探究化工工程檔案的數(shù)字化交付與管理

李芬

【摘 要】基于新時(shí)代發(fā)展背景下，數(shù)字化技術(shù)在化工工程中廣泛應(yīng)用，改變了檔案傳統(tǒng)化設(shè)計(jì)方式與管理模式，且在各項(xiàng)工作開展階段開始充分意識(shí)到檔案管理工作重要性，并加大創(chuàng)新力度，同時(shí)借助數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)建智能化管理平臺(tái)，依據(jù)各項(xiàng)工作設(shè)定相應(yīng)模塊，保證各項(xiàng)工作均可在平臺(tái)內(nèi)有序?qū)嵤?，促使能夠?chǔ)存相應(yīng)信息數(shù)據(jù)，簡化檔案管理流程，提升工程檔案技術(shù)水平與安全性。

【關(guān)鍵詞】化工工程;檔案管理;檔案交付;數(shù)字化技術(shù)

引言：

從化工工程設(shè)計(jì)檔案管理角度分析，在初期設(shè)計(jì)階段就要對(duì)工程項(xiàng)目整體性進(jìn)行探究，將工程項(xiàng)目各項(xiàng)工作進(jìn)展以文字、圖表、照片、視頻等形式記錄，為項(xiàng)目施工質(zhì)量與進(jìn)度控制等均帶來積極影響。對(duì)此，需要建設(shè)單位予以重視，并且在此方面加大投資力度，對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，使項(xiàng)目檔案設(shè)計(jì)、審圖、施工等更高效便捷。

一、化工數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

（一）歸檔工作不及時(shí)

結(jié)合當(dāng)前部分化工工程檔案管理效果分析，雖然數(shù)字化技術(shù)被更大建設(shè)單位關(guān)注與重視，并在化工項(xiàng)目實(shí)施階段加大數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用力度，但是整體應(yīng)用效果并不理想。主要影響因素就包括技術(shù)應(yīng)用策略待完善，極易在歸檔階段出現(xiàn)不及時(shí)問題。因化工工程所包括的工作內(nèi)容較多，設(shè)計(jì)階段針對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容的探究，能保證電子文件的真實(shí)性與全面性，要以電子文件形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，受網(wǎng)絡(luò)因素影響，在檔案內(nèi)容傳輸、修改等方面面臨計(jì)算機(jī)硬盤故障，無法保證檔案信息歸檔及時(shí)性。

（二）單一化歸檔方式

大部分化工工程在電子文件歸檔時(shí)均會(huì)選擇光盤存儲(chǔ)方式，雖然能滿足信息安全、保險(xiǎn)等需求，但在會(huì)在應(yīng)用階段遇到更多的阻礙，會(huì)使各部門在檔案信息獲取、應(yīng)用等階段消耗更多時(shí)間，整體工作效率無顯著提升。第一，是工程檔案管理人員無法及時(shí)地驗(yàn)證光盤歸檔中電子文件數(shù)量、完整性等，未能在第一時(shí)間對(duì)信息內(nèi)容完善;第二，因光盤存儲(chǔ)方式會(huì)對(duì)庫房條件要求較高，往往會(huì)在此方面投入較多的人力、物力、財(cái)力等，增加檔案轉(zhuǎn)錄、翻刻等工作實(shí)施難度;最后，檔案利用階段也出現(xiàn)了極為不便情況，因光盤存儲(chǔ)方式對(duì)檔案內(nèi)容存儲(chǔ)，在應(yīng)用階段必須由光盤完成信息讀取工作，之后才能獲取及應(yīng)用到相應(yīng)的信息內(nèi)容，無法發(fā)揮出電子文件應(yīng)用價(jià)值與優(yōu)勢。

（三）電子文件與紙質(zhì)內(nèi)容差異

電子文件自身的原始性能保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，從法律效用方面探究，極易因相關(guān)因素影響而引發(fā)矛盾問題。其中，電子文件經(jīng)簽名、確認(rèn)后以電子文檔的形式儲(chǔ)存，但是卻與其原始性特點(diǎn)發(fā)生矛盾，電子文件產(chǎn)生順序是先電子后紙質(zhì)，而電子文件的歸檔，則是先紙質(zhì)后電子的順序，如果單一化地考慮設(shè)計(jì)單位實(shí)際需求，無法保證所選擇的儲(chǔ)存方式及電子文件內(nèi)容滿足客戶各項(xiàng)要求，如果為設(shè)計(jì)單位及客戶提供電子文件與紙質(zhì)文件，則無法突出電子文件的重要性，并在內(nèi)容上有較突出的差異性。

（四）缺少專業(yè)化的管理人員

因數(shù)字化技術(shù)在應(yīng)用階段對(duì)工作人員專業(yè)能力、技術(shù)水平等提出較高要求，為保證檔案管理工作質(zhì)量與效率，需化工企業(yè)能在化工工程檔案管理創(chuàng)新階段、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用階段對(duì)人員突出較高要求。當(dāng)然，化工企業(yè)在技術(shù)人員聘用、管理、培訓(xùn)等階段均未引起高度重視，使數(shù)字化技術(shù)在應(yīng)用階段面臨著難題，無法貫徹落實(shí)到檔案管理中，無法保證化工工程檔案內(nèi)容的真實(shí)性、全面性等。再加上化工企業(yè)日常培訓(xùn)工作不及時(shí)，所設(shè)置的培訓(xùn)內(nèi)容也與實(shí)際工作不符，導(dǎo)致人員創(chuàng)新意識(shí)與能力較薄弱，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理與交付工作均帶來不同程度的影響。

二、化工工程檔案數(shù)字化交付與管理措施

（一）行政部門發(fā)揮職能，提升電子文件管理效率

從化工工程新時(shí)代背景下發(fā)展實(shí)況角度分析，在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用階段會(huì)面臨較大的難題，再加上化工工程檔案管理本身就復(fù)雜，一旦忽視對(duì)電子文件管理，就會(huì)影響數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用效果。對(duì)此，還需行政部門能在此方面發(fā)揮自身職責(zé)與作用，要加大電子文件法制化管理制度建設(shè)力度，能對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用、電子文化管理模式創(chuàng)新等起到促進(jìn)作用，工作人員創(chuàng)新意識(shí)與能力也受發(fā)生限制變化，才可提升電子文件管理效果。

（二）采用法律法規(guī)嚴(yán)控管理平臺(tái)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露現(xiàn)象

因電子檔案儲(chǔ)存主要是在智能化管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫中，不僅包括一些日常的信息數(shù)據(jù)，而且還涉及到私密性數(shù)據(jù)，關(guān)乎著化工工程綜合效益。對(duì)此，為避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露現(xiàn)象，需化工企業(yè)自身能在此方面加大投資力度，一方面，保證基礎(chǔ)設(shè)施的完整性，主要針對(duì)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施，在必要條件下，可在每項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中設(shè)置相應(yīng)的防控措施，不為不法分子提供盜取、破壞條件;另一方面，貫徹落實(shí)各項(xiàng)法律法規(guī)，化工企業(yè)與管理部門能借助法律武器對(duì)自身合法權(quán)益有效保護(hù)，把重心放在電子檔案搜集、歸檔、共享等環(huán)節(jié)中，選擇適合的管理模式對(duì)平臺(tái)嚴(yán)格監(jiān)管。

例如：對(duì)CAD電子文件收集、存儲(chǔ)等，設(shè)定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境良好性，改變傳統(tǒng)化儲(chǔ)存方式，主要內(nèi)容是經(jīng)過掃描處理后的施工圖，并以pdf文件格式進(jìn)行歸檔，保證電子文件內(nèi)容與紙質(zhì)內(nèi)容一致，選擇多元化儲(chǔ)存方式保證電子文件內(nèi)容完整性，提升電子文件交付工作質(zhì)量。

（三）加大數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用力度，滿足電子文件交付要求

從化工工程檔案管理模式較多分析，在以往發(fā)展階段是以傳統(tǒng)化藍(lán)圖提交方式為主，但隨著時(shí)代發(fā)展，傳統(tǒng)化儲(chǔ)存方式已無法滿足化工工程創(chuàng)新要求，再加上電子文件的影響性，化工企業(yè)加大數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用力度，由新穎的儲(chǔ)存方式逐漸取代傳統(tǒng)化方式，能在數(shù)字化審圖方面產(chǎn)生明顯影響，整體管控工作便捷、高效，并滿足各部門實(shí)時(shí)審查與應(yīng)用要求，關(guān)乎著工程項(xiàng)目圖紙審查工作效率。

例如：在化工工程數(shù)字化審圖工作開展階段，要求各方積極參與，設(shè)定項(xiàng)目圖紙上傳、批注等主體，監(jiān)管部門能結(jié)合系統(tǒng)中所留下的痕跡開展審圖工作，影響化工企業(yè)綜合能力。同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)對(duì)化工工程檔案管理影響，也逐漸引起了更多領(lǐng)域的關(guān)注與重視，擴(kuò)大數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用范疇，在各行各業(yè)創(chuàng)新發(fā)展階段均發(fā)揮著重要作用，滿足電子文件交付要求。

（四）組建專業(yè)化管理隊(duì)伍，促進(jìn)化工工程穩(wěn)定發(fā)展

化工工程各項(xiàng)工作開展均離不開專業(yè)化人員自主參與，依據(jù)人員專業(yè)能力與優(yōu)勢劃分工作職能，并加大復(fù)合型人才培養(yǎng)力度，組建專業(yè)化管理隊(duì)伍，學(xué)習(xí)與運(yùn)用化工知識(shí)、電子信息等，能對(duì)智能化管理平臺(tái)維護(hù)、管控，時(shí)刻考慮化工工程電子文件應(yīng)用的影響性。同時(shí)，經(jīng)專業(yè)化人員參與到電子文件鑒定、保存、編目、利用、保管等環(huán)節(jié)中，可實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)，才可為化工工程穩(wěn)定發(fā)展起到促進(jìn)作用。

結(jié)語：

結(jié)合上述內(nèi)容分析，掌握數(shù)字化技術(shù)在化工工程檔案管理中發(fā)揮著重要作用，引起企業(yè)重視，并建立健全的檔案管理制度，在信息化技術(shù)應(yīng)用下，創(chuàng)建智能化數(shù)據(jù)庫，便于對(duì)化工工程各環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)詳細(xì)記錄，也降低檔案管理難度，控制每項(xiàng)信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與精確性，為化工工程各項(xiàng)工作開展提供重要依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]拜亞茹.化工設(shè)計(jì)檔案電子化數(shù)字化管理研究綜述[J].化工管理，2016，42（01）：119-120.