信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研討

周文

【摘 要】隨著信息化在全球的快速發(fā)展，世界對信息的需求快速增長，信息產(chǎn)品和信息服務(wù)對于各個國家、地區(qū)、企業(yè)、單位、家庭、個人都不可缺少，信息技術(shù)已成為支撐當今經(jīng)濟活動和社會生活的基石。事業(yè)單位是社會的重要組成部分，單位內(nèi)部的檔案眾多、管理形式復(fù)雜，工作人員壓力較大，將信息技術(shù)運用于檔案管理中，可以降低投入成本、增加檔案保存壽命、提高使用效率，促進單位快速發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);檔案;管理

信息技術(shù)代表著當今社會先進生產(chǎn)力的發(fā)展方向，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使信息的重要生產(chǎn)要素和戰(zhàn)略資源的作用得以發(fā)揮，使人們能更高效地進行資源優(yōu)化配置，從而推動事業(yè)單位的工作模式不斷升級，提高社會勞動生產(chǎn)率和社會運行效率。

一、信息技術(shù)

信息技術(shù)簡稱IT，是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱，它主要是應(yīng)用計算機科學(xué)和通信技術(shù)來設(shè)計、開發(fā)、安裝和實施信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件[1]。

信息技術(shù)是指在計算機和通信技術(shù)支持下用以獲取、加工、存儲、變換、顯示和傳輸文字、數(shù)值、圖像以及聲音信息，包括提供設(shè)備和提供信息服務(wù)兩大方面的方法與設(shè)備的總稱。

信息技術(shù)是人類在生產(chǎn)斗爭和科學(xué)實驗中認識自然和改造自然過程中所積累起來的獲取信息、傳遞信息、存儲信息、處理信息以及使信息標準化的經(jīng)驗、知識、技能和體現(xiàn)這些經(jīng)驗、知識、技能的勞動資料有目的的結(jié)合過程。

二、在檔案管理中的優(yōu)勢

檔案管理工作中引進信息技術(shù)，就是在檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理工作過程中應(yīng)用現(xiàn)代的信息技術(shù)，對檔案信息資源進行重新處置、管理和為社會提供服務(wù)，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。信息化檔案更加符合時代發(fā)展的需求，信息化檔案管理的優(yōu)勢和使用價值越來越明顯，是檔案管理行業(yè)的未來發(fā)展趨勢。

（一）節(jié)約投入成本

事業(yè)單位的檔案信息、資料數(shù)據(jù)眾多，需要投入大量的人力、物力進行檔案管理活動，檔案資料具有復(fù)雜性、多樣性的特點，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式是由人工進行操作，工作效率低，且難以保證檔案資料的完整性和準確性，使工作中存在誤差，而且檔案信息不能快速處理、快速調(diào)用，無法滿足檔案長期保存的要求，有效地應(yīng)用信息技術(shù)，可以彌補人工操作上的不足，使檔案更加準確，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時，應(yīng)用信息技術(shù)，可以將檔案信息存于資料管理庫，不需要用大面積的室內(nèi)空間進行儲存，降低人工成本、資源成本及空間使用成本[2]。

（二）增加保存壽命

傳統(tǒng)的檔案資料以紙質(zhì)的方式進行保存，在保存過程中容易因為保存不當容易發(fā)生蟲蛀、風(fēng)化、腐蝕、燒毀等問題，在檔案外借期間容易被人為損壞或丟失，影響檔案的使用壽命，為單位造成損失，檔案信息化后，通過數(shù)據(jù)平臺進行保存，將數(shù)據(jù)信息進行存檔或備份處理，提高數(shù)據(jù)的使用率和使用壽命。

（三）檔案調(diào)動效率快

隨著信息技術(shù)的引進，大部分事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)為信息化管理，檔案信息化管理是應(yīng)用電子信息系統(tǒng)的便利性、時效性、高效性等特點，達到高效管理、快捷運用的目的。檔案信息化可以將事業(yè)單位龐雜的資料庫進行重新整理、分類、整合，建造完善的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，方便工作人員和其他有需要的人隨時進行調(diào)取、查看，減少了調(diào)取過程中的復(fù)雜程序。

檔案是單位為滿足各種工作需求而產(chǎn)生的具有保存價值的一種資料，包含著歷史活動的全部記錄，事業(yè)單位每年都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息等，需要相關(guān)部門對其進行整理、歸納、保存，檔案管理工作的任務(wù)量大、效率低，應(yīng)用信息技術(shù)可以更快地收集各種信息，充分發(fā)揮出檔案管理的職能。

三、當前檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺少信息化管理的深入認識

與發(fā)達國家相比，我國應(yīng)用信息技術(shù)的時間尚短，各項技術(shù)有待深入研究。事業(yè)單位受到各種因素的限制，沒有健全的信息檔案管理體系和相關(guān)制度，工作人員對信息技術(shù)沒有深入研究，應(yīng)用的技術(shù)比較淺顯，使信息檔案的作用沒有完全地體現(xiàn)出來，導(dǎo)致這一問題的主要原因是工作人員缺少對檔案信息化管理的深入認識，對檔案信息化的使用風(fēng)險缺少認識，導(dǎo)致檔案存儲系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的狀態(tài)不穩(wěn)定，檔案資料經(jīng)常發(fā)生被損壞或丟失等情況[3]。

（二）缺少強力的安全保障

在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠為檔案管理提供方便，為事業(yè)單位的長期發(fā)展提供助力。但現(xiàn)階段信息化的檔案資料缺少強力的安全保障，一些工作人員在使用檔案資料時，使用不同的計算機和軟件，操作不嚴謹，防火墻系統(tǒng)等級低，容易使檔案數(shù)據(jù)庫被黑客入侵或中電腦病毒，導(dǎo)致文件損毀、丟失不能使用或信息泄露。檔案管理工作人員的專業(yè)性不強，缺少系統(tǒng)知識和技能培訓(xùn)，在處理檔案時，歸類不正確，造成信息檢索的不便;對檔案信息的備份處理等不能按照系統(tǒng)要求進行操作，導(dǎo)致檔案經(jīng)常丟失。

（三）信息化管理力度有限

信息化檔案管理的工作難度系數(shù)高，工作細節(jié)復(fù)雜，事業(yè)單位的檔案管理工作以全面信息化為目標，凸顯檔案管理工作的重要性，但大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作只是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，能夠在網(wǎng)上快速查詢，但缺少對檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的深度開發(fā)，無法有效彰顯信息技術(shù)的作用，另外，工作人員技術(shù)水平有限，設(shè)計的檔案管理平臺功能少，存在的各種問題有待優(yōu)化。

四、優(yōu)化措施

（一）正確認識檔案信息化管理

正確認識檔案信息化管理是展開信息化檔案管理的基礎(chǔ)，檔案信息化管理中存在的各種問題，根本原因是單位負責(zé)人和工作人員對引進的信息技術(shù)認識只停留在表面，缺少深入了解，導(dǎo)致工作上出現(xiàn)偏差。事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理人員安排定期培訓(xùn)和考核，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，讓工作人員意識到檔案信息化的應(yīng)用價值，充分認識檔案信息化管理對事業(yè)單位未來發(fā)展的重要作用，積極做好分內(nèi)工作，深入了解并學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，將其應(yīng)用到實際工作中，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率[4]。

（二）加強信息化檔案的安全保障

工作人員應(yīng)加強檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，提高防火墻的等級，設(shè)置在使用檔案時輸入密碼，才能調(diào)取和查看檔案資料。加強信息化檔案的安全保障是一項長期工作，相關(guān)人員需要有足夠的耐心和細心，持續(xù)的加強檔案管理，提高監(jiān)管力度，確保檔案的安全。

（三）建立系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)化是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，事業(yè)單位應(yīng)加快建立系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)進程，完善相關(guān)工作體系和制度，規(guī)范工作人員的操作過程，使工作人員按照規(guī)章制度對信息化檔案進行標準化管理，工作人員應(yīng)嚴格遵守文檔一體化的要求，將信息化檔案及時更新、歸檔，確保能夠有效應(yīng)用。

結(jié)束語：

網(wǎng)絡(luò)時代，信息技術(shù)滲透到各個領(lǐng)域，廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案管理系統(tǒng)是事業(yè)單位的重要構(gòu)成，引入信息技術(shù)后，工作人員的工作模式、工作內(nèi)容發(fā)生轉(zhuǎn)變，工作效率得到提高，但一些事業(yè)單位在檔案管理過程中缺少對信息化管理的深入認識、信息化管理力度有限、信息化的檔案缺少強力的安全保障，檔案管理部門和相關(guān)人員應(yīng)采取有效的優(yōu)化措施對檔案管理工作進行調(diào)整，更好地運用信息化技術(shù)。

參考文獻：

[1]柴曉潔.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探究[J].創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)理論研究與實踐，2019，2（11）：178-179.

[2]谷艷梅.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].信息記錄材料，2018，19（09）：173-174.

[3]蔡利紅.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探究[J].傳媒論壇，2018，1（18）：145+147.