醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設探討

李月

[摘 要] 隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的普及，各企事業(yè)單位逐漸重視用信息化的手段管理干部人事檔案。做好公立醫(yī)院干部的人事檔案信息化工作事關(guān)大局，短期來看能夠提升干部人事檔案管理現(xiàn)代化水平，提升工作效率。長遠來看，能夠高效摸清職工歷史及現(xiàn)狀，方便醫(yī)院的人事調(diào)動，使得人盡其才；也有利于提升醫(yī)院整體信息化建設水平，推動醫(yī)院高水平發(fā)展。文章首先分析了公立醫(yī)院干部人事檔案信息化建設的意義；其次分析了干部人事檔案信息化建設的現(xiàn)狀；最后探討了人事檔案管理信息化建設優(yōu)化途徑。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院管理；干部人事檔案；信息化建設

中圖分類號：C962 文獻標識碼：A

干部人事檔案包含個人的履歷材料、學歷材料等十大類別，直觀而全面地反映了一個人的成長經(jīng)歷及德勤能績，為醫(yī)院人才的調(diào)用和任免、職稱評定等提供了客觀公正的參考。如今，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，以及新醫(yī)改的推進，公立醫(yī)院作為服務型機構(gòu)正在加快推進醫(yī)院整體的信息化進程。特別是規(guī)模較大的三甲醫(yī)院，科室眾多，一線及職能部門職工多，加快建設醫(yī)院干部人事檔案信息化管理能夠提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和效率，助力醫(yī)院實現(xiàn)高水平跨越發(fā)展[1]。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設的主要意義

（一）提升干部人事檔案管理效率，快速精準分析人才，保障人才戰(zhàn)略的實現(xiàn)

隨著新醫(yī)改的深化，醫(yī)護一線工作者及職能科室人員的增多，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理任務繁重，工作速度慢、效果差，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，能夠化繁為簡，有效提高工作效率，整合檔案信息資源，快速精準分析人才，保障人才戰(zhàn)略的實施，提升單位人事工作的水平和時效性[2]。

（二）能夠有效保障人事檔案的完整和安全，便于高效利用

通過數(shù)據(jù)掛接技術(shù)等，用數(shù)字化的方式處理和存儲原始的紙質(zhì)檔案，能夠使業(yè)務工作者擺脫傳統(tǒng)而繁瑣的工作方式，提高效能，保證檔案數(shù)量的完整以及每本內(nèi)容的有機聯(lián)系。此外，檔案管理者可以通過輸入密碼或授權(quán)訪問等形式登錄檔案管理信息系統(tǒng)，檢索查詢數(shù)字化干部人事檔案信息，減少紙質(zhì)檔案的使用次數(shù)，保障實體安全。同時，授權(quán)登錄等方式也能夠保障檔案信息的隱私性和安全性。

（三）有利于推動OA線上辦公模式的運行

隨著現(xiàn)代科學管理模式的滲入，便捷又環(huán)保的OA等無紙化辦公模式成為大勢所趨。利用信息化手段實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，使用硬盤、云存儲等手段保存檔案信息，可以實現(xiàn)信息的重復利用，減少紙張的用量，節(jié)省成本。有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易燃、易破損的保存問題。

（四）有利于推動醫(yī)院整體信息化發(fā)展水平，加速綜合發(fā)展

自我國開始實施信息化發(fā)展戰(zhàn)略，各行各業(yè)與時俱進，加快制定信息化和智能化發(fā)展目標，醫(yī)療行業(yè)也不甘落后。利用數(shù)字化的方式存儲，信息化的方式處理和共享干部檔案信息資源，為醫(yī)院的組織人事提供高質(zhì)量的服務，符合現(xiàn)代科學規(guī)范的管理要求，助力醫(yī)院實現(xiàn)高水平跨越發(fā)展。

二、當前醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設中的問題

（一）信息化建設意識欠缺，投入不足

在大數(shù)據(jù)時代下，大型醫(yī)院都在推動高水平的信息化建設，對醫(yī)院HIS系統(tǒng)，OA辦公等投入了大量的人力物力財力。遺憾的是，由于檔案價值通常具有隱蔽、滯后的特性，以及人事檔案動態(tài)化管理的內(nèi)在需求，加之醫(yī)院還是把提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務放在重中之重，往往意識不到人事檔案管理的長遠效益和社會效益，資金投入不夠。很多醫(yī)院所謂的信息化，就是搬一臺其他部門淘汰閑置的老舊電腦，用于輸入和打印干部人事檔案目錄。缺乏資金的支持和保障，致使這項工作不能取得實質(zhì)性的進展[3]。

（二）缺乏長遠的發(fā)展規(guī)劃和制度保障

科學長遠的規(guī)劃和結(jié)合本單位實際的制度保障是開展工作的基礎。目前不少醫(yī)院也開展了人事檔案信息化工作，但是沒有根據(jù)醫(yī)院實際，將其納入醫(yī)院整體信息化發(fā)展規(guī)劃中去，有一定的滯后性和碎片化。也沒有深入研究檔案相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際擬定科學合理、可行性高的工作條例、標準規(guī)范等。全憑領導的指示和以往的經(jīng)驗，摸著石頭過河，遇到問題就更換檔案管理數(shù)據(jù)庫或者推翻重來，造成人力資源和經(jīng)費的浪費，打擊了檔案工作人員積極性，致使檔案信息化建設收效甚微。

（三）缺乏復合型專門人才

推進干部人事檔案信息化建設，不僅要醫(yī)院決策層及相關(guān)領導的覺悟，加強軟、硬件的投入和支撐，更離不開綜合素質(zhì)較高的復合型人才的執(zhí)行和維護。目前，多數(shù)醫(yī)院人事科分管人事檔案，幾乎沒有設立專職的管理人員，只能由人事科科員兼職管理。醫(yī)院人事部門本來承擔著醫(yī)院職稱考評、公開招聘、日?？记诘确敝氐娜蝿?，很難抽身專心從事干部人事檔案的整理和信息化建設。隨著本人的職稱變動、薪級調(diào)整、年度考核等產(chǎn)生新的人事檔案材料需要補充，每年都要重新整理和裝訂紙質(zhì)檔案，很難看到一個最終的成果，逐漸消耗工作人員的積極性，再加上領導的不重視，造成紙質(zhì)檔案材料的堆積，更別提檔案信息化錄入和維護。此外，部分醫(yī)院雖然安排了專職檔案人員，但在醫(yī)院職能科室處于次要的邊緣化位置，通常安排一些年齡較大的即將退休的老職工從事，一方面沒有受過專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理的培訓，另一方面缺乏信息技術(shù)的常識，對電腦以及各種數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)應用和維護比較困難[4]。

三、醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設的優(yōu)化策略

（一）提高人事檔案管理信息化管理意識，制定科學合理的發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度

首先，醫(yī)院領導層提高認識。根據(jù)醫(yī)院總體信息化發(fā)展規(guī)劃、醫(yī)院的資金保障水平、人事檔案信息化的近況等，制定適合本單位實際的長期發(fā)展規(guī)劃和短期達成目標，將工作落實到實處。其次，要深入研究學習檔案相關(guān)法律法規(guī)，以標準建設為抓手，建立完善的規(guī)章制度，使得干部人事檔案信息化建設的每一個環(huán)節(jié)都有章可循，有據(jù)可依，提升工作效率。制定詳盡的管理規(guī)范，通過設立管理員權(quán)限、安全密鑰登錄、打造嚴密的防火墻等方式，規(guī)避刻意篡改的風險[5]。

（二）增加資金投入支持，完善干部人事檔案信息化軟硬件設施

完善的軟硬件設施是工作有序推進的前提和保障。醫(yī)院要做好資金保障，一方面，配建專業(yè)的機房用于人事檔案信息化建設，還要配備較為先進的電腦、打印設備等，以及U盤等存儲設備和相關(guān)網(wǎng)絡設備，奠定扎實的物質(zhì)基礎。另一方面，購買安全性能高、可操作性強、日常維護便捷、售后服務良好的人事檔案信息管理系統(tǒng)等軟件。在使用方面，提供姓名檢索等多種檢索路徑，提高檢索效率，從而提升干部人事檔案利用的時效性和準確，為相關(guān)決策提供重要參考價值。

（三）提升人員素質(zhì)，為干部人事檔案信息化建設配備復合型專門人才

首選，應建立合理的激勵機制和考核制度，提升專職檔案人員的價值感和獲得感，以飽滿的熱情對待工作，發(fā)揮主觀能動性。其次，引進熟練使用計算機技術(shù)的復合型檔案專門人才。現(xiàn)在很多高校的信息管理學院有專門的檔案學專業(yè)，在校期間同時選修信息檢索課程及相關(guān)管理學課程，能夠熟練使用各種現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，綜合素質(zhì)較高，滿足人事檔案管理的保密性和專業(yè)性的特點。此外，也可以通過積極參加上級檔案主管部門召開的業(yè)務學習，或者定期組織干部人事檔案培訓教育、現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術(shù)培訓等方式，打造專業(yè)化團隊。專業(yè)化團隊不僅在前期檔案數(shù)據(jù)的錄入工作上更加高效，在后期的利用防火墻、殺毒軟件進行系統(tǒng)維護過程中也會更加得心應手，能夠及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的漏洞及相關(guān)損壞，及時止損，保護檔案[6]。

四、結(jié)語

綜上，醫(yī)院加強對干部人事檔案管理信息化建設，應用了互聯(lián)網(wǎng)思維，與時俱進，開拓創(chuàng)新。這是一項持久的工程，需要醫(yī)院領導層引起重視，制定科學合理的規(guī)劃，加大人、財、物的投入，綿綿用力，久久為功，才能這項工作更加完善，便捷高效地為醫(yī)院的各項決策和人才培養(yǎng)提供客觀真實的參考價值，助力醫(yī)院高質(zhì)量健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]黃富才.以信息化為載體實現(xiàn)醫(yī)院干部人事檔案精細化管理[J].辦公室業(yè)務，2020（08）：179-180.

[2]桂莉.醫(yī)院人事檔案信息化管理探析[J].蘭臺內(nèi)外，2020（09）：66-67.

[3]許冰心.“大數(shù)據(jù)”趨勢下的公立醫(yī)院人事檔案信息化管理分析[J].中國市場，2020（06）：111-194.

[4]張嘉偉.論“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的三甲醫(yī)院人事檔案信息化管理[J].山西檔案，2016（03）：61-63.

[5]趙題題.新時期醫(yī)院人事檔案管理信息化建設探究[J].企業(yè)改革與管理，2015（08）：83-84.

[6]程海強.醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設初探[J].中國實用醫(yī)藥，2010，5（20）：251-253.