大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的探討

呂文慧

【摘 ?要】檔案管理工作在多年的發(fā)展中很難受到人們的重視，因此發(fā)展速度受到了不利影響，發(fā)展難度也較大。檔案是對(duì)歷史的記載，而且還有一部分檔案中記錄的信息十分重要，因此國家應(yīng)該更加重視對(duì)檔案的管理?，F(xiàn)如今，大部分地區(qū)的檔案管理工作仍然是人工形式，無論是收集檔案，還是對(duì)檔案進(jìn)行管理都是以人工的形式進(jìn)行，人工的工作方式可能會(huì)導(dǎo)致管理檔案的過程中出現(xiàn)失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理的作用，負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，使用信息技術(shù)解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相較于傳統(tǒng)的管理方式具備更多優(yōu)勢(shì)，有利于促進(jìn)信息的共享。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;管理

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息量爆炸的時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的橫空出世使信息科學(xué)往前邁進(jìn)了一大步作為新興的信息科學(xué)技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為世界各國相互競(jìng)爭(zhēng)的一項(xiàng)前沿技術(shù)。能否在數(shù)量十分龐大的信息大海里快速、準(zhǔn)確地找到對(duì)自己有價(jià)值的信息是當(dāng)今計(jì)算機(jī)科學(xué)界十分關(guān)鍵的問題。為了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行改革，改變傳統(tǒng)的管理方法，還要重視對(duì)管理理念的改變，在日常的工作中使用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，提高管理工作效率以及質(zhì)量，同時(shí)，也有利于降低管理人員的工作壓力，促進(jìn)檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視程度不夠

現(xiàn)在發(fā)展越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，檔案管理重視度不夠這是現(xiàn)在面臨的一個(gè)問題，在管理的過程中，我們需要采取新的方式來解決其中的問題，面對(duì)新的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也變得越來越多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展，很多技術(shù)和內(nèi)容都需要得到進(jìn)一步的更新和發(fā)展，相關(guān)的管理人員意識(shí)還不夠完善，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度還不夠高，給未來發(fā)展帶來了不良的影響。

（二）檔案管理方法有待創(chuàng)新

檔案管理的方法有待更新，面對(duì)新的發(fā)展，我們必須要采取有效的方式來針對(duì)性地進(jìn)行解決，融入新的發(fā)展觀念，解決其中的問題，適應(yīng)現(xiàn)在的工作需求，滿足人們不斷提升的愿望，在實(shí)際的發(fā)展中發(fā)揮更好的作用，根據(jù)現(xiàn)在市場(chǎng)發(fā)展的情況來進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整。

（三）檔案管理規(guī)章制度有待完善

檔案管理規(guī)章制度有待完善，這一點(diǎn)是非常重要的，我們從現(xiàn)在的發(fā)展形勢(shì)上看，檔案管理的規(guī)章制度還不夠完善，不適應(yīng)現(xiàn)在的工作，我們?cè)谶M(jìn)行管理的時(shí)候找不到合適的管理方法，給我們的管理工作造成了很大的影響，不能更好地滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，從而出現(xiàn)檔案不全面，檔案的質(zhì)量不高等問題，相關(guān)的制度并沒有發(fā)揮真實(shí)的作用，在管理還存在很多的問題。

（四）檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟

檔案管理信息化進(jìn)程在不斷推進(jìn)，但其實(shí)這個(gè)技術(shù)并不成熟，目前還沒有一個(gè)完整的系統(tǒng)，兩者還沒有很好結(jié)合。檔案資源的管理和使用都需要一個(gè)全面的資源平臺(tái)，但目前而言，檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟。長期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務(wù)咨詢和材料證明的作用，在實(shí)際的使用和服務(wù)上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開發(fā)與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務(wù)工作無法全面鋪開。

（五）檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性要求

在檔案管理信息化的大趨勢(shì)下，很多地方部門的檔案管理都在使用這種模式，但是卻沒有得到很好的效果，大家都只知道一個(gè)大方向，就是將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但是如何具體的運(yùn)用卻沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。這使得檔案管理信息化進(jìn)程變得緩慢，甚至有些停滯。必須要有標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的改革操作，才能使信息化技術(shù)更好的應(yīng)用于檔案管理工作之中，才能發(fā)揮它的最大效用。但是目前而言，我國的檔案管理還缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，對(duì)于信息化技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用相關(guān)規(guī)范和具體要求尚不健全。

（六）檔案管理信息化工作存在較大的人才缺口

數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新形式及其在檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展中的應(yīng)用需要具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理信息化的人才。然而現(xiàn)在我國對(duì)檔案管理領(lǐng)域的人才培養(yǎng)還沒有給予足夠的重視，這門學(xué)科并不受很多人喜歡，而且由于大學(xué)開設(shè)相關(guān)專業(yè)的課程很少，因此在人力資源市場(chǎng)上這種人才少之又少，人才缺口很大，很難滿足當(dāng)前信息化檔案管理工作的需求。

二、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高辦公效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大多數(shù)工作都會(huì)通過人力解決，導(dǎo)致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過程中可能會(huì)出現(xiàn)失誤，甚至可能會(huì)造成檔案丟失的情況，在進(jìn)行檔案記錄工作的過程中，部分工作人員可能會(huì)因?yàn)樽舟E問題導(dǎo)致信息誤解情況，因此，曾經(jīng)的檔案管理工作是非常復(fù)雜、困難的，錯(cuò)誤出現(xiàn)的頻率較高。在將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作后，該項(xiàng)工作不僅流程變得更加簡單，而且不管是收集檔案還是對(duì)檔案進(jìn)行分類等都得到了簡化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。

（二）方便資源共享

傳統(tǒng)檔案管理工作中對(duì)檔案進(jìn)行查閱是十分復(fù)雜的一件事，要求工作人員對(duì)檔案進(jìn)行逐個(gè)查找，很難在短時(shí)間內(nèi)就找到一個(gè)文件，工作內(nèi)容復(fù)雜且困難，因此信息查閱工作頻率非常低，所以信息共享也很難實(shí)現(xiàn)，許多信息都因?yàn)椴檎依щy而不能發(fā)揮任何作用，是十分浪費(fèi)的。在使用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作中，可以把所有檔案按照不同種類分別進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案管理變得更加系統(tǒng)，檔案管理中的各項(xiàng)工作都變得更加簡單了，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上獲取需要的文件，對(duì)各種信息數(shù)據(jù)都可以非常快的獲得，實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)管理信息化的途徑

（一）建立健全檔案規(guī)范體系

要想在信息化時(shí)代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個(gè)健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）提供技術(shù)支撐

信息化的檔案管理工作必須要有更多先進(jìn)技術(shù)的幫助，技術(shù)是進(jìn)行一切工作的基礎(chǔ)保障，所以，一定要向管理部門提供技術(shù)支持。信息化的檔案管理應(yīng)該在APP上進(jìn)行工作，要針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行應(yīng)用開發(fā)，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起。先進(jìn)的設(shè)備同樣也是信息化管理的技術(shù)保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負(fù)擔(dān)，保護(hù)他們的身體健康。

（三）對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新

我們需要更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從而將重要的內(nèi)容得以保存，減少問題的出現(xiàn)，現(xiàn)代化的設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)更好的效果，全面進(jìn)行管理，并且能夠應(yīng)對(duì)各種問題和困難，達(dá)到更好的效果，使得重要的內(nèi)容得到準(zhǔn)確的保存。在實(shí)際的發(fā)展中，檔案管理人員需要學(xué)會(huì)熟練的操作相關(guān)的設(shè)備，還需要對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新，這樣就能保障數(shù)據(jù)的完整性，還可以進(jìn)行分類整理，提高檔案管理的水平。

四、結(jié)束語

現(xiàn)如今，信息化時(shí)代快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，檔案管理工作中使用信息技術(shù)可以改變傳統(tǒng)的管理工作，使得復(fù)雜的工作內(nèi)容得到簡化，使用計(jì)算機(jī)代替人工進(jìn)行管理工作，不僅有利于降低工作人員的工作壓力，同時(shí)，還有利于提高工作效率。改變傳統(tǒng)管理工作方式，其中最重要的是改變工作理念，不斷對(duì)信息化工作理念進(jìn)行完善，提高管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙群.研究檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（12）：150-151.