解析新形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理策略

王芳

摘 要：高校學(xué)生檔案管理是我國(guó)人事檔案及高校學(xué)生管理的構(gòu)成部分，同時(shí)也是高校人事工作中的重要依據(jù)。不過由于我國(guó)高等教育不斷發(fā)展，再加上國(guó)內(nèi)外形勢(shì)的變化，高校學(xué)生檔案管理面臨的問題也在逐漸增加，管理難度不斷加大。為此，本文就對(duì)新形勢(shì)下，高校學(xué)生檔案管理進(jìn)行探究和分析，希望對(duì)高效學(xué)生檔案管理的有效開展有所幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);高校;學(xué)生檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 18-0-01

基于高校學(xué)生檔案管理的重要性，在現(xiàn)階段應(yīng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理中存在的問題，如檔案信息不完整、檔案意識(shí)薄弱等，實(shí)行科學(xué)分析，找出問題產(chǎn)生原因，并制定科學(xué)有效的管控措施，以期充分發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用。

一、高校學(xué)生檔案的作用

高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生從入學(xué)開始到畢業(yè)整個(gè)過程的所有信息內(nèi)容，如政治情況、學(xué)習(xí)情況、執(zhí)政、學(xué)習(xí)能力、性格評(píng)價(jià)、工作作風(fēng)等，這些信息對(duì)于學(xué)生日后就業(yè)有著非常重要的作用。具體來說，高校學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生及用人單位的重要性為：在用人單位方面，高校學(xué)生檔案可為用人單位人事部人員提供較為詳細(xì)的學(xué)生信息，幫助用人單位更加深入的了解學(xué)生情況，根據(jù)工作需求，合理安排工作崗位。在學(xué)生方面上，高校學(xué)生檔案是學(xué)生就業(yè)、出國(guó)、公考、社會(huì)保險(xiǎn)辦理等諸多事項(xiàng)的基本證明文件，其對(duì)于學(xué)生各項(xiàng)活動(dòng)的順利開展有很好的推動(dòng)作用。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

（1） 檔案意識(shí)薄弱，檔案管理難度大。目前很多高校在開展學(xué)生檔案管理工作時(shí)，都認(rèn)為其與高校自身發(fā)展沒有任何關(guān)系，所以不需要將其劃分在高校運(yùn)營(yíng)的主要內(nèi)容中，其對(duì)學(xué)生檔案管理的重視度不高，使得檔案管理系統(tǒng)在構(gòu)建中存在諸多問題，降低了學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，影響學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性。也是由于這一原因，高校在開展檔案管理時(shí)，并未對(duì)其進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，檔案管理內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)等也缺少規(guī)范性，再加上學(xué)校宣傳力度不夠，學(xué)生自身對(duì)檔案管理的重視度不強(qiáng)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展，加大管理難度。

（2） 部門協(xié)調(diào)能力差，缺少統(tǒng)一化管理。高校學(xué)生檔案反映的是學(xué)生的綜合素質(zhì)能力，其涵蓋的內(nèi)容相對(duì)較多，所以需要與各部門的高效協(xié)調(diào)來促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的順利開展，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用。但結(jié)合目前情況來看，高校檔案管理中，與各部門協(xié)調(diào)能力較差，很多檔案資料得不到及時(shí)地收集和整理，出現(xiàn)檔案資料不全、檔案缺失、分離等問題，降低了傳遞效率。

（3） 管理人員自身能力水平不高。由于缺乏完善的高校學(xué)生檔案管理人員規(guī)范條例，高校對(duì)管理人員的要求較低，檔案管理人員普遍存在著專業(yè)知識(shí)能力不高，管理技能水平較差的情況，很難合理規(guī)劃學(xué)生檔案管理工作。一些高校的檔案管理工作基本是將檔案資料分配給各個(gè)院系，由輔導(dǎo)員老師自行分配，檔案質(zhì)量得不到保證，格式及材質(zhì)都存在著不規(guī)范、不合理等情況。

三、高校學(xué)生檔案管理的改進(jìn)措施

（1） 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新管理方法。高校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員需加大對(duì)學(xué)生檔案管理的重視力度，加大宣傳力度，加大人員檔案管理的重視力度，同時(shí)還需構(gòu)建完善的檔案管理體系和制度，且將其落實(shí)到各部門中，加強(qiáng)檔案資料的完整性、更新的及時(shí)性，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。另外，還要將檔案管理與學(xué)生日?；顒?dòng)結(jié)合起來，調(diào)動(dòng)學(xué)生參與積極性，以提升檔案管理水平，發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。

（2） 加大各部門協(xié)調(diào)力度，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)生檔案管理因涉及諸多部門，需要諸多部門的協(xié)調(diào)作業(yè)方能有所改善。所以在實(shí)際作業(yè)中，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)學(xué)生檔案管理部門與其他部門間的聯(lián)系和溝通，按照檔案管理規(guī)范要求開展相關(guān)工作，從而改進(jìn)管理效率。同時(shí)通過分析檔案管理與各部門工作間的關(guān)系，管理者還需合理優(yōu)化工作流程，劃分職能范圍，以期增強(qiáng)檔案收集的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量。

（3） 強(qiáng)化管理人員專業(yè)素質(zhì)。管理人員是學(xué)生檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，高校應(yīng)當(dāng)加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，一方面確保其掌握較多的專業(yè)知識(shí)和技能，另一方面提高輔導(dǎo)員自身的計(jì)算機(jī)技能水平，熟練操作各種信息化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)，改善管理水平。另外，高校應(yīng)加大學(xué)生檔案管理上的資金投入，引進(jìn)專業(yè)人才，完善信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，設(shè)立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完善基礎(chǔ)設(shè)施配備，以此達(dá)到檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)，優(yōu)化學(xué)生檔案管理水平，保證學(xué)生信息資料的齊全性、真實(shí)性。

（4） 提升學(xué)生檔案管理的信息化水平。高校要想提升學(xué)生檔案管理信息化水平，就需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，創(chuàng)新管理模式以適應(yīng)信息化管理的需求，推動(dòng)學(xué)生檔案管理工作的開展。同時(shí)，信息化檔案管理的建立，除要注重學(xué)生資料的齊全性外，還應(yīng)通過信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)學(xué)生的日常表現(xiàn)等數(shù)據(jù)實(shí)行收集和匯總，并體現(xiàn)在學(xué)生檔案中，為學(xué)生的綜合測(cè)評(píng)提供幫助。且通過信息化檔案管理體系的構(gòu)建，將學(xué)生信息資料從原有的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化成電子形式，并做到檔案的分類匯總，便于檔案查詢和翻閱，以此大大降低檔案管理的難度，減少資金成本的過度消耗，增大檔案利用率。

四、結(jié)語

在新形勢(shì)發(fā)展下，高校學(xué)生檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，了解高校學(xué)生檔案管理的重要性，認(rèn)清學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新檔案管理模式，是目前高校需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容，只有這樣才能更好地發(fā)揮出學(xué)生檔案的積極作用，為學(xué)生日后發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣碧蓉.新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理策略探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （10）.