論電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用

溫泉

摘 要：人力資源管理是企業(yè)日常管理工作非常重要的一個環(huán)節(jié)，企業(yè)要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，便需做好人力資源管理工作。而對于人力資源檔案管理來說，隨著新形勢下網(wǎng)絡(luò)時代、信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)及發(fā)展，其管理工作逐步從以往的紙質(zhì)管理方式過渡到電子管理方式。因此，新形勢下便需要做好企業(yè)人力資源電子人事檔案管理工作。本文以電子人事檔案在新形勢下人力資源管理的作用為切入點，進(jìn)一步對人力資源電子人事檔案管理技術(shù)要點進(jìn)行分析，以期為企業(yè)人力資源電子人事檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升提供具有價值的參考建議。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;電子人事檔案;管理技術(shù)要點

人力資源管理（HRM），是企業(yè)人事管理的升級，涉及人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理以及勞動關(guān)系管理等。人力資源管理過程會產(chǎn)生各類型的檔案。而隨著新形勢下網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展以及信息化建設(shè)工作進(jìn)程的不斷推進(jìn)，企業(yè)人力資源人事檔案管理逐步朝向電子信息化管理方向發(fā)展。值得注意的是，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理比較，電子檔案管理的優(yōu)勢突出，安全、高效，能夠在很大程度上避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理易丟失、缺損等安全隱患問題[1]。因此，從企業(yè)人力資源電子人事檔案管理工作效率及質(zhì)量提升角度考慮，本文圍繞“電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用”進(jìn)行分析研究具備一定的價值意義。

1.電子人事檔案在新形勢下人力資源管理的作用分析

電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用顯著，且體現(xiàn)在多個方面，總結(jié)起來包括：

1.1為企業(yè)人員配置提供有效憑據(jù)

對于人力資源管理部門來說，負(fù)責(zé)了企業(yè)的人員調(diào)配工作。在此項工作開展過程中，需參考電子人事檔案存儲員工的相關(guān)信息，通過綜合比對分析，實現(xiàn)對員工崗位配置的優(yōu)化及合理化。其中，人力資源管理部門需利用到電子人事檔案，了解員工日常工作的情況，比如個人績效、業(yè)績等等情況。所以，電子人事檔案在很大程度上能夠反映員工的工作表現(xiàn)，進(jìn)一步為企業(yè)人員配置提供有效憑據(jù)。

1.2有利于人力資源管理工作效率的提升

傳統(tǒng)模式下，在企業(yè)人力資源管理工作過程中，通常采取的是紙質(zhì)檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的管理方法存在較多的弊端，比如檔案資料易損壞、缺失、遺棄等等，尤其是對于大規(guī)模企業(yè)，檔案資源繁多的情況下，在存儲、查閱方面也存在很大的困難，進(jìn)而使人力資源管理在獲取人事檔案信息資料上效率低下[2]。而在新形勢下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息的逐步發(fā)展，電子人事檔案網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化管理模式的應(yīng)用，可以確保電子人事檔案不易丟失、損壞，通過計算機(jī)安全技術(shù)、防火墻防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，保證電子人事檔案的安全性。此外，在系統(tǒng)的輔助下，人力資源管理獲取電子人事檔案的效率也大大提升，進(jìn)而有助于人力資源管理工作效率的提升。

1.3有助于為企業(yè)決策提供有效憑據(jù)

對于企業(yè)而言，人力資源是非常重要的一個部門，企業(yè)在做某些決策的時候，會參考人力資源部門相關(guān)信息。而對于人力資源電子人事檔案來說，可反映企業(yè)員工的工作狀態(tài)、凝聚力等一系列情況。企業(yè)在做決策之前，結(jié)合電子人事檔案，可以為企業(yè)發(fā)展與員工利益考量提供有效依據(jù)，進(jìn)而做出合理、科學(xué)的決策。由此可見，做好電子人事檔案管理工作，能夠在一定程度上為企業(yè)決策提供有效憑據(jù)。

2.人力資源電子人事檔案管理技術(shù)要點分析

如前所述，電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用顯著。而要想做好人力資源電子人事檔案管理工作，還有必要掌握相關(guān)管理技術(shù)要點?？偨Y(jié)起來，具體管理技術(shù)要點如下：

2.1以技術(shù)為依托，構(gòu)建人事信息管理系統(tǒng)

為了提升人力資源電子人事檔案管理的效率及質(zhì)量，有必要以技術(shù)為依托，積極構(gòu)建人事信息管理系統(tǒng)，為電子人事檔案管理提供有效支持。首先，人力資源部門需圍繞“人事信息管控”開展會議，做好各方人員相關(guān)的部署工作。其次，由人力資源部門加強(qiáng)和相關(guān)部門之間的溝通聯(lián)系，將單位工作人員的證件照片與電子表格當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息向人力資源檔案信息管理系統(tǒng)輸入，進(jìn)一步對工作人員的相關(guān)證書證件進(jìn)行嚴(yán)格掃描，比如畢業(yè)證書、任聘書、上崗證件等等，掃描之后向管理系統(tǒng)導(dǎo)入。再則，對人事信息管理系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限，可以讓內(nèi)部員工以輸入“登錄用戶名”、“密碼”的形式訪問，并對個人信息進(jìn)行完善，其實現(xiàn)步驟為：輸入登錄用戶名→輸入登錄密碼→點擊“職工檔案管理”→點擊“職員檔案維護(hù)”→點擊“保存”[3]。最終，由人力資源部門相關(guān)工作人員對員工修正后的信息進(jìn)行嚴(yán)格、仔細(xì)審核，保證檔案信息的真實性及準(zhǔn)確性，為后續(xù)檔案相關(guān)工作提供有效依據(jù)。

2.2做好電子人事檔案載體定期檢測及維護(hù)工作

對于電子人事檔案載體來說，易遭遇儲存環(huán)境的影響，所以需做好電子人事檔案載體定期檢測及維護(hù)工作。一方面，定期檢測及拷貝電子人事檔案載體，可以每個月或者每個季度實施等距抽樣技術(shù)或者隨機(jī)抽樣技術(shù)對電子人事檔案載體進(jìn)行檢測，檢測樣品數(shù)量需≥10%，將一個邏輯卷作為單位，通過外觀檢查，明確有無損壞、變形等物理質(zhì)量問題;通過邏輯檢測技術(shù)，使用專用或者自編檢測軟件，對載體信息進(jìn)行讀寫校驗，明確是否存在錯誤載體，倘若存在及時修正。另一方面，針對電子人事檔案檢測、維護(hù)以及拷貝等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息詳細(xì)記錄，為后續(xù)管理工作提供有效信息數(shù)據(jù)憑據(jù)。

2.3重視電子人事檔案安全管理技術(shù)的應(yīng)用

為了加強(qiáng)電子人事檔案安全管理，需重視安全管理技術(shù)的應(yīng)用。比如，可以對電子人事檔案采取加密技術(shù)，通過“雙密鑰碼”技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行加密處理，使網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中每一個加密通信均具備一對密鑰，其中一個為公開加密密鑰，另外一個則為嚴(yán)格保密的解密密鑰，以此保證電子人事檔案的安全性。還可以采取防火墻技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置一道關(guān)卡，對進(jìn)、出口通信進(jìn)行控制，使電子人事檔案的訪問得到有效控制，攔截黑客惡意攻擊及不法訪問等行為[4]。此外，還可以利用簽署技術(shù)、身份驗證技術(shù)等，使電子人事檔案管理的安全性得到全面提升。

3.結(jié)語

綜上所述，電子人事檔案在新形勢下人力資源管理工作中的應(yīng)用價值作用顯著。而要想做好人力資源電子人事檔案管理工作，便需要落實各項技術(shù)要點工作，比如：以技術(shù)為依托，構(gòu)建人事信息管理系統(tǒng)，做好電子人事檔案載體定期檢測及維護(hù)，合理科學(xué)應(yīng)用電子人事檔案安全管理技術(shù)等，以此全面提升人力資源電子檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]木槿.推廣電子勞動合同 助力人力資源信息化管理[J].中國人力資源社會保障，2020（05）：22-25.

[2]林森.電子商務(wù)時代的人力資源管理分析[J].商場現(xiàn)代化，2020（05）：74-75.

[3]李蕊.信息環(huán)境下人力資源管理創(chuàng)新研究[J].財會學(xué)習(xí)，2019（18）：192-194.

[4]王麗麗.電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用[J].納稅，2018，12（27）：235.