會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的要求

范瑋

摘? 要：會(huì)計(jì)電算化也叫計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)。它是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用。具體地說，是指利用會(huì)計(jì)軟件，用各種計(jì)算機(jī)設(shè)備來指導(dǎo)手工完成或難以手工完成的會(huì)計(jì)工作過程。會(huì)計(jì)電算化是現(xiàn)代電子技術(shù)和以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用。它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，提高了會(huì)計(jì)工作人員的效率，保證了會(huì)計(jì)處理信息的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)向電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命。它既是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要，也是經(jīng)濟(jì)、科技對(duì)會(huì)計(jì)工作的要求。然而，會(huì)計(jì)電算化在帶來高效數(shù)據(jù)處理的同時(shí)，其風(fēng)險(xiǎn)性也對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制提出了新的要求。本文就會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的影響以及提出的新要求做出論述。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化;財(cái)務(wù)管理;內(nèi)部控制;要求

內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財(cái)產(chǎn)資料的安全、完整，關(guān)系到會(huì)計(jì)制度能否正確反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。為了實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，企業(yè)必須建立一套內(nèi)部控制制度，保證企業(yè)健康有序發(fā)展。會(huì)計(jì)電算化是指用計(jì)算機(jī)代替手工記賬、報(bào)賬，部分代替大腦完成會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)和決策的過程。財(cái)務(wù)電算化的內(nèi)部控制不僅包括原始的手工會(huì)計(jì)處理過程，還包括程序設(shè)計(jì)和會(huì)計(jì)電算化處理的過程。然而，會(huì)計(jì)處理高度集中在計(jì)算機(jī)上，其處理自動(dòng)化程度高。會(huì)計(jì)信息的重要載體已成為一種磁性媒介，因此，在會(huì)計(jì)電算化條件下，原來行之有效的人工條件下內(nèi)部控制系統(tǒng)已難以發(fā)揮其作用。

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的影響

會(huì)計(jì)電算化導(dǎo)致會(huì)計(jì)內(nèi)部控制形式、自身稽核機(jī)制、存儲(chǔ)方式等發(fā)生了很大程度上的改變，造成原來運(yùn)行正常的內(nèi)部控制系統(tǒng)已經(jīng)落伍。

（一）處理過程自動(dòng)化導(dǎo)致內(nèi)部控制形式發(fā)生變化

在手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)處理工作是很多人協(xié)作完成的，人員之間存在著“互相監(jiān)督，互相制約”的關(guān)系。當(dāng)前面的財(cái)務(wù)人員發(fā)生錯(cuò)誤與紕漏時(shí)，后面的財(cái)務(wù)人員較容易發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤從而進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救。但會(huì)計(jì)電算化使得這種人員之間的聯(lián)系變成人與電腦之間的聯(lián)系，原有的建立在崗位職責(zé)分工基礎(chǔ)上的內(nèi)部控制及制度失去了作用，處理過程已成為在程序控制下完成數(shù)據(jù)錄入、計(jì)算、匯總和形成賬簿的過程，就會(huì)出現(xiàn)當(dāng)計(jì)算機(jī)錄入的原始數(shù)據(jù)一旦發(fā)生錯(cuò)誤，計(jì)算機(jī)發(fā)現(xiàn)不了原始數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，就會(huì)根據(jù)輸入的原始數(shù)據(jù)得到錯(cuò)誤的報(bào)表?？梢钥闯鎏幚碜詣?dòng)化其實(shí)是一把雙刃劍，可以提高工作效率，但其缺點(diǎn)也成為財(cái)務(wù)管理的一大隱患。

（二）授權(quán)方式的改變導(dǎo)致內(nèi)部控制稽核機(jī)制被削弱

在手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中，處理每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過對(duì)應(yīng)的審批手續(xù)以及得到相應(yīng)人員的簽字與印章，財(cái)務(wù)管理內(nèi)部人員職責(zé)分明，權(quán)限眾多，相互牽制，從而形成了把關(guān)嚴(yán)格的內(nèi)部稽核機(jī)制。會(huì)計(jì)電算化里，各種手續(xù)通過計(jì)算機(jī)統(tǒng)一處理，原來手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的崗位分工、授權(quán)方式發(fā)生了很大程度的改變，業(yè)務(wù)處理被簡(jiǎn)化為用戶名與密碼登錄的工作模塊，內(nèi)部牽制、審查、稽核機(jī)制無法進(jìn)行;甚至?xí)霈F(xiàn)用戶名與密碼被非法盜竊，造成不必要的財(cái)務(wù)損失。

（三）存儲(chǔ)方式的改變導(dǎo)致內(nèi)部控制嚴(yán)肅性降低

在手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中，配備完善蓋章制度的紙質(zhì)存儲(chǔ)用來存儲(chǔ)各種憑證。會(huì)計(jì)電算化電子存儲(chǔ)代替紙質(zhì)存儲(chǔ)，雖然減少了存儲(chǔ)空間與工作負(fù)擔(dān)，但是降低了財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的嚴(yán)肅性，具體表現(xiàn)在：

1、會(huì)計(jì)電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，存儲(chǔ)在磁（光）介質(zhì)上，不法分子便于下手，數(shù)據(jù)丟失和賬實(shí)不符現(xiàn)象層出不窮。

2、以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)可以復(fù)制、共享使得會(huì)計(jì)信息的安全威脅更嚴(yán)峻。

3、手工情況下錯(cuò)賬劃線的更正方法不再適用。會(huì)計(jì)電算化中使用反記賬或清算功能，對(duì)會(huì)計(jì)賬簿安全性影響較大。

（四）財(cái)務(wù)內(nèi)部控制范圍變大導(dǎo)致內(nèi)部控制難度增加

在手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制主要針對(duì)于交易處理，會(huì)計(jì)人員只需要掌握專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，給傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作里增加很多新的工作內(nèi)容，造成財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的范圍增加。同時(shí)電算化系統(tǒng)的構(gòu)建與運(yùn)行比較復(fù)雜，所以在掌握會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)的前提下，會(huì)計(jì)人員還必須掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)、程序、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)，這就增加了財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的難度。

綜上，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)給財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制體系造成了一些影響，使得原有內(nèi)部控制不能滿足會(huì)計(jì)電算化的要求，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下原有內(nèi)部控制會(huì)出現(xiàn)一些問題，如工作分工的喪失、權(quán)限的降低;由于主觀或技術(shù)因素導(dǎo)致的非法操作或操作錯(cuò)誤;會(huì)計(jì)軟件的安全性和保密性較低等。因此，有必要加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理，建立嚴(yán)格的財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制制度。

二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的要求

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制已經(jīng)不具備滿足電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的條件，要想利用會(huì)計(jì)電算化帶來的便利并規(guī)避其帶來的風(fēng)險(xiǎn)，就必須實(shí)行高要求的財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制系統(tǒng)，在這給出幾點(diǎn)滿足會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的新要求：

（一）加強(qiáng)組織管理

加強(qiáng)組織管理就要建立新型崗位責(zé)任制度，對(duì)財(cái)務(wù)部門的崗位進(jìn)行明確分工;建立合理的系統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化管理制度，規(guī)定操作規(guī)范與業(yè)務(wù)處理流程。在這給出一條分工思路：將財(cái)務(wù)管理部門劃分為三大塊，一部分是原有的會(huì)計(jì)崗位，主要負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)入賬、出賬、驗(yàn)算、稽核等;第二部分是專門的會(huì)計(jì)電算化崗位，其主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)收集等。最后一部分是電算化系統(tǒng)維護(hù)崗位，電算化系統(tǒng)維護(hù)工作也是一個(gè)很重要的部分。在確定各崗位人員的工作時(shí)，各崗位人員既要定期輪換又得保持相對(duì)穩(wěn)定，在輪換中尋求一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài);同時(shí)維護(hù)電算化系統(tǒng)的人員與操作電算化系統(tǒng)的人員應(yīng)該嚴(yán)格分離;審核記賬崗位與出賬崗位由不同人員擔(dān)任，并且審核崗位人員不能審核自己賬單的憑證。加強(qiáng)組織管理可以確保在工作中互相監(jiān)查，降低因粗心導(dǎo)致的工作錯(cuò)誤現(xiàn)象的發(fā)生概率。

（二）加強(qiáng)權(quán)限控制

上文說授權(quán)方式的改變導(dǎo)致內(nèi)部控制稽核機(jī)制被削弱，那么會(huì)計(jì)電算化普及下就必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部的權(quán)限控制。按照每個(gè)工作崗位的職責(zé)與機(jī)制，合理授予崗位職工相應(yīng)的權(quán)限，保證接觸電算化系統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員有一定的權(quán)限但又得在系統(tǒng)管理員的管理下，在系統(tǒng)管理員的分工與授權(quán)下，在限定時(shí)間內(nèi)注冊(cè)登記自己崗位的用戶名和密碼，這樣可以明確每個(gè)崗位的責(zé)任并能提高密碼安全性。在這給出一條加強(qiáng)權(quán)限控制的思路：系統(tǒng)管理員崗位最起碼需要兩個(gè)人配合起來工作，在系統(tǒng)管理員下設(shè)各崗位的管理員，定期更換各崗位管理員的登錄密碼，同時(shí)建立電算化上機(jī)記錄制度，用日志記錄下每個(gè)會(huì)計(jì)職員的計(jì)算機(jī)機(jī)號(hào)、上機(jī)時(shí)間與操作記錄等信息，設(shè)立獨(dú)立崗位定期對(duì)這些日志檢查，檢查是否有異常操作境況。

（三）加強(qiáng)檔案管理

在會(huì)計(jì)電算化背景下，加強(qiáng)檔案管理的有效措施如下：首先，為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全，必須建立有條有理地的檔案管理機(jī)制。例如，在歸檔紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員先按不同類型檔案的時(shí)間線進(jìn)行分冊(cè)，然后經(jīng)由會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員、檔案管理員審核并取得簽字蓋章后，才能錄入檔案。保存電子版會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需要選擇安全的保存場(chǎng)所，并安排相關(guān)人員定期檢查電子會(huì)計(jì)檔案。其次，備份好多份會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)需要經(jīng)常升級(jí)來保持與時(shí)俱進(jìn)，在這個(gè)過程里電子會(huì)計(jì)檔案容易收到修改和丟失，因此必須做好會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞莨ぷ?。值得注意的是?huì)計(jì)檔案電子版的存儲(chǔ)經(jīng)常在U盤，或者計(jì)算機(jī)硬盤里， 這就要保證電子版存儲(chǔ)介質(zhì)所處環(huán)境必須適宜，紙質(zhì)版的會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)該注意防潮且防火。最后一點(diǎn)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的借閱，要有相關(guān)完善規(guī)定來保證借閱的安全問題。

（四）提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)電算化要求財(cái)務(wù)人員具有更高的綜合素質(zhì)，涉及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的知識(shí)。為了達(dá)到這一要求，第一可以積極組織會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)。第二可以采用招聘來吸納具有相關(guān)知識(shí)的員工，為企業(yè)注入新鮮血液。這兩點(diǎn)可以使得財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)不斷提高，推動(dòng)企業(yè)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一步步向智能型會(huì)計(jì)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。

（五）優(yōu)化電算化系統(tǒng)的軟、硬件系統(tǒng)

選擇較好的應(yīng)用軟件和硬件來優(yōu)化電算化系統(tǒng)的軟硬件系統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件缺陷帶來的隱患對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部管理影響巨大。因此，為了保證其應(yīng)用的可靠性和安全性，必須把選擇優(yōu)良的電算化系統(tǒng)里的軟、硬件系統(tǒng)。軟件是程序運(yùn)行的環(huán)境，盡量選擇口碑好，品牌大，售后服務(wù)周到的財(cái)務(wù)軟件。硬件是保障軟件能運(yùn)行的前提，是一切電算化實(shí)行的基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部的機(jī)房應(yīng)該專門設(shè)立，機(jī)房設(shè)置在安靜、不濕、不干的環(huán)境里。機(jī)房?jī)?nèi)的計(jì)算機(jī)必須性能優(yōu)良以便導(dǎo)致因?yàn)橛?jì)算機(jī)性能差影響工作效率，每個(gè)人員配備自己專門的計(jì)算機(jī)，在重要系統(tǒng)要配備備用計(jì)算機(jī)或雙機(jī)系統(tǒng)。對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行病毒檢測(cè)，配備防病毒系統(tǒng)防止病毒侵入造成財(cái)務(wù)損失。

（六）加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部的審計(jì)監(jiān)督

內(nèi)部的審計(jì)監(jiān)督是內(nèi)部控制制度的重要一環(huán)，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，在會(huì)計(jì)電算化里更要加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部的實(shí)際監(jiān)督。會(huì)計(jì)電算化中如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部設(shè)計(jì)監(jiān)督，最重要的就是滿足內(nèi)部審計(jì)崗位與金融機(jī)構(gòu)相獨(dú)立的原則，兩個(gè)崗位人員相互獨(dú)立，不可以使得員工即從事審計(jì)監(jiān)督又參與金融業(yè)務(wù)，兩個(gè)部門管理者之間可以相互制約。在堅(jiān)持這個(gè)原則的大前提下，建立內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督制度，保證職工在處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)下一級(jí)處理人員可以對(duì)上一級(jí)人員的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督審查，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，最終防止產(chǎn)生較大的會(huì)計(jì)漏洞。

三、結(jié)語

計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展為我們的生產(chǎn)生活帶來了很大的便利，在這種情況下會(huì)計(jì)電算化技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，為財(cái)務(wù)處理帶來了便利，但是電算化的風(fēng)險(xiǎn)性也給財(cái)務(wù)帶來了隱患，這就對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制提出了更高的要求，使用必須重視電算化的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)電算化管理從而更好的發(fā)揮電算化在財(cái)務(wù)管理中的作用。

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作者簡(jiǎn)介：

范? 瑋（1982.12-）;性別：女;民族：漢;籍貫：安徽省無為市;學(xué)歷：本科;職稱：助教;研究方向：會(huì)計(jì)教學(xué)。