物資管理體系改革風(fēng)險(xiǎn)管控

摘 要：物資供應(yīng)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要保障，在采購(gòu)管理、物資存儲(chǔ)等方面面臨多種風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)展中企業(yè)的物資管理體系應(yīng)如何化解物資管理風(fēng)險(xiǎn)、提高風(fēng)險(xiǎn)管控能力，成為擺在企業(yè)面前的一道試題。

關(guān)鍵詞：物資管理體系;改革;風(fēng)險(xiǎn)管控

企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中面對(duì)不斷變化的經(jīng)營(yíng)管理環(huán)境以及快速增長(zhǎng)的物資需求，需要及時(shí)優(yōu)化物資管理體系，更好地行使物資采購(gòu)、供應(yīng)、存儲(chǔ)等管理職能，在更大的業(yè)務(wù)管理范圍和更高的專業(yè)化要求下，新的物資管理體系應(yīng)從管理制度、業(yè)務(wù)流程、實(shí)物管理等多角度入手查找潛在風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)計(jì)劃、采購(gòu)、配送、結(jié)算和倉(cāng)儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合分析，梳理管理風(fēng)險(xiǎn)突出、急需整改的問題。

一、物資體系改革產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)類型

1.新體系老習(xí)慣帶來經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在發(fā)展初期，物資采購(gòu)主要以自行采購(gòu)為主，自主性強(qiáng)、審批流程少、供貨周期短，使物資需求部門、管理部門形成計(jì)劃提報(bào)周期短、技術(shù)要素粗略等習(xí)慣。但隨著企業(yè)的發(fā)展擴(kuò)大，原有的簡(jiǎn)單、分散的物資管理體系難以滿足更大規(guī)模的生產(chǎn)需求。

管理體系改變、物資采購(gòu)和存貨管理模式優(yōu)化對(duì)物資管理提出了新的要求，過去的老習(xí)慣無法適應(yīng)新要求，例如需求計(jì)劃要素填報(bào)不詳細(xì)、提報(bào)時(shí)間晚于規(guī)定時(shí)間等，導(dǎo)致物資供應(yīng)環(huán)節(jié)與生產(chǎn)需要銜接不順，物資供應(yīng)的滯后勢(shì)必影響生產(chǎn)效率，帶來經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)。

2.新流程新人員產(chǎn)生管理風(fēng)險(xiǎn)。

物資體系改革之初，部分管理人員不熟悉物資管理業(yè)務(wù)的制度規(guī)定、操作流程，甚至缺乏物資管理經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理不當(dāng)或處理不及時(shí)， 影響生產(chǎn)物資的及時(shí)供應(yīng)、物資存儲(chǔ)的管理。如采購(gòu)方式選擇不合理或執(zhí)行不當(dāng)，因未充分考察供應(yīng)商情況、詢價(jià)程序不當(dāng)、定向采購(gòu)依賴主觀判斷等導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高、技術(shù)不達(dá)標(biāo)、交付不及時(shí)等，甚至出現(xiàn)舞弊或欺詐事件，損害企業(yè)利益。另外，在合同執(zhí)行、信用審批、價(jià)格政策執(zhí)行、對(duì)賬、出入庫(kù)處理、盤點(diǎn)、原始單據(jù)傳遞和處理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或處理不及時(shí)，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)不能及時(shí)進(jìn)行處理，存在丟失甚至舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

3.新要求舊思維導(dǎo)致管控風(fēng)險(xiǎn)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)逐漸增多，一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)帶來的經(jīng)濟(jì)損失可以計(jì)算，但無形損失是無法計(jì)算的。物資管理業(yè)務(wù)作為經(jīng)營(yíng)管理中的重要環(huán)節(jié)，在采購(gòu)、存儲(chǔ)等方面均存在較大風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)管理者分析、防范風(fēng)險(xiǎn)的能力提出了更高、更全的要求。

物資管理人員對(duì)物資管理中潛在的風(fēng)險(xiǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，有些管理人員有一定認(rèn)識(shí)，但也是片面和模糊的，沒有成熟的風(fēng)險(xiǎn)管理策略，沒有通過測(cè)試、評(píng)價(jià)和控制風(fēng)險(xiǎn)因素以降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和損失，對(duì)物資管理的風(fēng)險(xiǎn)管控不系統(tǒng)。

二、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控的措施

針對(duì)以上物資管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)管理層應(yīng)從優(yōu)化管理模式入手，制定風(fēng)險(xiǎn)管控措施，有效提升風(fēng)險(xiǎn)防范工作。

1.強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，完善風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制

物資管理體系改革必將帶來新的風(fēng)險(xiǎn)，全面開展物資風(fēng)險(xiǎn)管理勢(shì)在必行，開展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)策略、制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施等，管理意識(shí)聚焦重點(diǎn)崗位、關(guān)鍵環(huán)節(jié)查找潛在風(fēng)險(xiǎn)，積極制定應(yīng)對(duì)措施，嚴(yán)控物資管理風(fēng)險(xiǎn)。

物資采購(gòu)是物資管理的重要環(huán)節(jié)之一，由于采購(gòu)流程設(shè)計(jì)、執(zhí)行的不恰當(dāng)，以及采購(gòu)計(jì)劃不當(dāng)?shù)葘?dǎo)致的未能保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需要，或采購(gòu)成本居高不下的風(fēng)險(xiǎn)。物資采購(gòu)包括采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購(gòu)方式選擇、采購(gòu)合同執(zhí)行等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，其中：需求或采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確、不合理，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)，存在采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn);采購(gòu)方式選擇不合理或執(zhí)行不當(dāng)，未充分考察供應(yīng)商情況，詢價(jià)程序不當(dāng)，定向采購(gòu)依賴主觀判斷等，導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高、技術(shù)不達(dá)標(biāo)、交付不及時(shí)等，甚至出現(xiàn)舞弊或欺詐事件，存在采購(gòu)方式選擇風(fēng)險(xiǎn)。

以此類推，在供應(yīng)商管理、采購(gòu)合同執(zhí)行、存貨驗(yàn)收、實(shí)物保管、存貨領(lǐng)用、盤點(diǎn)、處置等各流程節(jié)點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)部門的崗位職責(zé)、經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際分別查找可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，將把收集初始信息的職責(zé)分工落實(shí)到各有關(guān)職能部門和業(yè)務(wù)單位，采用問卷調(diào)查、訪談等方法，廣泛而持續(xù)不斷地收集與物資風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)的內(nèi)部、外部信息，通過對(duì)各種客觀的資料和風(fēng)險(xiǎn)事故的記錄來分析、歸納和整理， 并追溯導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的各種因素，從而找出各業(yè)務(wù)單元、各項(xiàng)重要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及其重要業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)。

2.建立風(fēng)險(xiǎn)管控清單，落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任

物資管理部門結(jié)合流程節(jié)點(diǎn)、崗位設(shè)置等實(shí)際情況，組織管理層、業(yè)務(wù)骨干查找、評(píng)估存在的風(fēng)險(xiǎn)，建立物資管理業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)清單，在確定主要防控點(diǎn)的基礎(chǔ)上，將每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任落實(shí)到具體的管理崗位、責(zé)任人，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略、管控措施，確保識(shí)別出的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)受控，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和損失。

對(duì)物資管理中采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)方式選擇風(fēng)險(xiǎn)、存貨驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、存貨盤點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)、存貨處置風(fēng)險(xiǎn)等制定相應(yīng)的管理策略，并將風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任落實(shí)到具體的崗位及人員，如應(yīng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)的管理措施為結(jié)合實(shí)際細(xì)化物資需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃流程，明確物資需求計(jì)劃提報(bào)期限、內(nèi)容，加強(qiáng)計(jì)劃符合率考核，有效控制計(jì)劃偏離實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任人員為物資管理部門計(jì)劃員;應(yīng)對(duì)采購(gòu)方式選擇風(fēng)險(xiǎn)的管理措施為完善物資采購(gòu)管理規(guī)定，明確招標(biāo)、邀標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、談判、公開詢價(jià)、獨(dú)家談判的條件及流程，要求采購(gòu)人員按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)選擇采購(gòu)方式、實(shí)施采購(gòu)行為，風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任人員為物資管理部門采購(gòu)員。

3.理順物資管理機(jī)制，嚴(yán)控經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)

物資管理部門對(duì)企業(yè)所屬各級(jí)單位物資進(jìn)行歸口管理，統(tǒng)一規(guī)范物資存儲(chǔ)、發(fā)放手續(xù)和收發(fā)存統(tǒng)計(jì)，修訂完善質(zhì)量監(jiān)督、計(jì)劃提報(bào)、庫(kù)房保管、物資調(diào)劑等業(yè)務(wù)流程、工作表單，細(xì)化工程用料、常用料的計(jì)劃提報(bào)、采購(gòu)、檢驗(yàn)入庫(kù)等環(huán)節(jié)的操作流程，嚴(yán)格物資入庫(kù)、清查盤點(diǎn)、資料登記等基礎(chǔ)工作，并對(duì)各單位物資管理工作進(jìn)行監(jiān)管，確保企業(yè)的物資安全。

各單位由于日常管理、生產(chǎn)建設(shè)的需要，從物資管理部門領(lǐng)取工器具等物資，價(jià)值從幾元至數(shù)萬元不等，分別由各單位自行管理。物資管理部門應(yīng)統(tǒng)一要求，明確各類物資需求計(jì)劃的填寫標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各單位的領(lǐng)用手續(xù)、實(shí)物管理目錄等進(jìn)行規(guī)范，改變過去領(lǐng)用手續(xù)和實(shí)物管理目錄不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，保障日常生產(chǎn)、項(xiàng)目的順利開展。

4.物資管理全覆蓋，避免效益流失風(fēng)險(xiǎn)。

將企業(yè)各類物資的管理均納入物資管理部門統(tǒng)一管理，包括庫(kù)存物資、廢舊物資、閑置物資等。由物資管理部門統(tǒng)一規(guī)范各類物資的存儲(chǔ)、收發(fā)、統(tǒng)計(jì)等工作，并對(duì)各單位的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保所有實(shí)物安全，避免效益流失風(fēng)險(xiǎn)。

一是加強(qiáng)實(shí)物存儲(chǔ)監(jiān)管。將各單位閑置的舊工具、設(shè)備、設(shè)施等實(shí)物的保管納入物資管理部門監(jiān)管范圍，分類別統(tǒng)一存放標(biāo)準(zhǔn)，避免因存放不當(dāng)造成物資損壞、變質(zhì)，確保物資使用價(jià)值;

二是規(guī)范實(shí)物管理程序。嚴(yán)格上述實(shí)物的領(lǐng)用程序、臺(tái)賬登記，對(duì)不符合領(lǐng)用手續(xù)的嚴(yán)禁發(fā)放，確保各類實(shí)物的管理受控;

三是加大閑置舊物資調(diào)劑力度。在符合生產(chǎn)、建設(shè)需求物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，優(yōu)先考慮使用該類物資，不僅避免了閑置舊物資的浪費(fèi)，而且節(jié)約了企業(yè)材料費(fèi)用。

5、完善績(jī)效考核機(jī)制，降低生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)加強(qiáng)對(duì)各單位物資管理工作的考核力度，將需求計(jì)劃及時(shí)率與績(jī)效考核掛鉤，建立和完善針對(duì)閑置舊物資再利用的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)各單位參與降本增效的積極性，充分發(fā)揮了績(jī)效考核的激勵(lì)約束和導(dǎo)向作用。

物資調(diào)劑利用、物資需求計(jì)劃等內(nèi)容列入考核管理，提高了各單位物資需求計(jì)劃及時(shí)率，有利于發(fā)揮需求計(jì)劃在物資采購(gòu)管理中的主導(dǎo)作用，保障生產(chǎn)計(jì)劃的正常完成，避免了采購(gòu)不到位、采購(gòu)計(jì)劃背離實(shí)際等影響正常生產(chǎn)的問題發(fā)生。

通過對(duì)物資管理風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、管控，加強(qiáng)企業(yè)物資管理工作對(duì)新形勢(shì)的適應(yīng)性，提高物資管理效率。

作者簡(jiǎn)介：

湯蘇蘭（1973～），女，江蘇高郵人，本科學(xué)歷，漢族，會(huì)計(jì)師，從事企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方向，現(xiàn)任東營(yíng)市魯辰燃?xì)庥邢挢?zé)任公司監(jiān)察審計(jì)部主任.