停滯。另一方面，審批人在審批單據(jù)時，也會因為政策規(guī)章制度等知識儲備不足，而隨意簽字審批，導(dǎo)致審批失去了內(nèi)控設(shè)置的初衷，比如涉及科研項目經(jīng)費(fèi)的辦公設(shè)備購置、勞務(wù)費(fèi)及差旅費(fèi)等業(yè)務(wù)，審批人往往不能準(zhǔn)確地判斷此類業(yè)務(wù)是否符合政策制度規(guī)定、是否在經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理范圍內(nèi)等，直接簽字通過，使得審批流于形式，失去了審批的本身意義。

（2）已實行網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)且已開啟網(wǎng)上審批流程的高校，采用線上提交、線上審批的方式。報賬人員在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中按照要求填寫報賬單，上傳相關(guān)單據(jù)附件，提交報賬單進(jìn)入審批流程，線上審批流程與線下流程相同，只是把線下審批行為轉(zhuǎn)入線上進(jìn)行。但在整個審批流程中，依然存在審核人員外出學(xué)習(xí)、外部交流、科研活動等情況，有了網(wǎng)上審批，審核人員就可以通過電腦或者手機(jī)App實現(xiàn)實時審核，查看審批單據(jù)的詳情，包括：填報科目、經(jīng)費(fèi)使用情況、費(fèi)用發(fā)生明細(xì)、提交的附件合同等，在審批時可以關(guān)注更多的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。同時，網(wǎng)上審批也可以提供審批流程的實時顯示，關(guān)注審批流程進(jìn)度和審批當(dāng)前環(huán)節(jié)，及時跟蹤單據(jù)狀態(tài)，從而讓審批更具有真實意義，提升報賬流轉(zhuǎn)效率。實際使用過程中依然存在線下審批的問題，使部分審批過程流于形式。

三、審批流程優(yōu)化與重構(gòu)

在高校突出的“報賬難”問題中，審批流程的執(zhí)行效率直接關(guān)系到整個報賬過程的執(zhí)行時間。而審核是一種監(jiān)控和管理手段，是驗證報賬人員是否按照既定的財務(wù)規(guī)章制度去執(zhí)行報賬，通過審核檢測經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否存在問題，有助于強(qiáng)化報賬人員的報賬知識體系，有助于部門的財務(wù)科學(xué)管理，有助于全校的財務(wù)科學(xué)管理，不斷完善高校財務(wù)管理體系。所以，研究現(xiàn)有審批流程，優(yōu)化與重構(gòu)審批流程具有非常重要的意義，本文從以下三個方向深入探討：

（1）從信息化角度研究，當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)為移動互聯(lián)時代，智能終端手機(jī)快速更新?lián)Q代，網(wǎng)絡(luò)4G普及以及5G的應(yīng)用推廣，越來越多的財務(wù)系統(tǒng)支持移動端應(yīng)用，但在校內(nèi)發(fā)布推廣系統(tǒng)的過程中，師生們使用的并不是很廣泛，主要由于當(dāng)前移動應(yīng)用泛濫，師生們對于新App的應(yīng)用接受程度有限，使得App安裝使用頻率依然很低，重點(diǎn)消息依然很難推送到用戶。在推廣App移動辦公審批的過程中，應(yīng)該結(jié)合微信及微信小程序應(yīng)用，微信現(xiàn)在已成為人際鏈接最大的移動互聯(lián)平臺，基本人人都有微信，而微信小程序作為新時代的移動輕量級應(yīng)用，既可以滿足移動端的信息交互與傳遞，也可以在不安裝App的情況下實現(xiàn)移動辦公應(yīng)用。另外，微信是用戶在使用移動應(yīng)用時使用頻次最高的App，在這種情況下，需要審批的信息可以即時推送到微信終端，有效提示審批管理者進(jìn)行單據(jù)審批，從而縮短審批過程，提升單據(jù)審批效率。

（2）從智能化角度研究，大數(shù)據(jù)和人工智能的發(fā)展已經(jīng)很多年了，互聯(lián)網(wǎng)云系統(tǒng)應(yīng)用的相對較多，而校內(nèi)的企業(yè)服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用卻很少。網(wǎng)上不等候預(yù)約報賬系統(tǒng)的審簽?zāi)K的設(shè)計在整個審批流程中可以從審批的流程、不同部門、全年時間周期分布、審批類型、審批人、審批時間等多維度記錄發(fā)生的流水?dāng)?shù)據(jù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，利用人工智能構(gòu)建模型預(yù)測，在用戶提交申請單后，智能的計算出當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)等待時間，后續(xù)節(jié)點(diǎn)執(zhí)行時間等。在此過程中，通過構(gòu)建審批人個人數(shù)據(jù)畫像，依據(jù)審批人對不同類型的單據(jù)發(fā)生時間、個人的審批愛好等，在預(yù)定的規(guī)則觸發(fā)因素時，系統(tǒng)依據(jù)已設(shè)定的模型，通過微信智能跟蹤，提醒用戶進(jìn)行審批。另外，通過大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，針對單據(jù)的類型，做動態(tài)評估，用戶在填報單據(jù)時，可以根據(jù)單據(jù)類型、經(jīng)費(fèi)使用情況、經(jīng)費(fèi)回收時間等自動調(diào)整單據(jù)的優(yōu)先級，設(shè)定為高、中、低三種級別，高級為時間急迫性型，需要在設(shè)定比較短的時間內(nèi)完成，中級和低級相對審批時間寬松，這樣通過智能化的方式有效規(guī)整審批單據(jù)，提升審批效率。

（3）從管理考核模型研究，信息化的建設(shè)和智能化的推進(jìn)有效地提升了審批的效能，但是任何信息化的執(zhí)行推進(jìn)，達(dá)到最大化利用效率都需要高校內(nèi)部的管理制度配合，所以管理考核模型的設(shè)計成為最后一擊的推進(jìn)劑。以下從部門協(xié)作審批指標(biāo)和個體審批指標(biāo)出發(fā)，探索研究指標(biāo)的制定如下：部門協(xié)作審批指標(biāo)主要是衡量部門之間協(xié)同的執(zhí)行效率，借助大數(shù)據(jù)，統(tǒng)計所有已發(fā)生的報賬單據(jù)審批流轉(zhuǎn)過程中的等待時間，按照部門維度，依據(jù)數(shù)據(jù)和發(fā)生的總時間，計算出平均用時，從這些數(shù)據(jù)出發(fā)，分析出在審批過程中部門之間協(xié)同流轉(zhuǎn)的執(zhí)行效率，從而可以得出不同部門在審批過程中的審批效能指數(shù);個體審批指標(biāo)是從審批者個人出發(fā)，通過大數(shù)據(jù)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，從個人審批時間、審批類型、學(xué)期不同階段的審批數(shù)據(jù)、審批總數(shù)和審批人層級等制定個體審批評估模型，在每個學(xué)期末使用系統(tǒng)自動評估所有審批人在這個學(xué)期的審批效能指數(shù)。針對以上兩個管理考核模型，對末位排名10%部門和個體，依據(jù)已制定財務(wù)規(guī)章制度進(jìn)行通知，并發(fā)送系統(tǒng)統(tǒng)計結(jié)果到相關(guān)人郵箱，以有效督促部門和審核個體，從而提升全校的審核效率。

結(jié)語

通過對當(dāng)前高校實施的網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)進(jìn)行研究，抽離出在整個報賬過程中的審批環(huán)節(jié)，結(jié)合系統(tǒng)在當(dāng)前高校的應(yīng)用效果，以影響“報賬難”的關(guān)鍵因素為切入點(diǎn)，針對審簽系統(tǒng)展開研究，從信息化、智能化、管理模型設(shè)計角度展開分析，結(jié)合高?，F(xiàn)狀，尋找對應(yīng)的解決方案，逐步優(yōu)化網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，提升財務(wù)系統(tǒng)智能化水平，提升師生滿意度，從而更好地服務(wù)于高校建設(shè)。

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