大數(shù)據(jù)時代智慧檔案管理的發(fā)展策略研究

王雪松

【摘 ?要】隨著科技技術(shù)的快速提升各個領(lǐng)域迎來大數(shù)據(jù)化時代，促使行業(yè)發(fā)展更加迅猛。大數(shù)據(jù)時代下，公共部門需要轉(zhuǎn)變管理觀念、提升管理技能，借助于智慧檔案管理，實現(xiàn)信息資源的高效整合與管理，解決公共部門傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，借助于人工智能與物聯(lián)網(wǎng)等新型技術(shù)，豐富檔案信息資源，做好人事檔案管理與工程檔案管理工作，構(gòu)建完整的新型虛擬檔案館。筆者是一名公共部門工作人員，在日常工作中接觸到的檔案管理內(nèi)容比較多，本文主要是對大數(shù)據(jù)時代智慧檔案管理的發(fā)展策略展開探究，希望對智慧檔案管理提供相應(yīng)的借鑒與指導，提升公共部門檔案管理質(zhì)量與效率。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);智慧檔案管理;發(fā)展策略

1大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的機遇

1.1更有利于挖掘檔案價值

隨著信息技術(shù)的不斷提升，檔案信息數(shù)字化進程不斷加速。無紙化辦公的大力推進使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔逐步向電子文件過渡。利用大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，檔案信息的篩選效率得到較大提升。信息資源的縱向及橫向連接，進一步增強了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源利用率。

1.2更有利于信息資源共享

大量匯集的檔案信息只有在云計算及大數(shù)據(jù)的技術(shù)支撐下，才能真正發(fā)揮資源共享的作用。互聯(lián)網(wǎng)信息的傳遞，讓檔案服務(wù)由幕后逐步走向臺前。平臺化資源共享打破了時間和空間的限制，也進一步降低了檔案信息共享成本。通過共享信息的橫向串聯(lián)，人們更全面地了解及掌握到客觀事物的整體形態(tài)，為各項事務(wù)決策提供了更加堅實可靠的資源支撐。

2大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的到來雖然給檔案管理工作帶來了很多新的機遇，但同時也帶來了很多挑戰(zhàn)。第一，對傳統(tǒng)管理理念的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理理念下，檔案管理人員需要對檔案進行逐一分類，并做好相應(yīng)的標記。但是在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍舊沿傳統(tǒng)的管理模式開展工作則無法有效對檔案信息進行分類和標記。同時，過去檔案管理人員認為檔案管理的重點是檔案文件而不是檔案中的數(shù)據(jù)信息，缺乏數(shù)據(jù)意識，沒有深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的重要價值。第二，對檔案形式的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案即紙質(zhì)檔案，但大數(shù)據(jù)時代要求以電子文檔、圖片、音頻以及視頻的形式記錄和存儲檔案信息，這就需要檔案管理人員掌握大數(shù)據(jù)時代的要求，利用合適的形式保存檔案。第三，對檔案管理人員的挑戰(zhàn)。在過去檔案管理人員只需掌握基礎(chǔ)的檔案管理流程與操作即可，但大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其具備大數(shù)據(jù)技術(shù)和相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用能力，以及較高的業(yè)務(wù)水平。第四，對檔案安全性的挑戰(zhàn)。紙質(zhì)檔案可能會受到火災(zāi)、水災(zāi)的影響，但信息化檔案也會受到網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的襲擊。

3大數(shù)據(jù)時代智慧檔案管理的發(fā)展策略

3.1實現(xiàn)檔案信息資源的共享、共建

在大數(shù)據(jù)時代背景下，要想展示出智慧檔案的優(yōu)勢與作用，需要實現(xiàn)公共部門可公開檔案信息資源的共享、共建，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)橫向聯(lián)系，讓各項數(shù)據(jù)能夠同行運行。大數(shù)據(jù)時代背景下的智慧檔案管理屬于一項復(fù)雜、龐大的活動，需要實現(xiàn)資源與信息的整合與共享，之前我國各地政府信息建設(shè)良莠不齊，部分地區(qū)、行業(yè)信息技術(shù)較為落后，信息數(shù)據(jù)之間的傳遞較為緩慢，各個部門想要查詢其他部門的數(shù)據(jù)信息較為困難，在智慧檔案管理工作中，能夠借助于檔案信息資源共享共建來解決以上問題，讓各個部門之間能夠快速傳遞數(shù)據(jù)信息，提供更為便捷的數(shù)據(jù)支持。同時，在智慧檔案管理工作中，對實物檔案資源進行管理、分類、收集，解決以往檔案資源難以存儲、難以分類、難以收集的問題，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與自動化，開發(fā)檔案信息，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺登記海量數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案服務(wù)的便利性，把以往的數(shù)據(jù)存儲模式轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)模型，由被動文件服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動文件服務(wù)。

3.2重視檔案管理隊伍創(chuàng)新意識的培養(yǎng)

應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的要求，培養(yǎng)一支具有創(chuàng)新意識的檔案管理隊伍，構(gòu)建新時代檔案管理人力新格局。檔案管理相關(guān)部門應(yīng)注意引進信息技術(shù)型人才，把好人才招聘關(guān)，引導高素質(zhì)創(chuàng)新型人才進入到大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作中，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效助力檔案管理水平的提升。同時，檔案管理部門應(yīng)營造良好的學習環(huán)境，宣傳大數(shù)據(jù)相關(guān)知識，引導其充分認識大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的重要性。應(yīng)加強學習培訓，不斷提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作離不開一定的基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)營造良好的信息環(huán)境，完善信息化設(shè)備配備，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提供物質(zhì)條件。工作人員應(yīng)加強自身學習，加強結(jié)對幫扶，熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)，以便更好運用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理好檔案。

3.3增強電子檔案管理設(shè)備與人力投入

在大數(shù)據(jù)時代背景中，要想創(chuàng)新以往檔案管理方式，并提升檔案管理質(zhì)量，在實際工作中，必須要增強電子檔案管理工作所需設(shè)備，增加設(shè)備投入，首先，應(yīng)做好設(shè)備選擇工作，在設(shè)備選擇工作中以計算機設(shè)備為主，選擇具有存儲功能的計算機，在設(shè)備選擇工作完成后，應(yīng)結(jié)合電子檔案管理工作要求，引入電子檔案管理系統(tǒng)，并將電子檔案管理系統(tǒng)安裝至計算機設(shè)備中，為后續(xù)電子檔案檢索、分析等各項工作開展提供可靠平臺。與此同時，在電子檔案系統(tǒng)選擇前，需要結(jié)合企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理工作實際要求，選擇適合的檔案系統(tǒng)。要想完成此項工作，需要不斷強化人員管理，引入更多專業(yè)能力強的檔案管理工作者，充分發(fā)揮電子檔案作用，提升檔案信息應(yīng)用價值。最后，在傳統(tǒng)檔案創(chuàng)新工作中，需要引入復(fù)合型人才，并在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新以往檔案管理工作模式，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方式，以創(chuàng)新為基礎(chǔ)，做好電子檔案管理工作，最大限度提升電子檔案管理工作效率。

3.4增強檔案安全性

信息化管理雖然效率較高，但也可能會出現(xiàn)信息泄露等問題，因此應(yīng)保障檔案信息的保密性以及安全性?？梢酝晟茩n案數(shù)據(jù)化管理平臺，在平臺當中通過設(shè)置防火墻、聲紋認證等方式降低系統(tǒng)被黑客、病毒攻擊的幾率。檔案管理人員也需要定期掃描系統(tǒng)漏洞和病毒，并進行修復(fù)，確保檔案的安全性，且需要做好檔案備份工作，避免檔案丟失造成嚴重影響。

結(jié)語

在對大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)檔案管理工作要在把握當前檔案管理工作不足的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢和特點，通過轉(zhuǎn)變觀念、發(fā)揮優(yōu)勢、完善素質(zhì)、改善設(shè)計等方式，進而有效促進企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級，為企業(yè)的快速發(fā)展和平穩(wěn)運行提供有力保障。

參考文獻：

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